Kontrollieren Sie die Projektkosten für mehr Rentabilität

Die Kostenkontrolle spielt in jeder Finanzstrategie eine entscheidende Rolle. Wie bleiben Sie im Budget, wenn Sie Ihre Projektfinanzen im Auge behalten? Genau wie bei der Erstellung eines persönlichen Budgets stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung: Ausgaben klassifizieren, die teuersten Posten ermitteln und Lösungen finden, um die Ausgaben in den einzelnen Bereichen zu begrenzen. Nachdem Sie alle diese Aktionen abgeschlossen haben, können Sie das Budget kontrollieren, um Ihre Rentabilität zu analysieren und den Gewinn steigern.

Die Grundprinzipien der Kostenkontrolle sind für alle Budgets gleich, ob geschäftlich oder privat. In diesem Artikel, Finance de Demain Consulting Erläutert das Konzept der Kostenkontrolle und wie es sich in ein größeres Kostenmanagementsystem einfügt.

Was ist Kostenkontrolle?

Kostenkontrolle ist ein Prinzip zur Identifizierung und Reduzierung von Ausgaben mit dem Ziel, den Unternehmensgewinn zu steigern. Es kann auf Projektebene oder auf der gesamten Unternehmensebene durchgeführt werden.

In diesem Fall konzentrieren wir uns auf die Anwendung des Kostenkontrollprozesses im Rahmen eines Projekts oder einer Projektgruppe.

Als Projektmanager dient Ihnen die Kostenkontrolle dazu, Ihren Ressourcenmanagementplan zu überwachen und auf Budgetüberschreitungen zu reagieren.

Wenn Sie das Budget für Ihr Projekt überschreiten, kann sich auch ein Reporting-Tool als nützlich erweisen. Angenommen, der freiberufliche Designer, den Sie für ein neues Projekt eingestellt haben, hat viel länger als erwartet gebraucht, um die Bilder zu bearbeiten.

Nachdem Sie diese zusätzlichen Kosten identifiziert haben, können Sie sich entscheiden, einen internen Designer für Ihr nächstes Projekt zu beauftragen, um Kosten zu senken und die Effizienz zu steigern.

Wie kann die Kostenkontrolle einen Unterschied machen?

Hält Ihr Team den Projektumfang oder das Budget nicht ein? Hier wird die Kostenkontrolle wichtig. Selbst wenn Sie Ihr Budget einhalten, kann Ihnen die Kostenkontrolle dabei helfen, es weiter zu reduzieren und gleichzeitig den Umsatz zu steigern.

Dieser Prozess bietet Einblick in die Gesamtausgaben des Unternehmens: Er hebt die teuersten Bereiche hervor und identifiziert die Ausgaben in jedem dieser Bereiche weiter.

In einem ersten Schritt kann eine Kostenkontrolle auf das Projekt angewendet werden, mit dem Ziel, die Kosten in dieser Größenordnung zu reduzieren und damit möglicherweise den Gewinn des Unternehmens zu steigern.

Was sind Kostenkontrolltechniken?

Die Kostenkontrolle kann zunächst auf höheren Ebenen des Unternehmens erfolgen, findet jedoch häufig auf Projektebene statt. Auf dieser Ebene können Sie die tatsächlichen Kosten pro Projekt einschätzen und effektiv verwalten.

Hier sind die fünf Schritte, die Sie befolgen müssen, um die Kosten eines Projekts besser zu kontrollieren:

1. Planen Sie Ihr Budget

Zunächst müssen Sie Ihr Budget planen, um eine detaillierte Kostenschätzung zu erhalten und Ressourcen effizient zuzuweisen. Die Entwicklung eines detaillierten Projektplans reduziert Kostenabweichungen, die die Differenz zwischen Ihrem ursprünglichen Budget und den tatsächlichen Ausgaben darstellen.

Nehmen Sie in Ihren Budgetplan auf:

• Die Anzahl der Teammitglieder, die für das Projekt benötigt werden
• Eine Schätzung der Zeit, die benötigt wird, um das Projekt abzuschließen
• Benötigte Materialien für das Projekt

Lassen Sie bei der Berechnung der für das Projekt benötigten Zeit und Materialien etwas Spielraum in Ihrem Budget. Das Unerwartete ist nicht ungewöhnlich und Sie müssen möglicherweise den Projektzeitplan verlängern oder zusätzliche Ressourcen anfordern.

2. Überwachen Sie alle Ausgaben

Der zweite Schritt der Projektkostenkontrolle besteht darin, den Fortschritt der Projektkosten zu überwachen. Sie können leichter Korrekturmaßnahmen ergreifen, wenn Sie Kostenabweichungen in Echtzeit feststellen.

Am Ende des Projekts ist es zu spät, das Geld ist ausgegeben. An diesem Punkt müssen Sie nur noch daraus lernen, um zu verhindern, dass sich diese Situation in Zukunft wiederholt.

Um Ihre Ausgaben während eines Projekts effektiv zu überwachen, legen Sie Projektmeilensteine ​​fest. Bei jedem Meilenstein können Sie Ihre Ausgaben analysieren und sicherstellen, dass der Umfang des Projekts eingehalten wird. Und wenn Sie bei einem bestimmten Meilenstein jemals Kostenüberschreitungen feststellen, können Sie später im Projekt eine Lösung finden, um diese zu reduzieren.

3. Verwenden Sie Änderungskontrollsysteme

In der Planungsphase des Projekts ist es wichtig, klare Ziele zu setzen. Um sicherzustellen, dass Sie diese Ziele erreichen, kann ein Änderungskontrollprozess erforderlich sein.

Änderungskontrolle ist eine Reihe von Schritten, die alle Änderungen regeln, die von Stakeholdern während eines Projekts vorgenommen werden. Es ermöglicht Ihnen, Zieldriften vorzubeugen, indem Sie sich auf Änderungen vorbereiten, sobald diese auftreten, und so das Projekt entsprechend anpassen.

4. Die Phasen eines Kontrollprozesses

Grundierung

Der Änderungskontrollprozess beginnt, wenn ein Stakeholder eine Änderung am Projekt anfordert. Die Anfrage kann variieren: Es kann sich um die Verlängerung von Fristen oder um neue Projektleistungen handeln.

Bewertung

Der Projektleiter oder Abteilungsleiter scannt die Anfrage nach grundlegenden Informationen, wie z. B. die benötigten Ressourcen, die Auswirkungen der Anfrage und die Empfänger der Anfrage. Nach der Erstbewertung geht der Änderungsantrag in die Analysephase.

L'analysieren

Während der Analysephase genehmigt oder lehnt der zuständige Projektleiter die Anfrage ab. In einigen Fällen kann ein Änderungskontrollausschuss eingerichtet werden, um die Genehmigung von Änderungen zu kontrollieren. Der Projektmanager genehmigt oder lehnt die Anfrage ab und benachrichtigt das Team.

Abhängig von der Größe des Projekts kann der Projektmanager die Änderung auch in einem Änderungsprotokoll protokollieren, um sicherzustellen, dass alle Projektbeteiligten die Informationen erhalten.

Implementierung

Die Umsetzung einer Änderung kann je nach Projektphase variieren, umfasst im Allgemeinen jedoch die Aktualisierung des Zeitplans und der zu erbringenden Leistungen sowie die Information des Projektteams.

Sie sollten den Umfang des Projekts bewerten und sicherstellen, dass eine Änderung des Zeitplans keine größeren Auswirkungen auf die geplanten Ziele hat.

Der Zaun

Nach der Dokumentation, Verbreitung und Umsetzung der Anfrage geht es in die Abschlussphase. Es wird empfohlen, dass Sie einen formellen Abschlussplan haben, damit alle Teammitglieder in Zukunft auf diese Informationen zugreifen und sich darauf beziehen können.

Durch die effektive Überprüfung von Änderungen an Ihren Projekten sollte die Kostenkontrolle eine Selbstverständlichkeit sein.

Um das Budget und den Erfolg eines Projekts genau vorherzusagen, ist eine gewissenhafte Leitung von Anfang bis Ende erforderlich. Unvorhergesehene Ereignisse auf dem Weg sind unvermeidlich, aber die Einrichtung bestimmter Systeme trägt dazu bei, diesen Abweichungen vorzubeugen.

4. Verwalten Sie Ihre Zeit

Zeitmanagement ist ein integraler Bestandteil der Kostenkontrolle: Wenn die Gesamtdauer eines Projekts zunimmt, steigen auch die Gesamtkosten des Projekts. Um das zugeteilte Budget nicht zu überschreiten, müssen Sie vor allem den Projektzeitplan einhalten.

Wenden Sie Zeitmanagementstrategien an, um die Produktivität zu steigern und den Teammitgliedern zu helfen, die Arbeit pünktlich und innerhalb des Budgets abzuschließen.

Hier sind einige Zeitmanagement-Tipps:

Timeboxing

Timeboxing ist eine zielorientierte Zeitmanagementstrategie, bei der es darum geht, Aufgaben innerhalb eines „Zeitrahmens“ zu erledigen. Zeitblock ".

Beispielsweise , wenn Sie einen Blogbeitrag schreiben müssen, können Sie einen zweistündigen Block erstellen, um ihn zu skizzieren. Dann können Sie nach einer Pause zu einem weiteren Block von drei Stunden zurückkehren, um einen ersten Entwurf zu erstellen.

Zeitblockierung

Die Zeitblockierung ähnelt dem Timeboxing, aber anstatt eine bestimmte Zeitspanne für jede einzelne Aufgabe festzulegen, blockieren Sie bestimmte Zeiträume Ihres Kalenders für damit zusammenhängende Arbeiten.

Die Pomodoro-Methode

Wie Timeboxing und Timeblocking hilft Ihnen die Pomodoro-Technik, Ihre Aufgaben in kurzer Zeit zu erledigen und Pausen zwischen den Arbeitssitzungen einzulegen.

Beispielsweise , 25 Minuten arbeiten, dann viermal fünf Minuten Pause machen. Legen Sie dann nach der vierten Arbeitssitzung eine längere Pause ein 20 oder 30 Minutens.

schluck die Kröte

SEin berühmtes Zitat von Mark Twain besagt: „Wenn Sie eine Kröte schlucken müssen, tun Sie es besser gleich am Morgen.“ Die Zeitmanagement-Strategie „Eat the Frog“ ist von diesen Worten inspiriert und ermutigt Sie, sich zuerst um wichtige oder komplexe Aufgaben zu kümmern, bevor Sie sich an weniger wichtigen oder weniger dringenden Aufgaben machen.

Das Pareto-Prinzip

Immer noch angerufen 80-20-Regel Dieses Prinzip basiert auf einer Grundregel: Wir widmen 20 % unserer Zeit der Erledigung von 80 % der Arbeit. Konkret lässt uns die Fähigkeit, diese 80 % der Aufgaben ausreichend schnell zu bearbeiten, mehr Zeit während unseres Arbeitstages, um uns um die restlichen 20 % zu kümmern, die uns 80 % der Zeit beanspruchen werden.

Dinge erledigen (GTD)

Erfunden von David Allen Anfang der 2000er Jahre wurde die Methode „ Getting Things Done » oder „Dinge erledigen“ auf Französisch, empfiehlt, vorab eine schriftliche Liste der geplanten Aufgaben zu erstellen. Sobald Sie sich von diesen Überlegungen befreit haben, können Sie Maßnahmen ergreifen, ohne sich Gedanken darüber machen zu müssen, was zu tun ist, anstatt sich auf Arbeitsmanagement-Tools zu verlassen.

Es mag kontraintuitiv erscheinen, sich im Rahmen der Kostenkontrolle auf die Produktivität zu konzentrieren, aber die Projektleistung ist der Eckpfeiler des Cashflows.

Wenn Ihr Team nicht produktiv ist, können Sie Projekttermine nicht einhalten und die Nichteinhaltung von Terminen verursacht zusätzliche Kosten. Wenn Ihr Projekt mehr kostet, sinkt logischerweise der Cashflow Ihres Unternehmens. 

5. Verfolgen Sie den Ertragswert

Das Nachverfolgen Ihres verdienten Werts kann Ihnen helfen, das finanzielle Ergebnis eines Projekts vorherzusagen. Diese Kostensteuerungsmethode erfordert Kenntnisse in der Kostenrechnung. Es kann Ihnen helfen, den Beginn variabler Kosten zu erkennen und somit Abweichungen in zukünftigen Projekten zu vermeiden.

Earned Value ist die Menge an Aufgaben, die innerhalb eines Projekts tatsächlich erledigt werden. Um den Ertragswert zu verfolgen und zu sehen, ob Sie im Zeitplan liegen, müssen Sie den Prozentsatz der erledigten Aufgaben mit dem Projektbudget multiplizieren.

Schritte zum Verfolgen des verdienten Werts

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um den verdienten Wert zu verfolgen:

Schritt 1: Ermitteln Sie den Erfüllungsgrad jeder Aufgabe in Prozent.

Schritt 2: Legen Sie den geplanten Wert fest (Geplanter Wert oder PV) oder die budgetierten Kosten der geplanten Arbeiten. Dabei handelt es sich um das zur Durchführung der geplanten Arbeiten bewilligte Budget.

Schritt 3: Bestimmen Sie den Ertragswert (EArned Value oder EV) oder die budgetierten Kosten der durchgeführten Arbeiten. Dabei handelt es sich um den Umfang der tatsächlich erledigten Arbeiten.

Schritt 4: Ermitteln Sie die tatsächlichen Kosten (Tatsächliche Kosten oder AC), der die tatsächlichen Kosten der durchgeführten Arbeit darstellt. Dabei handelt es sich um Ausgaben im Zusammenhang mit bereits durchgeführten Arbeiten.

Schritt 5: Kostenabweichungen berechnen (Kostenabweichung oder Lebenslauf) durch Subtraktion des Earned Value von den tatsächlichen Kosten (CV = EV – AC).

Schritt 6: die Ergebnisse zusammenstellen.

Für die ersten drei Schritte müssen Sie Kosteninformationen für Ihr Projekt sammeln, während Sie für die letzten drei Berechnungen und Analysen durchführen müssen. Kostenabweichungen stellen den Kostenstatus Ihres Projekts dar.

Wenn Sie die Kosten kontrollieren, ist Ihr Lebenslauf die Messgröße, die bestimmt, ob Ihr Projekt gut mit dem Budget übereinstimmt. A Negativer Lebenslauf bedeutet, dass das Projekt über dem Budget liegt.

Sollten Sie Kosten kontrollieren oder Kosten verwalten?

Es ist üblich, Kostenkontrolle mit Kostenmanagement zu verwechseln. Dies sind zwei unterschiedliche Begriffe, die richtig definiert und verstanden werden müssen. Die Kostenkontrolle ist ein Teilprozess innerhalb des größeren Systems des Kostenmanagements.

Während es bei der Kostenkontrolle darum geht, Ausgaben zu identifizieren und zu reduzieren, um den Gewinn zu steigern, ist das Kostenmanagement der Gesamtprozess der Schätzung, Budgetierung und Kontrolle der Kosten eines Projekts.

In Ihrem Unternehmen sind wahrscheinlich viele Mitarbeiter im Kostenmanagement tätig. Abhängig von der Größe Ihres Teams können verschiedene Personen an der Ressourcenplanung und Budgetierung arbeiten.

Für eine effektive Kostenkontrolle müssen Teams die Ausgaben auf verschiedenen Ebenen des Unternehmens überwachen, um jedem Teil des Geschäftsbudgets genügend Aufmerksamkeit zu schenken und es gründlich zu analysieren.

Verwenden Sie die Kostenkontrolle, um Ihre Projektausgaben zu verfolgen und zu reduzieren

Die Verfolgung von Kostendaten zur Reduzierung der Projektausgaben ist ein mühsamer Prozess, aber das Kostenmanagement wirkt sich direkt auf die Rentabilität aus.

Um die Kosten effektiv zu verwalten, erstellen Sie ein anpassbares Dashboard, um alle Informationen zur Hand zu haben. Diese Automatisierung ermöglicht es Ihnen, an einem Ort zwischen Projektmanagement und Kostenkontrolle zu jonglieren.

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