Kontrola ang gasto sa proyekto alang sa mas dako nga ganansya

Ang pagkontrol sa gasto adunay hinungdanon nga papel sa bisan unsang estratehiya sa panalapi. Giunsa nimo pagpabilin sa badyet kung imong gibantayan ang imong panalapi sa proyekto? Sama sa paghimo og personal nga badyet, daghang mga kapilian ang magamit nimo: pagklasipikar sa mga gasto, pagtino sa labing mahal nga mga butang ug pagpangita og mga solusyon aron limitahan ang mga gasto sa matag lugar. Pagkahuman sa tanan nga kini nga mga aksyon, mahimo nimong makontrol ang badyet, aron analisahon ang imong kita ug dugangan ang kita.

Ang sukaranan nga mga prinsipyo sa pagkontrol sa gasto managsama alang sa tanan nga mga badyet, bisan sa korporasyon o personal. Niini nga artikulo, Finance de Demain Consulting Gipatin-aw ang konsepto sa pagkontrol sa gasto ug kung giunsa kini mohaum sa mas dako nga sistema sa pagdumala sa gasto.

Unsa ang pagkontrol sa gasto?

Ang pagkontrol sa gasto usa ka prinsipyo sa pag-ila ug pagkunhod sa mga gasto nga gitumong sa pagdugang sa kita sa kompanya. Mahimo kini sa lebel sa proyekto o sa tibuuk nga lebel sa kompanya.

Sa kini nga kaso, mag-focus kami sa pagpadapat sa proseso sa pagkontrol sa gasto sulod sa balangkas sa usa ka proyekto o grupo sa mga proyekto.

Isip usa ka manedyer sa proyekto, ang pagkontrol sa gasto magsilbi kanimo sa pagmonitor sa imong plano sa pagdumala sa kahinguhaan ug pagtubag sa mga pagsobra sa badyet.

Kung molapas ka sa badyet alang sa imong proyekto, ang usa ka himan sa pagreport mahimo usab nga magamit. Ibutang ta nga ang freelance nga tigdesinyo nga imong gisuholan alang sa usa ka bag-ong proyekto mas dugay kay sa gipaabot sa pag-edit sa mga hulagway.

Human mahibal-an kining dugang nga gasto, mahimo kang modesisyon sa pag-hire og in-house nga tigdesinyo alang sa imong sunod nga proyekto aron makunhuran ang gasto ug makaangkon og kaepektibo.

Sa unsang paagi ang pagkontrolar sa mga gasto makahimog kalainan?

Ang imong team ba napakyas sa pagkab-ot sa sakup sa proyekto o badyet? Dinhi diin ang pagkontrol sa gasto nahimong importante. Bisan kung naa ka sa badyet, ang pagkontrol sa mga gasto makatabang kanimo nga makunhuran kini ug madugangan ang kita.

Kini nga proseso naghatag og panabut sa kinatibuk-ang gasto sa kompanya: kini nagpasiugda sa labing mahal nga mga lugar ug dugang nga nagpaila sa paggasto sa matag usa niini nga mga lugar.

Ingon usa ka una nga lakang, ang pagkontrol sa gasto mahimong magamit sa proyekto nga adunay katuyoan nga makunhuran ang mga gasto sa kini nga sukod ug sa ingon mahimo’g madugangan ang kita sa kompanya.

Unsa ang mga teknik sa pagkontrol sa gasto?

Sa sinugdan, ang pagkontrol sa gasto mahimong mahitabo sa mas taas nga lebel sa negosyo, apan kasagaran kini mahitabo sa lebel sa proyekto. Niini nga lebel nga imong masusi ang aktuwal nga gasto sa matag proyekto ug madumala kini nga epektibo.

Ania ang lima ka mga lakang nga sundon aron mas makontrol ang gasto sa usa ka proyekto:

1. Planoha ang imong badyet

Una, kinahanglan nimo nga planohon ang imong badyet aron makakuha usa ka detalyado nga pagbanabana sa gasto ug epektibo nga paggahin mga kapanguhaan. Ang paghimo og usa ka detalyado nga plano sa proyekto makapakunhod sa mga kalainan sa gasto, nga mao ang kalainan tali sa imong orihinal nga badyet ug aktwal nga mga galastuhan.

Ilakip sa imong plano sa badyet:

• Ang gidaghanon sa mga miyembro sa team nga gikinahanglan alang sa proyekto
• Pagbanabana sa oras nga gikinahanglan aron makompleto ang proyekto
• Mga materyales nga gikinahanglan alang sa proyekto

Kung nagkuwenta sa oras ug mga materyales nga gikinahanglan alang sa proyekto, hupti ang pipila ka hinay sa imong badyet. Ang wala damha dili kasagaran ug mahimo nimo nga i-extend ang timeline sa proyekto o mangayo og dugang nga mga kapanguhaan.

2. Pag-monitor sa tanang gasto

Ang ikaduhang lakang sa pagkontrol sa gasto sa proyekto mao ang pagmonitor sa pag-uswag sa mga galastuhan sa proyekto. Makahimo ka sa paghimo og corrective nga aksyon nga mas dali kung imong namatikdan ang mga kalainan sa gasto sa tinuud nga oras.

Sa katapusan sa proyekto, kini ulahi na kaayo, ang salapi magasto. Niini nga punto, ang kinahanglan nimong buhaton mao ang pagkat-on gikan niini aron mapugngan kini nga sitwasyon nga mahitabo pag-usab sa umaabot.

Aron epektibong mamonitor ang imong mga galastuhan sa panahon sa usa ka proyekto, pagtakda og mga milestone sa proyekto. Sa matag milestone, mahimo nimong analisahon ang imong mga gasto ug masiguro nga ang sakup sa proyekto gitahud. Ug kung makamatikod ka nga mosobra ang gasto sa gihatag nga milestone, makapangita ka usa ka solusyon aron makunhuran kini sa ulahi sa proyekto.

3. Gamita ang change control system

Importante ang pagtakda og klaro nga mga tumong atol sa yugto sa pagplano sa proyekto. Aron masiguro nga makab-ot nimo kini nga mga katuyoan, mahimo’g kinahanglan ang proseso sa pagkontrol sa pagbag-o.

Ang pagkontrol sa pagbag-o usa ka hugpong sa mga lakang nga nagdumala sa tanan nga mga pagbag-o nga gihimo sa mga stakeholder sa panahon sa usa ka proyekto. Gitugotan ka niini nga mapugngan ang pag-anod sa mga katuyoan pinaagi sa pag-andam kanimo alang sa mga pagbag-o sa diha nga kini makita, ug sa ingon gipahiangay ang proyekto sumala niana.

4. Ang mga yugto sa proseso sa pagkontrol

pag-priming

Ang proseso sa pagkontrol sa pagbag-o magsugod kung ang usa ka stakeholder nangayo og pagbag-o sa proyekto. Mahimong magkalainlain ang hangyo: mahimo kini nga paglugway sa mga deadline o mga bag-ong mahatag nga proyekto.

Ebalwasyon

Ang project manager o department head nag-scan sa hangyo alang sa batakang impormasyon, sama sa gikinahanglan nga mga kapanguhaan, ang epekto sa hangyo, ug ang mga nakadawat sa hangyo. Human sa inisyal nga pagtasa, ang hangyo sa pagbag-o mobalhin ngadto sa yugto sa pagtuki.

Pagtuki

Atol sa yugto sa pagtuki, ang may kalabotan nga tagdumala sa proyekto mouyon o mosalikway sa hangyo. Sa pipila ka mga kaso, ang usa ka komite sa pagkontrol sa pagbag-o mahimong magtukod aron makontrol ang pag-apruba sa mga pagbag-o. Giaprobahan o gibalibaran sa project manager ang hangyo, ug gipahibalo ang team.

Depende sa gidak-on sa proyekto, ang tagdumala sa proyekto mahimo usab nga mag-log sa pagbag-o sa usa ka log sa pagbag-o aron masiguro nga ang tanan nga mga stakeholder sa proyekto makadawat sa kasayuran.

Pagpatuman

Ang pagpatuman sa usa ka pagbag-o mahimong magkalainlain depende sa yugto sa proyekto, apan sa kasagaran naglakip sa pag-update sa timeline ug mga paghatud, ingon man ang pagpahibalo sa team sa proyekto.

Kinahanglan nimo nga susihon ang sakup sa proyekto ug pamatud-an nga ang pagbag-o sa timeline dili adunay dako nga epekto sa giplano nga mga katuyoan.

Ang koral

Human sa pagdokumento, pagsabwag ug pag-implementar sa hangyo, mahimo ka nga magpadayon sa panapos nga hugna. Girekomenda nga adunay usa ka pormal nga plano sa pagsira sa lugar aron ang tanan nga mga miyembro sa team maka-access ug maka-refer niini nga kasayuran sa umaabot.

Pinaagi sa epektibo nga pagrepaso sa mga pagbag-o sa imong mga proyekto, ang pagkontrol sa gasto kinahanglan nga natural nga moabut.

Ang tukma nga pagtagna sa badyet ug kalampusan sa usa ka proyekto naglangkit sa pagmentinar sa maayong pagdumala gikan sa pagsugod hangtod sa katapusan. Ang wala damha nga mga panghitabo sa dalan dili kalikayan, apan ang pagtukod sa pipila ka mga sistema makatabang sa pagbantay batok niini nga mga pagtipas.

4. Pagdumala sa imong oras

Ang pagdumala sa oras usa ka hinungdanon nga bahin sa pagkontrol sa gasto: kung ang tibuuk nga gidugayon sa usa ka proyekto nagdugang, ang kinatibuk-ang gasto sa proyekto nagdugang usab. Aron dili molapas sa gigahin nga badyet, kinahanglan nimo labaw sa tanan tahuron ang iskedyul sa proyekto.

Pag-adopt sa mga estratehiya sa pagdumala sa oras aron madugangan ang pagka-produktibo ug matabangan ang mga miyembro sa team nga makompleto ang trabaho sa oras sa badyet.

Ania ang pipila ka mga tip sa pagdumala sa oras:

Timeboxing

Ang Timeboxing usa ka estratehiya sa pagdumala sa oras nga gitumong sa tumong nga naglakip sa pagkompleto sa mga buluhaton sulod sa usa ka " block sa oras ".

Pananglitan, kung kinahanglan nimo nga magsulat usa ka post sa blog, mahimo ka maghimo usa ka duha ka oras nga bloke aron ma-outline kini. Unya, pagkahuman sa usa ka pahulay, mahimo kang mobalik sa laing bloke sa tulo ka oras aron makahimo og unang draft.

Pagbabag sa oras

Ang pag-block sa oras susama sa timeboxing, apan imbis nga magtakda og piho nga oras alang sa matag indibidwal nga buluhaton, imong babagan ang piho nga mga yugto sa imong kalendaryo alang sa may kalabutan nga trabaho.

Ang Pamaagi sa Pomodoro

Sama sa timeboxing ug time blocking, ang Pomodoro technique makatabang nimo sa pagkompleto sa imong mga buluhaton sa hamubo nga panahon ug pagpahulay tali sa mga sesyon sa trabaho.

Pananglitan, pagtrabaho sulod sa 25 minutos, dayon pagpahulay sa lima ka minuto sa upat ka beses. Unya, pagkahuman sa ikaupat nga sesyon sa trabaho, pagpahulay og dugay gikan sa 20 o 30 minutoss.

lamyon ang baki

SSumala sa usa ka bantog nga kinutlo gikan ni Mark Twain: "Kung kinahanglan nimong tunlon ang usa ka baki, mas maayo nga buhaton nimo kini una sa buntag." Ang estratehiya sa pagdumala sa oras Ang "pagkaon sa baki" giinspirar niini nga mga pulong ug nag-awhag kanimo sa pag-atiman una sa importante o komplikado nga mga buluhaton sa dili pa magtrabaho sa dili kaayo importante o dili kaayo dinalian.

Ang Prinsipyo sa Pareto

Gitawag gihapon ang 80-20 nga lagda Kini nga prinsipyo gibase sa usa ka sukaranang lagda: atong gigahin ang 20% ​​sa atong panahon sa pagtuman sa 80% sa trabaho. Konkreto, ang makahimo sa pagproseso niini nga 80% sa mga buluhaton sa igo nga kadali busa nagbilin kanamo og daghang oras sa among adlaw sa pagtrabaho aron maatiman ang nahabilin nga 20% ​​nga magdala kanamo 80% sa oras.

Paghuman sa mga butang (GTD)

Giimbento ni David Allen sa sayong bahin sa 2000, ang pamaagi " Gihimo ang Mga Butang » o “Paghimo sa mga butang” sa French, nagrekomendar sa paghimo og lista sa giplano nga mga buluhaton sa pagsulat daan. Sa higayon nga gawasnon na niini nga mga konsiderasyon, imbes nga magsalig sa mga galamiton sa pagdumala sa trabaho, makahimo ka sa paglihok nga dili kinahanglan nga mahibal-an kung unsa ang buhaton.

Morag kontra-intuitive ang pag-focus sa produktibidad isip kabahin sa pagkontrol sa gasto, apan ang performance sa proyekto mao ang sukaranan sa cash flow.

Kung ang imong team dili produktibo, dili nimo maabut ang mga deadline sa proyekto, ug ang pagkapakyas sa pagtagbo sa mga deadline makamugna og dugang nga gasto. Sa lohikal nga paagi, kung ang imong proyekto mas mahal, ang cash flow sa imong kompanya mikunhod. 

5. Pagsubay sa Nakuha nga Bili

Ang pagsubay sa imong nakuha nga kantidad makatabang kanimo sa pagtagna sa pinansyal nga sangputanan sa usa ka proyekto. Kini nga pamaagi sa pagkontrol sa gasto nanginahanglan kahibalo sa accounting sa gasto. Makatabang kini kanimo nga mahibal-an ang pagsugod sa mga variable nga gasto ug busa malikayan ang mga kalainan sa umaabot nga mga proyekto.

Ang nakuha nga kantidad mao ang kantidad sa mga buluhaton nga aktuwal nga nahuman sulod sa usa ka proyekto. Aron masubay ang nakuha nga kantidad ug tan-awon kung naa ka sa iskedyul, kinahanglan nimo nga padaghanon ang porsyento sa mga buluhaton nga nahuman sa badyet sa proyekto.

Mga Lakang sa Pagsubay sa Nakuha nga Bili

Aron masubay ang nakuha nga kantidad, sunda kini nga mga lakang:

Lakang 1: pagtino sa ang-ang sa pagkompleto sa matag buluhaton isip porsyento.

Lakang 2: ibutang ang giplano nga bili (Giplano nga Bili o PV) o ang gibadyet nga gasto sa giplano nga trabaho. Kini ang badyet nga gitugutan aron matuman ang giplano nga trabaho.

Lakang 3: pagtino sa nakuha nga bili (Earned Value o EV), o ang gibadyet nga gasto sa trabaho nga gihimo. Kini ang gidaghanon sa trabaho nga aktuwal nga nahuman.

Lakang 4: pagtukod sa aktuwal nga gasto (Aktuwal nga Gasto o AC), nga nagrepresentar sa aktuwal nga gasto sa trabaho nga gihimo. Kini ang mga gasto nga may kalabotan sa trabaho nga nahimo na.

Lakang 5: kuwentaha ang mga kalainan sa gasto (Paglainlain sa Gasto o CV) pinaagi sa pagkunhod sa nakuha nga bili gikan sa aktuwal nga gasto (CV = EV – AC).

Lakang 6: paghugpong sa mga resulta.

Alang sa unang tulo ka mga lakang, kinahanglan nimo nga mangolekta og impormasyon sa gasto alang sa imong proyekto, samtang sa katapusan nga tulo, kinahanglan nimo nga himoon ang mga kalkulasyon ug pagtuki. Ang mga kalainan sa gasto nagrepresentar sa kahimtang sa gasto sa imong proyekto.

Kung gikontrol nimo ang mga gasto, ang imong CV mao ang sukatan nga nagtino kung maayo ang pagsubay sa imong proyekto batok sa badyet. A Negatibo nga CV nagpasabot nga over budget ang proyekto.

Kinahanglan ba nimo nga kontrolon ang mga gasto o pagdumala sa mga gasto?

Kasagaran ang paglibog sa pagkontrol sa gasto sa pagdumala sa gasto. Kini ang duha ka managlahing termino nga kinahanglang ipasabot ug sabton sa hustong paagi. Ang pagkontrol sa gasto usa ka sub-proseso sulod sa mas dako nga sistema sa pagdumala sa gasto.

Samtang ang pagkontrol sa gasto mao ang bahin sa pag-ila sa mga galastuhan ug pagkunhod niini aron madugangan ang kita, ang pagdumala sa gasto mao ang kinatibuk-ang proseso sa pagbanabana, pagbadyet, ug pagkontrol sa mga gasto sa usa ka proyekto.

Ang imong kompanya tingali adunay daghang mga empleyado nga nalambigit sa pagdumala sa gasto. Depende sa gidak-on sa imong team, lain-laing mga tawo mahimong magtrabaho sa resource planning ug budgeting.

Alang sa epektibo nga pagkontrol sa gasto, ang mga grupo kinahanglan nga magmonitor sa paggasto sa lainlaing lebel sa negosyo aron mahatagan og igong pagtagad ang matag bahin sa badyet sa negosyo ug pag-analisar kini pag-ayo.

Gamita ang pagkontrol sa gasto sa pagsubay ug pagpakunhod sa imong galastohan sa proyekto

Ang pagsubay sa datos sa gasto aron makunhuran ang paggasto sa proyekto usa ka makahahadlok nga proseso, apan ang pagdumala sa gasto adunay direktang epekto sa ganansya.

Aron epektibong madumala ang mga gasto, paghimo ug customisable dashboard aron mabatonan ang tanang impormasyon sa imong tudlo. Kini nga automation magtugot kanimo sa pag-juggle tali sa pagdumala sa proyekto ug pagkontrol sa gasto, tanan sa usa ka lugar.

Ibilin kanamo ang usa ka komento. Apan sa dili pa ikaw mobiya, ania na usa ka robot nga nagtugot kanimo nga makaganansya kaayo sa EUR/USD trading.