Com puc organitzar un esdeveniment virtual de recaptació de fons?

L’organització d’un esdeveniment virtual de recaptació de fons és un autèntic repte, sobretot perquè hem passat del mode físic al mode virtual. Per a organitzacions sense ànim de lucre de totes les mides, la recaptació de fons virtual s'ha convertit ràpidament en una gran tendència. La necessitat de la participació virtual s'ha fet evident per a moltes empreses. Les organitzacions d'avui sempre han de tenir accés a opcions virtuals i en línia per arribar als donants on es trobin.

Perquè les organitzacions sense ànim de lucre puguin connectar amb els donants i continuar recaptant fons malgrat la incertesa, s'ha convertit en essencial organitzar esdeveniments i campanyes en línia.

Organitzar un esdeveniment virtual de recaptació de fons pot ser molt complicat si no es fa correctament i de manera coherent. Per garantir-ho, cal seguir els passos següents que es poden anomenar una guia fàcil per organitzar un esdeveniment d'aquest tipus:

Creeu la llista de recaptació de fons i tingueu un pla de seguretat

Un esdeveniment virtual de recaptació de fons Requereix estrictament una llista de recaptació de fons i, a més del pla principal, també hi hauria d'haver un pla de seguretat en cas que falla. Feu una llista dels principals donants que espereu ser presents.

Article per llegir: Què és el màrqueting entrant?

Assegureu-vos de posar-vos en contacte primer amb aquests patrocinadors i proporcionar-los detalls VIP sobre l'esdeveniment, com ara una llista de tots els artistes de l'esdeveniment virtual, informació i detalls de la safata d'entrada i altres detalls privilegiats.

Exporteu la informació dels donants i envieu-los actualitzacions. Notifiqueu-los l'esdeveniment i ajudeu-los a fer una donació ràpida i senzilla després d'haver compilat una llista de donants que són assistents significatius de l'esdeveniment virtual i hagin acceptat assistir-hi.

No és impossible incorporar idees fresques i originals encara que s'adhereixi a l'estratègia principal i al que saben els seguidors. Per tant, cal estar preparat per improvisar.

Seleccioneu el lloc de rodatge

El lloc de rodatge juga un paper molt important. Per exemple, podeu registrar prèviament la presentació de la recaptació de fons, així com informació sobre el propòsit de la recaptació de fons i les actualitzacions de l'informe anual.

Convida membres de la comunitat, membres de la junta, empleats i donants a parlar sobre què els motiva a donar, què fan i com l'organització els ha influenciat.

Especifiqueu el propòsit d'aquest esdeveniment virtual de recaptació de fons

Objectiu : Per atraure convidats a a recaptació de fons virtual, has de comunicar els teus ideals. Per tant, tant si han estat donant suport a la causa durant molt de temps com si estan ajudant a recaptar fons per primera vegada, haurien de sortir sabent exactament què significa, què aconsegueix i per què es va triar aquesta causa en particular.

El pressupost: Establir un pressupost sistemàtic. Utilitzeu els diners estalviats en la ubicació, el menjar i altres necessitats normals per contractar un videògraf, un editor de vídeo i decorar l'espai escollit per al rodatge.

objectiu de recaptació de fons. Establiu un objectiu específic de recaptació de fons al qual el personal i la junta puguin treballar. Això ajudarà a mantenir l'enfocament i millorar la participació dels donants.

Article per llegir: Com trobar un proveïdor per a la teva botiga en línia?

Utilitzeu un termòmetre o un altre tipus de dispositiu de mesura d'objectius de recaptació de fons durant l'esdeveniment per mantenir informats els assistents de quant han ajudat a recaptar.

Calendari: ElL'esdeveniment de recaptació de fons virtual ha de tenir un calendari. Feu un itinerari d'activitats minut a minut si està previst un esdeveniment d'una hora, inclòs qui parlarà quan, actuacions musicals en directe i un programa sistemàtic per a tot l'esdeveniment.

Els plataformes de conferències en línia sovint requereixen el compliment d'un calendari estricte, en cas contrari l'esdeveniment podria ser un fracàs total. Per tant, cal parar atenció a l'aspecte temporal.

Trieu el servei de streaming adequat per a la recollida

Tanmateix, cal moderar el pressupost i triar entre els millors plataformes reunió en línia. Això permet assolir l'objectiu principal i no hi ha defectes de què parlar. Utilitzeu una plataforma, com Mixhubb, que faciliti la inserció de vídeos pregravats.

Promocioneu l'esdeveniment mitjançant funcions digitals innovadores i sorpreses.

Abans de l'esdeveniment, promocioneu-lo a totes les plataformes. Dirigiu sempre la gent a la pàgina de destinació segura per fer donacions. Fes que la celebració sigui especial afegint alguns elements inesperats. Penseu en donar accés anticipat a algú a la recaptació de fons si paga una mica més.

Penseu en oferir als seguidors més grans un tast virtual privat amb el xef si la recaptació de fons virtual inclou bosses de xocolata o menjar. Qualsevol persona que es registri a l'esdeveniment o compri entrades virtuals rebrà un enllaç a un fotomaton virtual.

Per a les persones que vulguin acollir una petita reunió de 10 o més persones, proporcioneu caixes de festa o un còctel en una caixa.

Proporcioneu actualitzacions i doneu accés a la gent a la informació de recaptació de fons.

No us oblideu d'informar els fans després d'un esdeveniment virtual de recaptació de fons amb èxit compartint actualitzacions. Aquests són alguns conceptes:

1. Publicar els resultatss de recaptació de fons en un butlletí.
2. Anuncieu-vos a les xarxes socials.
3. Afegeix un vídeo de l'esdeveniment al lloc web de la recaptació de fons o penjar-lo a YouTube. La gent pot veure'l per primera vegada si s'ho va perdre, i pot seguir donant.
4. Envieu cartes d'agraïment als voluntaris i participants. Feu-los saber quants diners s'han recaptat i per a què es destinaran.
5. provar recollir comentaris persones implicades. D'aquesta manera et permet millorar les habilitats i habilitats necessàries per organitzar un altre esdeveniment d'aquest tipus.
6. Intenta obtenir assessorament expert i escriu-los seriosament abans i fins i tot després de l'esdeveniment. Aquesta tècnica permet prendre mesures correctores quan sigui necessari.

Conclusió

Organitzar un esdeveniment de recaptació de fons virtual implica molts factors a tenir en compte. Si parlem d'entrades, per què utilitzar el mateix mètode convencional per gestionar la informació de l'esdeveniment i les entrades quan l'esdeveniment té lloc en línia? Heu de crear formularis d'entrades en línia i afegir nivells d'entrades en funció del pla de preus.

Article per llegir: 10 passos per dominar una estratègia de comunicació

Per a la comoditat dels assistents, tots els nivells d'entrades han d'incloure quantitats deduïbles d'impostos. Aquest tipus de formulari també facilita la comercialització de l'esdeveniment perquè només cal penjar l'enllaç i animar la gent a comprar entrades.