Πώς να φτιάξετε το σχέδιο επικοινωνίας ενός έργου;

Τα σχέδια επικοινωνίας είναι σημαντικά για τα έργα σας. Η αποτελεσματική επικοινωνία, τόσο εσωτερική όσο και εξωτερική, είναι απαραίτητο για την επιτυχία του έργου. Είναι σημαντικό να υπάρχει ένα σχέδιο επικοινωνίας έργου που να περιγράφει ποιοι είναι οι ενδιαφερόμενοι, καθώς και πότε και πώς να τους προσεγγίσετε. Ωστόσο, έχοντας ένα καλό στρατηγική επικοινωνίας μπορεί να είναι πολύ χρήσιμο για εσάς. Αυτό το άρθρο καλύπτει:

• Τα οφέλη των σχεδίων επικοινωνίας του έργου
• Τι να συμπεριλάβετε σε ένα σχέδιο επικοινωνίας
• Πώς να γράψετε ένα σχέδιο επικοινωνίας
• Και πώς να χρησιμοποιήσετε ένα σχέδιο επικοινωνίας σε όλο το έργο

Ωστόσο, πριν ξεκινήσω, θα ήθελα να σας πω για αυτήν την εκπαίδευση υψηλής ποιότητας που μου επέτρεψε προσωπικά να αυξήσω τα ποσοστά μετατροπής στους ιστότοπούς μου. Απλά κάντε κλικ εδώ, είναι σύνδεσμος θυγατρικών.

Οφέλη από Σχέδια Επικοινωνίας Έργων

Στον πυρήνα τους, τα σχέδια επικοινωνίας έργου διευκολύνουν την αποτελεσματική επικοινωνία. Θα κάνουν τα έργα σας να λειτουργούν ομαλά και θα σας βοηθήσουν να αποφύγετε την αποτυχία του έργου. Άλλα σημαντικά οφέλη περιλαμβάνουν τον καθορισμό και τη διαχείριση των προσδοκιών, την καλύτερη διαχείριση των ενδιαφερομένων και τη βοήθεια στη διαδικασία σχεδιασμού του έργου.

Θέστε και διαχειριστείτε τις προσδοκίες

Οι επικοινωνίες του έργου είναι αμφίδρομος. Όπως και ο σχεδιασμός του έργου, οι προσδοκίες πρέπει να τεθούν και η ομάδα του έργου και οι ενδιαφερόμενοι πελάτες πρέπει να αναλάβουν την ευθύνη για την ομαλή εξέλιξη της επικοινωνίας.

Ενώ ένα έργο δεν ξεκινά χωρίς ένα σχέδιο έργου, τα σχέδια επικοινωνίας του έργου δεν συζητούνται τόσο εύκολα, αλλά θα έπρεπε.

Ενημερώνοντας τον πελάτη νωρίς στη διαδικασία του έργου τι να περιμένει, ορίζετε τον τόνο για ολόκληρο το έργο, ξεκινώντας από τη διαδικασία πρότασης έργου.

Είναι επίσης χρήσιμο για αυτούς να γνωρίζουν εκ των προτέρων τι θα χρειαστείτε από αυτούς, ώστε να μπορούν να προετοιμαστούν όταν έρθει η ώρα.

Διαχείριση ενδιαφερομένων και πελατών

Καθ' όλη τη διάρκεια ενός έργου, η επιτυχής επικοινωνία σχετικά με την ευθυγράμμιση με τους στόχους και τα ορόσημα, και η επακόλουθη επανευθυγράμμιση με αυτά καθώς αλλάζουν τα έργα, είναι απαραίτητη για την απόκτηση συμμετοχής των ενδιαφερομένων και τη διαφάνεια σχετικά με την κατάσταση του έργου.

Η επικοινωνία είναι το κλειδί για τη διατήρηση μιας καλής σχέσης με τον πελάτη και ένα σχέδιο επικοινωνίας έργου μπορεί να σας βοηθήσει να διατηρήσετε αυτή την κοινή κατανόηση του τι συμβαίνει και του τι πρέπει να συμβαίνει σε όλο το έργο σας.

Προγραμματισμός Έργου

Ένα σχέδιο επικοινωνίας διαχείρισης έργου ορίζει πώς θα παρέχονται κρίσιμες πληροφορίες σε όλο το έργο, από ποιον και πόσο συχνά. Καθώς ολοκληρώνετε τον προγραμματισμό του έργου, θα πρέπει να ολοκληρώσετε και τον προγραμματισμό επικοινωνίας.

Δεν δημιουργούνται όλα τα έργα ίσα και για αυτόν τον λόγο, ένα σχέδιο επικοινωνίας έργου είναι μοναδικό για το έργο σας, γι' αυτό είναι σημαντικό να το σκεφτείτε όταν δημιουργείτε το σχέδιο του έργου σας μετά την κυκλοφορία.

Τα μεγάλα έργα έχουν διαφορετικές ανάγκες επικοινωνίας από τα μικρά έργα, και το ίδιο ισχύει για έργα με ομάδες ενδιαφερομένων έναντι μιας και μόνο επαφής έργου.

Έργα με στόχους, προϋπολογισμούς, Οι διαφορετικές προθεσμίες και ακόμη και τα διαφορετικά παραδοτέα απαιτούν επικοινωνία προσαρμοσμένη στις ανάγκες αυτές και αυτό είναι κάτι που πρέπει να έχετε κατά νου όταν δημιουργείτε ένα σχέδιο επικοινωνίας έργου.

Τι να συμπεριλάβετε στα σχέδια επικοινωνίας

Ενώ οι ιδιαιτερότητες του σχεδίου επικοινωνίας σας θα ποικίλλουν ανάλογα με τον τύπο και το εύρος του έργου, μερικά βασικά στοιχεία θα πρέπει να περιλαμβάνονται σε κάθε σχέδιο επικοινωνίας έργου που δημιουργείτε:

Βασικά ενδιαφερόμενα μέρη

Καταγράψτε όλα τα βασικά ενδιαφερόμενα μέρη, συμπεριλαμβανομένης της κύριας επαφής με τον πελάτη. Συμπεριλάβετε στοιχεία επικοινωνίας, όπως αριθμούς τηλεφώνου και email, ώστε όποιος αποκτά πρόσβαση στο σχέδιο επικοινωνίας να μπορεί να βρει αυτές τις πληροφορίες.

Μέλη της ομάδας

Συμπεριλάβετε τα βασικά μέλη της ομάδας του έργου σας και τους ρόλους τους. Αυτό είναι βολικό για οποιονδήποτε νέο ή δεν είναι εξοικειωμένος με το έργο. Καταγράψτε τα μέλη της ομάδας σας που συμμετέχουν στην επικοινωνία των παραδοτέων, στην καθοδήγηση στρατηγικών συζητήσεων ή στον τρόπο διαχείρισης των τεχνικών συνομιλιών μεταξύ των ενδιαφερομένων και της ομάδας σας.

Μέθοδοι επικοινωνίας

Περιγράψτε τις κύριες μεθόδους επικοινωνίας και τα διάφορα κανάλια που θα χρησιμοποιήσετε για να επικοινωνήσετε με τα ενδιαφερόμενα μέρη. Χρησιμοποιήστε email, τηλεφωνικές κλήσεις, συναντήσεις πρόσωπο με πρόσωπο, βιντεοσυσκέψεις, μέσα κοινωνικής δικτύωσης ή οτιδήποτε άλλο. Συμπεριλάβετε σημειώσεις για προτιμώμενα κανάλια ενδιαφερομένων.

Τύπος επικοινωνίας

Συμπεριλάβετε τους τύπους επικοινωνίας, πώς θα κοινοποιηθεί αυτή η επικοινωνία, τι θα συμπεριληφθεί και με ποιον θα είναι αυτή η επικοινωνία. Για παράδειγμα, μπορείτε να παρέχετε εβδομαδιαίες αναφορές κατάστασης στον πελάτη.

Σκεφτείτε πώς θα το παρέχετε, σε ποιον θα παρασχεθεί και ποιες πληροφορίες πρέπει να περιλαμβάνονται στην αναφορά.

Στυλ επικοινωνίας

Αυτό μπορεί να αναλυθεί από τα ενδιαφερόμενα μέρη και τις μεθόδους επικοινωνίας. Ένας συγκεκριμένος ενδιαφερόμενος προτιμά μόνο την επίσημη επικοινωνία ή μπορείτε να το πάρετε λίγο πιο χαλαρά;

Ημερολόγιο συναντήσεων

Ενώ μπορείτε να το προσαρμόσετε όπως απαιτείται σε όλο το έργο, είναι χρήσιμο να έχετε μια αρχική ιδέα για το πόσο συχνά θα συναντάτε τα ενδιαφερόμενα μέρη.

Ανάλογα με το εύρος του έργου, μπορείτε επίσης να υποδείξετε πόσο συχνά θα στέλνετε email στον πελάτη. Συμπεριλάβετε επίσης εσωτερικές συναντήσεις ομάδας στο ημερολόγιο των συσκέψεών σας.

Μηνύματα-κλειδιά

Για κάθε ενδιαφερόμενο μέρος, καθορίστε το βασικό μήνυμα ή τις πληροφορίες που θα πρέπει να τους κοινοποιηθούν σε όλη τη διάρκεια του έργου. Αυτό περιλαμβάνει επίσης οποιεσδήποτε πληροφορίες ή σχόλια θα χρειαστείτε από αυτούς.

Στόχοι επικοινωνίας

Ένα σχέδιο επικοινωνίας που περιλαμβάνει επικοινωνιακούς στόχους μπορεί να σας βοηθήσει να λάβετε αποφάσεις με βάση αυτό που προσπαθείτε να επιτύχετε.

Πώς να γράψετε το δικό σας σχέδιο επικοινωνίας έργου

1. Κατανοήστε τις ρυθμίσεις σας

Ένα σχέδιο επικοινωνίας έργου δεν χρειάζεται να είναι επίσημο. Αλλά θα πρέπει τουλάχιστον να γραφτεί για δική σας αναφορά. Σκεφτείτε τη γραμματική, όχι επειδή θέλετε να ακούγεστε έξυπνοι, αλλά επειδή θέλετε να είστε σαφείς και κατανοητοί.

Τα εργαλεία γραφής μπορούν να σας βοηθήσουν να το αντιμετωπίσετε χωρίς να αφιερώσετε πολύ χρόνο. Με αυτό, μπορείτε να αρχίσετε να δημιουργείτε το περιεχόμενό σας με σιγουριά.

Αρχικά, σας επιτρέπει να καθίσετε και να ορίσετε τις παραμέτρους του έργου. Αυτά περιλαμβάνουν το μέγεθος του έργου, τις πληροφορίες της εταιρείας πελάτη, τα παραδοτέα του έργου, το χρονοδιάγραμμα και την ομάδα έργου.

Νομίζω στυλ επικοινωνίας της ομάδας σας και του πελάτη σας:

• Πόσο επιτυχημένες ήταν οι επικοινωνίες μέχρι τώρα;
• Έχει δηλώσει ο πελάτης σας μια προτίμηση για επικοινωνία: τείνουν να τηλεφωνούν όταν έχουν μια ερώτηση ή επικεντρώνονται στο email;
• Συναντηθήκατε αυτοπροσώπως ή μέσω βίντεο;
• Πόσο συχνά η ομάδα σας αλληλεπιδρά απευθείας μαζί σας σε ένα έργο; Προτιμούν το γραπτό πλαίσιο από τις συναντήσεις;

Μόλις κατανοήσετε την ομάδα και τους πελάτες με τους οποίους συνεργάζεστε, μπορείτε να το εφαρμόσετε σε ένα σχέδιο δράσης επικοινωνίας.

2. Καθορίστε τους στόχους σας και τα ενδιαφερόμενα μέρη σας

Καταγράψτε τα παραδοτέα του έργου σας και τα βασικά ενδιαφερόμενα μέρη του έργου. Στη συνέχεια, προσθέστε τους στόχους του έργου σας σε αυτήν τη λίστα: Σκεφτείτε τι είναι η επιτυχημένη επικοινωνία του έργου, όχι μόνο με τον πελάτη σας, αλλά και με την ομάδα σας.

Αυτή η λίστα θα καθοδηγήσει τις αποφάσεις επικοινωνίας.

3. Κάντε ένα σχέδιο επικοινωνίας

τώρα ήρθε η ώρα να κάνετε το σχέδιο. Καθορίστε την προσέγγισή σας στις επικοινωνίες που θα έχετε σε όλο το έργο σας. Γνωρίζοντας τους στόχους του έργου σας, σκεφτείτε πόσο συχνά θα επικοινωνείτε με τους ενδιαφερόμενους πελάτες σας, πώς θα το κάνετε και τι θα περιλαμβάνουν αυτές οι επικοινωνίες.

Μπορεί να αποφασίσετε να χρησιμοποιήσετε πολλαπλές προσεγγίσεις, όπως εβδομαδιαία τηλεφωνικά check-in για να ενημερώσετε το χρονοδιάγραμμα και την πρόοδο του προϋπολογισμού, καθώς και καθημερινά email για on-the-fly ερωτήσεις και λιγότερο συχνές προσωπικές συναντήσεις για την παρουσίαση ενημερώσεων. κύρια ορόσημα του έργο.

Ό,τι κι αν αποφασίσετε, έχετε υπόψη σας τις μετρήσεις και τους στόχους σας. Αυτά θα σας βοηθήσουν να προσδιορίσετε τους τύπους επικοινωνιών που θα είναι πιο επωφελείς για το έργο σας και πόσο λεπτομερείς ή σε βάθος θα πρέπει να είναι οι επικοινωνίες σας.

Πώς να χρησιμοποιήσετε ένα σχέδιο επικοινωνίας έργου

1. Μοιραστείτε το με την ομάδα σας

Η κοινή χρήση του σχεδίου με την ομάδα σας θα τους ενημερώσει για τον ρυθμό επικοινωνίας σας, ο οποίος επηρεάζει την εργασία και τις ημερομηνίες παράδοσης, αλλά θα τους δώσει επίσης περισσότερο πλαίσιο για το πώς θα επικοινωνήσετε και με ποιον.

Η κοινή χρήση αυτών των πληροφοριών σημαίνει ότι η ομάδα σας μπορεί να σας βοηθήσει να εφαρμόσετε το σχέδιο επικοινωνίας.

2. Μείνετε σε καλό δρόμο

Βεβαιωθείτε ότι η ομάδα σας γνωρίζει και κατανοεί το σχέδιο επικοινωνίας σας, ώστε ο πελάτης σας να λαμβάνει συνεπείς και ουσιαστικές πληροφορίες που του παρέχονται σε όλη τη διάρκεια του έργου.

Κάντε κράτηση για όλες τις βασικές συσκέψεις του έργου μόλις καταρτίσετε ένα σχέδιο και προσθέστε υπενθυμίσεις στο ημερολόγιό σας για τακτικά check-in, ακόμη και email για το έργο, ώστε να παραμένετε σε καλό δρόμο με τα σημαντικά πράγματα που έχετε ορίσει στο σχέδιό σας.

Εάν κάποια στιγμή ξεφύγετε από το επικοινωνιακό σας σχέδιο και δυσκολεύεστε να επιστρέψετε σε αυτό, επανεξετάστε την προσέγγιση που έχετε ορίσει:

• Εξακολουθεί να ανταποκρίνεται στους στόχους του έργου σας;
• Έχουν αλλάξει οι στόχοι ή τα ενδιαφερόμενα μέρη με οποιονδήποτε τρόπο από την έναρξη του έργου;
• Υπάρχουν πιο αποτελεσματικοί τρόποι για την επικοινωνία των πληροφοριών του έργου σε αυτό το στάδιο;

Σχέδιο Επικοινωνίας = Επιτυχία

Η κατοχή ενός σχεδίου επικοινωνίας έργου σάς δίνει τα εργαλεία για να επικοινωνήσετε αποτελεσματικά. Ένα σχέδιο μπορεί επίσης να σας επιτρέψει να επαναξιολογήσετε την προσέγγισή σας και τις ανάγκες του πελάτη σας εάν είναι απαραίτητο.

Ανεξάρτητα από το πόσο επίσημο ή άτυπο μπορεί να είναι το σχέδιο επικοινωνίας του έργου σας, μπορεί να είναι η διαφορά μεταξύ ενός πολύ επιτυχημένου και αποτελεσματικού έργου και ενός έργου που απλώς σταματά χωρίς να υπάρχει ένα σταθερό σχέδιο.

Σκεφτείτε το ως έναν άλλο τρόπο για να ορίσετε και να ελέγξετε τις προσδοκίες σε ένα έργο. Σκεφτείτε το ως έναν τρόπο για να εξασφαλίσετε ουσιαστική και επιτυχημένη επικοινωνία με ευκολία.

Τι νομίζετε ?

Πόσο σημαντικό είναι ένα σχέδιο επικοινωνίας έργου για την επιτυχία ενός έργου; Πιστεύετε ότι οι διαχειριστές έργων πρέπει πάντα να γράφουν ένα σχέδιο επικοινωνίας για έργα, ανεξάρτητα από το μέγεθός τους; Πείτε μου τις σκέψεις σας αφήνοντας ένα σχόλιο!

Ωστόσο, εάν θέλετε να πάρετε τον έλεγχο των προσωπικών σας οικονομικών σε έξι μήνες, σας συνιστώ ανεπιφύλακτα αυτόν τον οδηγό.

Αφήστε μας ένα σχόλιο