Die stadiums van 'n projekplan wat projeksukses verseker

'n Projekplan is die hoogtepunt van noukeurige beplanning deur 'n projekbestuurder. Dit is die hoofdokument wat die vordering van 'n projek rig. Dit is die projekbestuurder se gids.

Alhoewel projekplanne van maatskappy tot maatskappy verskil, is daar tien stappe wat absoluut in 'n projekplan moet wees om verwarring en gedwonge improvisasie tydens die projekuitvoeringsfase te vermy.

In hierdie artikel, Ek bring jou my raad om jou te help om jou projekplan goed te skryf. As jy jou projek suksesvol wil uitvoer, moet jou projekplan absoluut die volgende elemente insluit:

1. Projekdoelwitte

Die projekdoelwitte word in die projekhandves omskryf. Hulle moet egter ook by die projekplan ingesluit word om die projekdoelwitte verder te verduidelik. Hoe 'n projekbestuurder ook al kies om doelwitte in die projekplan in te sluit, die belangrikste ding is om 'n duidelike skakel tussen te handhaaf die projekhandves – die eerste sleuteldokument van 'n projek – en die tweede sleuteldokument van die projek, sy projekplan.

2. Projek Omvang

Soos die projekdoelwitte, word die omvang in die handves omskryf en moet dit verder verfyn word in die projekplan deur die projekbestuurder. Deur die omvang te definieer, kan die projekbestuurder begin wys hoe dit sal lyk die doel van die projek.

As die omvang nie gedefinieer is nie, kan dit regdeur die projek strek. Dit lei tot koste-oorskryding en mis spertye.

Artikel om te lees: Hoe om 'n welvarende besigheid te bestuur?

Byvoorbeeld, as jy 'n bemarkingspan lei om 'n brosjure vir 'n maatskappy se produkreeks te skep, moet jy die aantal bladsye lys en voorbeelde verskaf van hoe die finale produk sal lyk.

Vir sommige spanlede kan 'n brosjure twee bladsye beteken, terwyl ander tien bladsye as voldoende beskou. Om omvang te definieer kan die hele span van die begin af op dieselfde bladsy kry.

3. Mylpale en hooflewerings

Die hoofprestasies van 'n projek word mylpale genoem en die hoofwerkprodukte word hoofaflewerbares genoem. Hulle verteenwoordig albei die hoofkomponente van die werk aan 'n projek. 'n Projekplan moet hierdie elemente identifiseer, definieer en tydlyne vir die voltooiing daarvan stel.

As 'n organisasie 'n projek aanpak om nuwe sagteware te ontwikkel, kan die belangrikste lewerings die finale lys van besigheidsvereistes wees en hoe om dit te implementeer.

Dan kan die projek mylpale hê vir ontwerpvoltooiing, stelseltoetsing, gebruikersaanvaardingstoetsing en sagteware-ontplooiingsdatum. Hierdie mylpale word met werkprodukte geassosieer, maar dit hou meer verband met die prosesse as met die produkte self.

Artikel om te lees: Die plek van digitale bemarking in besigheid

Mylpale en sleutelafleweringstye hoef nie presiese datums te wees nie, maar hoe meer spesifiek hoe beter. Akkurate datums help projekbestuurders om werkstrukture meer akkuraat af te breek.

In hierdie stadium van die plan sal jy mylpale skep sodat jy groot of hoëvlak-aflewerbares kan neem en dit in kleiner aflewerings kan afbreek, wat in die volgende fase beskryf kan word.

4. Die Werk-afbreekstruktuur

'n Werk-afbreekstruktuur breek die mylpale en groot aflewerbares van 'n projek in kleiner stukke sodat een persoon verantwoordelikheid vir elke faset toegewys kan word.

Wanneer hierdie struktuur ontwikkel word, neem die projekbestuurder baie faktore in ag soos die sterk- en swakpunte van die projekspanlede, die interafhanklikhede tussen take, die beskikbare hulpbronne en die algehele sperdatum van die projek.

Projekbestuurders is uiteindelik verantwoordelik vir die sukses van die projek, maar hulle kan nie die werk alleen doen nie. Die uiteensettingstruktuur is 'n instrument wat die projekbestuurder gebruik om aanspreeklikheid vir die projek te verseker.

Artikel om te lees: Hier is 14 wenke om vinnig ryk te word

Hierdie instrument vertel ook projekbelanghebbendes wie vir wat verantwoordelik is. As die projekbestuurder bekommerd is oor 'n taak, weet hy presies wie om oor hierdie bekommernis te ontmoet.

5. Die beleggingsbegroting

'n Projek se begroting wys hoeveel geld toegeken word om die projek te voltooi. Die projekbestuurder is verantwoordelik vir die toepaslike toewysing van hierdie hulpbronne.

Vir 'n projek wat verskaffers het, verseker die projekbestuurder dat die lewerings volgens die bepalings van die kontrak voltooi word, met besondere aandag aan kwaliteit. Sommige projekbegrotings is aan die menslikehulpbronplan gekoppel.

Dit is belangrik om die koste van elke stap vas te stel deur te kyk na die tyd wat benodig word en die koste van die arbeid wat nodig is om die take te voltooi. Die koste van die projek hou verband met die duur van die projek, wat neerkom op die omvang van die projek. Omvang, mylpale, take en begroting moet belyn en realisties wees.

6. Die mensehulpbronplan

Die menslike hulpbronplan wys hoe die projek beman sal word. Dit definieer wie deel van die projekspan sal wees en hoe lank elke persoon moet verbind.

Wanneer hierdie plan ontwikkel word, onderhandel die projekbestuurder met spanlede en hul toesighouers hoeveel tyd elke spanlid aan die projek kan wy. Indien bykomende personeel benodig word om oor die projek te konsulteer, maar deel is van die projekspan, word dit ook in die personeelplan gedokumenteer. Weereens word die toepaslike toesighouers geraadpleeg.

7. Die risikobestuursplan

Baie dinge kan verkeerd loop wanneer 'n projek uitgevoer word. Alhoewel dit moeilik is om elke moontlike ramp of geringe voorval te voorsien, kan baie slaggate voorspel word. In die risikobestuursplan identifiseer die projekbestuurder alle projekrisiko's. Dit bepaal ook die waarskynlikheid dat hierdie scenario's sal plaasvind en die strategieë om dit te versag.

By die formulering van hierdie plan kan die projekbestuurder insette van die projekborg of hul projekspan vra.

Versagtingstrategieë word ingestel vir risiko's wat waarskynlik sal voorkom of wat hoë koste daaraan verbonde het. Risiko's wat onwaarskynlik is om te voorkom en diegene wat lae koste het, word in die plan aangeteken, selfs al het hulle geen versagtingstrategieë nie.

8. Die kommunikasieplan

'n Kommunikasieplan beskryf hoe 'n projek aan verskeie gehore gekommunikeer sal word. Baie soos die werk-afbreekstruktuur, ken 'n kommunikasieplan verantwoordelikheid vir die voltooiing van elke komponent aan 'n projekspanlid toe.

In hierdie stap is dit belangrik om te beskryf hoe kwessies binne die span gekommunikeer en opgelos sal word. Die frekwensie van kommunikasie met die span en belanghebbendes moet ook gespesifiseer word. Elke boodskap het 'n teikengehoor. Dit help projekbestuurders om te verseker dat die regte inligting op die regte tyd by die regte mense uitkom.

Artikel om te lees: 1 finansiële wenke vir pasgetroudes

9. Die Belanghebbende Bestuursplan

'n Belanghebbendebestuursplan identifiseer hoe belanghebbendes in die projek gebruik sal word. Soms moet belanghebbendes net inligting ontvang. Dit kan in die kommunikasieplan in ag geneem word.

10. Die veranderingsbestuursplan

'n Veranderingbestuursplan vestig 'n raamwerk om veranderinge aan die projek aan te bring. Alhoewel projekbestuurders geneig is om veranderinge aan die projek te wil vermy, is dit soms onvermydelik.

Die veranderingsbestuursplan verskaf protokolle en prosesse om veranderinge aan te bring. Dit is noodsaaklik vir aanspreeklikheid en deursigtigheid dat projekborge, projekbestuurders en projekspanlede die veranderingsbestuursplan volg.

Opsommend….

Die projekplan is 'n belangrike dokument vir die sukses van die projek. Dit dien as 'n kompas in die uitvoering van die projek, van begin tot einde. Daarom vereis dit die aktiewe deelname van alle belanghebbendes om oor die verskillende punte saam te stem. Dit is ook belangrik om al die nodige tyd te neem om dit te definieer.

Die grootste risiko van 'n swak gedefinieerde plan is dat jy blootgestel word aan dispute wat besleg moet word oor punte van meningsverskil wat nie geraam is nie.

Ek nooi jou uit om jou menings en ervarings in die kommentaar te deel.