Layihənin uğurunu təmin edən layihə planının mərhələləri

Layihə planı layihə meneceri tərəfindən diqqətli planlaşdırmanın kulminasiya nöqtəsidir. Bu, layihənin gedişatını istiqamətləndirən əsas sənəddir. Bu layihə menecerinin bələdçisidir.

Layihə planları şirkətdən şirkətə fərqli olsa da, layihənin icrası mərhələsində qarışıqlığın və məcburi improvizasiyanın qarşısını almaq üçün layihə planında mütləq olmalıdır on addım var.

Bu yazıda, Layihə planınızı yaxşı yazmağınıza kömək etmək üçün sizə məsləhətlərimi təqdim edirəm. Layihənizi uğurla həyata keçirmək istəyirsinizsə, layihə planınıza mütləq aşağıdakı elementlər daxil olmalıdır:

1. Layihənin məqsədləri

Layihənin məqsədləri layihə nizamnaməsində müəyyən edilir. Bununla belə, layihə məqsədlərini daha ətraflı izah etmək üçün onlar da layihə planına daxil edilməlidir. Layihə meneceri məqsədləri layihə planına daxil etməyi seçsə də, əsas odur ki, onlar arasında aydın əlaqə saxlanılsın. layihənin nizamnaməsi – layihənin birinci əsas sənədi – və layihənin ikinci əsas sənədi, onun layihə planı.

2. Layihənin əhatə dairəsi

Layihənin məqsədləri kimi, əhatə dairəsi də nizamnamədə müəyyən edilir və layihə rəhbəri tərəfindən layihə planında daha da dəqiqləşdirilməlidir. Layihə meneceri əhatə dairəsini müəyyən etməklə onun necə görünəcəyini göstərməyə başlaya bilər layihənin məqsədi.

Əgər əhatə dairəsi müəyyən edilməmişdirsə, o, bütün layihəni əhatə edə bilər. Bu, xərclərin artmasına və son tarixlərin buraxılmasına səbəb olur.

Oxumaq üçün məqalə: Uğurlu biznesi necə idarə etmək olar?

Məsələn, bir şirkətin məhsul xətti üçün broşür yaratmaq üçün marketinq qrupuna rəhbərlik edirsinizsə, səhifələrin sayını sadalamalı və hazır məhsulun necə görünəcəyinə dair nümunələr təqdim etməlisiniz.

Bəzi komanda üzvləri üçün broşura iki səhifədən ibarət ola bilər, digərləri isə on səhifəni adekvat hesab edə bilər. Əhatə dairəsini müəyyənləşdirmək bütün komandanı əvvəldən eyni səhifəyə gətirə bilər.

3. Mərhələlər və əsas nəticələr

Layihənin əsas nailiyyətləri mərhələ adlanır və əsas iş məhsullarına əsas nəticələr deyilir. Hər ikisi layihə üzərində işləməyin əsas komponentlərini təmsil edir. Layihə planı bu elementləri müəyyən etməli, onları müəyyən etməli və onların tamamlanma müddətlərini təyin etməlidir.

Təşkilat yeni proqram təminatı hazırlamaq üçün layihə həyata keçirirsə, əsas nəticələr biznes tələblərinin yekun siyahısı və onların necə həyata keçiriləcəyi ola bilər.

Sonra layihənin dizaynın tamamlanması, sistem testi, istifadəçi qəbulu testi və proqram təminatının yerləşdirilməsi tarixi üçün mərhələlər ola bilər. Bu mərhələlər iş məhsulları ilə əlaqələndirilir, lakin onlar məhsulların özündən daha çox proseslərə aiddir.

Oxumaq üçün məqalə: Rəqəmsal marketinqin biznesdəki yeri

Mərhələlər və əsas çatdırılma vaxtları dəqiq tarixlər olmamalıdır, lakin nə qədər dəqiq bir o qədər yaxşıdır. Dəqiq tarixlər layihə menecerlərinə iş strukturlarını daha dəqiq şəkildə parçalamağa kömək edir.

Planın bu mərhələsində siz böyük və ya yüksək səviyyəli çıxışları götürə və onları növbəti mərhələdə təsvir edilə bilən daha kiçik nəticələrə ayıra bilməniz üçün mərhələlər yaradacaqsınız.

4. İşin Bölüşdürülməsi Strukturu

İş bölgüsü strukturu layihənin mərhələlərini və əsas nəticələrini daha kiçik hissələrə bölür ki, hər bir aspekt üçün bir şəxs məsuliyyət daşıya bilsin.

Bu strukturu inkişaf etdirərkən layihə meneceri layihə komandası üzvlərinin güclü və zəif tərəfləri, tapşırıqlar arasında qarşılıqlı asılılıqlar, mövcud resurslar və layihənin ümumi müddəti kimi bir çox amilləri nəzərə alır.

Layihə menecerləri son nəticədə layihənin uğuruna cavabdehdirlər, lakin onlar bu işi təkbaşına edə bilməzlər. Bölmə strukturu layihə menecerinin layihə üçün hesabatlılığı təmin etmək üçün istifadə etdiyi bir vasitədir.

Oxumaq üçün məqalə: Tez varlanmaq üçün 14 məsləhət

Bu alət həmçinin layihənin maraqlı tərəflərinə kimin nəyə görə cavabdeh olduğunu bildirir. Əgər layihə meneceri hansısa tapşırıqla maraqlanırsa, o, bu narahatlıqla bağlı kiminlə görüşəcəyini dəqiq bilir.

5. İnvestisiya büdcəsi

Layihənin büdcəsi layihəni başa çatdırmaq üçün nə qədər pul ayrıldığını göstərir. Layihə meneceri bu resursların düzgün bölüşdürülməsinə cavabdehdir.

Təchizatçıları olan bir layihə üçün layihə meneceri keyfiyyətə xüsusi diqqət yetirərək, çatdırılmaların müqavilə şərtlərinə uyğun olaraq tamamlanmasını təmin edir. Bəzi layihə büdcələri insan resursları planı ilə əlaqələndirilir.

Tələb olunan vaxta və tapşırıqları yerinə yetirmək üçün lazım olan əməyin dəyərinə baxaraq hər bir addımın dəyərini müəyyən etmək vacibdir. Layihənin dəyəri layihənin əhatə dairəsinə düşən layihənin müddəti ilə bağlıdır. Əhatə dairəsi, mərhələlər, vəzifələr və büdcə uyğun və real olmalıdır.

6. İnsan resursları planı

İnsan resursları planı layihənin necə kadrlarla təmin olunacağını göstərir. O, kimin layihə komandasının bir hissəsi olacağını və hər bir şəxsin nə qədər müddətə öhdəlik götürməli olduğunu müəyyənləşdirir.

Bu planı hazırlayarkən layihə meneceri komanda üzvləri və onların rəhbərləri ilə hər bir komanda üzvünün layihəyə nə qədər vaxt ayıra biləcəyi barədə danışıqlar aparır. Əgər layihə üzrə məsləhətləşmələr aparmaq üçün əlavə işçilərə ehtiyac varsa, lakin layihə komandasının bir hissəsidirsə, bu, həmçinin kadr planında sənədləşdirilir. Yenə də müvafiq nəzarətçilərlə məsləhətləşmələr aparılır.

7. Risklərin idarə edilməsi planı

Layihəni həyata keçirərkən çox şey səhv ola bilər. Mümkün olan hər bir fəlakəti və ya kiçik insidenti qabaqcadan söyləmək çətin olsa da, bir çox tələləri proqnozlaşdırmaq olar. Risklərin idarə edilməsi planında layihə meneceri bütün layihə risklərini müəyyən edir. O, həmçinin bu ssenarilərin baş vermə ehtimalını və onları azaltmaq üçün strategiyaları müəyyən edir.

Bu planı tərtib edərkən layihə meneceri layihənin sponsorundan və ya onların layihə qrupundan məlumat istəyə bilər.

Azaldılma strategiyaları baş vermə ehtimalı olan və ya onlarla əlaqəli yüksək xərcləri olan risklər üçün tətbiq edilir. Baş vermə ehtimalı az olan və aşağı xərcləri olan risklər, hətta onların azaldılması strategiyaları olmasa belə, planda qeyd olunur.

8. Ünsiyyət planı

Kommunikasiya planı layihənin müxtəlif auditoriyalara necə çatdırılacağını təsvir edir. İşin bölünməsi strukturu kimi, kommunikasiya planı da hər bir komponenti tamamlamaq üçün məsuliyyəti layihə komandasının üzvünə verir.

Bu addımda problemlərin komanda daxilində necə çatdırılacağını və həll olunacağını təsvir etmək vacibdir. Komanda və maraqlı tərəflərlə ünsiyyət tezliyi də müəyyən edilməlidir. Hər mesajın hədəf auditoriyası var. Bu, layihə menecerlərinə doğru məlumatın doğru zamanda doğru insanlara çatmasını təmin etməyə kömək edir.

Oxumaq üçün məqalə: Yeni evlənənlər üçün 1 maliyyə məsləhəti

9. Maraqlı Tərəflərin İdarəetmə Planı

Maraqlı tərəflərin idarə edilməsi planı layihədə maraqlı tərəflərin necə istifadə ediləcəyini müəyyən edir. Bəzən maraqlı tərəflər sadəcə məlumat almalıdırlar. Bu, ünsiyyət planında nəzərə alına bilər.

10. Dəyişikliklərin idarə edilməsi planı

Dəyişikliklərin idarə edilməsi planı layihəyə dəyişiklik etmək üçün çərçivə yaradır. Layihə menecerləri layihədə dəyişikliklərdən qaçmaq istəsələr də, bəzən bunlar qaçınılmaz olur.

Dəyişikliklərin idarə edilməsi planı dəyişikliklərin edilməsi üçün protokollar və prosesləri təmin edir. Layihə sponsorlarının, layihə menecerlərinin və layihə komandası üzvlərinin dəyişikliklərin idarə edilməsi planına əməl etməsi hesabatlılıq və şəffaflıq üçün vacibdir.

Xülasə….

Layihə planı layihənin uğuru üçün mühüm sənəddir. O, layihənin başdan sona həyata keçirilməsində kompas rolunu oynayır. Buna görə də müxtəlif məqamlarda razılığa gəlmək üçün bütün maraqlı tərəflərin fəal iştirakını tələb edir. Onu müəyyən etmək üçün lazım olan bütün vaxtı almaq da vacibdir.

Müəyyən edilməmiş bir planın əsas riski odur ki, siz çərçivəyə salınmamış fikir ayrılıqları ilə bağlı həll edilməli olan mübahisələrə məruz qalasınız.

Sizi şərhlərdə fikirlərinizi və təcrübələrinizi bölüşməyə dəvət edirəm.