Hvordan laver man kommunikationsplanen for et projekt?

Kommunikationsplaner er vigtige for dine projekter. Effektiv kommunikation, både intern og ekstern, er afgørende for projektets succes. Det er vigtigt at have en projektkommunikationsplan, der beskriver, hvem interessenterne er, samt hvornår og hvordan man kan nå dem. Dog have det godt kommunikationsstrategi kan være meget nyttigt for dig. Denne artikel dækker:

• Fordelene ved projektkommunikationsplaner
• Hvad skal medtages i en kommunikationsplan
• Sådan skriver du en kommunikationsplan
• Og hvordan man bruger en kommunikationsplan gennem hele projektet

Men inden jeg starter, vil jeg gerne fortælle dig om denne premium træning, som personligt har givet mig mulighed for at øge mine konverteringsrater på mine sider. Bare klik her, det er et affiliate link.

Fordele ved projektkommunikationsplaner

I deres kerne fremmer projektkommunikationsplaner effektiv kommunikation. De vil få dine projekter til at køre problemfrit og hjælpe dig med at undgå projektfejl. Andre store fordele omfatter fastsættelse og styring af forventninger, bedre interessentstyring og hjælp til projektplanlægningsprocessen.

Sæt og styr forventninger

Projektkommunikation er en tovejs gade. Ligesom projektplanlægning skal der stilles forventninger, og projektteamet og kundens interessenter skal tage ansvar for, at kommunikationen går glat.

Selvom et projekt ikke starter uden en projektplan på plads, er projektkommunikationsplaner ikke så let at diskutere, men de burde være det.

Ved tidligt i projektforløbet at fortælle kunden, hvad de kan forvente, sætter du tonen for hele projektet, startende med projektforslagsprocessen.

Det er også nyttigt for dem på forhånd at vide, hvad du skal bruge fra dem, så de kan være forberedte, når tiden kommer.

Interessent- og kundestyring

Gennem et projekt er succesfuld kommunikation om tilpasning til mål og milepæle, og efterfølgende omlægning til disse, efterhånden som projekter ændrer sig, afgørende for interessenternes buy-in og gennemsigtighed om projektets status.

Kommunikation er nøglen til at opretholde et godt forhold til kunden, og en projektkommunikationsplan kan hjælpe dig med at bevare den fælles forståelse af, hvad der sker, og hvad der bør ske gennem hele dit projekt.

Projekt planlægning

En kommunikationsplan for projektledelse definerer, hvordan kritisk information vil blive leveret gennem hele projektet, af hvem og hvor ofte. Efterhånden som du afslutter projektplanlægningen, bør du også gennemføre kommunikationsplanlægningen.

Ikke alle projekter er skabt lige, og af denne grund er en projektkommunikationsplan unik for dit projekt, hvorfor det er vigtigt at tænke over det, når du opretter din projektplan efter lanceringen.

Store projekter har andre kommunikationsbehov end små projekter, og det samme gælder projekter med teams af interessenter kontra en enkelt projektkontakt.

Projekter med mål, budgetter, Forskellige deadlines og endda forskellige leverancer kræver alle kommunikation skræddersyet til disse behov, og det er noget, man skal huske på, når man laver en projektkommunikationsplan.

Hvad skal medtages i kommunikationsplaner

Mens detaljerne i din kommunikationsplan vil variere afhængigt af typen og omfanget af projektet, bør et par nøgleelementer inkluderes i hver projektkommunikationsplan, du opretter:

Nøgleinteressenter

Skriv alle nøgleinteressenter ned, herunder din primære kundekontakt. Medtag kontaktoplysninger såsom telefonnumre og e-mails, så alle, der får adgang til kommunikationsplanen, kan finde disse oplysninger.

Medlemmer af holdet

Inkluder dit projekts nøgleteammedlemmer og deres roller. Dette er praktisk for enhver, der er ny eller uvant med projektet. Angiv de medlemmer af dit team, der er involveret i at kommunikere leverancer, lede strategiske diskussioner, eller hvordan du vil styre tekniske samtaler mellem interessenter og dit team.

Kommunikationsmetoder

Beskriv de vigtigste kommunikationsmetoder og de forskellige kanaler, du vil bruge til at kontakte interessenter. Brug e-mail, telefonopkald, ansigt-til-ansigt møder, videomøder, sociale medier eller andre. Medtag noter om foretrukne interessentkanaler.

Kommunikationstype

Inkluder typerne af kommunikation, hvordan den kommunikation vil blive delt, hvad der vil blive inkluderet, og med hvem kommunikationen vil være. For eksempel, du kan levere ugentlige statusrapporter til kunden.

Overvej, hvordan du vil give dette, hvem det vil blive givet til, og hvilke oplysninger der skal medtages i rapporten.

Kommunikationsstile

Dette kan opdeles efter interessenter og kommunikationsmetoder. Foretrækker en bestemt interessent kun formel kommunikation, eller kan du tage det lidt mere afslappet?

Mødekalender

Selvom du kan justere dette efter behov gennem hele projektet, er det nyttigt at have en indledende idé om, hvor ofte du vil mødes med interessenter.

Afhængigt af projektets omfang kan du også angive, hvor ofte du vil sende e-mails til kunden. Inkluder også interne teammøder i din mødekalender.

Nøglebudskaber

For hver interessent skal du bestemme det centrale budskab eller den information, der skal kommunikeres til dem gennem hele projektet. Dette inkluderer også enhver information eller feedback, du har brug for fra dem.

Kommunikationsmål

En kommunikationsplan, der indeholder kommunikationsmål, kan hjælpe dig med at træffe beslutninger baseret på, hvad du forsøger at opnå.

Sådan skriver du din egen projektkommunikationsplan

1. Forstå dine indstillinger

En projektkommunikationsplan behøver ikke at være formel. Men det bør i det mindste være skrevet til din egen reference. Overvej grammatik, ikke fordi du vil lyde smart, men fordi du vil være klar og forstået.

Skriveværktøjer kan hjælpe dig med at håndtere dette uden at tage for meget tid. Med det i rækkefølge kan du begynde at skabe dit indhold med tillid.

For det første lader den dig sætte dig ned og indstille projektparametrene. Disse omfatter projektstørrelse, kundevirksomhedsoplysninger, projektleverancer, tidsplan og projektteam.

Tænke kommunikationsstile af dit team og din kundes:

• Hvor vellykket har kommunikation været indtil videre?
• Har din klient angivet en præference for kommunikation: har de en tendens til at ringe, når de har et spørgsmål, eller er de e-mail-centrerede?
• Mødtes du personligt eller via video?
• Hvor ofte interagerer dit team direkte med dig på et projekt? Foretrækker de den skriftlige kontekst frem for møder?

Når du forstår det team og de kunder, du arbejder med, kan du anvende dette på en kommunikationshandlingsplan.

2. Definer dine mål og dine interessenter

Liste dine projektleverancer og nøgleprojektinteressenter. Tilføj derefter dine projektmål til denne liste: Tænk over, hvad vellykket projektkommunikation er, ikke kun med din klient, men også med dit team.

Denne liste vil vejlede kommunikationsbeslutninger.

3. Lav en kommunikationsplan

nu det er tid til at lave planen. Definer din tilgang til den kommunikation, du vil have gennem dit projekt. Når du kender dine projektmål, skal du overveje, hvor ofte du vil kommunikere med dine kunders interessenter, hvordan du vil gøre det, og hvad denne kommunikation vil omfatte.

Du kan beslutte dig for at bruge flere tilgange, såsom ugentlige telefoncheck-ins til at opdatere tidsplanen og budgetfremskridt, samt daglige e-mails for spørgsmål i farten og mindre hyppige personlige møder for at præsentere opdateringer. projekt.

Uanset hvad du beslutter dig for, så husk dine metrics og mål. Disse skal hjælpe dig med at identificere de typer kommunikation, der vil være mest gavnlige for dit projekt, og hvor detaljeret eller dybdegående din kommunikation skal være.

Sådan bruger du en projektkommunikationsplan

1. Del det med dit team

At dele planen med dit team vil informere dem om din kommunikationskadence, som påvirker deres arbejds- og leveringsdatoer, men også give dem mere kontekst om, hvordan du vil kommunikere og med hvem.

Deling af disse oplysninger betyder, at dit team kan hjælpe dig med at implementere kommunikationsplanen.

2. Hold dig på sporet

Sørg for, at dit team kender og forstår din kommunikationsplan, så din klient modtager ensartet og meningsfuld information leveret til dem gennem hele projektet.

Book alle vigtige projektmøder, så snart du har en plan på plads, og tilføj påmindelser til din kalender om regelmæssige check-in og endda projektmails, så du holder styr på de vigtige ting, du har angivet i din plan.

Hvis du på noget tidspunkt afviger fra din kommunikationsplan og finder det svært at vende tilbage til den, så genovervej den tilgang, du har valgt:

• Svarer det stadig til målene for dit projekt?
• Har målene eller interessenterne ændret sig på nogen måde siden starten af ​​projektet?
• Er der mere effektive måder at kommunikere projektinformation på på dette stadium?

Kommunikationsplan = Succes

At have en projektkommunikationsplan giver dig værktøjerne til at kommunikere effektivt. En plan kan også give dig mulighed for at revurdere din tilgang og din kundes behov, hvis det er nødvendigt.

Uanset hvor formel eller uformel din projektkommunikationsplan kan være, kan den være forskellen mellem et meget vellykket og effektivt projekt og et, der bare går i stå uden en solid plan på plads.

Tænk på det som en anden måde at sætte og kontrollere forventninger på gennem et projekt. Tænk på det som en måde at sikre meningsfuld og vellykket kommunikation med lethed.

Hvad synes du ?

Hvor afgørende er en projektkommunikationsplan for et projekts succes? Synes du, at projektledere altid skal skrive en kommunikationsplan for projekter, uanset deres størrelse? Fortæl mig dine tanker ved at efterlade en kommentar!

Men hvis du vil have styr på din privatøkonomi på seks måneder, anbefaler jeg stærkt denne guide.

Efterlad os en kommentar