Kontrolišite troškove projekta za veću profitabilnost

Kontrola troškova igra vitalnu ulogu u svakoj finansijskoj strategiji. Kako održavate budžet kada vodite računa o projektnim finansijama? Baš kao i kod izrade ličnog budžeta, na raspolaganju vam je nekoliko opcija: klasifikujte troškove, odredite najskuplje stavke i pronađite rešenja za ograničavanje troškova u svakoj oblasti. Nakon završetka svih ovih radnji, moći ćete kontrolirati budžet, za analizu vaše profitabilnosti i povećati profit.

Osnovni principi kontrole troškova isti su za sve budžete, bilo korporativne ili lične. u ovom članku, Finance de Demain Consulting Objašnjava koncept kontrole troškova i kako se ona uklapa u veći sistem upravljanja troškovima.

Šta je kontrola troškova?

Kontrola troškova je princip identifikovanja i smanjenja troškova u cilju povećanja profita kompanije. Može se provoditi na nivou projekta ili na nivou cijele kompanije.

U ovom slučaju ćemo se fokusirati na primjenu procesa kontrole troškova u okviru projekta ili grupe projekata.

Kao menadžeru projekta, kontrola troškova će vam poslužiti da nadgledate svoj plan upravljanja resursima i reagujete na prekoračenje budžeta.

Ako prekoračite budžet za svoj projekat, alat za izvještavanje također može biti od koristi. Pretpostavimo da je slobodnom dizajneru kojeg ste unajmili za novi projekat trebalo mnogo duže od očekivanog da uredi slike.

Nakon što identifikujete ovaj dodatni trošak, možete odlučiti da unajmite internog dizajnera za vaš sljedeći projekat kako biste smanjili troškove i postigli efikasnost.

Kako kontrola troškova može napraviti razliku?

Da li vaš tim ne ispunjava obim projekta ili budžet? Ovdje kontrola troškova postaje važna. Čak i ako imate budžet, kontrola troškova može vam pomoći da ih dodatno smanjite i usput povećate prihod.

Ovaj proces pruža uvid u ukupnu potrošnju kompanije: ističe najskuplje oblasti i dalje identifikuje potrošnju u svakoj od ovih oblasti.

Kao prvi korak, kontrola troškova može se primijeniti na projekat s ciljem smanjenja troškova na ovoj skali i time potencijalnog povećanja profita kompanije.

Koje su tehnike kontrole troškova?

U početku se kontrola troškova može pojaviti na višim nivoima poslovanja, ali se često dešava na nivou projekta. Na ovom nivou možete procijeniti stvarne troškove po projektu i učinkovito upravljati njima.

Evo pet koraka koje treba slijediti kako biste bolje kontrolirali troškove projekta:

1. Planirajte svoj budžet

Prvo, morate planirati svoj budžet kako biste dobili detaljnu procjenu troškova i efikasno alocirali resurse. Izrada detaljnog plana projekta će smanjiti varijacije u troškovima, koje su razlika između vašeg prvobitnog budžeta i stvarnih troškova.

Uključite u svoj budžetski plan:

• Broj članova tima potrebnih za projekat
• Procjena vremena potrebnog za završetak projekta
• Materijali potrebni za projekat

Prilikom izračunavanja vremena i materijala potrebnih za projekat, zadržite malo vremena u svom budžetu. Neočekivano nije neuobičajeno i možda ćete morati produžiti vremenski okvir projekta ili zatražiti dodatne resurse.

2. Pratite sve troškove

Drugi korak u kontroli troškova projekta je praćenje napretka troškova projekta. Moći ćete lakše poduzeti korektivne mjere ako primijetite odstupanja u troškovima u realnom vremenu.

Na kraju projekta biće kasno, novac će biti potrošen. U ovom trenutku, sve što trebate učiniti je naučiti iz toga kako biste spriječili da se ova situacija ponovi u budućnosti.

Da biste efikasno pratili svoje troškove tokom projekta, postavite prekretnice projekta. Na svakoj prekretnici možete analizirati svoje troškove i osigurati da se poštuje obim projekta. A ako ikada primijetite prekoračenja troškova na određenoj prekretnici, kasnije u projektu možete pronaći rješenje da ih smanjite.

3. Koristite sisteme kontrole promjena

Bitno je postaviti jasne ciljeve tokom faze planiranja projekta. Da biste osigurali postizanje ovih ciljeva, možda će biti potreban proces kontrole promjena.

Kontrola promjena je skup koraka koji upravljaju svim promjenama koje su stejkholderi napravili tokom projekta. Omogućava vam da spriječite pomjeranje ciljeva tako što će vas pripremiti za promjene čim se pojave, a time i prilagoditi projekt u skladu s tim.

4. Faze procesa kontrole

prajming

Proces kontrole promjena počinje kada dioničar zatraži promjenu projekta. Zahtjev može varirati: to može biti produženje rokova ili novi rezultati projekta.

Evaluacija

Menadžer projekta ili šef odjela skenira zahtjev za osnovnim informacijama, kao što su potrebni resursi, uticaj zahtjeva i primaoci zahtjeva. Nakon početne procjene, zahtjev za promjenom prelazi u fazu analize.

Analiza

Tokom faze analize, relevantni menadžer projekta odobrava ili odbija zahtjev. U nekim slučajevima može se uspostaviti odbor za kontrolu promjena kako bi kontrolirao odobravanje promjena. Menadžer projekta odobrava ili odbija zahtjev i obavještava tim.

Ovisno o veličini projekta, menadžer projekta može također zabilježiti promjenu u dnevnik promjena kako bi osigurao da svi dionici projekta dobiju informacije.

Implementacija

Implementacija promjene može varirati ovisno o fazi projekta, ali općenito uključuje ažuriranje vremenskog okvira i rezultata, kao i obavještavanje projektnog tima.

Morate procijeniti obim projekta i provjeriti da promjena vremenskog okvira neće imati veliki utjecaj na planirane ciljeve.

Ograda

Nakon dokumentovanja, širenja i implementacije zahtjeva, možete prijeći na završnu fazu. Preporučljivo je da imate formalni plan zatvaranja kako bi svi članovi tima mogli pristupiti ovim informacijama i upućivati ​​se na njih u budućnosti.

Efikasnim pregledom promjena na vašim projektima, kontrola troškova bi trebala doći prirodno.

Precizno predviđanje budžeta i uspjeha projekta uključuje održavanje savjesnog upravljanja od početka do kraja. Nepredviđeni događaji na tom putu su neizbježni, ali uspostavljanje određenih sistema pomaže u zaštiti od ovih odstupanja.

4. Upravljajte svojim vremenom

Upravljanje vremenom je sastavni dio kontrole troškova: kada se ukupno trajanje projekta poveća, ukupni troškovi projekta također se povećavaju. Kako ne biste prekoračili dodijeljeni budžet, prije svega morate poštovati raspored projekta.

Usvojite strategije upravljanja vremenom kako biste povećali produktivnost i pomogli članovima tima da završe posao na vrijeme u okviru budžeta.

Evo nekoliko savjeta za upravljanje vremenom:

Timeboxing

Timeboxing je ciljno orijentirana strategija upravljanja vremenom koja uključuje dovršavanje zadataka unutar " blok vremena ".

Na primjer, ako trebate da napišete post na blogu, možete kreirati dvosatni blok da ga ocrtate. Zatim, nakon pauze, možete se vratiti u drugi blok od tri sata da napravite prvu verziju.

Blokiranje vremena

Blokiranje vremena je slično vremenskom boksu, ali umjesto postavljanja određene količine vremena za svaki pojedinačni zadatak, blokirat ćete određene periode vašeg kalendara za povezane poslove.

Pomodoro metoda

Kao i vremenski okvir i vremensko blokiranje, Pomodoro tehnika vam pomaže da završite svoje zadatke u kratkom vremenu i pravite pauze između radnih sesija.

Na primjer, radite 25 minuta, a zatim napravite pauzu od pet minuta četiri puta. Zatim, nakon četvrte radne sesije, napravite dužu pauzu 20 ili 30 minutas.

progutati žabu

SPrema poznatom citatu Marka Tvena: "Ako morate da progutate žabu, bolje je da to uradite ujutro." Strategija upravljanja vremenom „pojedi žabu“ inspirisano je ovim riječima i potiče vas da se prvo pobrinete za važne ili složene zadatke prije nego radite na manje važnim ili manje hitnim.

Pareto princip

Još se zove 80-20 pravilo Ovaj princip se zasniva na osnovnom pravilu: 20% svog vremena posvećujemo obavljanju 80% posla. Konkretno, mogućnost da ovih 80% zadataka obradimo dovoljno brzo ostavlja nam više vremena tokom radnog dana da se pobrinemo za preostalih 20% za koje će nam trebati 80% vremena.

Obavljanje stvari (GTD)

Izmislio David Allen početkom 2000-ih, metoda “ Obavljanje posla » ili „Obavljanje stvari“ na francuskom, preporučuje da se prethodno pismeno sačini spisak planiranih zadataka. Jednom kada se oslobodite ovih razmatranja, umjesto da se oslanjate na alate za upravljanje poslom, moći ćete da preduzmete akciju bez potrebe da shvatite šta da radite.

Možda se čini kontraintuitivnim fokusirati se na produktivnost kao dio kontrole troškova, ali performanse projekta su kamen temeljac novčanog toka.

Ako vaš tim nije produktivan, nećete ispuniti rokove projekta, a nepoštovanje rokova stvara dodatne troškove. Logično, ako vaš projekat košta više, novčani tok vaše kompanije se smanjuje. 

5. Pratite zarađenu vrijednost

Praćenje vaše zarađene vrijednosti može vam pomoći da predvidite finansijski ishod projekta. Ova metoda kontrole troškova zahtijeva poznavanje računovodstva troškova. Može vam pomoći da otkrijete početak varijabilnih troškova i stoga spriječite varijacije u budućim projektima.

Zarađena vrijednost je količina stvarno završenih zadataka u okviru projekta. Da biste pratili zarađenu vrijednost i vidjeli da li idete po planu, trebate pomnožiti postotak izvršenih zadataka s budžetom projekta.

Koraci za praćenje zarađene vrijednosti

Da biste pratili zarađenu vrijednost, slijedite ove korake:

Korak 1: odrediti stepen izvršenja svakog zadatka kao procenat.

Korak 2: postavite planiranu vrijednost (Planirana vrijednost ili PV) ili budžetirani trošak planiranog rada. Ovo je budžet koji je ovlašten za realizaciju planiranog posla.

Korak 3: odrediti zarađenu vrijednost (Earned Value ili EV), ili budžetirani trošak obavljenog posla. Ovo je količina stvarno obavljenog posla.

Korak 4: utvrditi stvarni trošak (Stvarni trošak ili AC), koji predstavlja stvarni trošak obavljenog posla. To su troškovi koji se odnose na već obavljene radove.

Korak 5: izračunati varijacije troškova (Varijanca troškova ili CV) oduzimanjem zarađene vrijednosti od stvarnog troška (CV = EV – AC).

Korak 6: sastaviti rezultate.

Za prva tri koraka morate prikupiti informacije o troškovima za vaš projekat, dok za posljednja tri morate izvršiti kalkulacije i analizu. Odstupanja u troškovima predstavljaju status troškova vašeg projekta.

Kada kontrolišete troškove, vaš CV je metrika koja određuje da li je vaš projekat u skladu sa budžetom. A Negativan CV znači da je projekat premašio budžet.

Trebate li kontrolirati troškove ili upravljati troškovima?

Uobičajeno je brkati kontrolu troškova sa upravljanjem troškovima. Ovo su dva različita pojma koja treba pravilno definirati i razumjeti. Kontrola troškova je podproces unutar šireg sistema upravljanja troškovima.

Dok se kontrola troškova odnosi na identifikaciju troškova i njihovo smanjenje radi povećanja profita, upravljanje troškovima je cjelokupni proces procjene, budžetiranja i kontrole troškova projekta.

Vaša kompanija vjerovatno ima mnogo zaposlenih uključenih u upravljanje troškovima. Ovisno o veličini vašeg tima, različiti ljudi mogu raditi na planiranju resursa i budžetiranju.

Za efektivnu kontrolu troškova, timovi treba da prate potrošnju na različitim nivoima poslovanja kako bi posvetili dovoljno pažnje svakom dijelu poslovnog budžeta i temeljito ga analizirali.

Koristite kontrolu troškova za praćenje i smanjenje troškova projekta

Praćenje podataka o troškovima kako bi se smanjila potrošnja projekta je dosadan proces, ali upravljanje troškovima ima direktan uticaj na profitabilnost.

Da biste efikasno upravljali troškovima, kreirajte prilagodljivu kontrolnu tablu kako biste imali sve informacije na dohvat ruke. Ova automatizacija će vam omogućiti da žonglirate između upravljanja projektom i kontrole troškova, sve na jednom mjestu.

Ostavite nam komentar. Ali prije nego odete, evo robot koji vam omogućava da vrlo lako zaradite trgovanjem EUR/USD.