Was ist ein Projektauftrag und welche Rolle spielt er?

Ein Projektauftrag ist ein formelles Dokument, das den Geschäftszweck Ihres Projekts umreißt und bei Genehmigung das Projekt initiiert. Es wird in Übereinstimmung mit dem Business Case für das Projekt erstellt, wie er vom Projekteigentümer beschrieben wird. Es ist ein entscheidender Teil des Prozesses der Initiierung eines Investitionsprojekts. Der Zweck Ihres Projektauftrags besteht also darin, die Ziele und den Business Case für das Projekt zu dokumentieren.

Einmal erstellt, dient der Projektauftrag als eine Art Vertrag zwischen dem Projektauftraggeber und dem Projektleiter. Es gibt einen Überblick über die Erwartungen auf hoher Ebene und ermächtigt den Projektmanager, Ressourcen zu mobilisieren, um die richtigen Ergebnisse zu erzielen.

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Wozu dient ein Projektauftrag im Projektmanagement?

Wie oben erwähnt, erfüllt Ihr Projektauftrag drei Hauptfunktionen:

1. Es definiert die grundlegenden Ziele, Zielsetzungen und den Zweck der Arbeit (die alle schließlich in Ihren Projektplan einfließen).

2. Dies schafft ein gemeinsames Verständnis der Ziele und des Ressourcenbedarfs des Projekts, bevor Sie sich immer tiefer damit befassen.

3. Auf diese Weise können Sie den Projektbeteiligten alle oben genannten Punkte präsentieren, um Zustimmung, Investitionen und die Erlaubnis zum Voranschreiten zu erhalten.

Es wird aber nicht nur in der Anbahnungsphase eingesetzt. Ihre Projektcharta ist etwas, auf das Sie während des gesamten Lebenszyklus Ihres Projekts zurückgreifen können, um sicherzustellen, dass Ihre Arbeit mit den wichtigsten Zielen und Zielen übereinstimmt, die Sie in Übereinstimmung mit dem Projektsponsor und / oder den wichtigsten Interessengruppen festgelegt haben.

Warum ist ein Projektauftrag wichtig? ?

Neben der Erfüllung dieser Hauptfunktionen bietet ein Projektauftrag noch einige weitere Vorteile.

Ist das Ziel des Projekts klar?

Da ein Projektauftrag ausdrücklich den Business Case für das Projekt festlegt, bedeutet dies, dass jeder weiß, wie das Projekt zu den allgemeinen strategischen Zielen des Unternehmens beiträgt.

Dadurch wird sichergestellt, dass Ihr Projekt nicht nur beliebige Kästchen ankreuzt, sondern tatsächlich etwas tut, das sich auf die allgemeinen Geschäftsziele auswirkt.

Es hilft Ihnen, Ihre Stakeholder zu identifizieren

Der Projektauftrag spielt eine sehr wichtige Rolle bei der Formulierung Ihres gesamten Projektmanagementplans, aber einer der Bereiche, in denen er besonders nützlich ist, besteht darin, Ihnen dabei zu helfen, die wichtigsten Projektbeteiligten zu identifizieren – von Anfang an.

Sobald Ihr Projektauftrag fertig ist, können Sie mit der Stakeholder-Analyse beginnen, was bedeutet, dass Sie mit der Einbindung der wichtigsten Stakeholder beginnen können, während Sie Ihren Projektplan erstellen.

Es verleiht dem Projektleiter Vollmacht

In Ordnung, in Ordnung, „geben“ kann alles beginnen, ein bisschen mittelalterlich zu klingen. Aber egal, ob Sie verschenken, vererben, stiften oder gewähren, Ihre Projektcharta gibt Ihrem Projektmanager formell die Autorität über das Projekt.

Dies bedeutet, dass sie die Befugnis haben, das Projekt zu planen und zu kontrollieren, und dass ihre Rolle gegenüber dem Rest des Projektteams und den Stakeholdern festgelegt wird.

Es ist dein Nordstern

Okay, darauf haben wir bereits angespielt, aber es lohnt sich, es zu wiederholen. Während Ihr Projektplan großartig ist, um zu sehen, ob Sie mit Aufgaben und Fristen auf dem richtigen Weg sind, können all diese winzigen Details manchmal eher ablenken.

Ihr Projektauftrag hingegen ist die absolute Essenz Ihres Projekts. Wenn Sie sich also jemals unsicher sind, ob etwas Sie in die richtige Richtung weist oder Sie aus der Bahn wirft, hilft Ihnen und Ihrem Team Ihr Projektauftrag, den Lärm zu durchdringen und neu zu bewerten, ob die Arbeit, die Sie leisten, Ihren Anforderungen entspricht.

Was ist in einem Projektauftrag enthalten?

Was passiert also eigentlich in der Projektcharta? Ihre Projektcharta bietet einen allgemeinen Überblick, kann aber dennoch viele Bereiche abdecken. Hier sind einige Projektcharta-Elemente, die Sie in Ihr Projektcharta-Dokument aufnehmen sollten:

Das Ziel Ihres Projekts

Warum tust du das? Was sind die Ziele und Vorgaben? Versuchen Sie, es auf eine prägnante Zielaussage zusammenzufassen. Und machen Sie es deutlich! Vergleichen Sie Folgendes:

Eine schlechte Absichtserklärung: „Wir wollen, dass dieses Projekt den Umsatz steigert.

Eine bessere Absichtserklärung: „Dieses Projekt zielt darauf ab, ein neues Produkt in der Zeit Y auf den Markt X zu bringen, um unseren Umsatz innerhalb von 2 Jahren um Z % zu steigern.“

Stellen Sie sicher, dass Sie verstehen, was Sie tun und warum, denn eine gute Zielaussage kann alles andere tonangeben. (Kein Druck !)

Wie sieht erfolg aus

Was erhoffen Sie sich von diesem Projekt? Jetzt ist ein guter Zeitpunkt, um über messbare KPIs nachzudenken, damit Sie einen Projektplan erstellen können, der Ihre Erfolgskriterien konkret erfüllt.

Die Schlüsselspieler

Möglicherweise kennen Sie noch nicht alle Beteiligten, aber Sie sollten genug wissen, um loszulegen: Projektsponsor, Projektmanager und alle anderen wichtigen Interessengruppen. Jetzt ist ein guter Zeitpunkt, sie und ihre spezifischen Rollen innerhalb des Projekts aufzulisten.

Die Risiken, die Sie identifiziert haben

Auch hier werden Sie mehr entdecken, wenn Sie Ihren Projektplan konkretisieren, aber dies ist ein guter Ort, um hochrangige Risiken zu erkennen, die Ihnen bereits von Anfang an bekannt waren.

Wichtige Leistungen

Was müssen Sie im Rahmen dieses Projekts eigentlich liefern?

Überblick über Ressourcen auf hohem Niveau

Wenn diesem Projekt bereits vorab genehmigte Ressourcen zugewiesen sind, vermerken Sie dies in Ihrem Projektauftrag, damit Sie wissen, womit Sie arbeiten. Ein zusammenfassender Kalender auf hohem Niveau. Sie können später tiefer graben, aber es ist hilfreich, einen grundlegenden Zeitplan für Ihr Projekt festzulegen und wichtige Meilensteine ​​auf dem Weg dorthin aufzuzeichnen.

Wie erstelle ich einen Projektauftrag?

Lassen Sie uns nun lernen, wie man einen Projektauftrag erstellt. Unabhängig davon, welche Elemente Sie in die obige Liste aufnehmen oder aus ihr ausschließen möchten, hier sind einige allgemeine Tipps, die Sie beim Schreiben beachten sollten.

Machen Sie sich mit der Vorgehensweise Ihrer Organisation vertraut

Machen Sie das Beste aus allen vorhandenen organisatorischen Prozessressourcen, die Sie haben. Gibt es Beispiele für frühere Projektcharter, von denen Sie lernen können? Verfügt Ihre Abteilung über eine Projektauftragsvorlage?

Beispiele und Vorlagen können Ihnen wirklich helfen, ein Gefühl dafür zu bekommen, wie die Dinge gemacht werden – und was für Ihre Organisation wichtig ist – damit Sie nachziehen und mit dem richtigen Fuß beginnen können.

Schreiben Sie es in einfacher, leicht verständlicher Sprache

Wenn Sie Ihre Projektcharta schreiben und die Bedeutung Ihres Projekts verdeutlichen, kann es verlockend sein, ausgefallene Wörter und komplizierte Terminologie zu verwenden, um die Dinge eindrucksvoller aussehen zu lassen. Aber wirklich, je einfacher die Sprache, desto besser, besonders wenn es um Ihren Projektauftrag geht.

Bürsten Sie den Flaum

Streichen Sie wilde Aussagen, die nichts bedeuten oder auf Ihr Projekt zutreffen. Sagen Sie es direkt und ohne Fachjargon, damit jeder Ihre Projektcharta lesen, den Zweck des Projekts verstehen und wissen kann, warum es wichtig ist.

Dies hat den zusätzlichen Vorteil, dass Mehrdeutigkeiten beseitigt werden und kein Raum für Interpretationen bleibt, was besonders im Projektmanagement wichtig ist, wo eine gute, klare Kommunikation von größter Bedeutung ist.

Wenn du das nicht kannst? Arbeiten Sie weiter und reduzieren Sie die Dinge, bis Sie können. Es ist schwieriger, als es aussieht, aber es zwingt Sie dazu, das, was Sie tatsächlich zu tun versuchen, auf seine reinste, kraftvollste Essenz zu reduzieren.

Halten Sie Ihren Plan und Projektauftrag griffbereit

Okay, vielleicht nicht näher. Aber damit Ihr Projektauftrag wirklich funktioniert, darf er nicht einfach in einer metaphorischen Schublade versteckt werden. Sie sollten es an einem zentralen Ort aufbewahren, wo Sie, Ihre Projektsponsoren und Ihr Projektteam alle darauf zurückgreifen können, wenn Sie es brauchen.

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