Die Phasen eines Projektplans, die den Projekterfolg sicherstellen

Ein Projektplan ist das Ergebnis einer sorgfältigen Planung durch einen Projektmanager. Es ist das Hauptdokument, das den Fortschritt eines Projekts leitet. Dies ist der Leitfaden für Projektmanager.

Obwohl sich Projektpläne von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden, gibt es zehn Schritte, die unbedingt in einem Projektplan enthalten sein müssen, um Verwirrung und erzwungene Improvisation während der Projektausführungsphase zu vermeiden.

In diesem Artikel Ich gebe Ihnen meine Ratschläge, damit Sie Ihren Projektplan gut schreiben können. Wenn Sie Ihr Projekt erfolgreich umsetzen wollen, muss Ihr Projektplan unbedingt folgende Elemente enthalten:

1. Projektziele

Die Projektziele sind im Projektauftrag definiert. Sie sollten jedoch auch in den Projektplan aufgenommen werden, um die Projektziele näher zu erläutern. Unabhängig davon, wie ein Projektmanager Ziele in den Projektplan aufnimmt, ist es wichtig, eine klare Verbindung zwischen ihnen aufrechtzuerhalten der Projektauftrag – das erste Schlüsseldokument eines Projekts – und das zweite Schlüsseldokument des Projekts, sein Projektplan.

2. Projektumfang

Der Umfang ist wie die Projektziele in der Charta definiert und muss im Projektplan durch den Projektleiter weiter verfeinert werden. Durch die Definition des Umfangs kann der Projektmanager beginnen zu zeigen, wie er aussehen wird das Ziel des Projekts.

Wenn der Umfang nicht definiert ist, kann er sich über das gesamte Projekt erstrecken. Dies führt zu Kostenüberschreitungen und Terminüberschreitungen.

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Wenn Sie beispielsweise ein Marketingteam leiten, um eine Broschüre für die Produktlinie eines Unternehmens zu erstellen, sollten Sie die Anzahl der Seiten auflisten und Beispiele dafür liefern, wie das fertige Produkt aussehen wird.

Für einige Teammitglieder kann eine Broschüre zwei Seiten bedeuten, während andere zehn Seiten für angemessen halten. Das Definieren des Umfangs kann das gesamte Team von Anfang an auf dieselbe Seite bringen.

3. Meilensteine ​​und Hauptergebnisse

Die wichtigsten Errungenschaften eines Projekts werden als Meilensteine ​​bezeichnet, und die Hauptarbeitsergebnisse werden als Hauptergebnisse bezeichnet. Beide repräsentieren die Hauptkomponenten der Arbeit an einem Projekt. Ein Projektplan sollte diese Elemente identifizieren, sie definieren und Zeitpläne für ihre Fertigstellung festlegen.

Wenn eine Organisation ein Projekt zur Entwicklung neuer Software durchführt, können die wichtigsten Ergebnisse die endgültige Liste der Geschäftsanforderungen und deren Implementierung sein.

Dann könnte das Projekt Meilensteine ​​für die Fertigstellung des Designs, Systemtests, Benutzerakzeptanztests und das Datum der Softwarebereitstellung haben. Diese Meilensteine ​​sind mit Arbeitsergebnissen verbunden, beziehen sich jedoch mehr auf die Prozesse als auf die Produkte selbst.

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Meilensteine ​​und wichtige Lieferzeiten müssen keine genauen Daten sein, aber je genauer, desto besser. Genaue Daten helfen Projektmanagern, Arbeitsstrukturen genauer aufzuschlüsseln.

In dieser Phase des Plans erstellen Sie Meilensteine, damit Sie große oder hochrangige Ergebnisse in kleinere Ergebnisse aufteilen können, die in der nächsten Phase beschrieben werden können.

4. Der Projektstrukturplan

Ein Projektstrukturplan unterteilt die Meilensteine ​​und wichtigen Ergebnisse eines Projekts in kleinere Teile, sodass eine Person die Verantwortung für jede Facette zuweisen kann.

Bei der Entwicklung dieser Struktur berücksichtigt der Projektmanager viele Faktoren wie die Stärken und Schwächen der Projektteammitglieder, die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben, die verfügbaren Ressourcen und die Gesamtfrist des Projekts.

Projektmanager sind letztendlich für den Erfolg des Projekts verantwortlich, aber sie können die Arbeit nicht alleine erledigen. Der Projektstrukturplan ist ein Werkzeug, das der Projektmanager verwendet, um die Verantwortlichkeit für das Projekt sicherzustellen.

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Dieses Tool teilt den Projektbeteiligten auch mit, wer für was verantwortlich ist. Wenn sich der Projektleiter wegen einer Aufgabe Sorgen macht, weiß er genau, wen er wegen dieses Anliegens treffen muss.

5. Das Investitionsbudget

Das Budget eines Projekts zeigt, wie viel Geld für die Fertigstellung des Projekts bereitgestellt wird. Der Projektleiter ist für die angemessene Zuweisung dieser Ressourcen verantwortlich.

Bei einem Projekt mit Lieferanten stellt der Projektmanager sicher, dass die Leistungen gemäß den Vertragsbedingungen fertiggestellt werden, wobei er besonderes Augenmerk auf die Qualität legt. Einige Projektbudgets sind mit dem Personalplan verknüpft.

Es ist wichtig, die Kosten für jeden Schritt zu ermitteln, indem man die benötigte Zeit und die Arbeitskosten betrachtet, die zum Ausführen der Aufgaben erforderlich sind. Die Kosten des Projekts hängen von der Dauer des Projekts ab, die vom Umfang des Projekts abhängt. Umfang, Meilensteine, Aufgaben und Budget sollten aufeinander abgestimmt und realistisch sein.

6. Der Personalplan

Der Personalplan zeigt, wie das Projekt personell besetzt wird. Es definiert, wer Teil des Projektteams sein wird und wie lange sich jede Person engagieren muss.

Bei der Entwicklung dieses Plans verhandelt der Projektmanager mit den Teammitgliedern und ihren Vorgesetzten, wie viel Zeit jedes Teammitglied dem Projekt widmen kann. Wenn zusätzliches Personal für die Beratung des Projekts benötigt wird, aber Teil des Projektteams ist, wird dies ebenfalls im Stellenplan dokumentiert. Auch hier werden die entsprechenden Betreuer konsultiert.

7. Der Risikomanagementplan

Bei der Durchführung eines Projekts kann vieles schiefgehen. Obwohl es schwierig ist, jede mögliche Katastrophe oder jeden kleineren Zwischenfall vorherzusehen, können viele Fallstricke vorhergesagt werden. Im Risikomanagementplan identifiziert der Projektleiter alle Projektrisiken. Es bestimmt auch die Wahrscheinlichkeit des Eintretens dieser Szenarien und die Strategien zu ihrer Minderung.

Bei der Formulierung dieses Plans kann der Projektmanager den Projektsponsor oder sein Projektteam um Input bitten.

Für Risiken, die wahrscheinlich auftreten oder mit hohen Kosten verbunden sind, werden Minderungsstrategien entwickelt. Risiken, deren Eintritt unwahrscheinlich ist, und Risiken mit geringen Kosten werden im Plan vermerkt, auch wenn sie keine Minderungsstrategien haben.

8. Der Kommunikationsplan

Ein Kommunikationsplan beschreibt, wie ein Projekt verschiedenen Zielgruppen kommuniziert wird. Ähnlich wie der Projektstrukturplan weist ein Kommunikationsplan einem Mitglied des Projektteams die Verantwortung für die Fertigstellung jeder Komponente zu.

In diesem Schritt ist es wichtig zu beschreiben, wie Probleme innerhalb des Teams kommuniziert und gelöst werden. Die Häufigkeit der Kommunikation mit dem Team und den Stakeholdern sollte ebenfalls festgelegt werden. Jede Botschaft hat eine Zielgruppe. Es hilft Projektmanagern sicherzustellen, dass die richtigen Informationen zur richtigen Zeit an die richtigen Personen gelangen.

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9. Der Stakeholder-Managementplan

Ein Stakeholder-Managementplan legt fest, wie Stakeholder im Projekt eingesetzt werden. Manchmal müssen Stakeholder einfach nur Informationen erhalten. Dies kann im Kommunikationsplan berücksichtigt werden.

10. Der Change-Management-Plan

Ein Änderungsmanagementplan legt einen Rahmen für Änderungen am Projekt fest. Obwohl Projektmanager Änderungen am Projekt vermeiden möchten, sind sie manchmal unvermeidlich.

Der Änderungsmanagementplan stellt Protokolle und Prozesse zum Vornehmen von Änderungen bereit. Für Rechenschaftspflicht und Transparenz ist es unerlässlich, dass Projektsponsoren, Projektmanager und Projektteammitglieder den Änderungsmanagementplan befolgen.

Zusammenfassend ...

Der Projektplan ist ein wichtiges Dokument für den Projekterfolg. Es dient als Kompass für die Durchführung des Projekts von Anfang bis Ende. Daher erfordert es die aktive Beteiligung aller Beteiligten, um sich auf die verschiedenen Punkte zu einigen. Es ist auch wichtig, sich die nötige Zeit zu nehmen, um es zu definieren.

Das größte Risiko eines schlecht definierten Plans besteht darin, dass Sie Streitigkeiten ausgesetzt sind, die über nicht formulierte Meinungsverschiedenheiten gelöst werden müssen.

Ich lade Sie ein, Ihre Meinungen und Erfahrungen in den Kommentaren zu teilen.