كيف تصنع خطة الاتصال لمشروع ما؟

خطط الاتصال مهمة لمشاريعك. التواصل الفعال، الداخلي والخارجي، هو ضروري لنجاح المشروع . من الضروري أن يكون لديك خطة اتصالات للمشروع تحدد من هم أصحاب المصلحة، وكذلك متى وكيف يتم الوصول إليهم. ومع ذلك، وجود جيدة استراتيجية الاتصال يمكن أن يكون مفيدًا جدًا لك. تتناول هذه المقالة:

• فوائد خطط الاتصال بالمشروع
• ما يجب تضمينه في خطة الاتصال
• كيف تكتب خطة اتصال
• وكيفية استخدام خطة الاتصال طوال فترة المشروع

ولكن قبل البدء ، أود أن أخبركم عن هذا التدريب المتميز الذي سمح لي شخصيًا بزيادة معدلات التحويل الخاصة بي على مواقعي. فقط انقر هنا ، إنه ارتباط تابع.

فوائد خطط اتصالات المشروع

في جوهرها ، تعمل خطط اتصالات المشروع على تسهيل الاتصال الفعال. سوف تجعل مشاريعك تعمل بسلاسة وتساعدك على تجنب فشل المشروع. تشمل المزايا الرئيسية الأخرى تحديد وإدارة التوقعات ، وإدارة أفضل لأصحاب المصلحة ، والمساعدة في عملية تخطيط المشروع.

ضع وإدارة التوقعات

اتصالات المشروع هي طريق ذو اتجاهين. يشبه إلى حد كبير تخطيط المشروع ، يجب تحديد التوقعات ويحتاج فريق المشروع وأصحاب المصلحة العميل إلى تحمل مسؤولية الاتصال لتتم بسلاسة.

في حين أن المشروع لا يبدأ بدون وجود خطة مشروع ، لا تتم مناقشة خطط الاتصال الخاصة بالمشروع بسهولة ، ولكن يجب أن تكون كذلك.

من خلال السماح للعميل بمعرفة ما يمكن توقعه في وقت مبكر من عملية المشروع ، فإنك تحدد نغمة المشروع بأكمله ، بدءًا من عملية اقتراح المشروع.

من المفيد أيضًا أن يعرفوا مسبقًا ما ستحتاجه منهم حتى يتمكنوا من الاستعداد عندما يحين الوقت.

أصحاب المصلحة وإدارة العملاء

خلال المشروع ، يعد الاتصال الناجح حول التوافق مع الأهداف والمعالم ، وإعادة التنسيق اللاحقة لها مع تغير المشاريع ، أمرًا ضروريًا لمشاركة أصحاب المصلحة والشفافية في حالة المشروع.

الاتصال هو مفتاح الحفاظ على علاقة جيدة مع العميل ، ويمكن أن تساعدك خطة الاتصال بالمشروع في الحفاظ على هذا الفهم المشترك لما يحدث وما يجب أن يحدث خلال مشروعك.

التخطيط دي المشروع

تحدد خطة اتصالات إدارة المشروع كيف سيتم توفير المعلومات الهامة في جميع أنحاء المشروع ، ومن قبل من ، وكم مرة. عند إكمال تخطيط المشروع ، يجب عليك أيضًا إكمال تخطيط الاتصالات.

لا يتم إنشاء جميع المشاريع على قدم المساواة ، ولهذا السبب ، تعتبر خطة اتصالات المشروع فريدة من نوعها بالنسبة لمشروعك ، وهذا هو سبب أهمية التفكير في الأمر عند إنشاء خطة المشروع الخاصة بك بعد الإطلاق.

المشاريع الكبيرة لها احتياجات اتصال مختلفة عن المشاريع الصغيرة ، وينطبق الشيء نفسه على المشاريع مع فرق من أصحاب المصلحة مقابل جهة اتصال واحدة في المشروع.

المشاريع ذات الأهداف والميزانيات تتطلب المواعيد النهائية المختلفة وحتى التسليمات المختلفة اتصالًا مخصصًا لتلك الاحتياجات ، وهذا شيء يجب مراعاته عند إنشاء خطة اتصال للمشروع.

ما يجب تضمينه في خطط الاتصال

بينما ستختلف تفاصيل خطة الاتصالات الخاصة بك اعتمادًا على نوع المشروع ونطاقه ، يجب تضمين بعض العناصر الأساسية في كل خطة اتصالات للمشروع تقوم بإنشائها:

أصحاب المصلحة الرئيسيين

اكتب جميع أصحاب المصلحة الرئيسيين ، بما في ذلك جهة الاتصال الأساسية مع العميل. قم بتضمين معلومات الاتصال مثل أرقام الهواتف ورسائل البريد الإلكتروني ، بحيث يمكن لأي شخص يصل إلى خطة الاتصال العثور على هذه المعلومات.

أعضاء الفريق

قم بتضمين أعضاء الفريق الأساسيين في مشروعك وأدوارهم. هذا مفيد لأي شخص جديد أو ليس على دراية بالمشروع. ضع قائمة بأعضاء فريقك المشاركين في توصيل النواتج ، أو قيادة المناقشات الإستراتيجية ، أو كيف ستدير المحادثات التقنية بين أصحاب المصلحة وفريقك.

طرق الاتصال

صف طرق الاتصال الرئيسية والقنوات المختلفة التي ستستخدمها للاتصال بأصحاب المصلحة. استخدم البريد الإلكتروني أو المكالمات الهاتفية أو الاجتماعات وجهًا لوجه أو اجتماعات الفيديو أو وسائل التواصل الاجتماعي أو أي شيء آخر. قم بتضمين ملاحظات حول قنوات أصحاب المصلحة المفضلة.

نوع الاتصال

قم بتضمين أنواع الاتصال ، وكيف سيتم مشاركة هذا الاتصال ، وما سيتم تضمينه ، ومع من سيكون هذا الاتصال. مثلا، يمكنك تقديم تقارير الحالة الأسبوعية للعميل.

ضع في اعتبارك كيف ستقدم هذا ، ومن سيتم تقديمه إليه ، وما هي المعلومات التي يجب تضمينها في التقرير.

أساليب الاتصال

يمكن تقسيم ذلك من خلال أصحاب المصلحة وطرق الاتصال. هل يفضل أحد أصحاب المصلحة الاتصال الرسمي فقط ، أم يمكنك التعامل معه بطريقة عرضية أكثر؟

تقويم الاجتماعات

في حين أنه يمكنك تعديل ذلك حسب الحاجة طوال المشروع، فمن المفيد أن يكون لديك فكرة أولية عن عدد المرات التي ستجتمع فيها مع أصحاب المصلحة.

اعتمادًا على نطاق المشروع، يمكنك أيضًا الإشارة إلى عدد المرات التي سترسل فيها رسائل البريد الإلكتروني إلى العميل. قم أيضًا بتضمين اجتماعات الفريق الداخلية في تقويم اجتماعاتك.

الرسائل الرئيسية

لكل صاحب مصلحة ، حدد الرسالة أو المعلومات الرئيسية التي يجب توصيلها إليهم طوال فترة المشروع. يتضمن هذا أيضًا أي معلومات أو ملاحظات ستحتاجها منهم.

أهداف الاتصال

يمكن أن تساعدك خطة الاتصال التي تتضمن أهداف الاتصال في اتخاذ القرارات بناءً على ما تحاول تحقيقه.

كيف تكتب خطة الاتصال الخاصة بالمشروع

1. فهم الإعدادات الخاصة بك

خطة اتصالات المشروع لا تحتاج إلى أن تكون رسمية. ولكن ينبغي على الأقل أن تكون مكتوبة للرجوع إليها الخاصة بك. خذ بعين الاعتبار القواعد النحوية، ليس لأنك تريد أن تبدو ذكيًا، ولكن لأنك تريد أن تكون واضحًا ومفهومًا.

يمكن أن تساعدك أدوات الكتابة في التعامل مع هذا الأمر دون قضاء الكثير من الوقت. بهذا بالترتيب ، يمكنك البدء في إنشاء المحتوى الخاص بك بثقة.

أولاً ، يتيح لك الجلوس وتعيين معلمات المشروع. وتشمل هذه حجم المشروع ومعلومات شركة العميل وتسليمات المشروع والجدول الزمني وفريق المشروع.

يفكر أساليب الاتصال من فريقك وفريق عميلك:

• ما مدى نجاح الاتصالات حتى الآن؟
• هل أشار عميلك إلى تفضيله للتواصل: هل يميلون إلى الاتصال عندما يكون لديهم سؤال أم أنهم يركزون على البريد الإلكتروني؟
• هل التقيت وجهًا لوجه أم عبر الفيديو؟
• كم مرة يتفاعل معك فريقك مباشرة في مشروع ما؟ هل يفضلون السياق المكتوب على الاجتماعات؟

بمجرد أن تفهم الفريق والعملاء الذين تعمل معهم ، يمكنك تطبيق ذلك على خطة عمل الاتصالات.

2. حدد أهدافك وأصحاب المصلحة لديك

ضع قائمة بتسليمات مشروعك وأصحاب المصلحة الرئيسيين في المشروع. بعد ذلك ، أضف أهداف مشروعك إلى تلك القائمة: فكر في التواصل الناجح للمشروع ، ليس فقط مع عميلك ، ولكن أيضًا مع فريقك.

هذه القائمة ستوجه قرارات الاتصال.

3. ضع خطة اتصال

الآن حان الوقت لوضع الخطة. حدد النهج الذي ستتبعه في التعامل مع الاتصالات التي ستجريها طوال مشروعك. من خلال معرفة أهداف مشروعك، فكر في عدد المرات التي ستتواصل فيها مع أصحاب المصلحة من عملائك، وكيف ستفعل ذلك، وما ستتضمنه تلك الاتصالات.

قد تقرر استخدام أساليب متعددة ، مثل تسجيلات الوصول الأسبوعية عبر الهاتف لتحديث الجدول الزمني وتقدم الميزانية ، بالإضافة إلى رسائل البريد الإلكتروني اليومية للأسئلة أثناء التنقل والاجتماعات الشخصية الأقل تكرارًا لتقديم التحديثات. مشروع.

مهما كان قرارك، ضع مقاييسك وأهدافك في الاعتبار. من المفترض أن تساعدك هذه على تحديد أنواع الاتصالات التي ستكون أكثر فائدة لمشروعك ومدى التفصيل أو التعمق الذي يجب أن تكون عليه اتصالاتك.

كيفية استخدام خطة اتصالات المشروع

1. شاركها مع فريقك

ستؤدي مشاركة الخطة مع فريقك إلى إبلاغهم بإيقاع الاتصال الخاص بك ، مما يؤثر على عملهم ومواعيد التسليم ، ولكن أيضًا يمنحهم مزيدًا من السياق حول كيفية التواصل ومع من.

تعني مشاركة هذه المعلومات أن فريقك يمكنه مساعدتك في تنفيذ خطة الاتصال.

2. ابق على المسار الصحيح

تأكد من أن فريقك يعرف ويفهم خطة الاتصال الخاصة بك حتى يتلقى العميل معلومات متسقة وذات مغزى يتم تسليمها إليه طوال المشروع.

احجز جميع اجتماعات المشروع الرئيسية بمجرد أن يكون لديك خطة وأضف تذكيرات إلى التقويم الخاص بك لعمليات تسجيل الوصول المنتظمة وحتى رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالمشروع حتى تظل على المسار الصحيح مع الأشياء المهمة التي حددتها في خطتك.

إذا انحرفت في أي وقت عن خطة الاتصالات الخاصة بك ووجدت صعوبة في العودة إليها ، فقم بإعادة النظر في النهج الذي حددته:

• هل مازال يتوافق مع أهداف مشروعك؟
• هل تغيرت الأهداف أو أصحاب المصلحة بأي شكل من الأشكال منذ بدء المشروع؟
• هل توجد طرق أكثر فعالية لتوصيل معلومات المشروع في هذه المرحلة؟

خطة الاتصال = النجاح

يمنحك وجود خطة اتصال للمشروع الأدوات اللازمة للتواصل بشكل فعال. يمكن أن تسمح لك الخطة أيضًا بإعادة تقييم نهجك واحتياجات عميلك إذا لزم الأمر.

بغض النظر عن مدى رسمية أو غير رسمية لخطة اتصالات مشروعك ، يمكن أن تكون الفرق بين مشروع ناجح جدًا وفعال ومشروع يتوقف فقط بدون خطة قوية في مكانه.

فكر في الأمر كطريقة أخرى لتحديد التوقعات والتحقق منها خلال المشروع. فكر في الأمر كطريقة لضمان التواصل الهادف والناجح بسهولة.

ماذا تعتقد ؟

ما مدى أهمية خطة اتصال المشروع لنجاح المشروع؟ هل تعتقد أن مديري المشاريع يجب أن يكتبوا دائمًا خطة اتصال للمشاريع ، بغض النظر عن حجمها؟ اسمحوا لي أن أعرف أفكارك من خلال ترك تعليق!

ومع ذلك ، إذا كنت ترغب في التحكم في أموالك الشخصية في غضون ستة أشهر ، فإنني أوصي بشدة بهذا الدليل.

اترك لنا تعليق