Sut i wneud cynllun cyfathrebu prosiect?

Mae cynlluniau cyfathrebu yn bwysig ar gyfer eich prosiectau. Mae cyfathrebu effeithiol, yn fewnol ac yn allanol hanfodol i lwyddiant y prosiect. Mae'n hanfodol cael cynllun cyfathrebu prosiect sy'n amlinellu pwy yw'r rhanddeiliaid, yn ogystal â phryd a sut i'w cyrraedd. Fodd bynnag, cael da strategaeth gyfathrebu gall fod yn ddefnyddiol iawn i chi. Mae'r erthygl hon yn ymdrin â:

• Manteision cynlluniau cyfathrebu prosiect
• Beth i'w gynnwys mewn cynllun cyfathrebu
• Sut i ysgrifennu cynllun cyfathrebu
• A sut i ddefnyddio cynllun cyfathrebu trwy gydol y prosiect

Ond cyn dechrau, hoffwn ddweud wrthych am yr hyfforddiant premiwm hwn sydd wedi fy ngalluogi'n bersonol i gynyddu fy nghyfraddau trosi ar fy safleoedd. Cliciwch yma, mae'n ddolen gyswllt.

Manteision Cynlluniau Cyfathrebu Prosiect

Yn greiddiol iddynt, mae cynlluniau cyfathrebu prosiect yn hwyluso cyfathrebu effeithiol. Byddant yn gwneud i'ch prosiectau redeg yn esmwyth ac yn eich helpu i osgoi methiant prosiect. Mae buddion mawr eraill yn cynnwys gosod a rheoli disgwyliadau, rheoli rhanddeiliaid yn well, a chynorthwyo gyda’r broses cynllunio prosiect.

Gosod a rheoli disgwyliadau

Mae cyfathrebiadau prosiect yn stryd ddwy ffordd. Yn debyg iawn i gynllunio prosiectau, mae angen gosod disgwyliadau ac mae angen i dîm y prosiect a rhanddeiliaid cleient gymryd cyfrifoldeb am gyfathrebu i fynd rhagddo'n esmwyth.

Er nad yw prosiect yn dechrau heb gynllun prosiect yn ei le, nid yw cynlluniau cyfathrebu prosiect yn cael eu trafod mor hawdd, ond dylent fod.

Trwy roi gwybod i'r cleient yn gynnar ym mhroses y prosiect beth i'w ddisgwyl, rydych chi'n gosod y naws ar gyfer y prosiect cyfan, gan ddechrau gyda phroses cynnig y prosiect.

Mae hefyd yn ddefnyddiol iddynt wybod ymlaen llaw beth fydd ei angen arnoch oddi wrthynt fel y gallant fod yn barod pan ddaw'r amser.

Rheoli rhanddeiliaid a chwsmeriaid

Drwy gydol prosiect, mae cyfathrebu llwyddiannus ynghylch aliniad i nodau a cherrig milltir, ac adlinio dilynol i'r rhain wrth i brosiectau newid, yn hanfodol ar gyfer ymrwymiad rhanddeiliaid a thryloywder ar statws y prosiect.

Mae cyfathrebu yn allweddol i gynnal perthynas dda gyda'r cleient, a gall cynllun cyfathrebu prosiect eich helpu i gynnal y ddealltwriaeth gyffredin honno o'r hyn sy'n digwydd a'r hyn a ddylai fod yn digwydd trwy gydol eich prosiect.

Cynllunio prosiect

Mae cynllun cyfathrebu rheoli prosiect yn diffinio sut y bydd gwybodaeth hollbwysig yn cael ei darparu trwy gydol y prosiect, gan bwy, a pha mor aml. Wrth i chi gwblhau cynllunio'r prosiect, dylech hefyd gwblhau'r cynllunio cyfathrebu.

Nid yw pob prosiect yn cael ei greu yn gyfartal, ac am y rheswm hwn, mae cynllun cyfathrebu prosiect yn unigryw i'ch prosiect, a dyna pam ei bod yn bwysig meddwl amdano wrth greu eich cynllun prosiect ar ôl y lansiad.

Mae gan brosiectau mawr anghenion cyfathrebu gwahanol na phrosiectau bach, ac mae'r un peth yn wir am brosiectau gyda thimau o randdeiliaid yn erbyn un cyswllt prosiect.

Prosiectau ag amcanion, cyllidebau, mae terfynau amser gwahanol a hyd yn oed gwahanol bethau i'w cyflawni oll yn gofyn am gyfathrebu wedi'i deilwra i'r anghenion hynny, ac mae hynny'n rhywbeth i'w gadw mewn cof wrth greu cynllun cyfathrebu prosiect.

Beth i'w gynnwys mewn Cynlluniau Cyfathrebu

Er y bydd manylion eich cynllun cyfathrebu yn amrywio yn dibynnu ar fath a chwmpas y prosiect, dylid cynnwys ychydig o elfennau allweddol ym mhob cynllun cyfathrebu prosiect y byddwch yn ei greu:

Rhanddeiliaid allweddol

Ysgrifennwch yr holl randdeiliaid allweddol, gan gynnwys eich prif gyswllt â chwsmeriaid. Cynhwyswch wybodaeth gyswllt fel rhifau ffôn ac e-byst, fel y gall unrhyw un sy'n cyrchu'r cynllun cyfathrebu ddod o hyd i'r wybodaeth hon.

Aelodau o'r tîm

Cynhwyswch aelodau tîm allweddol eich prosiect a'u rolau. Mae hyn yn ddefnyddiol i unrhyw un sy'n newydd neu'n anghyfarwydd â'r prosiect. Rhestrwch yr aelodau o'ch tîm sy'n ymwneud â chyfathrebu canlyniadau, arwain trafodaethau strategol, neu sut y byddwch yn rheoli sgyrsiau technegol rhwng rhanddeiliaid a'ch tîm.

Dulliau cyfathrebu

Disgrifiwch y prif ddulliau cyfathrebu a'r gwahanol sianeli y byddwch yn eu defnyddio i gysylltu â rhanddeiliaid. Defnyddiwch e-bost, galwadau ffôn, cyfarfodydd wyneb yn wyneb, cyfarfodydd fideo, cyfryngau cymdeithasol neu unrhyw un arall. Cynnwys nodiadau ar y sianeli rhanddeiliaid a ffefrir.

math o gyfathrebu

Cynhwyswch y mathau o gyfathrebu, sut bydd y cyfathrebiad hwnnw'n cael ei rannu, beth fydd yn cael ei gynnwys, a gyda phwy y bydd y cyfathrebu hwnnw. Er enghraifft, gallwch ddarparu adroddiadau statws wythnosol i'r cwsmer.

Ystyriwch sut y byddwch yn darparu hwn, i bwy y caiff ei ddarparu, a pha wybodaeth y dylid ei chynnwys yn yr adroddiad.

Arddulliau cyfathrebu

Gellir dadansoddi hyn yn ôl rhanddeiliaid a dulliau cyfathrebu. A yw'n well gan randdeiliad penodol gyfathrebu ffurfiol yn unig, neu a allwch ei gymryd ychydig yn fwy hamddenol?

Calendr o gyfarfodydd

Er y gallwch addasu hyn yn ôl yr angen drwy gydol y prosiect, mae’n ddefnyddiol cael syniad cychwynnol o ba mor aml y byddwch yn cyfarfod â rhanddeiliaid.

Yn dibynnu ar gwmpas y prosiect, gallwch hefyd nodi pa mor aml y byddwch yn anfon e-byst at y cleient. Cynhwyswch hefyd gyfarfodydd tîm mewnol yn eich calendr cyfarfodydd.

Negeseuon allweddol

Ar gyfer pob rhanddeiliad, penderfynwch ar y neges neu'r wybodaeth allweddol y bydd angen ei chyfleu iddynt drwy gydol y prosiect. Mae hyn hefyd yn cynnwys unrhyw wybodaeth neu adborth y bydd ei angen arnoch ganddynt.

Amcanion cyfathrebu

Gall cynllun cyfathrebu sy'n cynnwys amcanion cyfathrebu eich helpu i wneud penderfyniadau yn seiliedig ar yr hyn yr ydych yn ceisio ei gyflawni.

Sut i Ysgrifennu Cynllun Cyfathrebu Eich Prosiect Eich Hun

1. Deall eich gosodiadau

Cynllun cyfathrebu prosiect nid oes angen iddo fod yn ffurfiol. Ond o leiaf dylid ei ysgrifennu er eich cyfeirnod eich hun. Ystyriwch ramadeg, nid oherwydd eich bod am swnio'n smart, ond oherwydd eich bod am fod yn glir ac yn ddealladwy.

Gall offer ysgrifennu eich helpu i ddelio â hyn heb gymryd gormod o amser. Gyda hynny mewn trefn, gallwch chi ddechrau creu eich cynnwys yn hyderus.

Yn gyntaf, mae'n gadael ichi eistedd i lawr a gosod paramedrau'r prosiect. Mae'r rhain yn cynnwys maint y prosiect, gwybodaeth am gwmnïau cleient, canlyniadau'r prosiect, amserlen a thîm y prosiect.

Meddwl arddulliau cyfathrebu eich tîm a thîm eich cleient:

• Pa mor llwyddiannus fu cyfathrebu hyd yn hyn?
• A yw eich cleient wedi nodi y byddai'n well ganddo gyfathrebu: a yw'n tueddu i ffonio pan fydd ganddo gwestiwn neu a yw'n e-ganolog?
• A wnaethoch chi gyfarfod wyneb yn wyneb neu drwy fideo?
• Pa mor aml mae eich tîm yn rhyngweithio'n uniongyrchol â chi ar brosiect? A yw'n well ganddynt y cyd-destun ysgrifenedig na chyfarfodydd?

Unwaith y byddwch chi'n deall y tîm a'r cleientiaid rydych chi'n gweithio gyda nhw, gallwch chi gymhwyso hyn i gynllun gweithredu cyfathrebu.

2. Diffiniwch eich amcanion a'ch rhanddeiliaid

Rhestrwch amcanion eich prosiect a rhanddeiliaid allweddol y prosiect. Nesaf, ychwanegwch nodau eich prosiect at y rhestr honno: Meddyliwch am beth yw cyfathrebu prosiect llwyddiannus, nid yn unig gyda'ch cleient, ond hefyd gyda'ch tîm.

Bydd y rhestr hon yn llywio penderfyniadau cyfathrebu.

3. Gwnewch gynllun cyfathrebu

bellach mae'n bryd gwneud y cynllun. Diffiniwch eich ymagwedd at y cyfathrebiadau a fydd gennych trwy gydol eich prosiect. Gan wybod nodau eich prosiect, ystyriwch pa mor aml y byddwch yn cyfathrebu â'ch rhanddeiliaid cleient, sut y byddwch yn ei wneud, a beth fydd y cyfathrebiadau hynny yn ei gynnwys.

Efallai y byddwch yn penderfynu defnyddio dulliau lluosog, megis mewngofnodi ffôn wythnosol i ddiweddaru'r amserlen a chynnydd y gyllideb, yn ogystal ag e-byst dyddiol ar gyfer cwestiynau hedfan a chyfarfodydd personol llai aml i gyflwyno diweddariadau ar brif gerrig milltir y prosiect.

Beth bynnag y byddwch chi'n ei benderfynu, cadwch eich metrigau a'ch nodau mewn cof. Dylai'r rhain eich helpu i nodi'r mathau o gyfathrebiadau a fydd fwyaf buddiol i'ch prosiect a pha mor fanwl neu fanwl y dylai eich cyfathrebiadau fod.

Sut i ddefnyddio cynllun cyfathrebu prosiect

1. Rhannwch ef gyda'ch tîm

Bydd rhannu’r cynllun gyda’ch tîm yn rhoi gwybod iddynt am eich diweddeb cyfathrebu, sy’n effeithio ar eu dyddiadau gwaith a chyflawni, ond hefyd yn rhoi mwy o gyd-destun iddynt ar sut y byddwch yn cyfathrebu a gyda phwy.

Mae rhannu'r wybodaeth hon yn golygu y gall eich tîm eich helpu i roi'r cynllun cyfathrebu ar waith.

2. Aros ar y trywydd iawn

Sicrhewch fod eich tîm yn gwybod ac yn deall eich cynllun cyfathrebu fel bod eich cleient yn derbyn gwybodaeth gyson ac ystyrlon a gyflwynir iddynt trwy gydol y prosiect.

Archebwch bob cyfarfod prosiect allweddol cyn gynted ag y bydd gennych gynllun yn ei le ac ychwanegwch nodiadau atgoffa at eich calendr ar gyfer mewngofnodi rheolaidd a hyd yn oed e-byst prosiect fel eich bod yn aros ar y trywydd iawn gyda'r pethau pwysig rydych wedi'u gosod yn eich cynllun.

Os byddwch yn crwydro oddi wrth eich cynllun cyfathrebu ar unrhyw adeg ac yn ei chael hi’n anodd dod yn ôl ato, ailystyried y dull yr ydych wedi’i osod:

• A yw'n dal i gyd-fynd ag amcanion eich prosiect?
• A yw'r amcanion neu'r rhanddeiliaid wedi newid mewn unrhyw ffordd ers dechrau'r prosiect?
• A oes ffyrdd mwy effeithiol o gyfleu gwybodaeth am brosiectau ar hyn o bryd?

Cynllun Cyfathrebu = Llwyddiant

Mae cael cynllun cyfathrebu prosiect yn rhoi'r offer i chi gyfathrebu'n effeithiol. Gall cynllun hefyd eich galluogi i ailasesu eich dull gweithredu ac anghenion eich cwsmer os oes angen.

Ni waeth pa mor ffurfiol neu anffurfiol yw cynllun cyfathrebu eich prosiect, gall fod y gwahaniaeth rhwng prosiect llwyddiannus ac effeithiol iawn ac un sy'n aros heb gynllun cadarn yn ei le.

Meddyliwch amdano fel ffordd arall o osod a gwirio disgwyliadau trwy gydol prosiect. Meddyliwch amdano fel ffordd o sicrhau cyfathrebu ystyrlon a llwyddiannus yn rhwydd.

Beth wyt ti'n feddwl?

Pa mor hanfodol yw cynllun cyfathrebu prosiect i lwyddiant prosiect? Ydych chi'n meddwl y dylai rheolwyr prosiect bob amser ysgrifennu cynllun cyfathrebu ar gyfer prosiectau, waeth beth fo'u maint? Gadewch imi wybod eich barn trwy adael sylw!

Fodd bynnag, os ydych chi am gymryd rheolaeth o'ch cyllid personol mewn chwe mis, rwy'n argymell y canllaw hwn yn fawr.

Gadewch sylw i ni