একটি প্রকল্প পরিকল্পনার পর্যায় যা প্রকল্পের সাফল্য নিশ্চিত করে

একটি প্রজেক্ট প্ল্যান হল একজন প্রজেক্ট ম্যানেজার দ্বারা সতর্ক পরিকল্পনার চূড়ান্ত পরিণতি। এটি একটি প্রধান নথি যা একটি প্রকল্পের অগ্রগতি নির্দেশ করে। এটি প্রকল্প পরিচালকের নির্দেশিকা।

যদিও প্রকল্পের পরিকল্পনাগুলি কোম্পানি থেকে কোম্পানিতে পৃথক হয়, তবে এমন দশটি ধাপ রয়েছে যেগুলি প্রকল্প বাস্তবায়নের পর্যায়ে বিভ্রান্তি এড়াতে এবং জোরপূর্বক ইমপ্রোভাইজেশন এড়াতে অবশ্যই একটি প্রকল্প পরিকল্পনায় থাকতে হবে।

এই নিবন্ধে, আপনার প্রকল্প পরিকল্পনা ভালভাবে লিখতে সাহায্য করার জন্য আমি আপনাকে আমার পরামর্শ নিয়ে এসেছি। আপনি যদি আপনার প্রকল্পটি সফলভাবে সম্পাদন করতে চান তবে আপনার প্রকল্প পরিকল্পনায় অবশ্যই নিম্নলিখিত উপাদানগুলি অন্তর্ভুক্ত করতে হবে:

1. প্রকল্পের উদ্দেশ্য

প্রকল্পের উদ্দেশ্য প্রকল্প সনদে সংজ্ঞায়িত করা হয়েছে। যাইহোক, প্রকল্পের উদ্দেশ্যগুলিকে আরও ব্যাখ্যা করার জন্য তাদের প্রকল্প পরিকল্পনায় অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। যাইহোক, একজন প্রকল্প পরিচালক প্রকল্প পরিকল্পনায় উদ্দেশ্যগুলিকে অন্তর্ভুক্ত করতে বেছে নেন, গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হল এর মধ্যে একটি স্পষ্ট লিঙ্ক বজায় রাখা প্রকল্পের সনদ - একটি প্রকল্পের প্রথম মূল নথি - এবং প্রকল্পের দ্বিতীয় মূল নথি, এর প্রকল্প পরিকল্পনা।

2. প্রকল্পের সুযোগ

প্রকল্পের উদ্দেশ্যগুলির মতো, সুযোগটি চার্টারে সংজ্ঞায়িত করা হয়েছে এবং প্রকল্প পরিচালকের দ্বারা প্রকল্প পরিকল্পনায় আরও পরিমার্জিত হওয়া আবশ্যক। সুযোগ সংজ্ঞায়িত করে, প্রকল্প পরিচালক এটি দেখতে কেমন হবে তা দেখাতে শুরু করতে পারেন প্রকল্পের উদ্দেশ্য.

সুযোগ সংজ্ঞায়িত না হলে, এটি পুরো প্রকল্প জুড়ে প্রসারিত হতে পারে। এর ফলে খরচ বেড়ে যায় এবং সময়সীমা মিস হয়।

পড়ার জন্য নিবন্ধ: কিভাবে একটি সমৃদ্ধ ব্যবসা চালানো যায়?

উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি একটি কোম্পানির পণ্য লাইনের জন্য একটি ব্রোশিওর তৈরি করার জন্য একটি বিপণন দলের নেতৃত্ব দিচ্ছেন, তাহলে আপনাকে পৃষ্ঠাগুলির সংখ্যা তালিকাভুক্ত করা উচিত এবং সমাপ্ত পণ্যটি কেমন হবে তার উদাহরণ প্রদান করা উচিত।

কিছু দলের সদস্যদের জন্য, একটি ব্রোশিওর দুটি পৃষ্ঠার অর্থ হতে পারে, অন্যরা দশটি পৃষ্ঠাকে পর্যাপ্ত বিবেচনা করতে পারে। সংজ্ঞায়িত সুযোগ শুরু থেকে একই পৃষ্ঠায় পুরো দল পেতে পারে।

3. মাইলফলক এবং প্রধান সরবরাহযোগ্য

একটি প্রকল্পের প্রধান অর্জনগুলিকে মাইলফলক বলা হয় এবং প্রধান কাজের পণ্যগুলিকে প্রধান সরবরাহযোগ্য বলা হয়। তারা উভয়ই একটি প্রকল্পে কাজ করার প্রধান উপাদানগুলির প্রতিনিধিত্ব করে। একটি প্রকল্প পরিকল্পনা এই উপাদানগুলি সনাক্ত করা উচিত, তাদের সংজ্ঞায়িত করা এবং তাদের সমাপ্তির জন্য সময়সীমা সেট করা উচিত।

যদি একটি সংস্থা নতুন সফ্টওয়্যার বিকাশের জন্য একটি প্রকল্প গ্রহণ করে, তবে প্রধান সরবরাহযোগ্য হতে পারে ব্যবসায়ের প্রয়োজনীয়তার চূড়ান্ত তালিকা এবং কীভাবে সেগুলি বাস্তবায়ন করা যায়।

তারপরে প্রকল্পটির নকশা সমাপ্তি, সিস্টেম পরীক্ষা, ব্যবহারকারীর গ্রহণযোগ্যতা পরীক্ষা এবং সফ্টওয়্যার স্থাপনের তারিখের জন্য মাইলফলক থাকতে পারে। এই মাইলফলকগুলি কাজের পণ্যগুলির সাথে সম্পর্কিত, তবে তারা পণ্যগুলির চেয়ে প্রক্রিয়াগুলির সাথে আরও বেশি সম্পর্কিত।

পড়ার জন্য নিবন্ধ: ব্যবসায় ডিজিটাল মার্কেটিং এর জায়গা

মাইলস্টোন এবং কী ডেলিভারির সময় সঠিক তারিখ হতে হবে না, তবে যত বেশি নির্দিষ্ট তত ভালো। সঠিক তারিখগুলি প্রকল্প পরিচালকদের কাজের কাঠামোকে আরও সঠিকভাবে ভাঙ্গতে সাহায্য করে।

পরিকল্পনার এই পর্যায়ে, আপনি মাইলফলক তৈরি করবেন যাতে আপনি বড় বা উচ্চ-স্তরের ডেলিভারেবল নিতে পারেন এবং সেগুলিকে ছোট ডেলিভারেবলগুলিতে বিভক্ত করতে পারেন, যা পরবর্তী পর্যায়ে বর্ণনা করা যেতে পারে।

4. কাজের ভাঙ্গন কাঠামো

একটি কাজের ভাঙ্গন কাঠামো একটি প্রকল্পের মাইলফলক এবং প্রধান ডেলিভারেবলগুলিকে ছোট ছোট অংশে ভেঙ্গে দেয় যাতে প্রতিটি দিকের জন্য একজন ব্যক্তিকে দায়িত্ব দেওয়া যেতে পারে।

এই কাঠামোটি তৈরি করার সময়, প্রকল্প ব্যবস্থাপক প্রকল্প দলের সদস্যদের শক্তি এবং দুর্বলতা, কাজের মধ্যে আন্তঃনির্ভরতা, উপলব্ধ সংস্থান এবং প্রকল্পের সামগ্রিক সময়সীমার মতো অনেকগুলি বিষয় বিবেচনা করে।

প্রকল্প পরিচালকরা প্রকল্পের সাফল্যের জন্য চূড়ান্তভাবে দায়ী, তবে তারা একা কাজটি করতে পারে না। ব্রেকডাউন স্ট্রাকচার হল একটি টুল যা প্রজেক্ট ম্যানেজার প্রকল্পের জন্য জবাবদিহিতা নিশ্চিত করতে ব্যবহার করে।

পড়ার জন্য নিবন্ধ: এখানে 14টি দ্রুত ধনী হওয়ার টিপস রয়েছে৷

এই টুলটি প্রকল্পের স্টেকহোল্ডারদেরও বলে যে কে কি জন্য দায়ী। প্রজেক্ট ম্যানেজার যদি কোন কাজ সম্পর্কে উদ্বিগ্ন হন, তবে তিনি জানেন যে এই উদ্বেগের বিষয়ে কার সাথে দেখা করতে হবে।

5. বিনিয়োগ বাজেট

একটি প্রকল্পের বাজেট দেখায় প্রকল্পটি সম্পূর্ণ করার জন্য কত টাকা বরাদ্দ করা হয়েছে। প্রকল্প ব্যবস্থাপক এই সম্পদের যথাযথ বরাদ্দের জন্য দায়ী।

সরবরাহকারী আছে এমন একটি প্রকল্পের জন্য, প্রজেক্ট ম্যানেজার নিশ্চিত করে যে ডেলিভারিযোগ্যগুলি চুক্তির শর্তাবলী অনুসারে সম্পন্ন হয়েছে, গুণমানের দিকে বিশেষ মনোযোগ দিয়ে। কিছু প্রকল্পের বাজেট মানব সম্পদ পরিকল্পনার সাথে যুক্ত।

প্রয়োজনীয় সময় এবং কাজগুলি সম্পূর্ণ করার জন্য প্রয়োজনীয় শ্রমের খরচ দেখে প্রতিটি ধাপের খরচ নির্ধারণ করা গুরুত্বপূর্ণ। প্রকল্পের ব্যয় প্রকল্পের মেয়াদের সাথে সম্পর্কিত, যা প্রকল্পের পরিধিতে আসে। সুযোগ, মাইলফলক, কাজ এবং বাজেট সারিবদ্ধ এবং বাস্তবসম্মত হওয়া উচিত।

6. মানব সম্পদ পরিকল্পনা

মানব সম্পদ পরিকল্পনা দেখায় কিভাবে প্রকল্পে কর্মী নিয়োগ করা হবে। এটি সংজ্ঞায়িত করে যে কে প্রকল্প দলের অংশ হবে এবং প্রতিটি ব্যক্তিকে কতক্ষণ কাজ করতে হবে।

এই পরিকল্পনাটি তৈরি করার সময়, প্রকল্প পরিচালক দলের সদস্যদের এবং তাদের তত্ত্বাবধায়কদের সাথে আলোচনা করেন যে প্রতিটি দলের সদস্য প্রকল্পে কতটা সময় দিতে পারে। যদি প্রকল্পের বিষয়ে পরামর্শ করার জন্য অতিরিক্ত কর্মীদের প্রয়োজন হয় কিন্তু তারা প্রকল্প দলের অংশ হয়, তবে এটি স্টাফিং প্ল্যানেও নথিভুক্ত করা হয়। আবার, উপযুক্ত সুপারভাইজারদের সাথে পরামর্শ করা হয়।

7. ঝুঁকি ব্যবস্থাপনা পরিকল্পনা

একটি প্রকল্প চালানোর সময় অনেক কিছু ভুল হতে পারে। যদিও প্রতিটি সম্ভাব্য দুর্যোগ বা ছোটখাটো ঘটনা অনুমান করা কঠিন, তবে অনেক ক্ষতির পূর্বাভাস দেওয়া যেতে পারে। ঝুঁকি ব্যবস্থাপনা পরিকল্পনায়, প্রকল্প ব্যবস্থাপক সমস্ত প্রকল্প ঝুঁকি চিহ্নিত করে। এটি এই পরিস্থিতিগুলি ঘটার সম্ভাবনা এবং তাদের প্রশমিত করার কৌশলগুলিও নির্ধারণ করে।

এই পরিকল্পনা প্রণয়নে, প্রকল্প পরিচালক প্রকল্পের পৃষ্ঠপোষক বা তাদের প্রকল্প দলের কাছ থেকে ইনপুট চাইতে পারেন।

প্রশমন কৌশলগুলি এমন ঝুঁকিগুলির জন্য স্থাপন করা হয় যা ঘটতে পারে বা যেগুলির সাথে উচ্চ ব্যয় যুক্ত থাকে। যে ঝুঁকিগুলি ঘটার সম্ভাবনা নেই এবং যেগুলির খরচ কম সেগুলি পরিকল্পনায় উল্লেখ করা হয়েছে, এমনকি যদি তাদের কোন প্রশমন কৌশল না থাকে।

8. যোগাযোগ পরিকল্পনা

একটি যোগাযোগ পরিকল্পনা বর্ণনা করে কিভাবে একটি প্রকল্প বিভিন্ন দর্শকদের সাথে যোগাযোগ করা হবে। অনেকটা কাজের ব্রেকডাউন কাঠামোর মতো, একটি যোগাযোগ পরিকল্পনা প্রকল্প দলের একজন সদস্যকে প্রতিটি উপাদান সম্পূর্ণ করার দায়িত্ব প্রদান করে।

এই ধাপে, দলের মধ্যে সমস্যাগুলি কীভাবে যোগাযোগ করা হবে এবং সমাধান করা হবে তা বর্ণনা করা গুরুত্বপূর্ণ। দল এবং স্টেকহোল্ডারদের সাথে যোগাযোগের ফ্রিকোয়েন্সিও নির্দিষ্ট করা উচিত। প্রতিটি বার্তা একটি লক্ষ্য দর্শক আছে. এটি প্রকল্প পরিচালকদের সঠিক তথ্য সঠিক সময়ে সঠিক লোকেদের কাছে পৌঁছেছে তা নিশ্চিত করতে সহায়তা করে।

পড়ার জন্য নিবন্ধ: নববধূর জন্য 1টি আর্থিক টিপস

9. স্টেকহোল্ডার ম্যানেজমেন্ট প্ল্যান

একটি স্টেকহোল্ডার ম্যানেজমেন্ট প্ল্যান চিহ্নিত করে কিভাবে স্টেকহোল্ডারদের প্রকল্পে ব্যবহার করা হবে। কখনও কখনও স্টেকহোল্ডারদের শুধু তথ্য গ্রহণ করতে হবে। যোগাযোগ পরিকল্পনায় এটি বিবেচনায় নেওয়া যেতে পারে।

10. পরিবর্তন ব্যবস্থাপনা পরিকল্পনা

একটি পরিবর্তন ব্যবস্থাপনা পরিকল্পনা প্রকল্পে পরিবর্তন করার জন্য একটি কাঠামো স্থাপন করে। যদিও প্রজেক্ট ম্যানেজাররা প্রজেক্টে পরিবর্তন এড়াতে চান, তবে কখনও কখনও তারা অনিবার্য।

পরিবর্তন ব্যবস্থাপনা পরিকল্পনা পরিবর্তন করার জন্য প্রোটোকল এবং প্রক্রিয়া প্রদান করে। দায়বদ্ধতা এবং স্বচ্ছতার জন্য এটি অপরিহার্য যে প্রকল্পের স্পনসর, প্রকল্প পরিচালক এবং প্রকল্প দলের সদস্যরা পরিবর্তন ব্যবস্থাপনা পরিকল্পনা অনুসরণ করে।

সংক্ষেপে….

প্রকল্প পরিকল্পনা প্রকল্পের সাফল্যের জন্য একটি গুরুত্বপূর্ণ দলিল। এটি শুরু থেকে শেষ পর্যন্ত প্রকল্পের পরিচালনায় একটি কম্পাস হিসাবে কাজ করে। অতএব, বিভিন্ন পয়েন্টে একমত হওয়ার জন্য সকল স্টেকহোল্ডারদের সক্রিয় অংশগ্রহণ প্রয়োজন। এটি সংজ্ঞায়িত করার জন্য প্রয়োজনীয় সমস্ত সময় নেওয়াও গুরুত্বপূর্ণ।

একটি ভুল-সংজ্ঞায়িত পরিকল্পনার প্রধান ঝুঁকি হল যে আপনি বিরোধের মুখোমুখি হন যেগুলি বিরোধের পয়েন্টগুলিতে সমাধান করা যায় যা ফ্রেম করা হয়নি।

আমি আপনাকে মন্তব্যে আপনার মতামত এবং অভিজ্ঞতা শেয়ার করার জন্য আমন্ত্রণ জানাই।