Hoe om die kommunikasieplan van 'n projek te maak?

Kommunikasieplanne is belangrik vir jou projekte. Effektiewe kommunikasie, beide intern en ekstern, is noodsaaklik vir die sukses van die projek. Dit is noodsaaklik om 'n projekkommunikasieplan te hê wat uiteensit wie die belanghebbendes is, asook wanneer en hoe om hulle te bereik. Maar om 'n goeie kommunikasiestrategie kan baie nuttig vir jou wees. Hierdie artikel dek:

• Die voordele van projekkommunikasieplanne
• Wat om in 'n kommunikasieplan in te sluit
• Hoe om 'n kommunikasieplan te skryf
• En hoe om 'n kommunikasieplan regdeur die projek te gebruik

Maar voordat ek begin, wil ek jou graag vertel van hierdie premium opleiding wat my persoonlik toegelaat het om my sukseskoerse op my werwe te verhoog. Klik net hier, dit is 'n geaffilieerde skakel.

Voordele van projekkommunikasieplanne

In hul kern fasiliteer projekkommunikasieplanne effektiewe kommunikasie. Dit sal jou projekte glad laat verloop en jou help om projekmislukking te vermy. Ander groot voordele sluit in die stel en bestuur van verwagtinge, beter bestuur van belanghebbendes en hulp met die projekbeplanningsproses.

Stel en bestuur verwagtinge

Projekkommunikasie is 'n tweerigtingstraat. Net soos projekbeplanning, moet verwagtinge gestel word en die projekspan en kliëntbelanghebbendes moet verantwoordelikheid aanvaar vir kommunikasie om vlot te verloop.

Alhoewel 'n projek nie begin sonder 'n projekplan in plek nie, word projekkommunikasieplanne nie so maklik bespreek nie, maar dit behoort te wees.

Deur die kliënt vroeg in die projekproses te laat weet wat om te verwag, gee jy die toon aan vir die hele projek, begin met die projekvoorstelproses.

Dit is ook nuttig vir hulle om vooraf te weet wat jy van hulle sal benodig sodat hulle voorbereid kan wees wanneer die tyd aanbreek.

Belanghebbende en klantebestuur

Deur 'n projek is suksesvolle kommunikasie oor belyning met doelwitte en mylpale, en daaropvolgende herbelyning na hierdie soos projekte verander, noodsaaklik vir belanghebbendes se inkoop en deursigtigheid oor die status van die projek.

Kommunikasie is die sleutel tot die handhawing van 'n goeie verhouding met die kliënt, en 'n projekkommunikasieplan kan jou help om daardie gedeelde begrip te handhaaf van wat aan die gebeur is en wat regdeur jou projek behoort te gebeur.

Projekbeplanning

'n Kommunikasieplan vir projekbestuur definieer hoe kritieke inligting deur die hele projek verskaf sal word, deur wie en hoe gereeld. Soos jy die projekbeplanning voltooi, moet jy ook die kommunikasiebeplanning voltooi.

Nie alle projekte word gelyk geskep nie, en om hierdie rede is 'n projekkommunikasieplan uniek aan jou projek, en daarom is dit belangrik om daaroor te dink wanneer jy jou projekplan na-bekendstelling skep.

Groot projekte het ander kommunikasiebehoeftes as klein projekte, en dieselfde geld vir projekte met spanne van belanghebbendes teenoor 'n enkele projekkontak.

Projekte met doelwitte, begrotings, verskillende spertye en selfs verskillende aflewerings vereis almal kommunikasie wat aangepas is vir daardie behoeftes, en dit is iets om in gedagte te hou wanneer 'n projekkommunikasieplan geskep word.

Wat om by kommunikasieplanne in te sluit

Alhoewel die besonderhede van jou kommunikasieplan sal wissel na gelang van die tipe en omvang van die projek, moet 'n paar sleutelelemente ingesluit word in elke projekkommunikasieplan wat jy skep:

Sleutel belanghebbendes

Skryf alle sleutelbelanghebbendes neer, insluitend jou primêre kliëntkontak. Sluit kontakinligting soos telefoonnommers en e-posse in, sodat enigiemand wat toegang tot die kommunikasieplan verkry, hierdie inligting kan vind.

Lede van die span

Sluit jou projek se sleutelspanlede en hul rolle in. Dit is handig vir enigiemand wat nuut of onbekend is met die projek. Lys die lede van jou span wat betrokke is by die kommunikasie van aflewerings, die leiding van strategiese besprekings, of hoe jy tegniese gesprekke tussen belanghebbendes en jou span sal bestuur.

Kommunikasiemetodes

Beskryf die hoofkommunikasiemetodes en die verskillende kanale wat jy sal gebruik om belanghebbendes te kontak. Gebruik e-pos, telefoonoproepe, aangesig-tot-aangesig-vergaderings, videovergaderings, sosiale media of enige ander. Sluit aantekeninge oor voorkeurbelanghebbendekanale in.

tipe kommunikasie

Sluit die tipes kommunikasie in, hoe daardie kommunikasie gedeel sal word, wat ingesluit sal word, en met wie daardie kommunikasie sal wees. Byvoorbeeld, jy kan weeklikse statusverslae aan die kliënt verskaf.

Oorweeg hoe jy dit sal verskaf, aan wie dit verskaf sal word en watter inligting in die verslag ingesluit moet word.

Kommunikasiestyle

Dit kan deur belanghebbendes en kommunikasiemetodes afgebreek word. Verkies 'n sekere belanghebbende slegs formele kommunikasie, of kan jy dit 'n bietjie meer gemaklik opneem?

Kalender van vergaderings

Alhoewel u dit regdeur die projek kan aanpas soos nodig, is dit nuttig om 'n aanvanklike idee te hê van hoe gereeld u met belanghebbendes sal vergader.

Afhangende van die omvang van die projek, kan jy ook aandui hoe gereeld jy e-posse aan die kliënt sal stuur. Sluit ook interne spanvergaderings by jou vergaderingskalender in.

Sleutelboodskappe

Bepaal vir elke belanghebbende die sleutelboodskap of inligting wat regdeur die projek aan hulle gekommunikeer sal moet word. Dit sluit ook enige inligting of terugvoer in wat jy van hulle sal benodig.

Kommunikasie doelwitte

’n Kommunikasieplan wat kommunikasiedoelwitte insluit, kan jou help om besluite te neem op grond van wat jy probeer bereik.

Hoe om jou eie projekkommunikasieplan te skryf

1. Verstaan ​​jou instellings

’n Projekkommunikasieplan hoef nie formeel te wees nie. Maar dit moet ten minste vir jou eie verwysing geskryf word. Oorweeg grammatika, nie omdat jy slim wil klink nie, maar omdat jy duidelik en verstaan ​​wil wees.

Skryfgereedskap kan jou help om dit te hanteer sonder om te veel tyd te neem. Met dit in volgorde, kan u met selfvertroue u inhoud begin skep.

Eerstens laat dit jou sit en die projekparameters stel. Dit sluit in die projekgrootte, kliëntmaatskappyinligting, projeklewerings, skedule en projekspan.

Dink kommunikasiestyle van jou span en dié van jou kliënt:

• Hoe suksesvol was kommunikasie tot dusver?
• Het jou kliënt 'n voorkeur vir kommunikasie aangedui: is hulle geneig om te bel wanneer hulle 'n vraag het of is hulle e-posgesentreerd?
• Het jy persoonlik of via video ontmoet?
• Hoe gereeld werk jou span direk met jou op 'n projek? Verkies hulle die geskrewe konteks bo vergaderings?

Sodra jy die span en kliënte met wie jy werk verstaan, kan jy dit op 'n kommunikasie-aksieplan toepas.

2. Definieer jou doelwitte en jou belanghebbendes

Lys jou projekaflewerbares en sleutelprojekbelanghebbendes. Voeg dan jou projekdoelwitte by daardie lys: Dink aan wat suksesvolle projekkommunikasie is, nie net met jou kliënt nie, maar ook met jou span.

Hierdie lys sal kommunikasiebesluite rig.

3. Maak 'n kommunikasieplan

nou dit is tyd om die plan te maak. Definieer jou benadering tot die kommunikasie wat jy deur jou projek sal hê. As u u projekdoelwitte ken, oorweeg hoe gereeld u met u kliëntbelanghebbendes sal kommunikeer, hoe u dit sal doen en wat daardie kommunikasie sal insluit.

Jy kan besluit om verskeie benaderings te gebruik, soos weeklikse telefooninskrywings om die skedule en begrotingsvordering op te dateer, asook daaglikse e-posse vir on-the-fly vrae en minder gereelde persoonlike vergaderings om opdaterings aan te bied. projek.

Wat jy ook al besluit, hou jou maatstawwe en doelwitte in gedagte. Dit moet jou help om die tipe kommunikasie te identifiseer wat die voordeligste vir jou projek sal wees en hoe gedetailleerd of diepgaande jou kommunikasie moet wees.

Hoe om 'n projekkommunikasieplan te gebruik

1. Deel dit met jou span

Om die plan met jou span te deel, sal hulle inlig oor jou kommunikasiekadens, wat hul werk- en afleweringsdatums beïnvloed, maar hulle ook meer konteks gee oor hoe jy sal kommunikeer en met wie.

Om hierdie inligting te deel, beteken dat jou span jou kan help om die kommunikasieplan te implementeer.

2. Bly op koers

Maak seker dat jou span jou kommunikasieplan ken en verstaan ​​sodat jou kliënt konsekwente en betekenisvolle inligting ontvang wat regdeur die projek aan hulle gelewer word.

Bespreek alle sleutelprojekvergaderings sodra jy 'n plan in plek het en voeg onthounotas by jou kalender vir gereelde aantekens en selfs projek-e-posse sodat jy op koers bly met die belangrike dinge wat jy in jou plan gestel het.

As jy op enige stadium van jou kommunikasieplan afdwaal en dit moeilik vind om daarna terug te kom, heroorweeg die benadering wat jy gestel het:

• Stem dit steeds ooreen met die doelwitte van jou projek?
• Het die doelwitte of belanghebbendes op enige manier verander sedert die begin van die projek?
• Is daar meer effektiewe maniere om projekinligting op hierdie stadium te kommunikeer?

Kommunikasieplan = Sukses

Om 'n projekkommunikasieplan te hê, gee jou die gereedskap om effektief te kommunikeer. ’n Plan kan jou ook toelaat om jou benadering te heroorweeg en jou kliënt se behoeftes indien nodig.

Maak nie saak hoe formeel of informeel jou projekkommunikasieplan mag wees nie, dit kan die verskil wees tussen 'n baie suksesvolle en effektiewe projek en een wat net vasstaan ​​sonder 'n stewige plan in plek.

Dink daaraan as 'n ander manier om verwagtinge regdeur 'n projek te stel en na te gaan. Dink daaraan as 'n manier om sinvolle en suksesvolle kommunikasie met gemak te verseker.

Wat dink jy ?

Hoe noodsaaklik is 'n projekkommunikasieplan vir die sukses van 'n projek? Dink jy projekbestuurders moet altyd 'n kommunikasieplan vir projekte skryf, ongeag hul grootte? Laat weet my jou gedagtes deur 'n opmerking te los!

As jy egter binne ses maande beheer oor jou persoonlike finansies wil neem, beveel ek hierdie gids sterk aan.

Los vir ons 'n opmerking