Jak vytvořit komunikační plán projektu?

Komunikační plány jsou pro vaše projekty důležité. Efektivní komunikace, vnitřní i vnější, je zásadní pro úspěch projektu. Je nezbytné mít komunikační plán projektu, který nastiňuje, kdo jsou zainteresované strany, a také kdy a jak je oslovit. Nicméně mít dobrý komunikační strategie může být pro vás velmi užitečné. Tento článek zahrnuje:

• Výhody projektových komunikačních plánů
• Co zahrnout do komunikačního plánu
• Jak napsat komunikační plán
• A jak používat komunikační plán v celém projektu

Ale než začnu, rád bych vám řekl o tomto prémiovém školení, které mi osobně umožnilo zvýšit míru konverze na mých stránkách. Stačí kliknout sem, je to přidružený odkaz.

Výhody projektových komunikačních plánů

Komunikační plány projektu ve svém jádru usnadňují efektivní komunikaci. Díky nim budou vaše projekty probíhat hladce a pomohou vám vyhnout se selhání projektu. Mezi další hlavní výhody patří nastavení a řízení očekávání, lepší řízení zainteresovaných stran a pomoc s procesem plánování projektu.

Nastavte a spravujte očekávání

Projektové komunikace jsou obousměrné. Podobně jako při plánování projektu je třeba nastavit očekávání a projektový tým a zúčastněné strany klienta musí převzít odpovědnost za bezproblémovou komunikaci.

Zatímco projekt nezačíná bez plánu projektu, komunikační plány projektu nejsou tak snadno diskutovány, ale měly by být.

Tím, že klientovi na začátku procesu projektu dáte vědět, co může očekávat, udáváte tón celému projektu, počínaje procesem návrhu projektu.

Je také užitečné, aby předem věděli, co od nich budete potřebovat, aby mohli být připraveni, až přijde čas.

Řízení stakeholderů a zákazníků

V průběhu projektu je úspěšná komunikace o sladění s cíli a milníky a jejich následné přizpůsobení se změnám projektů zásadní pro zapojení zainteresovaných stran a transparentnost ohledně stavu projektu.

Komunikace je klíčem k udržení dobrého vztahu s klientem a projektový komunikační plán vám může pomoci udržet sdílené porozumění tomu, co se děje a co by se mělo dít v průběhu vašeho projektu.

Plánování projektu

Komunikační plán projektového managementu definuje, jak budou kritické informace poskytovány v průběhu projektu, kým a jak často. Když dokončíte plánování projektu, měli byste také dokončit plánování komunikace.

Ne všechny projekty jsou si rovny, a z tohoto důvodu je plán komunikace projektu jedinečný pro váš projekt, a proto je důležité na něj myslet při vytváření plánu projektu po spuštění.

Velké projekty mají jiné komunikační potřeby než malé projekty a totéž platí pro projekty s týmy zúčastněných stran versus jeden projektový kontakt.

Projekty s cíli, rozpočty, různé termíny a dokonce i různé výstupy vyžadují komunikaci přizpůsobenou těmto potřebám, a to je něco, co je třeba mít na paměti při vytváření plánu komunikace projektu.

Co zahrnout do komunikačních plánů

I když se specifika vašeho komunikačního plánu budou lišit v závislosti na typu a rozsahu projektu, do každého komunikačního plánu projektu, který vytvoříte, by mělo být zahrnuto několik klíčových prvků:

Klíčové zúčastněné strany

Zapište si všechny klíčové zainteresované strany, včetně primárního kontaktu se zákazníkem. Uveďte kontaktní informace, jako jsou telefonní čísla a e-maily, aby je mohl najít každý, kdo přistupuje ke komunikačnímu plánu.

Členové týmu

Zahrňte klíčové členy týmu svého projektu a jejich role. To je užitečné pro každého nového nebo neznalého projektu. Uveďte členy svého týmu, kteří se podílejí na sdělování výstupů, vedení strategických diskusí nebo na tom, jak budete řídit technické rozhovory mezi zúčastněnými stranami a vaším týmem.

Komunikační metody

Popište hlavní komunikační metody a různé kanály, které použijete ke kontaktování zúčastněných stran. Používejte e-mail, telefonní hovory, osobní schůzky, videokonference, sociální sítě nebo jiné. Zahrňte poznámky k preferovaným kanálům zúčastněných stran.

Typ komunikace

Uveďte typy komunikace, jak bude tato komunikace sdílena, co bude zahrnuto a s kým bude tato komunikace probíhat. Například, můžete klientovi poskytovat týdenní zprávy o stavu.

Zvažte, jak to poskytnete, komu to bude poskytnuto a jaké informace by měly být součástí zprávy.

Komunikační styly

To lze rozdělit podle zúčastněných stran a způsobů komunikace. Preferuje určitá stakeholder pouze formální komunikaci, nebo to můžete brát trochu ležérněji?

Kalendář des réunions

I když to můžete upravit podle potřeby v průběhu projektu, je užitečné mít počáteční představu o tom, jak často se budete setkávat se zúčastněnými stranami.

V závislosti na rozsahu projektu můžete také uvést, jak často budete klientovi posílat emaily. Do kalendáře schůzek zahrňte také schůzky interního týmu.

Klíčové zprávy

Pro každou zúčastněnou stranu určete klíčové sdělení nebo informace, které jim budou muset být sdělovány v průběhu projektu. To také zahrnuje veškeré informace nebo zpětnou vazbu, které od nich budete potřebovat.

Komunikační cíle

Komunikační plán, který zahrnuje komunikační cíle, vám může pomoci při rozhodování na základě toho, čeho se snažíte dosáhnout.

Jak napsat svůj vlastní projektový komunikační plán

1. Pochopte svá nastavení

Komunikační plán projektu nemusí být formální. Ale měl by být napsán alespoň pro vaši vlastní potřebu. Zvažte gramatiku ne proto, že chcete znít chytře, ale proto, že chcete být srozumitelní a srozumitelní.

Psací nástroje vám mohou pomoci se s tím vypořádat, aniž by to zabralo příliš mnoho času. Díky tomu můžete s důvěrou začít vytvářet svůj obsah.

Nejprve vám umožní sednout si a nastavit parametry projektu. Patří mezi ně velikost projektu, informace o společnosti klienta, výstupy projektu, harmonogram a projektový tým.

Myslet si komunikační styly vašeho týmu a týmu vašeho klienta:

• Jak úspěšná byla zatím komunikace?
• Uvedl váš klient, že preferuje komunikaci: mají tendenci telefonovat, když mají otázku, nebo se zaměřují na e-maily?
• Potkali jste se osobně nebo přes video?
• Jak často váš tým komunikuje přímo s vámi na projektu? Dávají přednost písemnému kontextu před schůzkami?

Jakmile pochopíte tým a klienty, se kterými pracujete, můžete to aplikovat na komunikační akční plán.

2. Definujte své cíle a své zainteresované strany

Uveďte výstupy svého projektu a klíčové zúčastněné strany projektu. Dále do tohoto seznamu přidejte své projektové cíle: Přemýšlejte o tom, co je úspěšná projektová komunikace nejen s vaším klientem, ale také s vaším týmem.

Tento seznam bude vodítkem při rozhodování o komunikaci.

3. Vytvořte si komunikační plán

nyní je čas udělat plán. Definujte svůj přístup ke komunikaci, kterou budete mít během svého projektu. Když znáte cíle svého projektu, zvažte, jak často budete komunikovat se zainteresovanými stranami vašich klientů, jak to budete dělat a co bude tato komunikace zahrnovat.

Můžete se rozhodnout použít více přístupů, jako jsou týdenní telefonické odbavení k aktualizaci plánu a postupu rozpočtu, stejně jako denní e-maily pro aktuální otázky a méně časté osobní schůzky k prezentaci aktualizací. hlavní milníky projekt.

Ať už se rozhodnete jakkoli, mějte na paměti své metriky a cíle. Ty by vám měly pomoci identifikovat typy komunikace, které budou pro váš projekt nejpřínosnější, a jak podrobná nebo hloubková by vaše komunikace měla být.

Jak používat projektový komunikační plán

1. Sdílejte to se svým týmem

Sdílení plánu s vaším týmem je informuje o vaší komunikační kadenci, která ovlivňuje jejich práci a termíny dodání, ale také jim poskytne více kontextu o tom, jak a s kým budete komunikovat.

Sdílení těchto informací znamená, že váš tým vám může pomoci implementovat komunikační plán.

2. Držte se cesty

Ujistěte se, že váš tým zná a rozumí vašemu komunikačnímu plánu, aby váš klient dostával konzistentní a smysluplné informace, které mu budou během projektu poskytovány.

Rezervujte si všechny klíčové projektové schůzky, jakmile budete mít připravený plán, a přidejte si do kalendáře připomenutí pro pravidelná přihlášení a dokonce i projektové e-maily, abyste měli přehled o důležitých věcech, které jste si ve svém plánu nastavili.

Pokud se kdykoli odchýlíte od svého komunikačního plánu a je pro vás těžké se k němu vrátit, přehodnoťte svůj nastavený přístup:

• Odpovídá stále cílům vašeho projektu?
• Změnily se nějak cíle nebo zainteresované strany od začátku projektu?
• Existují v této fázi efektivnější způsoby sdělování informací o projektu?

Komunikační plán = úspěch

Plán komunikace projektu vám poskytuje nástroje pro efektivní komunikaci. Plán vám také může umožnit přehodnotit váš přístup a v případě potřeby potřeby vašeho zákazníka.

Bez ohledu na to, jak formální nebo neformální může být váš komunikační plán projektu, může to být rozdíl mezi velmi úspěšným a efektivním projektem a projektem, který se bez pevného plánu zastaví.

Berte to jako další způsob, jak nastavit a zkontrolovat očekávání v průběhu projektu. Berte to jako způsob, jak snadno zajistit smysluplnou a úspěšnou komunikaci.

Co myslíš ?

Jak zásadní je komunikační plán projektu pro úspěch projektu? Myslíte si, že by projektoví manažeři měli vždy sepsat komunikační plán projektů, bez ohledu na jejich velikost? Dejte mi vědět své myšlenky zanecháním komentáře!

Pokud však chcete mít své osobní finance pod kontrolou za šest měsíců, vřele doporučuji tento návod.

Zanechte nám komentář