Wie erstellt man den Kommunikationsplan eines Projekts?

Kommunikationspläne sind wichtig für Ihre Projekte. Effektive Kommunikation, sowohl intern als auch extern, ist entscheidend für den Erfolg des Projekts. Es ist wichtig, über einen Kommunikationsplan für das Projekt zu verfügen, in dem dargelegt wird, wer die Stakeholder sind und wann und wie man sie erreichen kann. Allerdings mit einem guten Kommunikationsstrategie kann für Sie sehr nützlich sein. Dieser Artikel behandelt:

• Die Vorteile von Projektkommunikationsplänen
• Was gehört in einen Kommunikationsplan?
• So schreiben Sie einen Kommunikationsplan
• Und wie man einen Kommunikationsplan während des gesamten Projekts verwendet

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Vorteile von Projektkommunikationsplänen

Im Kern erleichtern Projektkommunikationspläne eine effektive Kommunikation. Sie sorgen für einen reibungslosen Ablauf Ihrer Projekte und helfen Ihnen, Projektfehler zu vermeiden. Weitere wichtige Vorteile sind das Festlegen und Verwalten von Erwartungen, ein besseres Stakeholder-Management und die Unterstützung beim Projektplanungsprozess.

Erwartungen festlegen und verwalten

Projektkommunikation ist keine Einbahnstraße. Ähnlich wie bei der Projektplanung müssen Erwartungen festgelegt werden und das Projektteam und die Stakeholder des Kunden müssen die Verantwortung dafür übernehmen, dass die Kommunikation reibungslos verläuft.

Während ein Projekt nicht ohne einen vorhandenen Projektplan beginnt, sind Projektkommunikationspläne nicht so einfach zu diskutieren, aber sie sollten es sein.

Indem Sie dem Kunden frühzeitig im Projektprozess mitteilen, was ihn erwartet, geben Sie den Ton für das gesamte Projekt an, beginnend mit dem Projektvorschlagsprozess.

Es ist auch hilfreich für sie, im Voraus zu wissen, was Sie von ihnen benötigen, damit sie vorbereitet sein können, wenn die Zeit gekommen ist.

Stakeholder- und Kundenmanagement

Während eines Projekts ist eine erfolgreiche Kommunikation über die Ausrichtung auf Ziele und Meilensteine ​​und die anschließende Neuausrichtung auf diese, wenn sich Projekte ändern, für die Zustimmung der Interessengruppen und Transparenz über den Status des Projekts unerlässlich.

Kommunikation ist der Schlüssel zur Aufrechterhaltung einer guten Beziehung zum Kunden, und ein Projektkommunikationsplan kann Ihnen dabei helfen, dieses gemeinsame Verständnis darüber aufrechtzuerhalten, was während Ihres gesamten Projekts passiert und was passieren sollte.

Planifikation des Projekts

Ein Projektmanagement-Kommunikationsplan definiert, wie wichtige Informationen während des gesamten Projekts bereitgestellt werden, von wem und wie oft. Wenn Sie die Projektplanung abschließen, sollten Sie auch die Kommunikationsplanung abschließen.

Nicht alle Projekte sind gleich, und aus diesem Grund ist ein Projektkommunikationsplan einzigartig für Ihr Projekt, weshalb es wichtig ist, darüber nachzudenken, wenn Sie Ihren Projektplan nach dem Start erstellen.

Große Projekte haben andere Kommunikationsanforderungen als kleine Projekte, und das Gleiche gilt für Projekte mit Teams von Stakeholdern im Vergleich zu einem einzelnen Projektkontakt.

Projekte mit Zielen, Budgets, Unterschiedliche Fristen und sogar unterschiedliche Ergebnisse erfordern alle eine auf diese Bedürfnisse zugeschnittene Kommunikation, und das sollten Sie bei der Erstellung eines Projektkommunikationsplans berücksichtigen.

Was in Kommunikationspläne aufzunehmen ist

Während die Einzelheiten Ihres Kommunikationsplans je nach Art und Umfang des Projekts variieren, sollten einige Schlüsselelemente in jedem von Ihnen erstellten Projektkommunikationsplan enthalten sein:

Wichtige Interessengruppen

Schreiben Sie alle wichtigen Stakeholder auf, einschließlich Ihres primären Kundenkontakts. Fügen Sie Kontaktinformationen wie Telefonnummern und E-Mail-Adressen hinzu, damit jeder, der auf den Kommunikationsplan zugreift, diese Informationen finden kann.

Mitglieder des Teams

Beziehen Sie die wichtigsten Teammitglieder Ihres Projekts und ihre Rollen mit ein. Dies ist praktisch für alle, die neu oder mit dem Projekt nicht vertraut sind. Listen Sie die Mitglieder Ihres Teams auf, die daran beteiligt sind, Ergebnisse zu kommunizieren, strategische Diskussionen zu führen oder wie Sie technische Gespräche zwischen Stakeholdern und Ihrem Team führen.

Kommunikationsmethoden

Beschreiben Sie die wichtigsten Kommunikationsmethoden und die verschiedenen Kanäle, die Sie verwenden werden, um mit Interessengruppen in Kontakt zu treten. Verwenden Sie E-Mail, Telefonanrufe, persönliche Treffen, Videokonferenzen, soziale Medien oder andere. Fügen Sie Hinweise zu bevorzugten Stakeholder-Kanälen hinzu.

Art der Kommunikation

Geben Sie die Arten der Kommunikation an, wie diese Kommunikation geteilt wird, was enthalten sein wird und mit wem diese Kommunikation stattfinden wird. Zum Beispiel Sie können dem Kunden wöchentliche Statusberichte zur Verfügung stellen.

Überlegen Sie, wie Sie diese bereitstellen, wem sie bereitgestellt werden und welche Informationen in den Bericht aufgenommen werden sollen.

Kommunikationsstile

Dies kann nach Stakeholdern und Kommunikationsmethoden aufgeschlüsselt werden. Bevorzugt ein bestimmter Stakeholder nur formelle Kommunikation oder können Sie es etwas lockerer angehen?

Kalender des Réunions

Während Sie dies im Laufe des Projekts je nach Bedarf anpassen können, ist es hilfreich, eine erste Vorstellung davon zu haben, wie oft Sie sich mit Stakeholdern treffen werden.

Abhängig vom Umfang des Projekts können Sie auch angeben, wie oft Sie E-Mails an den Kunden senden. Fügen Sie auch interne Teambesprechungen in Ihren Besprechungskalender ein.

Schlüsselnachrichten

Bestimmen Sie für jeden Stakeholder die Schlüsselbotschaft oder Informationen, die ihm während des gesamten Projekts mitgeteilt werden müssen. Dazu gehören auch alle Informationen oder Rückmeldungen, die Sie von ihnen benötigen.

Kommunikationsziele

Ein Kommunikationsplan, der Kommunikationsziele enthält, kann Ihnen helfen, Entscheidungen auf der Grundlage dessen zu treffen, was Sie erreichen möchten.

So schreiben Sie Ihren eigenen Projektkommunikationsplan

1. Verstehen Sie Ihre Einstellungen

Ein Projektkommunikationsplan muss nicht formell sein. Aber es sollte zumindest zu Ihrer eigenen Referenz geschrieben werden. Denken Sie über die Grammatik nach, nicht weil Sie intelligent klingen möchten, sondern weil Sie klar und verständlich sein möchten.

Schreibwerkzeuge können Ihnen helfen, damit umzugehen, ohne zu viel Zeit in Anspruch zu nehmen. Damit können Sie beruhigt mit der Erstellung Ihrer Inhalte beginnen.

Zunächst können Sie sich hinsetzen und die Projektparameter einstellen. Dazu gehören die Projektgröße, Kundenunternehmensinformationen, Projektleistungen, Zeitplan und Projektteam.

Überlegen Kommunikationsstile Ihres Teams und das Ihres Kunden:

• Wie erfolgreich war die Kommunikation bisher?
• Hat Ihr Kunde eine Präferenz für Kommunikation angegeben: Ruft er eher an, wenn er eine Frage hat, oder konzentriert er sich auf E-Mails?
• Habt ihr euch persönlich getroffen oder per Video?
• Wie oft interagiert Ihr Team bei einem Projekt direkt mit Ihnen? Bevorzugen sie den schriftlichen Kontext gegenüber Meetings?

Sobald Sie das Team und die Kunden verstehen, mit denen Sie zusammenarbeiten, können Sie dies auf einen Aktionsplan für die Kommunikation anwenden.

2. Definieren Sie Ihre Ziele und Ihre Stakeholder

Listen Sie Ihre Projektergebnisse und die wichtigsten Projektbeteiligten auf. Fügen Sie als Nächstes Ihre Projektziele zu dieser Liste hinzu: Denken Sie darüber nach, was erfolgreiche Projektkommunikation ist, nicht nur mit Ihrem Kunden, sondern auch mit Ihrem Team.

Diese Liste dient als Richtschnur für Kommunikationsentscheidungen.

3. Erstellen Sie einen Kommunikationsplan

jetzt Es ist Zeit, den Plan zu machen. Definieren Sie Ihren Ansatz für die Kommunikation während Ihres gesamten Projekts. Wenn Sie Ihre Projektziele kennen, überlegen Sie, wie oft Sie mit Ihren Kunden-Stakeholdern kommunizieren, wie Sie dies tun und was diese Kommunikation beinhalten wird.

Sie können sich für mehrere Ansätze entscheiden, wie z. B. wöchentliche telefonische Check-ins zur Aktualisierung des Zeitplans und des Budgetfortschritts sowie tägliche E-Mails für spontane Fragen und weniger häufige persönliche Treffen, um Aktualisierungen vorzustellen .

Wie auch immer Sie sich entscheiden, behalten Sie Ihre Kennzahlen und Ziele im Hinterkopf. Diese sollen Ihnen dabei helfen, die Arten der Kommunikation zu ermitteln, die für Ihr Projekt am vorteilhaftesten sind und wie detailliert oder ausführlich Ihre Kommunikation sein sollte.

So verwenden Sie einen Projektkommunikationsplan

1. Teilen Sie es mit Ihrem Team

Wenn Sie den Plan mit Ihrem Team teilen, werden sie über Ihren Kommunikationsrhythmus informiert, der sich auf ihre Arbeit und Liefertermine auswirkt, ihnen aber auch mehr Kontext darüber geben, wie Sie kommunizieren werden und mit wem.

Die Weitergabe dieser Informationen bedeutet, dass Ihr Team Ihnen bei der Umsetzung des Kommunikationsplans helfen kann.

2. Bleiben Sie auf Kurs

Stellen Sie sicher, dass Ihr Team Ihren Kommunikationsplan kennt und versteht, damit Ihr Kunde während des gesamten Projekts konsistente und aussagekräftige Informationen erhält.

Buchen Sie alle wichtigen Projektmeetings, sobald Sie einen Plan haben, und fügen Sie Ihrem Kalender Erinnerungen für regelmäßige Check-ins und sogar Projekt-E-Mails hinzu, damit Sie mit den wichtigen Dingen, die Sie in Ihrem Plan festgelegt haben, auf dem Laufenden bleiben.

Wenn Sie zu irgendeinem Zeitpunkt von Ihrem Kommunikationsplan abweichen und Schwierigkeiten haben, darauf zurückzukommen, überdenken Sie den von Ihnen festgelegten Ansatz:

• Entspricht es noch den Zielen Ihres Projekts?
• Haben sich die Ziele oder Stakeholder seit Projektbeginn in irgendeiner Weise verändert?
• Gibt es in dieser Phase effektivere Möglichkeiten, Projektinformationen zu kommunizieren?

Kommunikationsplan = Erfolg

Ein Projektkommunikationsplan gibt Ihnen die Werkzeuge an die Hand, um effektiv zu kommunizieren. Ein Plan kann es Ihnen auch ermöglichen, Ihren Ansatz zu überdenken und ggf. die Bedürfnisse Ihrer Kunden.

Ganz gleich, wie formell oder informell Ihr Projektkommunikationsplan auch sein mag, er kann den Unterschied zwischen einem sehr erfolgreichen und effektiven Projekt und einem Projekt ausmachen, das ohne einen soliden Plan ins Wanken gerät.

Betrachten Sie es als eine weitere Möglichkeit, Erwartungen während eines Projekts festzulegen und zu überprüfen. Betrachten Sie es als eine Möglichkeit, mit Leichtigkeit eine sinnvolle und erfolgreiche Kommunikation sicherzustellen.

Was denkst du ?

Wie wichtig ist ein Projektkommunikationsplan für den Erfolg eines Projekts? Denken Sie, dass Projektmanager unabhängig von ihrer Größe immer einen Kommunikationsplan für Projekte schreiben sollten? Lass mich deine Gedanken wissen, indem du einen Kommentar hinterlässt!

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