Beheer projekkoste vir groter winsgewendheid

Kostebeheer speel 'n belangrike rol in enige finansiële strategie. Hoe bly jy op die begroting wanneer jy tred hou met jou projekfinansies? Net soos om 'n persoonlike begroting te ontwikkel, is verskeie opsies vir jou beskikbaar: klassifiseer uitgawes, bepaal die duurste items en vind oplossings om uitgawes in elke area te beperk. Nadat u al hierdie aksies voltooi het, sal u die begroting kan beheer, om jou winsgewendheid te ontleed en wins te verhoog.

Die basiese beginsels van kostebeheer is dieselfde vir alle begrotings, hetsy korporatief of persoonlik. In hierdie artikel, Finance de Demain Consulting Verduidelik die konsep van kostebeheer en hoe dit by 'n groter kostebestuurstelsel inpas.

Wat is kostebeheer?

Kostebeheer is 'n beginsel om uitgawes te identifiseer en te verminder wat daarop gemik is om maatskappywinste te verhoog. Dit kan op projekvlak of op die hele maatskappyvlak uitgevoer word.

In hierdie geval sal ons daarop fokus om die kostebeheerproses binne die raamwerk van 'n projek of groep projekte toe te pas.

As 'n projekbestuurder sal kostebeheer jou dien om jou hulpbronbestuursplan te monitor en te reageer op begrotingoorskryding.

As u die begroting vir u projek oorskry, kan 'n verslagdoeningsinstrument ook handig te pas kom. Gestel die vryskutontwerper wat jy vir 'n nuwe projek gehuur het, het baie langer geneem as wat verwag is om die beelde te redigeer.

Nadat u hierdie bykomende koste geïdentifiseer het, kan u besluit om 'n interne ontwerper vir u volgende projek te huur om koste te verminder en doeltreffendheid te verkry.

Hoe kan die beheer van koste 'n verskil maak?

Voldoen u span nie aan projekomvang of begroting nie? Dit is waar kostebeheer belangrik word. Selfs as jy op begroting is, kan die beheer van koste jou help om dit verder te verminder en inkomste langs die pad te verhoog.

Hierdie proses bied insig in algehele maatskappybesteding: dit beklemtoon die duurste gebiede en identifiseer besteding in elk van hierdie gebiede verder.

As 'n eerste stap kan kostebeheer op die projek toegepas word met die doel om koste op hierdie skaal te verminder en sodoende potensieel die wins van die maatskappy te verhoog.

Wat is kostebeheertegnieke?

Aanvanklik kan kostebeheer op hoër vlakke van die onderneming plaasvind, maar dit vind dikwels op projekvlak plaas. Dit is op hierdie vlak dat jy die werklike koste per projek kan assesseer en dit effektief kan bestuur.

Hier is die vyf stappe om te volg om die koste van 'n projek beter te beheer:

1. Beplan jou begroting

Eerstens moet jy jou begroting beplan om 'n gedetailleerde kosteberaming te kry en hulpbronne doeltreffend toe te wys. Die ontwikkeling van 'n gedetailleerde projekplan sal koste-afwykings verminder, wat die verskil is tussen jou oorspronklike begroting en werklike uitgawes.

Sluit by jou begrotingsplan in:

• Die aantal spanlede wat vir die projek benodig word
• 'n Skatting van die tyd wat nodig is om die projek te voltooi
• Materiaal benodig vir die projek

Wanneer jy die tyd en materiaal wat benodig word vir die projek bereken word, hou 'n bietjie slap in jou begroting. Die onverwagte is nie ongewoon nie en jy sal dalk die projektydlyn moet verleng of bykomende hulpbronne moet aanvra.

2. Monitor alle uitgawes

Die tweede stap in projekkostebeheer is om die vordering van projekuitgawes te monitor. Jy sal makliker regstellende stappe kan neem as jy koste-afwykings intyds opmerk.

Aan die einde van die projek sal dit te laat wees, die geld sal bestee word. Op hierdie stadium hoef jy net daaruit te leer om te verhoed dat hierdie situasie in die toekoms weer gebeur.

Om u uitgawes effektief tydens 'n projek te monitor, stel projekmylpale. By elke mylpaal kan jy jou uitgawes ontleed en verseker dat die omvang van die projek gerespekteer word. En as jy ooit koste-oorskryding by 'n gegewe mylpaal opmerk, kan jy later in die projek 'n oplossing vind om dit te verminder.

3. Gebruik veranderingsbeheerstelsels

Dit is noodsaaklik om duidelike doelwitte te stel tydens die beplanningsfase van die projek. Om te verseker dat jy hierdie doelwitte bereik, kan 'n veranderingsbeheerproses nodig wees.

Veranderingsbeheer is 'n stel stappe wat alle veranderinge wat deur belanghebbendes tydens 'n projek gemaak word, beheer. Dit laat jou toe om die wegdryf van doelwitte te voorkom deur jou voor te berei vir veranderinge sodra dit verskyn, en so die projek daarvolgens aan te pas.

4. Die stadiums van 'n beheerproses

priming

Die veranderingsbeheerproses begin wanneer 'n belanghebbende 'n verandering aan die projek versoek. Die versoek kan verskil: dit kan die verlenging van sperdatums of nuwe projeklewerings wees.

Evaluering

Die projekbestuurder of departementshoof skandeer die versoek vir basiese inligting, soos die hulpbronne wat benodig word, die impak van die versoek en die ontvangers van die versoek. Na die aanvanklike assessering beweeg die veranderingsversoek na die ontledingsfase.

Ontleding

Tydens die ontledingsfase keur die betrokke projekbestuurder die versoek goed of verwerp dit. In sommige gevalle kan 'n veranderingsbeheerkomitee ingestel word om die goedkeuring van veranderinge te beheer. Die projekbestuurder keur die versoek goed of weier en stel die span in kennis.

Afhangende van die grootte van die projek, kan die projekbestuurder ook die verandering in 'n veranderingslogboek aanteken om te verseker dat alle projekbelanghebbendes die inligting ontvang.

Implementering

Die implementering van 'n verandering kan wissel na gelang van die stadium van die projek, maar behels gewoonlik die opdatering van die tydlyn en aflewerbares, sowel as om die projekspan in te lig.

Jy moet die omvang van die projek assesseer en verifieer dat die verandering van die tydlyn nie 'n groot impak op die beplande doelwitte sal hê nie.

Die heining

Nadat u die versoek gedokumenteer, versprei en geïmplementeer het, kan u aanbeweeg na die sluitingsfase. Dit word aanbeveel dat jy 'n formele afsluitingsplan in plek het sodat alle spanlede in die toekoms toegang tot hierdie inligting kan verkry en daarna kan verwys.

Deur veranderinge aan jou projekte effektief te hersien, behoort kostebeheer vanself te kom.

Om die begroting en sukses van 'n projek akkuraat te voorspel, behels die handhawing van pligsgetroue bestuur van begin tot einde. Onvoorsiene gebeure langs die pad is onvermydelik, maar die vestiging van sekere stelsels help om teen hierdie afwykings te waak.

4. Bestuur jou tyd

Tydsbestuur is 'n integrale deel van kostebeheer: wanneer die totale duur van 'n projek toeneem, neem die totale koste van die projek ook toe. Om nie die toegekende begroting te oorskry nie, moet jy bowenal die projekskedule respekteer.

Neem tydbestuurstrategieë aan om produktiwiteit te verhoog en spanlede te help om werk betyds binne begroting te voltooi.

Hier is 'n paar tydbestuurwenke:

Tydboks

Tydboks is 'n doelgerigte tydbestuurstrategie wat die voltooiing van take binne 'n " blok tyd ".

Byvoorbeeld, as jy 'n blogpos moet skryf, kan jy 'n twee-uur-blok skep om dit uit te stippel. Dan, na 'n pouse, kan jy teruggaan na 'n ander blok van drie uur om 'n eerste konsep te maak.

Tyd blokkering

Tydblokkering is soortgelyk aan tydboks, maar in plaas daarvan om 'n sekere hoeveelheid tyd vir elke individuele taak in te stel, sal jy spesifieke tydperke van jou kalender vir verwante werk uitblokkeer.

Die Pomodoro-metode

Soos tydboks en tydblokkering, help die Pomodoro-tegniek jou om jou take in 'n kort tydjie te voltooi en pouses tussen werksessies te neem.

Byvoorbeeld, werk vir 25 minute en neem dan vier keer 'n breek van vyf minute. Neem dan, na die vierde werksessie, 'n langer breek van 20 of 30 minutes.

sluk die padda

SVolgens 'n bekende aanhaling van Mark Twain: "As jy 'n padda moet sluk, moet jy dit beter doen in die oggend." Die tydbestuurstrategie “eet die padda” word deur hierdie woorde geïnspireer en moedig jou aan om eers belangrike of komplekse take te versorg voordat jy aan minder belangrike of minder dringende werk.

Die Pareto-beginsel

Nog steeds genoem die 80-20 reël Hierdie beginsel is gebaseer op 'n fundamentele reël: ons bestee 20% van ons tyd daaraan om 80% van die werk te verrig. Om hierdie 80% van take konkreet vinnig genoeg te verwerk, laat ons dus meer tyd gedurende ons werksdag om vir die oorblywende 20% om te sien, wat ons 80% van die tyd sal neem.

Om dinge gedoen te kry (GTD)

Uitgevind deur David Allen in die vroeë 2000's, die metode " Om dinge gedoen » of "Kry dinge gedoen" in Frans, beveel aan om vooraf 'n lys van beplande take op skrif te maak. Sodra jy vry is van hierdie oorwegings, eerder as om op werkbestuurnutsmiddels staat te maak, sal jy aksie kan neem sonder om uit te vind wat om te doen.

Dit lyk dalk teen-intuïtief om op produktiwiteit as deel van kostebeheer te fokus, maar projekprestasie is die hoeksteen van kontantvloei.

As jou span nie produktief is nie, sal jy nie projeksperdatums haal nie, en versuim om sperdatums na te kom genereer bykomende koste. Logies, as jou projek meer kos, verminder jou maatskappy se kontantvloei. 

5. Volg verdiende waarde

Om jou verdiende waarde na te spoor, kan jou help om die finansiële uitkoms van 'n projek te voorspel. Hierdie kostebeheermetode vereis kennis van kosterekeningkunde. Dit kan jou help om die aanvang van veranderlike koste op te spoor en dus afwykings in toekomstige projekte te voorkom.

Verdiende waarde is die hoeveelheid take wat werklik binne 'n projek voltooi is. Om verdienwaarde na te spoor en te sien of jy op skedule is, moet jy die persentasie take wat voltooi is met die projekbegroting vermenigvuldig.

Stappe om verdiende waarde op te spoor

Volg hierdie stappe om verdienwaarde na te spoor:

Stap 1: bepaal die graad van voltooiing van elke taak as 'n persentasie.

Stap 2: stel die beplande waarde (Beplande waarde of PV) of die begrote koste van die beplande werk. Dit is die begroting wat gemagtig is om die beplande werk uit te voer.

Stap 3: bepaal die verdiende waarde (Earned Value of EV), of die begrote koste van die werk wat verrig is. Dit is die hoeveelheid werk wat werklik voltooi is.

Stap 4: bepaal die werklike koste (Werklike koste of AC), wat die werklike koste van die werk wat verrig is, verteenwoordig. Dit is uitgawes wat verband hou met werk wat reeds uitgevoer is.

Stap 5: bereken koste-afwykings (Kosteafwyking of CV) deur die verdiende waarde van die werklike koste af te trek (CV = EV – AC).

Stap 6: die resultate saam te stel.

Vir die eerste drie stappe moet jy koste-inligting vir jou projek insamel, terwyl jy vir die laaste drie berekeninge en ontledings moet doen. Koste-afwykings verteenwoordig die kostestatus van jou projek.

Wanneer jy koste beheer, is jou CV die maatstaf wat bepaal of jou projek op koers is met die begroting. A Negatiewe CV beteken die projek is oor begroting.

Moet jy koste beheer of koste bestuur?

Dit is algemeen om kostebeheer met kostebestuur te verwar. Dit is twee verskillende terme wat gedefinieer en korrek verstaan ​​moet word. Kostebeheer is 'n sub-proses binne die groter stelsel van kostebestuur.

Terwyl kostebeheer gaan oor die identifisering van uitgawes en die vermindering daarvan om wins te verhoog, is kostebestuur die algehele proses van skatting, begroting en beheer van die koste van 'n projek.

Jou maatskappy het waarskynlik baie werknemers wat by kostebestuur betrokke is. Afhangende van die grootte van jou span, kan verskillende mense aan hulpbronbeplanning en begroting werk.

Vir effektiewe kostebeheer moet spanne besteding op verskillende vlakke van die onderneming monitor om genoeg aandag aan elke deel van die onderneming se begroting te gee en dit deeglik te ontleed.

Gebruik kostebeheer om jou projekuitgawes op te spoor en te verminder

Om kostedata na te spoor om projekbesteding te verminder, is 'n vervelige proses, maar kostebestuur het 'n direkte impak op winsgewendheid.

Om koste doeltreffend te bestuur, skep 'n aanpasbare dashboard om al die inligting binne handbereik te hê. Hierdie outomatisering sal jou toelaat om tussen projekbestuur en kostebeheer te jongleren, alles op een plek.

Los vir ons 'n opmerking. Maar voor jy vertrek, hier is 'n robot wat jou toelaat om baie maklik te verdien met EUR/USD-handel.