Cuntrolla i costi di u prugettu per una più prufittuità

U cuntrollu di i costi ghjoca un rolu vitale in ogni strategia finanziaria. Cumu stà nantu à u budgetu quandu seguite i finanzii di u vostru prughjettu? Cum'è u sviluppu di un bilanciu persunale, parechje opzioni sò dispunibuli per voi: classificà e spese, determinà l'articuli più caru è truvà suluzioni per limità e spese in ogni zona. Dopu avè finitu tutte queste azzioni, puderete cuntrullà u budgetu, per analizà a vostra prufittuità è cresce i prufitti.

I principii basi di u cuntrollu di i costi sò listessi per tutti i bilanci, sia corporativu sia persunale. In questu articulu, Finance de Demain Consulting Spiega u cuncettu di cuntrollu di i costi è cumu si mette in un sistema di gestione di costu più grande.

Chì ghjè u cuntrollu di i costi?

U cuntrollu di i costi hè un principiu di identificà è riduce e spese destinate à aumentà i profitti di a cumpagnia. Pò esse realizatu à u livellu di u prughjettu o à u livellu di l'impresa.

In questu casu, ci concentreremu nantu à applicà u prucessu di cuntrollu di i costi in u quadru di un prughjettu o gruppu di prughjetti.

Cum'è un capu di prughjettu, u cuntrollu di i costi vi servirà per monitorà u vostru pianu di gestione di risorse è reagisce à l'overruns di u budget.

Se supera u budgetu per u vostru prughjettu, un strumentu di rapportu pò ancu esse utile. Supponete chì u designer freelance chì avete assuciatu per un novu prughjettu hà pigliatu assai più di l'aspittà per edità l'imaghjini.

Dopu avè identificatu stu costu supplementu, pudete decide di cuntrullà un designer in-house per u vostru prossimu prughjettu per riduce i costi è guadagnà efficienza.

Cumu u cuntrollu di i costi pò fà a diferenza?

A vostra squadra ùn riesce à scuntrà u scopu o u budgetu di u prugettu? Hè quì chì u cuntrollu di i costi diventa impurtante. Ancu s'è vo site nantu à u budgetu, u cuntrollu di i costi pò aiutà à riduce u più è aumentà i rivenuti in u caminu.

Stu prucessu furnisce una visione generale di a spesa di l'impresa: mette in risaltu i spazii più caru è identifica ancu a spesa in ognuna di queste zone.

Cum'è un primu passu, u cuntrollu di i costi pò esse applicatu à u prugettu cù l'ughjettu di riduce i costi à questa scala è cusì potenzialmente aumentà i prufitti di a cumpagnia.

Chì sò e tecniche di cuntrollu di i costi?

Inizialmente, u cuntrollu di i costi pò esse à i livelli più alti di l'affari, ma spessu si faci à u livellu di u prugettu. Hè à questu livellu chì pudete valutà i costi attuali per prughjettu è gestisce in modu efficace.

Eccu i cinque passi da seguità per cuntrullà megliu i costi di un prughjettu:

1. Pianu u vostru budgetu

Prima, avete bisognu di pianificà u vostru budgetu per ottene una stima di costu detallata è assignà risorse in modu efficace. Sviluppà un pianu di prughjettu detallatu riducerà i variazioni di u costu, chì sò a diffarenza trà u vostru budgetu originale è e spese reali.

Includite in u vostru pianu di budget:

• U numaru di membri di a squadra necessariu per u prugettu
• Una stima di u tempu necessariu per finisce u prugettu
• Materiali necessarii per u prugettu

Quandu calcule u tempu è i materiali necessarii per u prugettu, mantene un pocu slack in u vostru budgetu. L'imprevisu ùn hè micca pocu cumuni è pudete avè bisognu di allargà a cronologia di u prugettu o dumandà risorse supplementari.

2. Monitorà tutte e spese

U sicondu passu in u cuntrollu di u costu di u prughjettu hè di seguità u prugressu di e spese di u prugettu. Puderete piglià l'azzioni currettive più facilmente s'è vo notate variazioni di costu in tempu reale.

À a fine di u prugettu, serà troppu tardu, i soldi saranu spesi. À questu puntu, tuttu ciò chì avete da fà hè d'amparà da ellu per impedisce chì sta situazione si ripeta in u futuru.

Per monitorà in modu efficace e vostre spese durante un prughjettu, stabilisce tappe di u prugettu. À ogni tappa, pudete analizà e vostre spese è assicurà chì u scopu di u prugettu hè rispettatu. È s'è vo avete mai avvistu overruns costu à una data tappa, vi ponu truvà una suluzione à riduce li più tardi in u prugettu.

3. Utilizà sistemi di cuntrollu di cambiamentu

Hè essenziale per stabilisce obiettivi clari durante a fase di pianificazione di u prugettu. Per assicurà chì ghjunghje sti scopi, un prucessu di cuntrollu di cambiamentu pò esse necessariu.

U cuntrollu di u cambiamentu hè un inseme di passi chì guvernanu tutti i cambiamenti fatti da i stakeholder durante un prughjettu. Permette di prevene a deriva di l'ugettivi preparendu per i cambiamenti appena appariscenu, è cusì adattendu u prugettu in cunseguenza.

4. I tappe di un prucessu di cuntrollu

priming

U prucessu di cuntrollu di cambiamentu principia quandu un stakeholder dumanda un cambiamentu à u prugettu. A dumanda pò varià: pò esse l'allungamentu di i termini o i novi prudutti di u prugettu.

Valutazione

U capu di prughjettu o u capu di u dipartimentu scansa a dumanda per l'infurmazioni basi, cum'è e risorse necessarie, l'impattu di a dumanda è i destinatari di a dumanda. Dopu a valutazione iniziale, a dumanda di cambiamentu passa à a fase di analisi.

Analisi

Durante a fase di analisi, u capu di prughjettu pertinente appruva o rifiuta a dumanda. In certi casi, un cumitatu di cuntrollu di cambiamentu pò esse stallatu per cuntrullà l'appruvazioni di i cambiamenti. U capu di prughjettu appruva o ricusa a dumanda, è notifica à a squadra.

Sicondu a dimensione di u prughjettu, u capu di prughjettu pò ancu logà u cambiamentu in un logu di cambiamentu per assicurà chì tutti i partiti di u prughjettu ricevenu l'infurmazioni.

Implementazione

L'implementazione di un cambiamentu pò varià secondu a tappa di u prugettu, ma in generale implica l'aghjurnamentu di a cronologia è i risultati, è ancu di informà a squadra di u prugettu.

Duvete valutà u scopu di u prugettu è verificate chì cambià u timeline ùn avarà micca un impattu maiò nantu à l'ugettivi pianificati.

Recinzione

Dopu avè documentatu, disseminatu è implementatu a dumanda, pudete passà à a fase di chiusura. Hè ricumandemu chì avete un pianu formale di chiusura in u locu per chì tutti i membri di a squadra ponu accede è riferite à sta informazione in u futuru.

Rivisendu in modu efficace i cambiamenti à i vostri prughjetti, u cuntrollu di i costi deve esse naturali.

Previsione accuratamente u budgetu è u successu di un prughjettu implica a mantene una gestione cuscienziosa da u principiu à a fine. Avvenimenti imprevisti nantu à a strada sò inevitabbili, ma u stabilimentu di certi sistemi aiuta à guardà contr'à queste deviazioni.

4. Gestisce u vostru tempu

A gestione di u tempu hè una parte integrante di u cuntrollu di u costu: quandu a durata tutale di un prughjettu aumenta, u costu tutale di u prugettu aumenta ancu. Per ùn superà u budgetu attribuitu, deve soprattuttu rispettà u calendariu di u prugettu.

Adoptate strategie di gestione di u tempu per aumentà a produtividade è aiutà i membri di a squadra à compie u travagliu à tempu in u budget.

Eccu alcuni cunsiglii di gestione di u tempu:

Timeboxing

Timeboxing hè una strategia di gestione di u tempu orientata à u scopu chì implica cumpiendu i travaglii in un " bloccu di tempu ».

Per esempiu, Se avete bisognu di scrive un blog post, pudete creà un bloccu di dui ore per delineà. Allora, dopu à una pausa, pudete turnà à un altru bloccu di trè ore per fà un primu draft.

U bloccu di u tempu

U bloccu di u tempu hè simile à u timeboxing, ma invece di stabilisce una certa quantità di tempu per ogni compitu individuale, bluccà periudi specifichi di u vostru calendariu per u travagliu relatatu.

U Metudu Pomodoro

Cum'è timeboxing è time blocking, a tecnica Pomodoro vi aiuta à compie i vostri travaglii in pocu tempu è piglià pause trà e sessioni di travagliu.

Per esempiu, travaglia per 25 minuti, poi pigliate una pausa di cinque minuti quattru volte. Allora, dopu à a quarta sessione di travagliu, pigliate una pausa più longa 20 o 30 minutis.

ingoia u roppu

SSicondu una citazione famosa di Mark Twain: "Se avete da inghiotti un roppu, hè megliu fà a prima cosa di a mattina". A strategia di gestione di u tempu "Eat the Frog" hè ispiratu da queste parolle è vi incuraghjenu à piglià cura di i travaglii impurtanti o cumplessi prima di travaglià in quelli menu impurtanti o menu urgenti.

U principiu di Pareto

Ancora chjamatu u 80-20 regula Stu principiu hè basatu annantu à una regula fundamentale: dedichemu 20% di u nostru tempu à rializà 80% di u travagliu. Concretamente, esse capace di trasfurmà questi 80% di i travaglii abbastanza rapidamente ci lascia dunque più tempu durante a nostra ghjurnata di travagliu per piglià cura di u 20% restante chì ci purterà 80% di u tempu.

Fate e cose (GTD)

Invintatu da David Allen à u principiu di l'anni 2000, u metudu " Getting Things Done » o "Fate e cose" in francese, ricumandemu di fà una lista di i travaglii pianificati per scrittura prima. Una volta libera di sti cunsiderazioni, piuttostu cà s'appoghjanu nantu à l'arnesi di gestione di u travagliu, puderà piglià l'azzione senza avè da capisce ciò chì fà.

Pò sembrà contraintuitivu per fucalizza nantu à a produtividade cum'è parte di u cuntrollu di i costi, ma u rendiment di u prugettu hè a basa di u flussu di cassa.

Se u vostru squadra ùn hè micca produtivu, ùn scuntrà micca i termini di u prugettu, è u fallimentu di scuntrà i termini genera costi supplementari. Lògicamente, se u vostru prughjettu custa più, u flussu di cassa di a vostra cumpagnia diminuisce. 

5. Track Earned Value

U seguimentu di u vostru valore guadagnatu pò aiutà à predichendu u risultatu finanziariu di un prughjettu. Stu metudu di cuntrollu di i costi richiede a cunniscenza di a cuntabilità di i costi. Puderà aiutà à detect l'iniziu di i costi variabili è per quessa impedisce variazioni in prughjetti futuri.

U valore earned hè a quantità di compiti veramente cumpleti in un prughjettu. Per seguità u valore guadagnatu è vede s'ellu site in u calendariu, avete bisognu di multiplicà u percentualità di i travaglii cumpletati da u budgetu di u prugettu.

Passi per seguità u valore guadagnatu

Per seguità u valore guadagnatu, seguitate sti passi:

Passu 1: determina u gradu di cumpiimentu di ogni compitu in percentuale.

Passu 2: stabilisce u valore pianificatu (Valore pianificatu o PV) o u costu budgeted di u travagliu pianificatu. Questu hè u budgetu autorizatu per rializà u travagliu pianificatu.

Passu 3: Determina u valore guadagnatu (Evalore arned o EV), o u costu di u budgetu di u travagliu realizatu. Questa hè a quantità di travagliu veramente finitu.

Passu 4: stabilisce u costu reale (Costu attuale o AC), chì rapprisenta u costu reale di u travagliu realizatu. Quessi sò spese relative à u travagliu digià realizatu.

Passu 5: calculà a varianza di i costi (Varianza di costu o CV) sottraendu u valore guadagnatu da u costu reale (CV = EV - AC).

Passu 6: compilà i risultati.

Per i primi trè passi, avete bisognu di cullà l'infurmazioni di costu per u vostru prughjettu, mentre chì per l'ultimi trè, avete bisognu di fà calculi è analisi. I variazioni di u costu rapprisentanu u statutu di u costu di u vostru prughjettu.

Quandu cuntrole i costi, u vostru CV hè a metrica chì determina se u vostru prughjettu hè in traccia cù u budgetu. A CV negativu significa chì u prugettu hè sopra u budgetu.

Duvete cuntrullà i costi o gestisce i costi?

Hè cumuni di cunfundà u cuntrollu di i costi cù a gestione di i costi. Il s'agit de deux termes distincts qui doivent être définis et compris correctement. U cuntrollu di i costi hè un subprocessu in u sistema più grande di gestione di i costi.

Mentre chì u cuntrollu di u costu hè di identificà e spese è di riduzzione per aumentà i prufitti, a gestione di u costu hè u prucessu generale di stima, budgeting, è cuntrullà i costi di un prughjettu.

A vostra cumpagnia hà prubabilmente parechji impiegati implicati in a gestione di i costi. Sicondu a dimensione di a vostra squadra, diverse persone puderanu travaglià nantu à a pianificazione di risorse è u budgeting.

Per un cuntrollu efficace di i costi, i squadre anu bisognu di monitorà a spesa à diversi livelli di l'affari per pagà abbastanza attente à ogni parte di u budgetu di l'affari è analizà bè.

Aduprate u cuntrollu di i costi per seguità è riduce e vostre spese di prughjettu

U seguimentu di i dati di costu per riduce a spesa di u prughjettu hè un prucessu tedioso, ma a gestione di i costi hà un impattu direttu nantu à a prufittuità.

Per gestisce in modu efficace i costi, crea un dashboard persunalizabile per avè tutte l'infurmazioni à a vostra manu. Questa automatizazione vi permetterà di juggle trà a gestione di u prughjettu è u cuntrollu di i costi, tuttu in un locu.

Lasciaci un cumentu. Ma prima di andà, eccu un robot chì vi permette di guadagnà assai facilmente cù u cummerciu EUR / USD.