Uloga virtuelnog asistenta u kompaniji

Ako ste poput većine blogera, jeste li oduvijek mislili da morate sami? Je li ovo vaš slučaj? I da, većina poduzetnika započne samostalno ili unajmi virtuelnog asistenta.

U ovom članku ću vam pokazati zašto je virtualni asistent važan za vaše poslovanje. Ali prvo, evo kursa obuke koji će omogućava uspjeh u poduzetništvu.

Šta je virtuelni asistent?

Virtuelni asistent (VA) je neko ko pruža usluge podrške drugim preduzećima sa udaljene lokacije.

Termin je nastao 1990-ih iz mogućnosti virtualnog rada zahvaljujući tehnološkim poboljšanjima. Virtuelni asistent je neko ko je unajmljen da obavlja dosadne svakodnevne poslove vašeg poslovanja.

Može biti u drugom gradu, državi ili državi. To također mogu biti ljudi koji dolaze u vašu kancelariju ili se sastaju u coworking prostoru jednom sedmično. Zaista zavisi od tebe.

Najvažnije je da se bez problema pobrinu za izvršavanje zadataka potrebnih njihovom klijentu, bilo zato što to mrze ili zato što im oduzima previše vremena.

Virtualni asistenti su posebno traženi među poduzetnicima i online preduzećima. Ovim kompanijama je potrebna pomoć, ali ne žele fizički zaposliti osoblje. da ti služim, Finance de Demain radi sa u prosjeku dva virtuelna asistenta.

Šta radi virtuelni asistent

U teoriji, virtuelni asistent može učiniti sve što i bilo koje drugo osoblje za podršku. Međutim, zadaci virtuelne podrške nisu ograničeni na kancelarijski rad. Mnogi virtuelni asistenti pružaju marketinške usluge, web dizajn i drugo.

Neki virtuelni asistenti su specijalizovani za određeni skup veština. Na primjer, marketinški virtuelni asistent radi samo marketinške poslove. Drugi virtualni asistenti obavljaju različite zadatke, ali u specifičnoj industriji. Na primjer, virtuelni asistent za kompanije za nekretnine.

Većina virtuelnih asistenata ima svoje poslovanje sa virtuelnim asistentima kod kuće. To im omogućava da zarađuju više i imaju bolju kontrolu nad zadacima koje obavljaju. Međutim, mnoga mala poduzeća unajmljuju virtualne asistente kao dio posla ili ugovora.

Konačno, mnogi VA-ovi koriste slobodne ili coworking stranice kako bi pronašli brze, vremenski ograničene projekte.

Kako virtuelni asistent može koristiti vašem poslovanju?

Budući da delegiranje zadataka koji troše vaše vrijeme i energiju, koje ne volite raditi i koji vas drže u ciklusu prelaska s jednog zamornog zadatka na drugi, VA će vam omogućiti da povratite kontrolu nad svojim poslovima.

Povećanje vašeg tima znači da možete obavljati suštinski posao, fokusirati se na strategiju i širu sliku. Možete početi sanjati i planirati u većem obimu.

Kako znati kada ste spremni da unajmite virtuelnog asistenta?

Kada ćete biti spremni za zapošljavanje je različito za svakoga, što odluku čini toliko teškom. Preporučujemo da unajmite VA prije nego što mislite da ste spremni.

Razlog za to je taj što većina ljudi (uključujući i mene!) čekaju da već dođemo do tačke „ludila“ da počnemo delegirati i tražiti pomoć oko posla. Dakle, ako ste spremni za razvoj svog poslovanja i mislite da ste spremni, toplo preporučujem da počnete tražiti svog virtualnog asistenta.

Obojici će biti mnogo lakše ako nekoga dovedete u tim kada su stvari malo mirnije, tako da stvari teku glatko kada dođe do najveće gužve.

Evo nekoliko pitanja na koja treba odgovoriti prije donošenja konačne odluke o zapošljavanju:

• Da li ste spremni da razvijate svoje poslovanje brže nego do sada?
• Možete li sebi priuštiti da plaćate nekome svaki mjesec?
• Imate li definirane zadatke za početak delegiranja?

Ako ste na sva ova pitanja odgovorili potvrdno, onda ste spremni da započnete proces zapošljavanja VA.

Kako unajmiti VA?

Dok je virtuelna pomoć odlična ideja za kućni biznis, dobijanje virtuelne pomoći je ključno za vlasnike kućnih poslova kako bi maksimizirali svoj prihod i olakšali rast. Kao vlasniku kućnog biznisa, dolazi vrijeme kada je nemoguće učiniti sve, barem dovoljno dobro da bude djelotvoran i efikasan.

Angažiranje virtuelnog asistenta će vam osloboditi vrijeme kako biste se mogli fokusirati na svoj posao, na zadatke koji vam donose najbolje poslovne rezultate. Štaviše, mnogi virtuelni asistenti su bolji od vas u nekim zadacima.

Dugoročno gledano, uvijek je brže i jeftinije unajmiti poslove za koje niste kvalifikovani.

Prvi korak zapošljavanja virtuelnog asistenta je da napravite listu zadataka koje želite da izvršite. Napravite sveobuhvatnu listu, dajući prioritet aktivnostima koje želite prvo delegirati. Na primjer, Upravljanje e-poštom je dugotrajno i zamorno, stavite ga na vrh svoje liste.

Ili vam možda problemi s tehnologijom oduzimaju previše vremena, možete eksternalizirati upravljanje vašom web lokacijom. Ili održavajte račune vaše kompanije ažurnim.

Sledeći korak smišlja koga da zaposli. Postoji mnogo načina da unajmite virtuelnog asistenta. Možete koristiti VA uslugu koja ih zapošljava i obučava, a onda vam oni dodijele osobu na osnovu usluga koje su vam potrebne.

Posljednja opcija je da zaposlite nekoga u vašoj mreži koji ima reference. Iako možete objaviti oglas u potrazi za virtuelnim asistentom, pronalaženje onog koji već ima pouzdane vjerodajnice uštedjet će vam vrijeme i glavobolje.

Lista usluga koje virtuelni asistenti mogu ponuditi

kreativno pisanje

• Pišite blog postove
• Pišite e-knjige, knjige, biltene, tokove e-pošte, itd.
• Pišite ili uređujte audio ili video transkripte.
• Pišite objave na društvenim mrežama za Facebook, Twitter ili Instagram.
• Uređivanje i revizija blog postova, knjiga, web stranica, biltena, recepata itd.
• Pripremite e-poštu za vaš email marketing
• Izrada opisa proizvoda za online trgovine (prodavnica / menadžer proizvoda)
• Kompilacija / uređivanje svjedočanstava.
• Itd ...

Administrator / menadžment

• Služba za korisnike putem e-pošte, chata ili telefona.
• Pratite i odgovarajte na e-poštu.
• Organizujte poštanske sandučiće
• Upravljajte komentarima na blogu.
• Podrška za webinar uživo
• Upravljanje kalendarom
• Kreirajte PowerPoint prezentacije
• Upravljanje zalihama i zalihama
• Dogovorite intervjue
• Odgovorite na telefonske pozive
• Ponovna upotreba sadržaja (Primjer: pretvaranje videa u pisani blog post ili objave na blogu u objavu na društvenim mrežama)
• Napišite zapisnike videokonferencijskih sastanaka
• Upravljajte uredničkim kalendarima blogova
• Zadaci uključivanja klijenata kao što su odgovaranje na e-poštu i podnošenje faktura i ugovora
• Praćenje potencijalnih kupaca / trenutnih kupaca
• Predstavljanje gostiju
• Napravite aranžmane za putovanja
• Priprema formulara
• Kreiranje nastavka
• Zapošljavanje i obuka novih članova tima
• prijevod
• Brainstorm za blog postove, proizvode itd.

NB Administrativni poslovi su među najtraženijim uslugama. Pomaganje vlasnicima preduzeća u ovim svakodnevnim zadacima oslobađa im vrijeme da zarade više novca. Veoma dragoceno!

Grafički dizajn

• Kreiranje grafike za blog postove
• Uređivanje fotografija
• Izrada slajdova za webinare ili radionice.
• Dizajn vizitkarti, letaka, logotipa, menija, natpisa itd.
• Pretraživanje slika za blog postove, knjige, društvene mreže itd.
• Izrada vodiča za stil brenda.
• Dizajn e-knjiga ili PDF datoteka za pretplatu na bilten

NB Canva ima mnoštvo šablona i jednostavan je za upotrebu ako želite da kreirate grafiku.

Društveni mediji

• Zakazivanje ažuriranja na društvenim mrežama.
• Kreiranje i upravljanje Pinterest nalogom
• Kreirajte i upravljajte promoviranim pinovima
• Upravljajte Facebook grupama
• Kreiranje i upravljanje LinkedIn grupama
• Kreirajte ankete na društvenim mrežama
• Prilagodite rasporede objavljivanja.
• Kreiranje i upravljanje objavama na Instagramu.
• Odgovarajte na poruke društvenih mreža.

Knjigovodstvo računa

• Upravljanje isplatama i fakturisanjem.
• Obrada narudžbi i povrata.
• Upravljanje naplatom
• Upravljanje platnim spiskom
• Naplata i fakture.

Kako koristiti ovu listu usluga virtuelnog asistenta?

Kao što vidite, postoji mnogo usluga koje možete ponuditi kao virtuelni asistent.

U zavisnosti od vrste usluge za koju ste zainteresovani, možete kombinovati paket povezanih usluga i prodavati kao paket usluga: naplaćuje se po projektu ili kao stalna mjesečna usluga.

Ako pronađete nešto što vas zanima, istražite više. Ako ste nakon istraživanja i dalje zainteresirani, saznajte kako možete steći potrebne vještine ako ih već nemate.

Možete učiti iz YouTube videozapisa, knjiga na Amazonu ili kurseva koje pronađete na mreži.

I zapamtite, samo zato što počinjete sa uslugom kao što je VA ne znači da ćete ostati u ponudi te usluge do kraja života. Možete slobodno nadograditi ili dodati dodatne usluge.

Vještine potrebne da biste bili virtuelni asistent

Mnoge od vještina koje su potrebne za virtualnog asistenta su iste kao i one potrebne za administrativnog asistenta ili sekretara. Na primjer, morate imati vrhunske organizacione sposobnosti. Morate imati i ugodno telefonsko ponašanje i vještine korištenja novih tehnologija.

Kao VA, takođe će vam trebati specifične vještine za samozapošljavanje. Na primjer, trebali biste moći obavljati više zadataka, posebno ako žonglirate s više klijenata.

Morate biti u mogućnosti da se koncentrišete na posao, u svom kućnom okruženju. Potrebna vam je i odgovarajuća oprema u vašoj kućnoj kancelariji.

Neki poslovi virtualnog asistenta zahtijevaju dodatne vještine, uključujući web dizajn, planiranje događaja, računovodstvo i još mnogo toga.

Možete tražiti poslove virtualne pomoći koji zahtijevaju vaše posebne vještine. Pored specifičnih vještina, poslodavci često traže kandidate sa obukom i/ili kancelarijskim iskustvom u nekom administrativnom svojstvu.

Osnovni kvaliteti virtuelnog asistenta

Pouzdanost

Ovo je jedan od najvažnijih jer se, nažalost, čini najčešćim. Mnogi klijenti su mi rekli da su bili razočarani VA-ovima koji nisu prijavili svoj napredak, ili jednostavno nisu ispunili.

Ovo je potpuno neoprostivo i ne samo da daje lošu reputaciju industriji virtuelne pomoći, već i sljedeći pozvani virtualni asistent mora snositi klijentove sumnje i sumnje u efikasnost korištenja ovih vrsta usluga. .

Profesionalizam je najvažniji u ovoj industriji, pa ako vas klijent nazove, trebali biste ga nazvati. Ako primite email, morate odgovoriti! To ne mora biti odmah, ali barem mora biti sljedećeg dana.

Dobre komunikacijske vještine

Od prve tačke morate informisati klijenta o napretku vašeg posla, pa ustanovite kako i kada da ih ažurirate kada postane klijent, a prije početka svakog novog zadatka.

Ako vas kupac mora stalno juriti radi ažuriranja, onda ne radite svoj posao kako treba.

Vremenski menadžment

Istraživanja očigledno govore da biste se trebali fokusirati samo na jednu stvar, a to je neefikasno za multitasking. Naravno, morate se fokusirati na zadatak koji imate, ali ćete takođe raditi sa više klijenata; koji misle da su vaš jedini i najvažniji kupac.

Verovatno imate mnogo toga da uradite u toku dana, pa planirajte unapred. Rasporedite zadatke kada ste najefikasniji. Koristite Google kalendar i označite lične stvari jednom bojom, a radne predmete drugom.

Ako znate da najbolje pišete ujutro, pokušajte zakazati sastanke za kasno poslijepodne. Također možete staviti sve svoje radne zadatke u svoj kalendar (uključujući vrijeme planiranja) kako biste realno znali imate li vremena da sve obavite.

Resurs

Često ćete primati e-poruke u kojima vam postavljaju tehnička pitanja, koja bi lako mogli pronaći koristeći Google, ili pitati koliko koštaju vaše usluge, kada se nisu ni potrudili posjetiti vašu web stranicu i/ili vaše društvene mreže.

Od vas će se tražiti da uradite mnogo stvari koje nikada ranije niste radili, a vi samo morate da smislite kako da to uradite. Od VA se očekuje da pruže rješenja i rješavaju probleme kupaca.

Ako nemate sposobnost da riješite problem i smislite kako nešto učiniti, onda nećete biti dobar VA.

Virtuelni asistent nije Yoda, pa je nerealno pretpostaviti da će on sve to moći. Ali morate znati kako istraživati ​​da biste sami pronašli informacije. Sve dok ste iskreni prema klijentu u vezi sa stepenom svojih vještina, bit ćete u redu.

Klijenti takođe ne očekuju da znate sve. Recite im da nikada ranije niste radili ovaj posao; ali rado ćete saznati kako i vratiti se na to.

Trebali biste nastaviti trenirati, gdje možete gledati YouTube video zapise, trgovati vještinama sa drugim VA-ovima, postavljati pitanja na VA forumima i općenito učestvovati.

Pokušajte biti u toku s onim što se kreće i mijenja, kako u vašoj industriji tako iu svijetu tehnologije. Odlučite o stvarima o kojima želite znati više, a zatim istražite.

Upravljanje očekivanjima i izgradnja povjerenja

Ne samo da morate znati šta radite, već morate biti sigurni da klijent zna šta radi. Često klijent nikada nije radio sa virtuelnim asistentom, pa ako ne zna šta može i kako sve funkcioniše, ozbiljno će sumnjati u vašu sposobnost da mu pomognete.

Novi klijent će vas vjerovatno potražiti da ga vodite kroz proces, tako da morate znati i objasniti kako radite. Ovo uglavnom dolazi s iskustvom, ali vježbajte svoju novu listu pitanja ili igru ​​uloga; pa čak i volonterski rad za izvođača kojeg poznajete, tako da možete dobiti svjedočanstvo i pokušati, ako vas to brine.

Radi sam

Čini se da je prilično uobičajeno da se slobodnjaci osjećaju usamljeno, što me iznenađuje jer sam potpuno sretan što radim sam i nikad nisam mislio da će nekima nedostajati da su drugi u blizini.

Naravno, ponekad koristim co-working prostore, a drugi put radim u kafićima, ali biti sam cijele sedmice je nešto što treba imati na umu.

Ako imate iskustva sa virtuelnom pomoći, ne zaboravite da mi ostavite komentar. Međutim, ne mogu vas ostaviti bez predstavljanja ove vrhunske obuke o ličnim finansijama.