Faze projektnog plana koje osiguravaju uspjeh projekta

Projektni plan je kulminacija pažljivog planiranja od strane menadžera projekta. To je glavni dokument koji usmjerava napredak projekta. Ovo je vodič za projekt menadžera.

Iako se projektni planovi razlikuju od kompanije do kompanije, postoji deset koraka koji apsolutno moraju biti u planu projekta kako bi se izbjegla zabuna i prisilna improvizacija tokom faze izvođenja projekta.

U ovom članku, Donosim vam svoj savjet koji će vam pomoći da dobro napišete svoj projektni plan. Ako želite uspješno izvršiti svoj projekt, vaš projektni plan mora apsolutno uključivati ​​sljedeće elemente:

1. Ciljevi projekta

Ciljevi projekta su definisani u povelji projekta. Međutim, oni bi također trebali biti uključeni u plan projekta kako bi se dalje objasnili ciljevi projekta. Kako god da menadžer projekta odluči da ugradi ciljeve u plan projekta, važno je održati jasnu vezu između povelju projekta – prvi ključni dokument projekta – i drugi ključni dokument projekta, njegov projektni plan.

2. Obim projekta

Kao i projektni ciljevi, obim je definisan u povelji i mora se dalje precizirati u planu projekta od strane menadžera projekta. Definiranjem obima, voditelj projekta može početi pokazivati ​​kako će to izgledati cilj projekta.

Ako opseg nije definiran, može se proširiti kroz cijeli projekt. To dovodi do prekoračenja troškova i propuštanja rokova.

Članak za čitanje: Kako voditi uspješan posao?

Na primjer, ako vodite marketinški tim da kreirate brošuru za liniju proizvoda kompanije, trebali biste navesti broj stranica i navesti primjere kako će gotov proizvod izgledati.

Za neke članove tima brošura može značiti dvije stranice, dok drugi mogu smatrati deset stranica adekvatnim. Definiranjem opsega cijeli tim može biti na istoj stranici od samog početka.

3. Prekretnice i glavni rezultati

Glavna postignuća projekta nazivaju se prekretnice, a glavni proizvodi rada se nazivaju glavni rezultati. Oboje predstavljaju glavne komponente rada na projektu. Plan projekta treba da identifikuje ove elemente, definiše ih i odredi rokove za njihov završetak.

Ako organizacija poduzima projekt za razvoj novog softvera, glavni rezultati mogu biti konačna lista poslovnih zahtjeva i način na koji ih implementirati.

Tada bi projekat mogao imati prekretnice za završetak dizajna, testiranje sistema, testiranje prihvatanja korisnika i datum implementacije softvera. Ove prekretnice su povezane s radnim proizvodima, ali se više odnose na procese nego na same proizvode.

Članak za čitanje: Mjesto digitalnog marketinga u poslovanju

Prekretnice i ključna vremena isporuke ne moraju biti tačni datumi, ali što su konkretniji, to bolje. Tačni datumi pomažu projekt menadžerima da preciznije razlože radne strukture.

U ovoj fazi plana kreirat ćete prekretnice tako da možete uzeti velike rezultate ili rezultate visokog nivoa i rastaviti ih na manje rezultate, koji se mogu opisati u sljedećoj fazi.

4. Struktura raščlambe posla

Struktura raščlambe posla razbija prekretnice i glavne rezultate projekta na manje komade tako da se jednoj osobi može dodijeliti odgovornost za svaki aspekt.

Prilikom razvoja ove strukture, menadžer projekta uzima u obzir mnoge faktore kao što su snage i slabosti članova projektnog tima, međuovisnosti između zadataka, raspoloživih resursa i ukupnog roka projekta.

Projektni menadžeri su u konačnici odgovorni za uspjeh projekta, ali ne mogu sami raditi posao. Struktura raščlanjivanja je alat koji menadžer projekta koristi da osigura odgovornost za projekat.

Članak za čitanje: Evo 14 savjeta za brzo bogaćenje

Ovaj alat također govori dionicima projekta ko je za šta odgovoran. Ako je projektni menadžer zabrinut zbog nekog zadatka, on tačno zna s kim da se sastane u vezi sa ovim problemom.

5. Investicioni budžet

Budžet projekta pokazuje koliko je novca izdvojeno za završetak projekta. Menadžer projekta je odgovoran za odgovarajuću alokaciju ovih resursa.

Za projekat koji ima dobavljače, menadžer projekta osigurava da se rezultati završe u skladu sa uslovima ugovora, obraćajući posebnu pažnju na kvalitet. Neki projektni budžeti su povezani sa planom ljudskih resursa.

Važno je utvrditi trošak svakog koraka gledajući potrebno vrijeme i cijenu rada potrebnog za završetak zadataka. Cijena projekta je vezana za trajanje projekta, što se svodi na obim projekta. Obim, prekretnice, zadaci i budžet trebaju biti usklađeni i realistični.

6. Plan ljudskih resursa

Plan ljudskih resursa pokazuje kako će projekt biti popunjen. Definira ko će biti dio projektnog tima i koliko dugo se svaka osoba mora posvetiti.

Prilikom izrade ovog plana, menadžer projekta pregovara sa članovima tima i njihovim supervizorima koliko vremena svaki član tima može posvetiti projektu. Ako je potrebno dodatno osoblje za konsultacije o projektu, ali su dio projektnog tima, to je također dokumentirano u kadrovskom planu. Ponovo se konsultuju odgovarajući nadzornici.

7. Plan upravljanja rizikom

Mnoge stvari mogu poći po zlu prilikom pokretanja projekta. Iako je teško predvidjeti svaku moguću katastrofu ili manji incident, mogu se predvidjeti mnoge zamke. U planu upravljanja rizicima, menadžer projekta identifikuje sve rizike projekta. Takođe određuje vjerovatnoću da će se ovi scenariji dogoditi i strategije za njihovo ublažavanje.

U formulisanju ovog plana, menadžer projekta može tražiti doprinos od sponzora projekta ili njegovog projektnog tima.

Strategije ublažavanja se postavljaju za rizike koji će se vjerovatno pojaviti ili koji imaju visoke troškove povezane s njima. Rizici za koje je malo vjerovatno da će se pojaviti i oni koji imaju niske troškove su navedeni u planu, čak i ako nemaju strategije ublažavanja.

8. Komunikacijski plan

Komunikacijski plan opisuje kako će se projekt prenijeti različitoj publici. Slično strukturi raščlambe posla, komunikacijski plan dodjeljuje odgovornost za završetak svake komponente članu projektnog tima.

U ovom koraku važno je opisati kako će se problemi komunicirati i rješavati unutar tima. Učestalost komunikacije sa timom i zainteresovanim stranama takođe treba da bude specificirana. Svaka poruka ima ciljnu publiku. Pomaže projekt menadžerima da osiguraju da prave informacije dođu do pravih ljudi u pravo vrijeme.

Članak za čitanje: 1 finansijskih savjeta za mladence

9. Plan upravljanja zainteresovanim stranama

Plan upravljanja stejkholderima identifikuje kako će se zainteresovane strane koristiti u projektu. Ponekad zainteresovane strane samo treba da dobiju informacije. Ovo se može uzeti u obzir u komunikacijskom planu.

10. Plan upravljanja promjenama

Plan upravljanja promjenama uspostavlja okvir za unošenje promjena u projekat. Iako projektni menadžeri imaju tendenciju da izbjegnu promjene na projektu, ponekad su one neizbježne.

Plan upravljanja promjenama pruža protokole i procese za unošenje promjena. Za odgovornost i transparentnost je neophodno da sponzori projekta, projektni menadžeri i članovi projektnog tima slijede plan upravljanja promjenama.

Ukratko….

Projektni plan je važan dokument za uspjeh projekta. Služi kao kompas u vođenju projekta, od početka do kraja. Stoga je potrebno aktivno učešće svih zainteresovanih strana kako bi se dogovorili oko različitih tačaka. Takođe je važno odvojiti svo vreme potrebno da se to definiše.

Najveći rizik loše definisanog plana je da ste izloženi sporovima koji se rešavaju u vezi sa tačkama neslaganja koje nisu uokvirene.

Pozivam vas da podijelite svoja mišljenja i iskustva u komentarima.