Giunsa paghimo ang plano sa komunikasyon sa usa ka proyekto?

Ang mga plano sa komunikasyon importante alang sa imong mga proyekto. Epektibo nga komunikasyon, sa sulod ug sa gawas, mao ang importante sa kalampusan sa proyekto. Mahinungdanon nga adunay usa ka plano sa komunikasyon sa proyekto nga naglatid kung kinsa ang mga hingtungdan, ingon man kung kanus-a ug kung giunsa sila maabot. Bisan pa, adunay maayo estratehiya sa komunikasyon mahimong mapuslanon kaayo kanimo. Kini nga artikulo naglangkob sa:

• Ang mga benepisyo sa mga plano sa komunikasyon sa proyekto
• Unsa ang ilakip sa usa ka plano sa komunikasyon
• Giunsa pagsulat ang usa ka plano sa komunikasyon
• Ug unsaon paggamit ang plano sa komunikasyon sa tibuok proyekto

Apan sa dili pa magsugod, gusto ko nga isulti kanimo ang bahin sa kini nga premium nga pagbansay nga personal nga nagtugot kanako sa pagdugang sa akong rate sa pagkakabig sa akong mga site. Pag-klik lang dinhi, kini usa ka kaakibat nga link.

Mga Benepisyo sa Mga Plano sa Komunikasyon sa Proyekto

Sa ilang kinauyokan, ang mga plano sa komunikasyon sa proyekto nagpadali sa epektibo nga komunikasyon. Himoon nila nga hapsay ang imong mga proyekto ug tabangan ka nga malikayan ang pagkapakyas sa proyekto. Ang uban pang dagkong mga benepisyo naglakip sa pagtakda ug pagdumala sa mga gilauman, mas maayong pagdumala sa stakeholder, ug pagtabang sa proseso sa pagplano sa proyekto.

Paghimo ug pagdumala sa mga gilauman

Ang mga komunikasyon sa proyekto kay usa ka two-way nga dalan. Sama sa pagplano sa proyekto, kinahanglan nga itakda ang mga gilauman ug ang team sa proyekto ug mga hingtungdan sa kliyente kinahanglan nga adunay responsibilidad alang sa komunikasyon nga hapsay.

Samtang ang usa ka proyekto dili magsugod kung wala’y plano sa proyekto, ang mga plano sa komunikasyon sa proyekto dili dali hisgutan, apan kinahanglan kini.

Pinaagi sa pagpahibalo sa kliyente nga sayo sa proseso sa proyekto kung unsa ang mapaabut, imong gitakda ang tono alang sa tibuuk nga proyekto, sugod sa proseso sa proposal sa proyekto.

Makatabang usab alang kanila nga mahibal-an daan kung unsa ang imong kinahanglan gikan kanila aron sila maandam kung moabut ang oras.

Stakeholder ug pagdumala sa kustomer

Sa tibuok nga proyekto, ang malampuson nga komunikasyon mahitungod sa pag-align sa mga tumong ug milestones, ug ang sunod-sunod nga pag-align niini samtang ang mga proyekto mag-usab, importante alang sa stakeholder buy-in ug transparency sa status sa proyekto.

Ang komunikasyon mao ang yawe sa pagpadayon sa usa ka maayong relasyon sa kliyente, ug ang usa ka plano sa komunikasyon sa proyekto makatabang kanimo sa pagpadayon sa gipaambit nga pagsabut kung unsa ang nanghitabo ug kung unsa ang kinahanglan nga mahitabo sa imong proyekto.

Pagplano sa proyekto

Ang usa ka plano sa komunikasyon sa pagdumala sa proyekto naghubit kung unsa ka hinungdanon nga kasayuran ang ihatag sa tibuuk nga proyekto, pinaagi kang kinsa, ug kung unsa ka sagad. Sa imong pagkompleto sa pagplano sa proyekto, kinahanglan usab nimo nga kompletohon ang pagplano sa komunikasyon.

Dili tanan nga mga proyekto gihimo nga managsama, ug tungod niini nga hinungdan, ang usa ka plano sa komunikasyon sa proyekto talagsaon sa imong proyekto, mao nga hinungdanon nga hunahunaon kini sa paghimo sa imong plano sa proyekto pagkahuman sa paglansad.

Ang dagkong mga proyekto adunay lain-laing mga panginahanglan sa komunikasyon kay sa gagmay nga mga proyekto, ug mao usab ang alang sa mga proyekto nga adunay mga grupo sa mga stakeholder kumpara sa usa ka kontak sa proyekto.

Mga proyekto nga adunay mga katuyoan, badyet, lain-laing mga deadline ug bisan sa lain-laing mga deliverables tanan nagkinahanglan og komunikasyon nga gipahaum sa mga panginahanglan, ug nga usa ka butang nga ibutang sa hunahuna sa diha nga ang paghimo sa usa ka proyekto sa komunikasyon nga plano.

Unsa ang Ilakip sa mga Plano sa Komunikasyon

Samtang ang mga detalye sa imong plano sa komunikasyon magkalainlain depende sa klase ug kasangkaran sa proyekto, pipila ka hinungdanon nga elemento ang kinahanglan iapil sa matag plano sa komunikasyon sa proyekto nga imong gihimo:

Pangunang stakeholders

Isulat ang tanang importanteng stakeholders, lakip ang imong pangunang kontak sa kustomer. Ilakip ang impormasyon sa pagkontak sama sa mga numero sa telepono ug mga email, aron ang bisan kinsa nga maka-access sa plano sa komunikasyon makakita niini nga impormasyon.

Mga miyembro sa team

Ilakip ang yawe nga mga miyembro sa team sa imong proyekto ug ang ilang mga tahas. Kini magamit alang sa bisan kinsa nga bag-o o dili pamilyar sa proyekto. Ilista ang mga miyembro sa imong team nga nalambigit sa pagpahibalo sa mga deliverable, nanguna sa mga estratehikong diskusyon, o kung unsaon nimo pagdumala ang teknikal nga mga panag-istoryahanay tali sa mga stakeholder ug sa imong team.

Pamaagi sa komunikasyon

Ihulagway ang mga nag-unang pamaagi sa komunikasyon ug ang lainlaing mga agianan nga imong gamiton aron makontak ang mga stakeholder. Gamita ang email, tawag sa telepono, atubangay nga mga miting, video meeting, social media o bisan unsa pa. Ilakip ang mga nota sa gipili nga mga channel sa stakeholder.

Type sa komunikasyon

Ilakip ang mga tipo sa komunikasyon, kung giunsa ang pagpaambit sa kana nga komunikasyon, kung unsa ang iapil, ug kung kinsa ang kana nga komunikasyon. Pananglitan, makahatag ka og sinemana nga mga taho sa status sa kliyente.

Binagbinaga kon paano mo ini ihatag, kon kay sin-o ini ihatag, kag ano nga impormasyon ang dapat ilakip sa report.

Estilo sa komunikasyon

Mahimo kining mabungkag sa mga stakeholder ug mga pamaagi sa komunikasyon. Gipalabi ba sa usa ka stakeholder ang pormal nga komunikasyon lamang, o mahimo ba nimo kini nga mas kaswal?

Kalendaryo sa mga miting

Samtang mahimo nimo kini ipasibo kung gikinahanglan sa tibuuk nga proyekto, makatabang nga adunay usa ka inisyal nga ideya kung unsa ka sagad nimo makigkita sa mga stakeholder.

Depende sa sakup sa proyekto, mahimo usab nimo ipakita kung unsa ka sagad magpadala mga email sa kliyente. Ilakip usab ang mga miting sa internal nga team sa imong kalendaryo sa mga miting.

Pangunang mga mensahe

Para sa matag stakeholder, tinoa ang mahinungdanong mensahe o impormasyon nga kinahanglang ipahibalo kanila sa tibuok proyekto. Naglakip usab kini sa bisan unsang impormasyon o feedback nga imong gikinahanglan gikan kanila.

Mga tumong sa komunikasyon

Ang usa ka plano sa komunikasyon nga naglakip sa mga katuyoan sa komunikasyon makatabang kanimo sa paghimo og mga desisyon base sa kung unsa ang imong gipaningkamutan nga makab-ot.

Giunsa Pagsulat ang Imong Kaugalingong Plano sa Komunikasyon sa Proyekto

1. Sabta ang imong mga setting

Usa ka plano sa komunikasyon sa proyekto dili kinahanglan nga pormal. Apan kinahanglan kini labing menos isulat alang sa imong kaugalingon nga pakisayran. Hunahunaa ang gramatika, dili tungod kay gusto nimo nga paminawon nga maalamon, apan tungod kay gusto nimo nga klaro ug masabtan.

Ang mga himan sa pagsulat makatabang kanimo sa pag-atubang niini nga wala’y daghang oras. Uban niana nga pagkahan-ay, mahimo ka magsugod sa paghimo sa imong sulud nga adunay pagsalig.

Una, gitugotan ka nga molingkod ug itakda ang mga parameter sa proyekto. Naglakip kini sa gidak-on sa proyekto, impormasyon sa kompanya sa kliyente, mga paghatud sa proyekto, iskedyul ug team sa proyekto.

Hunahunaa mga estilo sa komunikasyon sa imong team ug sa imong kliyente:

• Unsa ka malampuson ang komunikasyon hangtod karon?
• Gipakita ba sa imong kliyente ang usa ka gusto alang sa komunikasyon: hilig ba nila ang telepono kung sila adunay pangutana o sila ba ang nakasentro sa email?
• Nagkita ba mo sa personal o pinaagi sa video?
• Unsa ka sagad nga ang imong team direktang nakig-uban kanimo sa usa ka proyekto? Gipalabi ba nila ang sinulat nga konteksto kaysa mga miting?

Sa higayon nga imong masabtan ang team ug mga kliyente nga imong gitrabahoan, mahimo nimo kining i-apply sa usa ka plano sa aksyon sa komunikasyon.

2. Ipasabot ang imong mga tumong ug ang imong mga stakeholders

Ilista ang imong mga mahatag nga proyekto ug mga importanteng stakeholder sa proyekto. Sunod, idugang ang imong mga katuyoan sa proyekto sa kana nga lista: Hunahunaa kung unsa ang malampuson nga komunikasyon sa proyekto, dili lang sa imong kliyente, apan sa imong team.

Kini nga lista maggiya sa mga desisyon sa komunikasyon.

3. Paghimo ug plano sa komunikasyon

karon panahon na sa paghimo sa plano. Ipasabut ang imong pamaagi sa mga komunikasyon nga imong maangkon sa imong proyekto. Nahibal-an ang imong mga katuyoan sa proyekto, hunahunaa kung unsa ka sagad nga makigsulti ka sa mga stakeholder sa imong kliyente, kung giunsa nimo kini buhaton, ug kung unsa ang ilakip sa mga komunikasyon.

Mahimo kang magdesisyon nga mogamit ug daghang mga pamaagi, sama sa sinemana nga pag-check-in sa telepono aron ma-update ang iskedyul ug pag-uswag sa badyet, ingon man ang adlaw-adlaw nga mga email alang sa on-the-fly nga mga pangutana ug dili kaayo kanunay nga personal nga mga miting aron mapresentar ang mga update. proyekto.

Bisan unsa ang imong desisyon, ibutang sa hunahuna ang imong mga sukatan ug mga katuyoan. Kini kinahanglan nga makatabang kanimo sa pag-ila sa mga matang sa komunikasyon nga labing mapuslanon sa imong proyekto ug kung unsa ka detalyado o giladmon ang imong mga komunikasyon.

Giunsa paggamit ang plano sa komunikasyon sa proyekto

1. Ipakigbahin kini sa imong team

Ang pagpaambit sa plano sa imong team magpahibalo kanila sa imong komunikasyon nga cadence, nga makaapekto sa ilang trabaho ug mga petsa sa pagpadala, apan maghatag usab kanila og dugang nga konteksto kon unsaon nimo pagpakigsulti ug kang kinsa.

Ang pagpaambit niini nga impormasyon nagpasabot nga ang imong team makatabang kanimo sa pagpatuman sa plano sa komunikasyon.

2. Magpabilin sa dalan

Siguruha nga nahibal-an ug nasabtan sa imong team ang imong plano sa komunikasyon aron ang imong kliyente makadawat makanunayon ug makahuluganon nga kasayuran nga gihatag kanila sa tibuuk nga proyekto.

I-book ang tanan nga importante nga mga miting sa proyekto sa diha nga ikaw adunay usa ka plano sa lugar ug idugang ang mga pahinumdom sa imong kalendaryo alang sa regular nga check-in ug bisan sa mga email sa proyekto aron ikaw magpabilin sa track uban sa importante nga mga butang nga imong gibutang sa imong plano.

Kung sa bisan unsang punto nga nahisalaag ka sa imong plano sa komunikasyon ug naglisud sa pagbalik niini, hunahunaa pag-usab ang pamaagi nga imong gitakda:

• Nahiuyon pa ba kini sa mga katuyoan sa imong proyekto?
• Nausab ba ang mga katuyoan o mga stakeholder sa bisan unsang paagi sukad sa pagsugod sa proyekto?
• Aduna bay mas epektibong paagi sa pagpahibalo sa impormasyon sa proyekto niining yugtoa?

Plano sa Komunikasyon = Kalampusan

Ang pagbaton og plano sa komunikasyon sa proyekto naghatag kanimo og mga himan aron epektibong makigkomunikar. Ang usa ka plano mahimo usab nga magtugot kanimo sa pagtimbang-timbang pag-usab sa imong pamaagi ug mga panginahanglan sa imong kustomer kung gikinahanglan.

Bisan unsa pa ka pormal o dili pormal ang imong plano sa komunikasyon sa proyekto, mahimo kini nga kalainan tali sa usa ka malampuson ug epektibo nga proyekto ug usa nga wala’y lig-on nga plano.

Hunahunaa kini isip laing paagi sa pagtakda ug pagsusi sa mga gilauman sa tibuok proyekto. Hunahunaa kini ingon usa ka paagi aron masiguro ang makahuluganon ug malampuson nga komunikasyon nga dali.

Unsa sa imong hunahuna ?

Unsa ka importante ang plano sa komunikasyon sa proyekto sa kalampusan sa usa ka proyekto? Sa imong hunahuna ang mga manedyer sa proyekto kinahanglan ba kanunay nga magsulat og usa ka plano sa komunikasyon alang sa mga proyekto, bisan unsa pa ang ilang gidak-on? Ipahibalo kanako ang imong mga hunahuna pinaagi sa pagbilin usa ka komento!

Bisan pa, kung gusto nimo nga kontrolon ang imong personal nga panalapi sa unom ka bulan, girekomenda nako kini nga giya.

Ibilin kanamo ang usa ka komento