Die Rolle eines virtuellen Assistenten in einem Unternehmen

Wenn Sie wie die meisten Blogger sind, haben Sie schon immer gedacht, Sie müssten es alleine schaffen? Ist das Ihr Fall? Und ja, die meisten Unternehmer beginnen selbstständig oder engagieren einen virtuellen Assistenten.

In diesem Artikel zeige ich Ihnen, warum ein virtueller Assistent für Ihr Unternehmen wichtig ist. Aber zuerst gibt es hier einen Schulungskurs, der das tut ermöglicht erfolgreiches Unternehmertum.

Was ist ein virtueller Assistent?

Ein virtueller Assistent (VA) ist jemand, der anderen Unternehmen von einem entfernten Standort aus Unterstützungsdienste anbietet.

Der Begriff entstand in den 1990er Jahren aus der Möglichkeit, dank technologischer Verbesserungen virtuell zu arbeiten. Ein virtueller Assistent ist jemand, der eingestellt wird, um die mühsamen täglichen Aufgaben Ihres Unternehmens zu erledigen.

Es kann sich um eine andere Stadt, einen anderen Staat oder ein anderes Land handeln. Es können auch Menschen sein, die einmal pro Woche zu Ihnen ins Büro kommen oder sich in einem Coworking Space treffen. Es hängt wirklich von Ihnen ab.

Das Wichtigste ist, dass sie sich darum kümmern, die Aufgaben, die ihre Kunden benötigen, problemlos zu erledigen, entweder weil sie es hassen oder weil es zu viel Zeit in Anspruch nimmt.

Virtuelle Assistenten sind besonders bei Unternehmern und Online-Unternehmen gefragt. Diese Unternehmen brauchen Hilfe, wollen aber kein Personal einstellen. Dir dienen, Finance de Demain arbeitet mit durchschnittlich zwei virtuellen Assistenten.

Was ein virtueller Assistent tut

Theoretisch kann ein virtueller Assistent alles tun, was jeder andere Support-Mitarbeiter tut. Virtuelle Unterstützungsaufgaben beschränken sich jedoch nicht auf die Büroarbeit. Viele virtuelle Assistenten bieten Marketing-Dienstleistungen, Webdesign und andere.

Einige virtuelle Assistenten sind auf bestimmte Fähigkeiten spezialisiert. Zum Beispiel Ein virtueller Marketingassistent erledigt nur Marketingarbeit. Andere virtuelle Assistenten führen eine Vielzahl von Aufgaben aus, jedoch in einer bestimmten Branche. Zum Beispiel ein virtueller Assistent für Immobilienunternehmen.

Die meisten virtuellen Assistenten haben ihr eigenes Geschäft für virtuelle Assistenten zu Hause. Dadurch können sie mehr verdienen und haben eine bessere Kontrolle über die Aufgaben, die sie ausführen. Viele kleine Unternehmen stellen jedoch virtuelle Assistenten als Teil eines Jobs oder Vertrags ein.

Schließlich nutzen viele VAs Freelancer-Sites oder Coworking-Sites, um schnelle, zeitlich begrenzte Projekte zu finden.

Wie kann Ihr Unternehmen von einem virtuellen Assistenten profitieren?

Denn durch das Delegieren von Aufgaben, die Ihre Zeit und Energie verbrauchen, die Sie nicht gerne erledigen und die Sie im Kreislauf des Springens von einer mühsamen Aufgabe zur nächsten halten, ermöglicht Ihnen ein VA, die Kontrolle über Ihre Angelegenheiten zurückzugewinnen.

Wenn Sie Ihr Team erweitern, können Sie wichtige Aufgaben erledigen und sich auf die Strategie und das Gesamtbild konzentrieren. Sie können anfangen, in größerem Maßstab zu träumen und zu planen.

Woher wissen Sie, wann Sie bereit sind, einen virtuellen Assistenten einzustellen?

Wann Sie für eine Einstellung bereit sind, ist für jeden anders, was die Entscheidung so schwierig macht. Wir empfehlen, einen VA zu beauftragen, bevor Sie denken, dass Sie bereit sind zu gehen.

Der Grund dafür ist, dass die meisten Leute (mich eingeschlossen!) warten, bis wir bereits an einem Punkt des „Wahnsinns“ sind, um mit dem Delegieren zu beginnen und um Hilfe im Geschäft zu bitten. Wenn Sie also bereit sind, Ihr Geschäft auszubauen, und denken, dass Sie dazu bereit sind, empfehle ich Ihnen dringend, sich nach Ihrem virtuellen Assistenten umzusehen.

Es wird für Sie beide viel einfacher, wenn Sie jemanden ins Team holen, wenn die Dinge etwas ruhiger sind, damit die Dinge in den Stoßzeiten reibungslos laufen.

Hier sind einige Fragen, die Sie beantworten sollten, bevor Sie die endgültige Einstellungsentscheidung treffen:

• Sind Sie bereit, Ihr Geschäft schneller als bisher auszubauen?
• Können Sie es sich leisten, jeden Monat jemanden zu bezahlen?
• Haben Sie definierte Aufgaben, um mit dem Delegieren zu beginnen?

Wenn Sie alle diese Fragen mit Ja beantwortet haben, können Sie mit dem VA-Einstellungsprozess beginnen.

Wie stellt man einen VA ein?

Während virtuelle Unterstützung eine großartige Geschäftsidee für Eigenheime ist, ist die Inanspruchnahme virtueller Hilfe für Eigenheimunternehmer von entscheidender Bedeutung, um ihren Umsatz zu maximieren und das Wachstum zu fördern. Als Eigentümer eines Eigenheims kommt irgendwann die Zeit, in der es unmöglich ist, alles zumindest gut genug zu machen, um effektiv und effizient zu sein.

Durch die Einstellung eines virtuellen Assistenten gewinnen Sie Zeit, damit Sie sich auf Ihre Arbeit konzentrieren können, auf die Aufgaben, die für Sie die besten Geschäftsergebnisse erzielen. Außerdem viele Virtuelle Assistenten sind besser als Sie bei bestimmten Aufgaben.

Auf lange Sicht ist es immer schneller und billiger, Jobs einzustellen, für die Sie nicht qualifiziert sind.

Der erste Schritt der Einstellung eines virtuellen Assistenten besteht darin, eine Liste der Aufgaben zu erstellen, die Sie auslagern möchten. Erstellen Sie eine umfassende Liste und priorisieren Sie die Aktivitäten, die Sie zuerst delegieren möchten. Zum Beispiel E-Mail-Verwaltung ist zeitaufwändig und mühsam, setzen Sie es ganz oben auf Ihre Liste.

Oder vielleicht nehmen Technologieprobleme zu viel Zeit in Anspruch, Sie können Ihr Website-Management auslagern. Oder halten Sie die Konten Ihres Unternehmens auf dem neuesten Stand.

Der nächste Schritt findet heraus, wen man anstellt. Es gibt viele Möglichkeiten, einen virtuellen Assistenten einzustellen. Sie können einen VA-Dienst nutzen, der sie einstellt und schult, und sie weisen Ihnen dann eine Person basierend auf den von Ihnen benötigten Diensten zu.

Die letzte Möglichkeit besteht darin, jemanden in Ihrem Netzwerk einzustellen, der Referenzen hat. Während Sie eine Anzeige aufgeben können, in der Sie nach einem virtuellen Assistenten suchen, sparen Sie Zeit und Kopfschmerzen, wenn Sie einen finden, der bereits über vertrauenswürdige Anmeldeinformationen verfügt.

Liste der Dienste, die virtuelle Assistenten anbieten können

Kreatives Schreiben

• Blogbeiträge schreiben
• Schreiben Sie E-Books, Bücher, Newsletter, E-Mail-Trichter usw.
• Schreiben oder bearbeiten Sie Audio- oder Videotranskripte.
• Schreiben Sie Social Media Posts für Facebook, Twitter oder Instagram.
• Bearbeiten und Überarbeiten von Blogbeiträgen, Büchern, Websites, Newslettern, Rezepten etc.
• Bereiten Sie E-Mails für Ihr E-Mail-Marketing vor
• Erstellung von Produktbeschreibungen für Onlineshops (Store / Produktmanager)
• Zusammenstellung / Bearbeitung von Erfahrungsberichten.
• Etc ...

Verwalter / Geschäftsführung

• Kundenservice per E-Mail, Chat oder Telefon.
• Nachverfolgung und Beantwortung von E-Mails.
• Postfächer organisieren
• Blogkommentare verwalten.
• Live-Webinar-Unterstützung
• Agenda-Management
• Erstellen Sie PowerPoint-Präsentationen
• Verwaltung von Vorräten und Lieferungen
• Vorstellungsgespräche vereinbaren
• Telefonanrufe beantworten
• Inhalte wiederverwenden (Beispiel: Konvertieren eines Videos in einen geschriebenen Blog-Beitrag oder eines Blog-Beitrags in einen Social-Media-Beitrag)
• Schreiben Sie Protokolle von Videokonferenz-Meetings
• Blog-Redaktionskalender verwalten
• Kunden-Onboarding-Aufgaben wie das Beantworten von E-Mails und das Einreichen von Rechnungen und Verträgen
• Nachverfolgung potenzieller Kunden / bestehender Kunden
• Vorstellung der Gäste
• Reisevorbereitungen treffen
• Vorbereitung von Formularen
• Fortsetzen der Erstellung
• Einstellung und Schulung neuer Teammitglieder
• Übersetzung
• Brainstorming für Blogbeiträge, Produkte etc.

NB: Administrative Aufgaben gehören zu den gefragtesten Dienstleistungen. Die Unterstützung von Geschäftsinhabern bei diesen täglichen Aufgaben gibt ihnen Zeit, mehr Geld zu verdienen. Sehr kostbar !

Grafikdesign

• Erstellen von Grafiken für Blogbeiträge
• Fotobearbeitung
• Erstellen von Folien für Webinare oder Workshops.
• Gestaltung von Visitenkarten, Flyern, Logos, Speisekarten, Beschilderungen etc.
• Bildersuche nach Blogbeiträgen, Büchern, Social Media etc.
• Erstellung von Marken-Styleguides.
• Gestaltung von E-Books oder PDF-Dateien für Newsletter-Abonnements

NB: Canva hat unzählige Vorlagen und ist einfach zu verwenden, wenn Sie Grafiken erstellen möchten.

Des medias sociaux

• Planung von Social-Media-Updates.
• Erstellung und Verwaltung des Pinterest-Kontos
• Erstelle und verwalte beworbene Pins
• Verwalten Sie Facebook-Gruppen
• Erstellung und Verwaltung von LinkedIn-Gruppen
• Erstellen Sie Social-Media-Umfragen
• Veröffentlichungszeitpläne anpassen.
• Erstellung und Verwaltung von Beiträgen auf Instagram.
• Antworten Sie auf Social-Media-Nachrichten.

Buchhaltungskonto

• Verwaltung von Zahlungen und Rechnungsstellung.
• Bearbeitung von Bestellungen und Rücksendungen.
• Sammlungsverwaltung
• Lohnabrechnungsmanagement
• Abrechnung und Rechnungen.

Wie verwende ich diese Liste von Diensten für virtuelle Assistenten?

Wie Sie sehen können, gibt es viele Dienste, die Sie als virtueller Assistent anbieten können.

Abhängig von der Art der Dienstleistung, an der Sie interessiert sind, können Sie ein Bündel verwandter Dienstleistungen kombinieren und als Dienstleistungsbündel verkaufen: abgerechnet pro Projekt oder als laufender monatlicher Service.

Wenn Sie etwas finden, das Ihr Interesse weckt, recherchieren Sie weiter. Wenn Sie nach Ihrer Recherche immer noch interessiert sind, finden Sie heraus, wie Sie die erforderlichen Fähigkeiten erwerben können, falls Sie sie noch nicht haben.

Sie können aus YouTube-Videos, Büchern bei Amazon oder Online-Kursen lernen.

Und denken Sie daran, nur weil Sie mit einem Dienst wie VA anfangen, bedeutet das nicht, dass Sie diesen Dienst für den Rest Ihres Lebens anbieten werden. Es steht Ihnen frei, zusätzliche Dienste zu aktualisieren oder hinzuzufügen.

Fähigkeiten, die erforderlich sind, um ein virtueller Assistent zu sein

Viele der Fähigkeiten, die erforderlich sind, um ein virtueller Assistent zu sein, sind die gleichen wie die, die für einen Verwaltungsassistenten oder eine Sekretärin erforderlich sind. Zum Beispiel Sie müssen über hervorragende organisatorische Fähigkeiten verfügen. Außerdem sollten Sie über ein angenehmes Telefonverhalten und Kenntnisse im Umgang mit neuen Technologien verfügen.

Als VA benötigen Sie auch spezifische Fähigkeiten für die Selbständigkeit. Zum Beispiel Sie sollten Multitasking beherrschen, insbesondere wenn Sie mit mehreren Clients jonglieren.

Sie müssen sich in Ihrer häuslichen Umgebung auf die Arbeit konzentrieren können. Auch im Home Office benötigen Sie die richtige Ausstattung.

Einige Jobs für virtuelle Assistenten erfordern zusätzliche Fähigkeiten, einschließlich Web-Design, Veranstaltungsplanung, Buchhaltung und vieles mehr.

Sie können nach Jobs für virtuelle Assistenz suchen, die Ihre besonderen Fähigkeiten erfordern. Zusätzlich zu spezifischen Fähigkeiten suchen Arbeitgeber oft Kandidaten mit Ausbildung und/oder Büroerfahrung in einigen Verwaltungsfunktionen.

Die wesentlichen Eigenschaften eines virtuellen Assistenten

Fiabilité

Dies ist eine der wichtigsten, weil sie leider die häufigste zu sein scheint. Viele Kunden haben mir gesagt, dass sie von VAs enttäuscht waren, die ihre Fortschritte nicht gemeldet oder einfach nicht geliefert haben.

Dies ist völlig unentschuldbar und verschafft der Branche der virtuellen Assistenz nicht nur einen schlechten Ruf, sondern der nächste angerufene virtuelle Assistent muss auch das Misstrauen und die Zweifel des Kunden hinsichtlich der Wirksamkeit der Nutzung dieser Art von Diensten ertragen.

Professionalität ist in dieser Branche von größter Bedeutung. Wenn Sie also von einem Kunden angerufen werden, sollten Sie ihn zurückrufen. Wenn Sie eine E-Mail erhalten, müssen Sie antworten! Es muss nicht sofort sein, aber zumindest am nächsten Tag.

Gute Kommunikationsfähigkeiten

Vom ersten Punkt an müssen Sie den Kunden über den Fortschritt Ihrer Arbeit informieren, also festlegen, wie und wann sie aktualisiert werden, wenn er Kunde wird und bevor Sie mit jeder neuen Aufgabe beginnen.

Wenn ein Kunde Sie ständig nach Updates jagen muss, dann machen Sie Ihren Job nicht richtig.

Zeitmanagement

Die Forschung sagt anscheinend, dass Sie sich nur auf eine Sache konzentrieren sollten, und das ist für Multitasking ineffizient. Natürlich müssen Sie sich auf die jeweilige Aufgabe konzentrieren, aber Sie werden auch mit mehreren Kunden arbeiten; die denken, dass sie Ihr einziger und wichtigster Kunde sind.

Sie haben wahrscheinlich an einem Tag viel zu tun, also planen Sie im Voraus. Planen Sie Aufgaben, wenn Sie am effizientesten sind. Verwenden Sie einen Google-Kalender und markieren Sie persönliche Gegenstände in einer Farbe und Arbeitsgegenstände in einer anderen.

Wenn Sie wissen, dass Sie morgens am besten schreiben, versuchen Sie, Besprechungen für den späten Nachmittag zu planen. Sie können auch alle Ihre Arbeitsaufgaben in Ihren Kalender eintragen (einschließlich Planungszeit), um realistisch zu wissen, ob Sie Zeit haben, alles zu erledigen.

Information

Sie erhalten oft E-Mails mit technischen Fragen, die sie mit Google leicht finden könnten, oder mit der Frage, wie viel Ihre Dienste kosten, wenn sie sich nicht einmal die Mühe gemacht haben, Ihre Website und/oder Ihre sozialen Netzwerke zu besuchen.

Sie werden gebeten, viele Dinge zu tun, die Sie noch nie zuvor getan haben, und Sie müssen nur herausfinden, wie Sie es tun. Von VAs wird erwartet, dass sie Lösungen anbieten und Kundenprobleme lösen.

Wenn Sie nicht in der Lage sind, ein Problem zu lösen und herauszufinden, wie etwas zu tun ist, werden Sie kein guter VA sein.

Der virtuelle Assistent ist nicht Yoda, daher ist es unrealistisch anzunehmen, dass er das alles kann. Aber Sie müssen wissen, wie man recherchiert, um die Informationen selbst zu finden. Solange Sie ehrlich mit Ihrem Kunden über das Ausmaß Ihrer Fähigkeiten sind, wird es Ihnen gut gehen.

Kunden erwarten auch nicht, dass Sie alles wissen. Sagen Sie ihnen, dass Sie diesen speziellen Job noch nie gemacht haben; aber Sie sind glücklich, herauszufinden, wie und kommen darauf zurück.

Sie sollten weiterhin trainieren, wo Sie YouTube-Videos ansehen, Fähigkeiten mit anderen VAs austauschen, Fragen in VA-Foren stellen und allgemein teilnehmen können.

Versuchen Sie, auf dem Laufenden zu bleiben, was sich bewegt und verändert, sowohl in Ihrer Branche als auch in der Tech-Welt. Entscheiden Sie sich für die Dinge, über die Sie mehr wissen möchten, und recherchieren Sie dann.

Erwartungen managen und Vertrauen aufbauen

Sie müssen nicht nur wissen, was Sie tun, sondern auch sicherstellen, dass der Kunde weiß, was er tut. Oft hat ein Kunde noch nie mit einem virtuellen Assistenten gearbeitet. Wenn er also nicht weiß, was er tun kann und wie alles funktioniert, wird er ernsthaft an Ihrer Fähigkeit zweifeln, ihm zu helfen.

Ein neuer Kunde wird Sie wahrscheinlich aufsuchen, um ihn durch den Prozess zu führen, daher müssen Sie wissen und erklären, wie Sie arbeiten. Dies kommt meistens mit Erfahrung, aber üben Sie Ihre neue Liste von Fragen oder Rollenspielen; und sogar Freiwilligenarbeit für einen Auftragnehmer, den Sie kennen, damit Sie ein Zeugnis bekommen und es versuchen können, wenn Sie das beunruhigt.

Alleine arbeiten

Es scheint ziemlich üblich zu sein, dass sich Freiberufler einsam fühlen, was mich überrascht, da ich vollkommen glücklich bin, alleine zu arbeiten, und nie gedacht hätte, dass manche Leute es vermissen würden, andere um sich zu haben.

Sicher, manchmal nutze ich Coworking Spaces und manchmal arbeite ich in Cafés, aber die ganze Woche allein zu sein, ist etwas, das man im Hinterkopf behalten sollte.

Wenn Sie Erfahrung mit virtueller Assistenz haben, vergessen Sie nicht, mir einen Kommentar zu hinterlassen. Ich kann Sie jedoch nicht verlassen, ohne Ihnen dieses Premium-Training zum Thema persönliche Finanzen vorzustellen.