অধিক লাভের জন্য প্রকল্পের খরচ নিয়ন্ত্রণ করুন

যে কোনো আর্থিক কৌশলে খরচ নিয়ন্ত্রণ একটি গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে। আপনি যখন আপনার প্রকল্পের অর্থের ট্র্যাক রাখছেন তখন আপনি কীভাবে বাজেটে থাকবেন? ব্যক্তিগত বাজেটের বিকাশের মতোই, আপনার জন্য বেশ কয়েকটি বিকল্প উপলব্ধ রয়েছে: ব্যয় শ্রেণীবদ্ধ করুন, সবচেয়ে ব্যয়বহুল আইটেমগুলি নির্ধারণ করুন এবং প্রতিটি ক্ষেত্রে ব্যয় সীমিত করার জন্য সমাধান খুঁজুন। এই সমস্ত কাজ সম্পন্ন করার পরে, আপনি একটি প্রকল্পের খরচ নিয়ন্ত্রণ করতে সক্ষম হবেন, বাজেট নিয়ন্ত্রণ করতে পারবেন, আপনার লাভজনকতা বিশ্লেষণ করতে এবং লাভ বৃদ্ধি।

খরচ নিয়ন্ত্রণের মূল নীতিগুলি ব্যবসা বা ব্যক্তিগত হোক না কেন, সমস্ত বাজেটের জন্য একই। এই অনুচ্ছেদে, Finance de Demain Consulting খরচ নিয়ন্ত্রণের ধারণা ব্যাখ্যা করে এবং কীভাবে এটি একটি বৃহত্তর খরচ ব্যবস্থাপনা সিস্টেমে ফিট করে।

খরচ নিয়ন্ত্রণ কি?

খরচ নিয়ন্ত্রণ হল ব্যবসায়িক মুনাফা বাড়ানোর লক্ষ্যে ব্যয় সনাক্তকরণ এবং হ্রাস করার একটি নীতি। এটি প্রকল্প বা কোম্পানি-ব্যাপী স্তরে করা যেতে পারে। এই ক্ষেত্রে, আমরা একটি প্রকল্প বা প্রকল্পের গ্রুপে খরচ নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়া প্রয়োগ করার উপর ফোকাস করব।

প্রজেক্ট ম্যানেজার হিসেবে, খরচ নিয়ন্ত্রণ আপনাকে আপনার রিসোর্স ম্যানেজমেন্ট প্ল্যান নিরীক্ষণ করতে এবং বাজেটের বেশি হলে সাড়া দিতে সাহায্য করবে। আপনি যদি আপনার প্রকল্পে বাজেটের বেশি হন তবে একটি রিপোর্টিং টুলও সহায়ক হতে পারে। ধরা যাক যে ফ্রিল্যান্স ডিজাইনারকে আপনি একটি নতুন প্রোজেক্টের জন্য নিয়োগ করেছেন তিনি ছবিগুলি সম্পাদনা করতে প্রত্যাশার চেয়ে অনেক বেশি সময় নিয়েছেন৷ এই অতিরিক্ত খরচ শনাক্ত করার পর, আপনি খরচ কমাতে এবং দক্ষতা বাড়াতে আপনার পরবর্তী প্রকল্পের জন্য একজন ইন-হাউস ডিজাইনার নিয়োগের সিদ্ধান্ত নিতে পারেন।

কিভাবে খরচ নিয়ন্ত্রণ একটি পার্থক্য করতে পারেন?

আপনার দল কি প্রকল্পের সুযোগ বা বাজেট পূরণ করতে ব্যর্থ হচ্ছে? এখানেই খরচ নিয়ন্ত্রণ গুরুত্বপূর্ণ হয়ে ওঠে। এমনকি আপনি বাজেটে থাকলেও, খরচ নিয়ন্ত্রণ করা আপনাকে খরচ আরও কমাতে এবং একই সময়ে আয় বাড়াতে সাহায্য করতে পারে। এই প্রক্রিয়াটি কোম্পানির সামগ্রিক ব্যয়ের অন্তর্দৃষ্টি প্রদান করে: এটি সবচেয়ে ব্যয়বহুল ক্ষেত্রগুলিকে হাইলাইট করে এবং সেইসব ক্ষেত্রের প্রতিটিতে আরও বিস্তারিতভাবে ব্যয়কে চিহ্নিত করে।

প্রথম ধাপ হিসেবে, এই স্কেলে খরচ কমানোর লক্ষ্যে এবং এইভাবে কোম্পানির সম্ভাব্য মুনাফা বাড়ানোর লক্ষ্যে প্রকল্পে খরচ নিয়ন্ত্রণ প্রয়োগ করা যেতে পারে।

খরচ নিয়ন্ত্রণ কৌশল কি কি?

প্রাথমিকভাবে, খরচ নিয়ন্ত্রণ কোম্পানির উচ্চ স্তরে ঘটতে পারে, তবে এটি প্রায়শই প্রকল্প স্তরে সঞ্চালিত হয়। এখানে আপনি প্রকল্প প্রতি প্রকৃত খরচ মূল্যায়ন করতে পারেন এবং কার্যকরভাবে পরিচালনা করতে পারেন। প্রকল্পের খরচ ভালোভাবে নিয়ন্ত্রণ করতে অনুসরণ করার জন্য এখানে পাঁচটি ধাপ রয়েছে:

1. আপনার বাজেট পরিকল্পনা করুন

প্রথমত, একটি বিস্তারিত খরচ অনুমান পেতে এবং দক্ষতার সাথে সম্পদ বরাদ্দ করার জন্য আপনাকে আপনার বাজেট পরিকল্পনা করতে হবে। এর উন্নয়ন ক প্রকল্প পরিকল্পনা বিস্তারিত তথ্য খরচের পার্থক্য কমিয়ে দেবে, যেমন আপনার প্রাথমিক বাজেট এবং প্রকৃত খরচের মধ্যে পার্থক্য। আপনার বাজেট পরিকল্পনায় অন্তর্ভুক্ত করুন:

• প্রকল্পের জন্য প্রয়োজনীয় দলের সদস্য সংখ্যা
• প্রকল্পটি সম্পূর্ণ করার জন্য প্রয়োজনীয় সময়ের একটি অনুমান
• প্রকল্পের জন্য প্রয়োজনীয় উপকরণ

প্রকল্পের জন্য প্রয়োজনীয় সময় এবং উপকরণ গণনা করার সময়, আপনার বাজেটে কিছুটা শিথিলতা রাখুন। অপ্রত্যাশিতটি অস্বাভাবিক নয় এবং আপনাকে প্রকল্পের সময়সীমা বাড়ানো বা অতিরিক্ত সংস্থানগুলির অনুরোধ করতে হতে পারে।

2. সমস্ত খরচ নিরীক্ষণ

প্রকল্প ব্যয় নিয়ন্ত্রণের দ্বিতীয় ধাপ হল প্রকল্প ব্যয়ের অগ্রগতি পর্যবেক্ষণ করা। আপনি যদি রিয়েল টাইমে খরচের পার্থক্য লক্ষ্য করেন তবে আপনি আরও সহজে সংশোধনমূলক ব্যবস্থা নিতে সক্ষম হবেন। প্রজেক্ট শেষ হলে অনেক দেরি হয়ে যাবে, টাকাও খরচ হবে। এই মুহুর্তে, আপনাকে যা করতে হবে তা হল ভবিষ্যতে এই পরিস্থিতির পুনরাবৃত্তি রোধ করার জন্য এটি থেকে শিখতে হবে।

পড়ার জন্য নিবন্ধ: কীভাবে একটি বিক্রয় দল পরিচালনা করবেন

একটি প্রকল্পের সময় আপনার খরচ কার্যকরভাবে নিরীক্ষণ করতে, প্রকল্পের মাইলফলক সেট করুন। প্রতিটি মাইলফলক এ, আপনি আপনার খরচ বিশ্লেষণ করতে পারেন এবং নিশ্চিত করতে পারেন যে প্রকল্পের সুযোগকে সম্মান করা হয়েছে। এবং আপনি যদি কখনও প্রদত্ত মাইলফলকে খরচ বাড়ার বিষয়টি লক্ষ্য করেন, আপনি পরবর্তীতে প্রকল্পে সেগুলি কমানোর একটি সমাধান খুঁজে পেতে পারেন।

3. পরিবর্তন নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা ব্যবহার করুন

প্রকল্প পরিকল্পনা পর্বের সময় স্পষ্ট লক্ষ্য নির্ধারণ করা অপরিহার্য। আপনি এই লক্ষ্যগুলি অর্জন নিশ্চিত করতে, একটি পরিবর্তন নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়া প্রয়োজন হতে পারে। পরিবর্তন নিয়ন্ত্রণ হল একটি প্রকল্পের সময় স্টেকহোল্ডারদের দ্বারা করা সমস্ত পরিবর্তনগুলিকে নিয়ন্ত্রণ করে এমন একটি ধাপ। এটি পরিবর্তনগুলি উপস্থিত হওয়ার সাথে সাথে পরিবর্তনের জন্য প্রস্তুত করে এবং এইভাবে প্রকল্পটিকে সেই অনুযায়ী অভিযোজিত করে উদ্দেশ্যগুলিকে প্রবাহিত হওয়া থেকে রোধ করতে সহায়তা করে।

4. একটি নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়ার পর্যায়গুলি

প্রাইমিং

পরিবর্তন নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়া শুরু হয় যখন কোনো স্টেকহোল্ডার প্রকল্পে পরিবর্তনের জন্য অনুরোধ করে। অনুরোধটি ভিন্ন হতে পারে: এটি সময়সীমার এক্সটেনশন বা নতুন প্রজেক্ট বিতরণযোগ্য হতে পারে।

মূল্যায়ন

প্রকল্প ব্যবস্থাপক বা বিভাগীয় প্রধান প্রাথমিক তথ্যের জন্য অনুরোধ স্ক্যান করেন, যেমন প্রয়োজনীয় সংস্থান, অনুরোধের প্রভাব এবং অনুরোধের প্রাপক। প্রাথমিক মূল্যায়নের পর, পরিবর্তনের অনুরোধ বিশ্লেষণের পর্যায়ে চলে যায়।

বিশ্লেষণ

বিশ্লেষণ পর্বের সময়, প্রাসঙ্গিক প্রকল্প ব্যবস্থাপক অনুরোধটি অনুমোদন বা প্রত্যাখ্যান করেন। কিছু ক্ষেত্রে, পরিবর্তনের অনুমোদন নিয়ন্ত্রণের জন্য একটি পরিবর্তন নিয়ন্ত্রণ কমিটি গঠন করা যেতে পারে। প্রজেক্ট ম্যানেজার অনুরোধটি অনুমোদন বা অস্বীকার করেন এবং দলকে অবহিত করেন।

প্রকল্পের আকারের উপর নির্ভর করে, প্রকল্প ব্যবস্থাপক সমস্ত প্রকল্পের স্টেকহোল্ডারদের তথ্য প্রাপ্ত হয়েছে তা নিশ্চিত করার জন্য একটি পরিবর্তন লগের পরিবর্তনটিও লগ করতে পারেন।

বাস্তবায়ন

একটি পরিবর্তন বাস্তবায়ন প্রকল্পের পর্যায়ের উপর নির্ভর করে পরিবর্তিত হতে পারে, তবে সাধারণত টাইমলাইন এবং বিতরণযোগ্য আপডেট করা এবং প্রকল্প দলকে অবহিত করা জড়িত। আপনাকে প্রকল্পের সুযোগ মূল্যায়ন করতে হবে এবং যাচাই করতে হবে যে টাইমলাইন পরিবর্তন করা পরিকল্পিত উদ্দেশ্যগুলিতে বড় প্রভাব ফেলবে না।

বেড়া

আপনি অনুরোধটি নথিভুক্ত, বিতরণ এবং প্রয়োগ করার পরে, আপনি সমাপনী পর্যায়ে যেতে পারেন। এটি সুপারিশ করা হয় যে আপনার কাছে একটি আনুষ্ঠানিক সমাপ্তি পরিকল্পনা রয়েছে যাতে সমস্ত দলের সদস্য ভবিষ্যতে এই তথ্যটি অ্যাক্সেস করতে এবং উল্লেখ করতে পারে। কার্যকরভাবে আপনার প্রকল্পের পরিবর্তন পর্যালোচনা করে, খরচ নিয়ন্ত্রণ স্বাভাবিকভাবে আসা উচিত. একটি প্রকল্পের বাজেট এবং সাফল্যের সঠিকভাবে পূর্বাভাস দেওয়ার সাথে শুরু থেকে শেষ পর্যন্ত বিবেকপূর্ণ ব্যবস্থাপনা বজায় রাখা জড়িত। পথে অপ্রত্যাশিত ঘটনাগুলি অনিবার্য, তবে নির্দিষ্ট সিস্টেমের প্রতিষ্ঠা এই বিচ্যুতিগুলি থেকে রক্ষা করতে সহায়তা করে।

4. আপনার সময় পরিচালনা করুন

সময় ব্যবস্থাপনা ব্যয় নিয়ন্ত্রণের একটি অবিচ্ছেদ্য অংশ: যখন একটি প্রকল্পের মোট সময়কাল বৃদ্ধি পায়, তখন প্রকল্পের মোট ব্যয়ও বৃদ্ধি পায়। বরাদ্দকৃত বাজেট অতিক্রম না করার জন্য, আপনাকে অবশ্যই সর্বোপরি প্রকল্পের সময়সূচীকে সম্মান করতে হবে। উৎপাদনশীলতা বাড়াতে সময় ব্যবস্থাপনার কৌশল গ্রহণ করুন এবং দলের সদস্যদের সময়মতো এবং বাজেটের মধ্যে তাদের কাজ শেষ করতে সহায়তা করুন।

এখানে কিছু সময় ব্যবস্থাপনা টিপস আছে:

টাইমবক্সিং

টাইমবক্সিং হল একটি লক্ষ্য-ভিত্তিক সময় ব্যবস্থাপনার কৌশল যা একটি "এর মধ্যে কাজগুলি সম্পূর্ণ করতে জড়িত। সময়ের ব্লক ». উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি একটি ব্লগ পোস্ট লিখতে চান, আপনি এটির রূপরেখার জন্য একটি দুই-ঘন্টা ব্লক তৈরি করতে পারেন। তারপর, বিরতির পরে, আপনি প্রথম খসড়া তৈরি করতে তিন ঘন্টার অন্য ব্লকে ফিরে যেতে পারেন।

টাইম ব্লকিং

টাইম ব্লকিং টাইমবক্সিংয়ের অনুরূপ, তবে প্রতিটি পৃথক কাজের জন্য নির্দিষ্ট সময় নির্ধারণের পরিবর্তে, আপনি সম্পর্কিত কাজের জন্য আপনার ক্যালেন্ডারের নির্দিষ্ট সময়সীমা ব্লক করবেন।

পোমোডোরো পদ্ধতি

টাইমবক্সিং এবং টাইম ব্লকিংয়ের মতো, পোমোডোরো কৌশল আপনাকে অল্প সময়ের মধ্যে আপনার কাজগুলি সম্পূর্ণ করতে এবং কাজের সেশনগুলির মধ্যে বিরতি নিতে সহায়তা করে। উদাহরণস্বরূপ, 25 মিনিটের জন্য কাজ করুন, তারপর চারবার পাঁচ মিনিটের বিরতি নিন। তারপর, চতুর্থ কাজের সেশনের পরে, একটি দীর্ঘ বিরতি নিন 20 বা 30 মিনিটs.

টড গিলে ফেলুন

Sমার্ক টোয়েনের একটি বিখ্যাত উদ্ধৃতি অনুসারে: "আপনাকে যদি একটি টোড গিলে ফেলতে হয়, তবে আপনি সকালে প্রথমে এটি করা ভাল।" সময় ব্যবস্থাপনার কৌশল "ব্যাঙ খাও" এই শব্দগুলি দ্বারা অনুপ্রাণিত হয় এবং আপনাকে কম গুরুত্বপূর্ণ বা কম জরুরী বিষয়ে কাজ করার আগে গুরুত্বপূর্ণ বা জটিল কাজগুলির যত্ন নিতে উত্সাহিত করে।

প্যারেটো নীতি

তারপরও ফোন করে 80-20 নিয়ম এই নীতিটি একটি মৌলিক নিয়মের উপর ভিত্তি করে: আমরা 20% কাজ সম্পন্ন করার জন্য আমাদের সময়ের 80% ব্যয় করি। সুনির্দিষ্টভাবে, এই 80% কাজগুলিকে পর্যাপ্তভাবে দ্রুত প্রক্রিয়া করতে সক্ষম হওয়ার ফলে বাকি 20% এর যত্ন নেওয়ার জন্য আমাদের কাজের দিনে আমাদের আরও বেশি সময় দেয় যা আমাদের 80% সময় নেবে।

কাজ করা হচ্ছে (GTD)

দ্বারা উদ্ভাবিত ডেভিড অ্যালেন 2000 এর দশকের প্রথম দিকে, পদ্ধতি " থিংস সম্পন্ন হচ্ছে » বা ফরাসি ভাষায় "জিনিস সম্পন্ন করা", আগে থেকে লিখিতভাবে পরিকল্পিত কাজের একটি তালিকা তৈরি করার সুপারিশ করে। এই বিবেচনাগুলি থেকে মুক্ত হয়ে গেলে, কাজের ব্যবস্থাপনার সরঞ্জামগুলির উপর নির্ভর না করে, আপনি কী করবেন তা চিন্তা না করেই পদক্ষেপ নিতে সক্ষম হবেন।

খরচ নিয়ন্ত্রণের অংশ হিসাবে উত্পাদনশীলতার উপর ফোকাস করা বিপরীতমুখী মনে হতে পারে, তবে প্রকল্পের কার্যকারিতা নগদ প্রবাহের ভিত্তি। যদি আপনার দল উৎপাদনশীল না হয়, তাহলে আপনি প্রকল্পের সময়সীমা পূরণ করবেন না এবং সময়সীমা পূরণ করতে ব্যর্থ হলে অতিরিক্ত খরচ হতে পারে। যৌক্তিকভাবে, আপনার প্রকল্পের খরচ বেশি হলে, আপনার কোম্পানির নগদ প্রবাহ কমে যায়। 

5. ট্র্যাক অর্জিত মান

আপনার অর্জিত মূল্য ট্র্যাক করা আপনাকে একটি প্রকল্পের আর্থিক ফলাফলের পূর্বাভাস দিতে সাহায্য করতে পারে। এই খরচ নিয়ন্ত্রণ পদ্ধতি খরচ অ্যাকাউন্টিং জ্ঞান প্রয়োজন. এটি আপনাকে পরিবর্তনশীল খরচের সূত্রপাত সনাক্ত করতে সাহায্য করতে পারে এবং সেইজন্য ভবিষ্যতের প্রকল্পগুলিতে বৈচিত্র্য প্রতিরোধ করতে পারে।

অর্জিত মূল্য হল একটি প্রকল্পের মধ্যে প্রকৃতপক্ষে সম্পন্ন করা কাজের পরিমাণ। অর্জিত মূল্য ট্র্যাক করতে এবং আপনি সময়সূচীতে আছেন কিনা তা দেখতে, আপনাকে প্রকল্প বাজেট দ্বারা সম্পন্ন করা কাজের শতাংশ গুণ করতে হবে।

অর্জিত মান ট্র্যাক করার পদক্ষেপ

অর্জিত মান ট্র্যাক করতে, এই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন:

• পদক্ষেপ 1: শতাংশ হিসাবে প্রতিটি কাজ সমাপ্তির ডিগ্রী নির্ধারণ করুন।
• পদক্ষেপ 2: পরিকল্পিত মান সেট করুন (পরিকল্পিত মান বা PV) বা পরিকল্পিত কাজের বাজেট করা খরচ। এটি পরিকল্পিত কাজ সম্পন্ন করার জন্য অনুমোদিত বাজেট।
• পদক্ষেপ 3: অর্জিত মান নির্ধারণ করুন (Eসজ্জিত মান বা ইভি), অথবা সম্পাদিত কাজের বাজেট করা খরচ। এটি আসলে সম্পন্ন কাজের পরিমাণ।
• পদক্ষেপ 4: প্রকৃত খরচ নির্ধারণ করুন (প্রকৃত খরচ বা এসি), যা সম্পাদিত কাজের প্রকৃত খরচ প্রতিনিধিত্ব করে। এগুলি ইতিমধ্যে সম্পন্ন করা কাজের সাথে সম্পর্কিত ব্যয়।
• পদক্ষেপ 5: খরচের পার্থক্য গণনা করুন (কস্ট ভ্যারিয়েন্স বা সিভি) প্রকৃত খরচ থেকে অর্জিত মান বিয়োগ করে (CV = EV - AC)।
• পদক্ষেপ 6: ফলাফল কম্পাইল করুন।

প্রথম তিনটি ধাপের জন্য, আপনাকে আপনার প্রকল্পের খরচ সম্পর্কে তথ্য সংগ্রহ করতে হবে, যেখানে শেষ তিনটি ধাপে আপনাকে গণনা এবং বিশ্লেষণ করতে হবে। খরচের পার্থক্যগুলি আপনার প্রকল্পের খরচের অবস্থার প্রতিনিধিত্ব করে। আপনি যখন খরচ নিয়ন্ত্রণ করেন, তখন আপনার সিভি হল মেট্রিক যা নির্ধারণ করে যে আপনার প্রকল্প বাজেটের সাথে ট্র্যাকে আছে কিনা। ক নেতিবাচক সিভি মানে প্রকল্পের বাজেট বেশি।

আপনি খরচ নিয়ন্ত্রণ বা খরচ পরিচালনা করা উচিত?

ব্যয় নিয়ন্ত্রণের সাথে ব্যয় নিয়ন্ত্রণকে বিভ্রান্ত করা সাধারণ। এই দুটি স্বতন্ত্র পদ যা সঠিকভাবে সংজ্ঞায়িত এবং বোঝা প্রয়োজন। খরচ নিয়ন্ত্রণ হল খরচ ব্যবস্থাপনার বৃহত্তর ব্যবস্থার মধ্যে একটি উপ-প্রক্রিয়া।

যদিও খরচ নিয়ন্ত্রণের মধ্যে ব্যয় চিহ্নিত করা এবং লাভ বাড়ানোর জন্য সেগুলি হ্রাস করা জড়িত, খরচ ব্যবস্থাপনা একটি প্রকল্পের খরচ অনুমান, বাজেট এবং নিয়ন্ত্রণের সামগ্রিক প্রক্রিয়াকে প্রতিনিধিত্ব করে। আপনার কোম্পানী সম্ভবত খরচ ব্যবস্থাপনা জড়িত অনেক কর্মচারী আছে. আপনার দলের আকারের উপর নির্ভর করে, বিভিন্ন লোক সম্পদ পরিকল্পনা এবং বাজেটের উপর কাজ করতে পারে।

কার্যকর খরচ নিয়ন্ত্রণের জন্য, ব্যবসার বাজেটের প্রতিটি অংশে যথেষ্ট মনোযোগ দিতে এবং এটি পুঙ্খানুপুঙ্খভাবে বিশ্লেষণ করার জন্য দলগুলিকে ব্যবসার বিভিন্ন স্তরে ব্যয় নিরীক্ষণ করতে হবে।

আপনার প্রকল্পের খরচ ট্র্যাক এবং কমাতে খরচ নিয়ন্ত্রণ ব্যবহার করুন

প্রকল্পের খরচ কমাতে খরচের ডেটা ট্র্যাক করা একটি ক্লান্তিকর প্রক্রিয়া, কিন্তু খরচ ব্যবস্থাপনা সরাসরি লাভজনকতাকে প্রভাবিত করে। কার্যকরভাবে খরচ পরিচালনা করতে, আপনার নখদর্পণে সমস্ত তথ্য পেতে একটি কাস্টমাইজযোগ্য ড্যাশবোর্ড তৈরি করুন৷ এই স্বয়ংক্রিয়তা আপনাকে প্রকল্প পরিচালনা এবং খরচ নিয়ন্ত্রণ, সব এক জায়গায় জাগল করার অনুমতি দেবে।

আমাদের একটি মন্তব্য করুন. কিন্তু আপনি যাওয়ার আগে, এখানে আছে একটি রোবট যা আপনাকে EUR/USD ট্রেডিংয়ের মাধ্যমে খুব সহজে আয় করতে দেয়.