Layihənin kommunikasiya planını necə tərtib etmək olar?

Kommunikasiya planları layihələriniz üçün vacibdir. Effektiv ünsiyyət həm daxili, həm də xaricidir layihənin uğuru üçün vacibdir. Maraqlı tərəflərin kimlər olduğunu, eləcə də onlara nə vaxt və necə çatacağını göstərən layihə kommunikasiya planının olması vacibdir. Bununla belə, yaxşı olmaq rabitə strategiyası sizin üçün çox faydalı ola bilər. Bu məqalə əhatə edir:

• Layihə kommunikasiya planlarının faydaları
• Rabitə planına nə daxil edilməlidir
• Rabitə planını necə yazmaq olar
• Layihə boyu ünsiyyət planından necə istifadə etmək olar

Ancaq başlamazdan əvvəl sizə saytlarımda dönüşüm nisbətlərimi artırmağa şəxsən icazə verən bu premium təlim haqqında danışmaq istərdim. Sadəcə bura klikləyin, bu, filial bağlantısıdır.

Layihə Kommunikasiya Planlarının Faydaları

Əsasən, layihə kommunikasiya planları effektiv ünsiyyəti asanlaşdırır. Onlar layihələrinizin rəvan işləməsini təmin edəcək və layihə uğursuzluğunun qarşısını almağa kömək edəcək. Digər əsas üstünlüklərə gözləntilərin müəyyən edilməsi və idarə edilməsi, maraqlı tərəflərin daha yaxşı idarə edilməsi və layihənin planlaşdırılması prosesində köməklik daxildir.

Gözləntiləri təyin edin və idarə edin

Layihə kommunikasiyaları ikitərəfli bir küçədir. Layihənin planlaşdırılması kimi, gözləntilər müəyyən edilməli və layihə komandası və müştəri maraqlı tərəfləri ünsiyyətin rəvan getməsi üçün məsuliyyət daşımalıdırlar.

Layihə bir layihə planı olmadan başlamasa da, layihə kommunikasiya planları o qədər də asan müzakirə olunmur, lakin olmalıdır.

Müştəriyə layihə prosesinin əvvəlində nə gözlədiyini bildirməklə, siz layihə təklifi prosesindən başlayaraq bütün layihənin tonunu təyin etmiş olursunuz.

Onlardan nəyə ehtiyacınız olacağını əvvəlcədən bilmək də faydalıdır ki, vaxtı gələndə hazır olsunlar.

Maraqlı tərəflər və müştəri idarəçiliyi

Layihə boyu məqsədlərə və mərhələlərə uyğunlaşma ilə bağlı uğurlu ünsiyyət və layihələr dəyişdikcə onlara sonradan yenidən uyğunlaşma, maraqlı tərəflərin layihənin statusu ilə bağlı razılığı və şəffaflığı üçün vacibdir.

Rabitə müştəri ilə yaxşı münasibət saxlamaq üçün açardır və layihənin kommunikasiya planı sizə layihəniz boyu nə baş verdiyini və nə baş verməli olduğunu ümumi şəkildə başa düşməyinizə kömək edə bilər.

Layihənin planlaşdırılması

Layihənin idarə edilməsi üzrə kommunikasiya planı layihə boyu kritik məlumatın necə, kim tərəfindən və nə qədər tez-tez təqdim ediləcəyini müəyyən edir. Layihənin planlaşdırılmasını tamamladıqca, kommunikasiya planlamasını da tamamlamalısınız.

Bütün layihələr bərabər yaradılmır və bu səbəbdən layihənin kommunikasiya planı layihəniz üçün unikaldır, buna görə də layihə planınızı işə saldıqdan sonra yaradan zaman bu barədə düşünmək vacibdir.

Böyük layihələrin kiçik layihələrdən fərqli kommunikasiya ehtiyacları var və eyni şey maraqlı tərəflərin qrupları ilə layihələrə və tək layihə əlaqəsinə aiddir.

Məqsədləri, büdcələri olan layihələr, müxtəlif son tarixlər və hətta müxtəlif çatdırılmaların hamısı bu ehtiyaclara uyğunlaşdırılmış ünsiyyət tələb edir və bu, layihənin kommunikasiya planını yaratarkən nəzərə alınmalı olan bir şeydir.

Ünsiyyət planlarına nə daxil edilməlidir

Rabitə planınızın xüsusiyyətləri layihənin növündən və əhatə dairəsindən asılı olaraq dəyişsə də, yaratdığınız hər bir layihə kommunikasiya planına bir neçə əsas element daxil edilməlidir:

Əsas maraqlı tərəflər

Əsas müştəri əlaqəniz də daxil olmaqla, bütün əsas maraqlı tərəfləri yazın. Telefon nömrələri və e-poçtlar kimi əlaqə məlumatlarını daxil edin ki, rabitə planına daxil olan hər kəs bu məlumatı tapa bilsin.

Komanda üzvləri

Layihənizin əsas komanda üzvlərini və onların rollarını daxil edin. Bu, layihə ilə yeni başlayan və ya tanış olmayan hər kəs üçün əlverişlidir. Nəticələrin çatdırılmasında, strateji müzakirələrin aparılmasında və ya maraqlı tərəflərlə komandanız arasında texniki söhbətləri necə idarə edəcəyinizdə iştirak edən komandanızın üzvlərini sadalayın.

Ünsiyyət üsulları

Maraqlı tərəflərlə əlaqə saxlamaq üçün istifadə edəcəyiniz əsas ünsiyyət üsullarını və müxtəlif kanalları təsvir edin. E-poçt, telefon zəngləri, üz-üzə görüşlər, video görüşlər, sosial media və ya hər hansı digər vasitələrdən istifadə edin. Seçilmiş maraqlı tərəf kanalları haqqında qeydləri daxil edin.

Ünsiyyət növü

Ünsiyyət növlərini, bu ünsiyyətin necə paylaşılacağını, nələrin daxil olacağını və bu ünsiyyətin kiminlə olacağını daxil edin. Məsələn, müştəriyə həftəlik status hesabatları təqdim edə bilərsiniz.

Bunu necə təmin edəcəyinizi, kimə veriləcəyini və hesabatda hansı məlumatların yer alacağını düşünün.

Ünsiyyət üslubları

Bu, maraqlı tərəflər və ünsiyyət üsulları ilə parçalana bilər. Müəyyən bir maraqlı tərəf yalnız rəsmi ünsiyyətə üstünlük verir, yoxsa siz bunu bir az daha təsadüfi qəbul edə bilərsinizmi?

Görüşlərin təqvimi

Bunu layihə boyu lazım olduqda tənzimləyə bilsəniz də, maraqlı tərəflərlə nə qədər tez-tez görüşəcəyiniz barədə ilkin fikrə sahib olmaq faydalıdır.

Layihənin əhatə dairəsindən asılı olaraq, müştəriyə nə qədər tez-tez e-poçt göndərəcəyinizi də göstərə bilərsiniz. Həmçinin görüşlər təqviminizə daxili komanda görüşlərini daxil edin.

Əsas mesajlar

Hər bir maraqlı tərəf üçün layihə boyu onlara çatdırılmalı olan əsas mesajı və ya məlumatı müəyyənləşdirin. Bura həmçinin onlardan sizə lazım olacaq hər hansı məlumat və ya rəy daxildir.

Ünsiyyət məqsədləri

Ünsiyyət məqsədlərini özündə əks etdirən ünsiyyət planı nail olmağa çalışdığınız şeyə əsaslanaraq qərarlar qəbul etməyə kömək edə bilər.

Öz Layihə Kommunikasiya Planınızı Necə Yazmalısınız

1. Parametrlərinizi anlayın

Layihə ünsiyyət planı formal olmasına ehtiyac yoxdur. Ancaq ən azı öz istinadınız üçün yazılmalıdır. Qrammatikaya fikir verin, çünki ağıllı görünmək deyil, aydın və başa düşülən olmaq istəyirsiniz.

Yazı alətləri çox vaxt almadan bununla məşğul olmağa kömək edə bilər. Bununla, məzmununuzu inamla yaratmağa başlaya bilərsiniz.

Birincisi, o, oturub layihə parametrlərini təyin etməyə imkan verir. Bunlara layihənin ölçüsü, müştəri şirkəti məlumatı, layihənin nəticələri, cədvəl və layihə komandası daxildir.

Düşün ünsiyyət üslubları komandanızın və müştərinizin:

• İndiyədək kommunikasiyalar nə dərəcədə uğurlu olub?
• Müştəriniz ünsiyyətə üstünlük verdiyini göstəribmi: sualları olduqda telefonla əlaqə saxlayırlar, yoxsa e-poçt mərkəzlidirlər?
• Siz şəxsən və ya video vasitəsilə görüşmüsünüz?
• Komandanız bir layihədə sizinlə nə qədər tez-tez əlaqə qurur? Onlar yazılı konteksti görüşlərdən üstün tuturlar?

Birlikdə işlədiyiniz komanda və müştəriləri başa düşdükdən sonra bunu kommunikasiya fəaliyyət planına tətbiq edə bilərsiniz.

2. Məqsədlərinizi və maraqlı tərəflərinizi müəyyənləşdirin

Layihənizin nəticələrini və əsas layihə maraqlı tərəflərini sadalayın. Sonra, layihə məqsədlərinizi bu siyahıya əlavə edin: Təkcə müştərinizlə deyil, həm də komandanızla uğurlu layihə ünsiyyətinin nə olduğunu düşünün.

Bu siyahı ünsiyyət qərarlarına rəhbərlik edəcək.

3. Ünsiyyət planı qurun

indi plan qurmağın vaxtıdır. Layihəniz boyunca əldə edəcəyiniz ünsiyyətə yanaşma tərzinizi müəyyənləşdirin. Layihə məqsədlərinizi bilməklə, müştəri maraqlı tərəflərinizlə nə qədər tez-tez ünsiyyət quracağınızı, bunu necə edəcəyinizi və bu kommunikasiyaların nələri əhatə edəcəyini düşünün.

Cədvəl və büdcənin gedişatını yeniləmək üçün həftəlik telefon qeydiyyatı, eləcə də tez suallar üçün gündəlik e-poçtlar və yenilikləri təqdim etmək üçün daha az tez-tez baş tutan görüşlər kimi çoxsaylı yanaşmalardan istifadə etmək qərarına gələ bilərsiniz. layihə.

Nə qərar verdiyinizdən asılı olmayaraq, ölçülərinizi və məqsədlərinizi yadda saxlayın. Bunlar layihəniz üçün ən faydalı olacaq kommunikasiya növlərini və ünsiyyətinizin nə qədər təfərrüatlı və ya dərin olması lazım olduğunu müəyyən etməyə kömək etməlidir.

Layihə ünsiyyət planından necə istifadə etmək olar

1. Komandanızla paylaşın

Planı komandanızla bölüşmək, onların işinə və çatdırılma tarixlərinə təsir edən ünsiyyət tempiniz barədə məlumat verəcək, həm də onlara necə və kiminlə ünsiyyət quracağınıza dair daha çox kontekst verəcəkdir.

Bu məlumatın paylaşılması o deməkdir ki, komandanız ünsiyyət planını həyata keçirməyə kömək edə bilər.

2. Yolda qalın

Komandanızın kommunikasiya planınızı bildiyinə və başa düşdüyünə əmin olun ki, müştəriniz layihə boyu onlara çatdırılan ardıcıl və mənalı məlumatları alsın.

Planınız olan kimi bütün əsas layihə görüşlərini sifariş edin və planınızda təyin etdiyiniz vacib şeyləri izləmək üçün müntəzəm qeydiyyatlar və hətta layihə e-poçtları üçün təqviminizə xatırlatmalar əlavə edin.

Əgər hər hansı bir anda ünsiyyət planınızdan yayınsanız və ona qayıtmaqda çətinlik çəkirsinizsə, təyin etdiyiniz yanaşmanı yenidən nəzərdən keçirin:

• Bu, hələ də layihənizin məqsədlərinə uyğundurmu?
• Layihənin başlanmasından bəri məqsədlər və ya maraqlı tərəflər hər hansı şəkildə dəyişibmi?
• Bu mərhələdə layihə məlumatlarını çatdırmağın daha effektiv yolları varmı?

Ünsiyyət Planı = Uğur

Layihə kommunikasiya planına malik olmaq sizə effektiv ünsiyyət üçün alətlər verir. Plan həmçinin yanaşmanızı yenidən qiymətləndirməyə imkan verə bilər və lazım olduqda müştərinizin ehtiyaclarını.

Layihə ünsiyyət planınızın nə qədər rəsmi və ya qeyri-rəsmi olmasından asılı olmayaraq, bu, çox uğurlu və təsirli bir layihə ilə möhkəm bir plan olmadan sadəcə uçan bir layihə arasında fərq ola bilər.

Bunu bir layihə boyunca gözləntiləri təyin etmək və yoxlamaq üçün başqa bir yol kimi düşünün. Bunu asanlıqla mənalı və uğurlu ünsiyyəti təmin etməyin bir yolu kimi düşünün.

Nə fikirləşirsən ?

Layihənin uğuru üçün layihə kommunikasiya planı nə dərəcədə vacibdir? Sizcə, layihə menecerləri, ölçüsündən asılı olmayaraq həmişə layihələr üçün ünsiyyət planı yazmalıdırlarmı? Şərh yazaraq fikirlərinizi bildirin!

Bununla belə, altı ay ərzində şəxsi maliyyənizə nəzarət etmək istəyirsinizsə, bu təlimatı çox tövsiyə edirəm.

Bizə bir şərh buraxın