Контролирайте проектните разходи за по-голяма рентабилност

Контролът на разходите играе жизненоважна роля във всяка финансова стратегия. Как поддържате бюджета, когато следите финансите на проекта си? Точно както при разработването на личен бюджет, имате няколко възможности: класифициране на разходите, определяне на най-скъпите артикули и намиране на решения за ограничаване на разходите във всяка област. След като завършите всички тези действия, ще можете да контролирате бюджета, за анализ на вашата рентабилност и увеличаване на печалбите.

Основните принципи на контрол на разходите са еднакви за всички бюджети, независимо дали са корпоративни или лични. В тази статия Finance de Demain Consulting Обяснява концепцията за контрол на разходите и как тя се вписва в по-голяма система за управление на разходите.

Какво е контрол на разходите?

Контролът на разходите е принцип за идентифициране и намаляване на разходите, насочени към увеличаване на печалбата на компанията. Може да се извърши на ниво проект или на ниво цялата компания.

В този случай ще се фокусираме върху прилагането на процеса на контрол на разходите в рамките на проект или група проекти.

Като ръководител на проекти, контролът на разходите ще ви служи, за да наблюдавате плана си за управление на ресурсите и да реагирате на преразход на бюджета.

Ако надхвърлите бюджета за вашия проект, инструментът за отчитане също може да бъде полезен. Да предположим, че дизайнерът на свободна практика, който сте наели за нов проект, отне много повече време от очакваното, за да редактира изображенията.

След като идентифицирате тези допълнителни разходи, може да решите да наемете вътрешен дизайнер за следващия си проект, за да намалите разходите и да постигнете ефективност.

Как контролирането на разходите може да има значение?

Екипът ви не успява ли да изпълни обхвата или бюджета на проекта? Тук контролът на разходите става важен. Дори и да сте в рамките на бюджета, контролирането на разходите може да ви помогне да го намалите допълнително и да увеличите приходите по пътя.

Този процес предоставя представа за общите разходи на компанията: той подчертава най-скъпите области и допълнително идентифицира разходите във всяка от тези области.

Като първа стъпка към проекта може да се приложи контрол на разходите с цел намаляване на разходите в този мащаб и по този начин потенциално увеличаване на печалбите на компанията.

Какво представляват техниките за контрол на разходите?

Първоначално контролът на разходите може да възникне на по-високи нива на бизнеса, но често се осъществява на ниво проект. Именно на това ниво можете да оцените действителните разходи за проект и да ги управлявате ефективно.

Ето петте стъпки, които трябва да следвате, за да контролирате по-добре разходите по даден проект:

1. Планирайте бюджета си

Първо, трябва да планирате бюджета си, за да получите подробна оценка на разходите и да разпределите ефективно ресурсите. Разработването на подробен план на проекта ще намали разликите в разходите, които са разликата между вашия първоначален бюджет и действителните разходи.

Включете в бюджетния си план:

• Броят на членовете на екипа, необходими за проекта
• Оценка на времето, необходимо за завършване на проекта
• Необходими материали за проекта

Когато изчислявате времето и материалите, необходими за проекта, запазете известно време в бюджета си. Неочакваното не е необичайно и може да се наложи да удължите графика на проекта или да поискате допълнителни ресурси.

2. Следете всички разходи

Втората стъпка в контрола на разходите по проекта е да се следи напредъкът на разходите по проекта. Ще можете по-лесно да предприемете коригиращи действия, ако забележите разлики в разходите в реално време.

В края на проекта ще бъде твърде късно, парите ще бъдат похарчени. В този момент всичко, което трябва да направите, е да се поучите от него, за да предотвратите повторението на тази ситуация в бъдеще.

За да наблюдавате ефективно разходите си по време на проект, задайте етапи на проекта. На всеки етап можете да анализирате разходите си и да гарантирате, че обхватът на проекта е спазен. И ако някога забележите надхвърляне на разходите на даден етап, можете да намерите решение да ги намалите по-късно в проекта.

3. Използвайте системи за контрол на промените

Важно е да поставите ясни цели по време на фазата на планиране на проекта. За да сте сигурни, че постигате тези цели, може да е необходим процес за контрол на промяната.

Контролът на промените е набор от стъпки, управляващи всички промени, направени от заинтересованите страни по време на даден проект. Тя ви позволява да предотвратите отклонението на целите, като ви подготвя за промени веднага щом се появят и по този начин адаптира проекта по съответния начин.

4. Етапи на контролен процес

грундиране

Процесът на контрол на промяната започва, когато заинтересована страна поиска промяна в проекта. Заявката може да варира: може да бъде удължаване на крайните срокове или нови резултати от проекта.

Оценка

Мениджърът на проекта или ръководителят на отдел сканира заявката за основна информация, като необходимите ресурси, въздействието на заявката и получателите на заявката. След първоначалната оценка искането за промяна преминава към фазата на анализ.

Анализ

По време на фазата на анализ съответният ръководител на проекта одобрява или отхвърля заявката. В някои случаи може да бъде създаден комитет за контрол на промените, който да контролира одобрението на промените. Ръководителят на проекта одобрява или отхвърля заявката и уведомява екипа.

В зависимост от размера на проекта, ръководителят на проекта може също да регистрира промяната в регистър на промените, за да гарантира, че всички заинтересовани страни по проекта получават информацията.

Изпълнение

Внедряването на промяна може да варира в зависимост от етапа на проекта, но обикновено включва актуализиране на графика и резултатите, както и информиране на екипа на проекта.

Трябва да оцените обхвата на проекта и да се уверите, че промяната на графика няма да окаже голямо влияние върху планираните цели.

Оградата

След документиране, разпространение и изпълнение на заявката, можете да преминете към фазата на затваряне. Препоръчително е да имате официален план за приключване, така че всички членове на екипа да имат достъп и да се позовават на тази информация в бъдеще.

Чрез ефективно преглеждане на промените във вашите проекти, контролът на разходите трябва да дойде естествено.

Точното прогнозиране на бюджета и успеха на даден проект включва поддържане на добросъвестно управление от началото до края. Непредвидените събития по пътя са неизбежни, но създаването на определени системи помага да се предпазите от тези отклонения.

4. Управлявайте времето си

Управлението на времето е неразделна част от контрола на разходите: когато общата продължителност на даден проект се увеличи, общата цена на проекта също се увеличава. За да не надхвърлите определения бюджет, трябва преди всичко да спазвате графика на проекта.

Приемете стратегии за управление на времето, за да увеличите производителността и да помогнете на членовете на екипа да завършат работата навреме в рамките на бюджета.

Ето няколко съвета за управление на времето:

Timeboxing

Timeboxing е целево ориентирана стратегия за управление на времето, която включва изпълнение на задачи в рамките на " блок от време ".

например, ако трябва да напишете публикация в блог, можете да създадете двучасов блок, за да я очертаете. След това, след почивка, можете да се върнете към друг блок от три часа, за да направите първа чернова.

Времево блокиране

Блокирането на времето е подобно на определянето на времето, но вместо да задавате определено време за всяка отделна задача, ще блокирате конкретни периоди от календара си за свързана работа.

Методът Pomodoro

Подобно на определянето на времето и блокирането на времето, техниката Pomodoro ви помага да изпълнявате задачите си за кратко време и да правите почивки между работните сесии.

например, работете 25 минути, след което четири пъти направете петминутна почивка. След това, след четвъртата работна сесия, направете по-дълга почивка 20 или 30 минутиs.

глътнете жабата

SСпоред известен цитат от Марк Твен: „Ако трябва да глътнете жаба, по-добре го направете първо сутринта.“ Стратегията за управление на времето „Яжте жабата“ е вдъхновен от тези думи и ви насърчава първо да се погрижите за важни или сложни задачи, преди да работите върху по-малко важни или по-малко спешни.

Принципът на Парето

Все още се нарича Правило 80-20 Този принцип се основава на фундаментално правило: посвещаваме 20% от времето си, за да свършим 80% от работата. По-конкретно, способността да обработим тези 80% от задачите достатъчно бързо ни оставя повече време през работния ден, за да се погрижим за останалите 20%, което ще ни отнеме 80% от времето.

Свършване на нещата (GTD)

Изобретен от Дейвид Алън в началото на 2000-те години методът „ Осъществяване на нещата » или „Свършване на нещата“ на френски, препоръчва предварително съставяне на списък с планирани задачи в писмен вид. След като се освободите от тези съображения, вместо да разчитате на инструменти за управление на работата, ще можете да предприемете действия, без да се налага да измисляте какво да правите.

Може да изглежда нелогично да се съсредоточите върху производителността като част от контрола на разходите, но изпълнението на проекта е крайъгълният камък на паричния поток.

Ако вашият екип не е продуктивен, няма да спазите крайните срокове на проекта, а неспазването на сроковете генерира допълнителни разходи. Логично, ако вашият проект струва повече, паричният поток на вашата компания намалява. 

5. Проследете спечелената стойност

Проследяването на вашата спечелена стойност може да ви помогне да предвидите финансовия резултат от даден проект. Този метод за контрол на разходите изисква познания по отчитане на разходите. Може да ви помогне да откриете появата на променливи разходи и следователно да предотвратите отклонения в бъдещи проекти.

Спечелената стойност е количеството действително изпълнени задачи в рамките на даден проект. За да проследите спечелената стойност и да видите дали изпълнявате графика, трябва да умножите процента изпълнени задачи по бюджета на проекта.

Стъпки за проследяване на спечелената стойност

За да проследите спечелената стойност, изпълнете следните стъпки:

Стъпка 1: определяне на степента на изпълнение на всяка задача като процент.

Стъпка 2: задайте планираната стойност (Планирана стойност или PV) или предвидената в бюджета цена на планираната работа. Това е бюджетът, разрешен за изпълнение на планираната работа.

Стъпка 3: определяне на спечелената стойност (Еспечелена стойност или EV), или бюджетната цена на извършената работа. Това е обемът на действително извършената работа.

Стъпка 4: установи действителната цена (Действителна цена или AC), което представлява действителната стойност на извършената работа. Това са разходи, свързани с вече извършена работа.

Стъпка 5: изчисляване на отклоненията в разходите (Вариация на разходите или CV) чрез изваждане на спечелената стойност от действителните разходи (CV = EV – AC).

Стъпка 6: компилирайте резултатите.

За първите три стъпки трябва да съберете информация за разходите за вашия проект, докато за последните три трябва да извършите изчисления и анализ. Отклоненията в разходите представляват състоянието на разходите на вашия проект.

Когато контролирате разходите, вашето CV е показателят, който определя дали вашият проект е в крак с бюджета. А Отрицателна автобиография означава, че проектът е над бюджета.

Трябва ли да контролирате разходите или да управлявате разходите?

Обичайно е да се бърка контролът на разходите с управлението на разходите. Това са два различни термина, които трябва да бъдат определени и разбрани правилно. Контролът на разходите е подпроцес в рамките на по-голямата система за управление на разходите.

Докато контролът на разходите е свързан с идентифицирането на разходите и намаляването им, за да се увеличат печалбите, управлението на разходите е цялостният процес на оценка, бюджетиране и контролиране на разходите на даден проект.

Вашата компания вероятно има много служители, участващи в управлението на разходите. В зависимост от размера на вашия екип, различни хора могат да работят по планирането на ресурсите и бюджетирането.

За ефективен контрол на разходите екипите трябва да наблюдават разходите на различни нива на бизнеса, за да обърнат достатъчно внимание на всяка част от бизнес бюджета и да го анализират задълбочено.

Използвайте контрол на разходите, за да проследявате и намалявате разходите по проекта си

Проследяването на данните за разходите за намаляване на разходите по проекта е досаден процес, но управлението на разходите има пряко въздействие върху рентабилността.

За да управлявате ефективно разходите, създайте персонализирано табло за управление, за да имате цялата информация на една ръка разстояние. Тази автоматизация ще ви позволи да жонглира между управление на проекти и контрол на разходите, всичко на едно място.

Оставете ни коментар. Но преди да си тръгнете, ето го робот, който ви позволява да печелите много лесно с търговия с EUR/USD.