Die rol van 'n virtuele assistent in 'n maatskappy

As jy soos die meeste bloggers is, het jy nog altyd gedink jy moet dit alleen doen? Is dit jou geval? En ja, die meeste entrepreneurs begin op hul eie of huur 'n virtuele assistent.

In hierdie artikel wys ek jou hoekom 'n virtuele assistent belangrik is vir jou besigheid. Maar eers, hier is 'n opleidingskursus wat sal maak dit moontlik om suksesvol te wees in entrepreneurskap.

Wat is 'n virtuele assistent?

'n Virtuele assistent (VA) is iemand wat ondersteuningsdienste aan ander besighede verskaf vanaf 'n afgeleë ligging.

Die term is in die 1990's gebore uit die moontlikheid om feitlik te werk danksy tegnologiese verbeterings. ’n Virtuele assistent is iemand wat gehuur word om die vervelige dag-tot-dag take van jou besigheid uit te voer.

Dit kan in 'n ander stad, staat of land wees. Dit kan ook mense wees wat na jou kantoor toe kom of een keer per week in 'n coworking-ruimte ontmoet. Dit hang regtig van jou af.

Die belangrikste ding is dat hulle sorg om die take wat hul kliënt benodig sonder 'n probleem te voltooi, hetsy omdat hulle dit haat om dit te doen of omdat dit te veel tyd neem.

Virtuele assistente is veral gesog deur entrepreneurs en aanlyn besighede. Hierdie maatskappye het hulp nodig, maar wil nie fisies personeel aanstel nie. Om jou te dien, Finance de Demain werk met gemiddeld twee virtuele assistente.

Wat 'n virtuele assistent doen

In teorie kan 'n virtuele assistent alles doen wat enige ander ondersteuningspersoneel doen. Virtuele ondersteuningstake is egter nie beperk tot kantoorwerk nie. Baie virtuele assistente verskaf bemarkingsdienste, webontwerp en ander.

Sommige virtuele assistente spesialiseer in 'n spesifieke vaardigheidstel. Byvoorbeeld, 'n virtuele bemarkingsassistent doen slegs bemarkingswerk. Ander virtuele assistente verrig 'n verskeidenheid take, maar in 'n spesifieke bedryf. Byvoorbeeld, 'n virtuele assistent vir eiendomsmaatskappye.

Die meeste virtuele assistente het hul eie tuisgebaseerde virtuele assistentbesigheid. Dit stel hulle in staat om meer te verdien en beter beheer te hê oor die take wat hulle verrig. Baie klein besighede huur egter virtuele assistente as deel van 'n werk of kontrak.

Ten slotte, baie VA's gebruik vryskutwebwerwe of coworking-webwerwe om vinnige, tydbeperkte projekte te vind.

Hoe kan 'n virtuele assistent u besigheid bevoordeel?

Omdat die delegeer van take wat jou tyd en energie verbruik, wat jy nie geniet om te doen nie, en wat jou in die siklus hou om van een vervelige taak na 'n ander te spring, sal 'n VA jou toelaat om beheer oor jou sake te herwin.

Om jou span te laat groei beteken dat jy noodsaaklike werk kan doen, fokus op strategie en die groot prentjie. Jy kan op groter skaal begin droom en beplan.

Hoe weet jy wanneer jy gereed is om 'n virtuele assistent te huur?

Wanneer jy gereed sal wees om te huur, verskil vir almal, wat die besluit so moeilik maak. Ons beveel aan om 'n VA te huur voordat jy dink jy is gereed om te gaan.

Die rede hiervoor is dat die meeste mense (ek inkluis!) wag totdat ons reeds op 'n punt van "kranksinnigheid" is om te begin delegeer en hulp te vra met die besigheid. Dus, as jy gereed is om jou besigheid te laat groei en dink jy is gereed, beveel ek sterk aan dat jy begin soek na jou virtuele assistent.

Dit sal vir julle albei baie makliker wees as jy iemand by die span inbring wanneer dinge 'n bietjie rustiger is, sodat dinge glad verloop wanneer dit die besigste tye tref.

Hier is 'n paar vrae om te beantwoord voordat die finale aanstellingsbesluit geneem word:

• Is jy gereed om jou besigheid vinniger te laat groei as wat dit tot dusver was?
• Kan jy bekostig om elke maand iemand te betaal?
• Het jy gedefinieerde take om te begin delegeer?

As jy ja geantwoord het op al hierdie vrae, dan is jy gereed om die VA-verhuringsproses te begin.

Hoe om 'n VA te huur?

Alhoewel virtuele bystand 'n wonderlike tuisbesigheidsidee is, is om virtuele hulp van kardinale belang vir tuisondernemings om hul inkomste te maksimeer en groei te fasiliteer. As 'n tuisondernemingseienaar kom daar 'n tyd wanneer dit onmoontlik is om alles te doen, ten minste goed genoeg om effektief en doeltreffend te wees.

Om 'n virtuele assistent aan te stel, sal jou tyd bevry sodat jy kan fokus op jou werk, op die take wat die beste besigheidsresultate vir jou lewer. Boonop, baie virtuele assistente is beter as jy in sommige take.

Op die lange duur is dit altyd vinniger en goedkoper om werk te huur waarvoor jy nie gekwalifiseer is nie.

Die eerste stap van huur van 'n virtuele assistent is om 'n lys te maak van die take wat jy wil uitkontrakteer. Maak 'n omvattende lys, prioritiseer die aktiwiteite wat jy eerste wil delegeer. Byvoorbeeld, e-posbestuur is tydrowend en vervelig, plaas dit boaan jou lys.

Of dalk neem tegnologiekwessies te veel van jou tyd in beslag, jy kan jou webwerfbestuur uitkontrakteer. Of hou jou maatskappy se rekeninge op datum.

Die volgende stap besig is om uit te vind wie om te huur. Daar is baie maniere om 'n virtuele assistent te huur. Jy kan 'n VA-diens gebruik wat hulle huur en oplei, en dan wys hulle vir jou 'n persoon toe op grond van die dienste wat jy benodig.

Die laaste opsie is om iemand in jou netwerk aan te stel wat verwysings het. Alhoewel jy 'n advertensie kan plaas op soek na 'n virtuele assistent, sal dit jou tyd en hoofpyn bespaar om een ​​te vind wat reeds vertroude geloofsbriewe het.

Lys van dienste wat virtuele assistente kan bied

kreatiewe Skryfwerk

• Skryf blogplasings
• Skryf e-boeke, boeke, nuusbriewe, e-pos tregters, ens.
• Skryf of redigeer oudio- of videotranskripsies.
• Skryf sosiale media-plasings vir Facebook, Twitter of Instagram.
• Redigering en hersiening van blogplasings, boeke, webwerwe, nuusbriewe, resepte, ens.
• Berei e-posse voor vir jou e-posbemarking
• Skep van produkbeskrywings vir aanlynwinkels (winkel / produkbestuurder)
• Samestelling / redigering van getuigskrifte.
• Ens ...

Administrateur / bestuur

• Kliëntediens via e-pos, klets of telefoon.
• Volg op en beantwoord e-posse.
• Organiseer posbusse
• Bestuur blogopmerkings.
• Live webinar ondersteuning
• Kalender bestuur
• Skep PowerPoint-aanbiedings
• Bestuur van voorrade en voorrade
• Reël onderhoude
• Beantwoord telefoonoproepe
• Hergebruik inhoud (Byvoorbeeld: omskakeling van 'n video in 'n geskrewe blogplasing of 'n blogplasing in 'n sosialemediaplasing)
• Skryf notules van videokonferensievergaderings
• Bestuur blog redaksionele kalenders
• Kliënte-aanboordtake soos om op e-posse te reageer en fakture en kontrakte in te dien
• Opvolg van potensiële kliënte / huidige kliënte
• Aanbieding van die gaste
• Tref reisreëlings
• Voorbereiding van vorms
• Hervat skepping
• Aanstelling en opleiding van nuwe spanlede
• Traduction
• Dinkskrum vir blogplasings, produkte, ens.

NB: Administratiewe take is van die mees gesogte dienste. Om sake-eienaars met hierdie daaglikse take te help, maak hul tyd vry om meer geld te maak. Baie kosbaar!

Grafiese ontwerp

• Skep grafika vir blogplasings
• Foto redigering
• Skep van skyfies vir webinars of werkswinkels.
• Ontwerp van besigheidskaartjies, strooibiljette, logo's, spyskaarte, naamborde, ens.
• Beeldsoektog vir blogplasings, boeke, sosiale media, ens.
• Skep van handelsmerkstylgidse.
• Ontwerp van e-boeke of PDF-lêers vir nuusbriefintekeninge

NB: Canva het tonne sjablone en dit is maklik om te gebruik as jy grafika wil skep.

Sosiale media

• Skeduleer sosiale media-opdaterings.
• Skep en bestuur van Pinterest-rekening
• Skep en bestuur bevorderde penne
• Bestuur Facebook-groepe
• Skep en bestuur van LinkedIn-groepe
• Skep sosiale media-peilings
• Pas publiseringskedules aan.
• Skep en bestuur van plasings op Instagram.
• Reageer op sosiale media boodskappe.

Rekening boekhouding

• Bestuur van betalings en fakturering.
• Verwerking van bestellings en terugsendings.
• Versamelingsbestuur
• Betaalstaatbestuur
• Fakture en Fakture.

Hoe om hierdie lys virtuele assistentdienste te gebruik?

Soos u kan sien, is daar baie dienste wat u as 'n virtuele assistent kan aanbied.

Afhangende van die tipe diens waarin jy belangstel, kan jy 'n bondel verwante dienste kombineer en as 'n bondel dienste verkoop: gefaktureer per projek of as 'n deurlopende maandelikse diens.

As jy iets vind wat jou belangstelling prikkel, doen meer navorsing. As jy ná jou navorsing nog belangstel, vind uit hoe jy die nodige vaardighede kan aanleer as jy dit nie reeds het nie.

Jy kan leer uit YouTube-video's, boeke op Amazon of kursusse wat jy aanlyn vind.

En onthou, net omdat jy met 'n diens soos VA begin, beteken dit nie dat jy vir die res van jou lewe sal vashou om daardie diens aan te bied nie. Jy is vry om op te gradeer of bykomende dienste by te voeg.

Vaardighede wat nodig is om 'n virtuele assistent te wees

Baie van die vaardighede wat nodig is om 'n virtuele assistent te wees, is dieselfde as dié wat nodig is om 'n administratiewe assistent of sekretaresse te wees. Byvoorbeeld, jy moet voortreflike organisatoriese vaardighede hê. Jy moet ook aangename telefoongedrag en vaardighede hê om nuwe tegnologieë te gebruik.

As 'n VA, sal jy ook spesifieke vaardighede vir self-indiensneming nodig hê. Byvoorbeeld, jy moet in staat wees om multitask, veral as jy jongleren met verskeie kliënte.

Jy moet kan konsentreer op werk, in jou huis omgewing. Jy het ook die regte toerusting in jou tuiskantoor nodig.

Sommige virtuele assistent-bane vereis bykomende vaardighede, insluitend web Ontwerp, gebeurtenisbeplanning, rekeningkunde en nog baie meer.

Jy kan vir Virtuele Bystand-werk soek wat jou spesifieke vaardighede vereis. Benewens spesifieke vaardighede, soek werkgewers dikwels kandidate met opleiding en/of kantoorervaring in een of ander administratiewe hoedanigheid.

Die noodsaaklike eienskappe van 'n virtuele assistent

Betroubaarheid

Dit is een van die belangrikstes, want dit blyk ongelukkig die algemeenste te wees. Baie kliënte het vir my gesê dat hulle teleurgesteld was met VA's wat nie hul vordering gerapporteer het nie, of net nie gelewer het nie.

Dit is heeltemal onverskoonbaar en nie net gee dit die virtuele bystandbedryf 'n slegte naam nie, maar die volgende virtuele assistent wat geskakel word, moet die kliënt se vermoedens en twyfel dra oor die doeltreffendheid van die gebruik van hierdie tipe dienste. .

Professionaliteit is uiters belangrik in hierdie bedryf, so as 'n kliënt jou bel, moet jy hulle terugbel. As jy 'n e-pos ontvang, moet jy reageer! Dit hoef nie dadelik te wees nie, maar dit moet ten minste die volgende dag wees.

Goeie kommunikasie vaardighede

Vanaf die eerste punt moet jy die kliënt inlig oor die vordering van jou werk, so bepaal hoe en wanneer om dit op te dateer wanneer hy 'n kliënt word, en voordat elke nuwe taak begin.

As 'n kliënt jou voortdurend moet agtervolg vir opdaterings, doen jy nie jou werk reg nie.

Tydbestuur

Navorsing sê glo jy moet net op een ding fokus en dit is ondoeltreffend vir multitasking. Natuurlik moet jy fokus op die taak op hande, maar jy sal ook met verskeie kliënte werk; wat dink hulle is jou een en belangrikste kliënt.

Jy het waarskynlik baie om in 'n dag te doen, so beplan vooruit. Skeduleer take wanneer jy die doeltreffendste is. Gebruik 'n Google-kalender en merk persoonlike items een kleur en werkitems 'n ander.

As jy weet jy skryf die beste in die oggend, probeer om vergaderings vir laatmiddag te skeduleer. Jy kan ook al jou werktake in jou kalender inpas (insluitend beplanningstyd) om realisties te weet of jy tyd het om alles te doen.

Hulpbron

Jy sal dikwels e-posse ontvang wat jou tegniese vrae vra, wat hulle maklik met Google kan vind, of wat vra hoeveel jou dienste kos, wanneer hulle nie eers die moeite gedoen het om jou webwerf en/of jou sosiale netwerke te besoek nie.

Jy sal gevra word om baie dinge te doen wat jy nog nooit voorheen gedoen het nie, en jy moet net uitvind hoe om dit te doen. Daar word van VA's verwag om oplossings te verskaf en klantekwessies op te los.

As jy nie die vermoë het om 'n probleem op te los en uit te vind hoe om iets te doen nie, dan sal jy nie 'n goeie VA wees nie.

Die virtuele assistent is nie Yoda nie, so dit is onrealisties om te aanvaar dat hy dit alles sal kan doen. Maar jy moet weet hoe om navorsing te doen om die inligting op jou eie te vind. Solank jy eerlik met jou kliënt is oor die omvang van jou vaardighede, sal jy reg wees.

Kliënte verwag ook nie dat jy alles moet weet nie. Sê vir hulle dat jy nog nooit hierdie spesifieke werk gedoen het nie; maar jy is bly om uit te vind hoe en terug te kom daarna.

Jy moet voortgaan om op te lei, waar jy YouTube-video's kan kyk, vaardighede met ander VA's kan verhandel, vrae op VA-forums kan vra en oor die algemeen kan deelneem.

Probeer om op hoogte te bly van wat beweeg en verander, beide in jou bedryf en in die tegnologiewêreld. Besluit oor die dinge waaroor jy meer wil weet, doen dan jou navorsing.

Bestuur verwagtinge en bou vertroue

Jy moet nie net weet wat jy doen nie, maar jy moet ook seker maak dat die kliënt weet wat hulle doen. Dikwels het 'n kliënt nog nooit met 'n virtuele assistent gewerk nie, so as hulle nie weet wat hulle kan doen en hoe dit alles werk nie, sal hulle ernstig twyfel aan jou vermoë om hulle te help.

’n Nuwe kliënt sal jou waarskynlik soek om hulle deur die proses te lei, so jy moet weet en verduidelik hoe jy werk. Dit kom meestal met ervaring, maar oefen jou nuwe lys vrae of rolspel; en selfs vrywilligerswerk vir 'n kontrakteur wat jy ken, sodat jy 'n getuigskrif kan kry en dit kan probeer, as dit jou bekommer.

Werk alleen

Dit blyk redelik algemeen te wees vir vryskutwerkers om eensaam te voel, wat my verras, want ek is heeltemal gelukkig om alleen te werk en nooit gedink het dat sommige mense sou mis om ander in die omgewing te hê nie.

Sekerlik, soms gebruik ek saamwerkruimtes en ander kere werk ek in kafees, maar om die hele week alleen te wees is iets om in gedagte te hou.

As jy enige ervaring het met virtuele bystand, moet dan nie vergeet om vir my 'n opmerking te gee nie. Ek kan jou egter nie verlaat sonder om hierdie premium opleiding oor persoonlike finansies aan te bied nie.