Ελέγξτε το κόστος του έργου για μεγαλύτερη κερδοφορία

Ο έλεγχος του κόστους παίζει ζωτικό ρόλο σε οποιαδήποτε οικονομική στρατηγική. Πώς διατηρείτε τον προϋπολογισμό σας όταν παρακολουθείτε τα οικονομικά του έργου σας; Ακριβώς όπως η ανάπτυξη ενός προσωπικού προϋπολογισμού, υπάρχουν πολλές επιλογές στη διάθεσή σας: ταξινομήστε τα έξοδα, καθορίστε τα πιο ακριβά είδη και βρείτε λύσεις για να περιορίσετε τα έξοδα σε κάθε τομέα. Αφού ολοκληρώσετε όλες αυτές τις ενέργειες, θα μπορείτε να ελέγξετε τον προϋπολογισμό, για να αναλύσετε την κερδοφορία σας και να αυξήσουν τα κέρδη.

Οι βασικές αρχές ελέγχου κόστους είναι οι ίδιες για όλους τους προϋπολογισμούς, είτε εταιρικούς είτε προσωπικούς. Σε αυτό το άρθρο, Finance de Demain Consulting Εξηγεί την έννοια του ελέγχου κόστους και πώς εντάσσεται σε ένα μεγαλύτερο σύστημα διαχείρισης κόστους.

Τι είναι ο έλεγχος κόστους;

Ο έλεγχος του κόστους είναι μια αρχή προσδιορισμού και μείωσης δαπανών που στοχεύουν στην αύξηση των κερδών της εταιρείας. Μπορεί να πραγματοποιηθεί σε επίπεδο έργου ή σε επίπεδο εταιρείας ολόκληρης.

Σε αυτή την περίπτωση, θα επικεντρωθούμε στην εφαρμογή της διαδικασίας ελέγχου κόστους στο πλαίσιο ενός έργου ή μιας ομάδας έργων.

Ως διαχειριστής έργου, ο έλεγχος κόστους θα σας χρησιμεύσει για να παρακολουθείτε το σχέδιο διαχείρισης πόρων και να αντιδράτε σε υπερβάσεις προϋπολογισμού.

Εάν υπερβείτε τον προϋπολογισμό για το έργο σας, ένα εργαλείο αναφοράς μπορεί επίσης να σας φανεί χρήσιμο. Ας υποθέσουμε ότι ο ανεξάρτητος σχεδιαστής που προσλάβατε για ένα νέο έργο χρειάστηκε πολύ περισσότερο από το αναμενόμενο για να επεξεργαστεί τις εικόνες.

Αφού προσδιορίσετε αυτό το πρόσθετο κόστος, μπορεί να αποφασίσετε να προσλάβετε έναν εσωτερικό σχεδιαστή για το επόμενο έργο σας για να μειώσετε το κόστος και να κερδίσετε αποτελεσματικότητα.

Πώς μπορεί ο έλεγχος του κόστους να κάνει τη διαφορά;

Αποτυγχάνει η ομάδα σας να καλύψει το εύρος ή τον προϋπολογισμό του έργου; Εδώ είναι σημαντικός ο έλεγχος του κόστους. Ακόμα κι αν έχετε προϋπολογισμό, ο έλεγχος του κόστους μπορεί να σας βοηθήσει να το μειώσετε περαιτέρω και να αυξήσετε τα έσοδα στην πορεία.

Αυτή η διαδικασία παρέχει πληροφορίες για τις συνολικές δαπάνες της εταιρείας: επισημαίνει τους πιο ακριβούς τομείς και προσδιορίζει περαιτέρω τις δαπάνες σε κάθε έναν από αυτούς τους τομείς.

Ως πρώτο βήμα, ο έλεγχος του κόστους μπορεί να εφαρμοστεί στο έργο με στόχο τη μείωση του κόστους σε αυτή την κλίμακα και, συνεπώς, τη δυνητική αύξηση των κερδών της εταιρείας.

Ποιες είναι οι τεχνικές ελέγχου κόστους;

Αρχικά, ο έλεγχος κόστους μπορεί να πραγματοποιηθεί σε υψηλότερα επίπεδα της επιχείρησης, αλλά συχνά πραγματοποιείται σε επίπεδο έργου. Σε αυτό το επίπεδο μπορείτε να αξιολογήσετε το πραγματικό κόστος ανά έργο και να το διαχειριστείτε αποτελεσματικά.

Ακολουθούν τα πέντε βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε για τον καλύτερο έλεγχο του κόστους ενός έργου:

1. Προγραμματίστε τον προϋπολογισμό σας

Πρώτον, πρέπει να προγραμματίσετε τον προϋπολογισμό σας για να λάβετε μια λεπτομερή εκτίμηση κόστους και να κατανείμετε τους πόρους αποτελεσματικά. Η ανάπτυξη ενός λεπτομερούς σχεδίου έργου θα μειώσει τις αποκλίσεις κόστους, οι οποίες είναι η διαφορά μεταξύ του αρχικού προϋπολογισμού σας και των πραγματικών εξόδων.

Συμπεριλάβετε στο σχέδιο προϋπολογισμού σας:

• Ο αριθμός των μελών της ομάδας που απαιτούνται για το έργο
• Εκτίμηση του χρόνου που απαιτείται για την ολοκλήρωση του έργου
• Υλικά που απαιτούνται για το έργο

Κατά τον υπολογισμό του χρόνου και των υλικών που απαιτούνται για το έργο, κρατήστε λίγο χαλαρό στον προϋπολογισμό σας. Το απροσδόκητο δεν είναι ασυνήθιστο και μπορεί να χρειαστεί να επεκτείνετε το χρονοδιάγραμμα του έργου ή να ζητήσετε πρόσθετους πόρους.

2. Παρακολουθήστε όλα τα έξοδα

Το δεύτερο βήμα στον έλεγχο του κόστους του έργου είναι η παρακολούθηση της προόδου των δαπανών του έργου. Θα είστε σε θέση να προβείτε σε διορθωτικές ενέργειες πιο εύκολα εάν παρατηρήσετε διακυμάνσεις κόστους σε πραγματικό χρόνο.

Στο τέλος του έργου, θα είναι πολύ αργά, τα χρήματα θα δαπανηθούν. Σε αυτό το σημείο, το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να μάθετε από αυτό για να αποτρέψετε την επανάληψη αυτής της κατάστασης στο μέλλον.

Για να παρακολουθείτε αποτελεσματικά τα έξοδά σας κατά τη διάρκεια ενός έργου, ορίστε ορόσημα του έργου. Σε κάθε ορόσημο, μπορείτε να αναλύσετε τα έξοδά σας και να διασφαλίσετε ότι τηρείται το εύρος του έργου. Και αν παρατηρήσετε ποτέ υπερβάσεις κόστους σε ένα δεδομένο ορόσημο, μπορείτε να βρείτε μια λύση για να τις μειώσετε αργότερα στο έργο.

3. Χρησιμοποιήστε συστήματα ελέγχου αλλαγών

Είναι σημαντικό να τεθούν σαφείς στόχοι κατά τη φάση σχεδιασμού του έργου. Για να διασφαλίσετε ότι επιτυγχάνετε αυτούς τους στόχους, μπορεί να είναι απαραίτητη μια διαδικασία ελέγχου αλλαγών.

Ο έλεγχος αλλαγών είναι ένα σύνολο βημάτων που διέπουν όλες τις αλλαγές που γίνονται από τους ενδιαφερόμενους κατά τη διάρκεια ενός έργου. Σας επιτρέπει να αποτρέψετε τη μετατόπιση των στόχων προετοιμάζοντάς σας για αλλαγές μόλις εμφανιστούν, και έτσι προσαρμόζοντας το έργο ανάλογα.

4. Τα στάδια μιας διαδικασίας ελέγχου

έναυσμα

Η διαδικασία ελέγχου αλλαγών ξεκινά όταν ένας ενδιαφερόμενος ζητά μια αλλαγή στο έργο. Το αίτημα μπορεί να ποικίλλει: μπορεί να είναι η παράταση των προθεσμιών ή τα νέα παραδοτέα του έργου.

Εκτίμηση

Ο διαχειριστής του έργου ή ο επικεφαλής του τμήματος σαρώνει το αίτημα για βασικές πληροφορίες, όπως τους πόρους που απαιτούνται, τον αντίκτυπο του αιτήματος και τους παραλήπτες του αιτήματος. Μετά την αρχική αξιολόγηση, το αίτημα αλλαγής περνά στη φάση ανάλυσης.

Ανάλυση

Κατά τη φάση της ανάλυσης, ο αρμόδιος διαχειριστής έργου εγκρίνει ή απορρίπτει το αίτημα. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να συσταθεί επιτροπή ελέγχου αλλαγών για τον έλεγχο της έγκρισης των αλλαγών. Ο διαχειριστής έργου εγκρίνει ή απορρίπτει το αίτημα και ειδοποιεί την ομάδα.

Ανάλογα με το μέγεθος του έργου, ο διαχειριστής έργου μπορεί επίσης να καταγράψει την αλλαγή σε ένα αρχείο καταγραφής αλλαγών για να διασφαλίσει ότι όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη του έργου λαμβάνουν τις πληροφορίες.

Εκτέλεση

Η εφαρμογή μιας αλλαγής μπορεί να διαφέρει ανάλογα με το στάδιο του έργου, αλλά γενικά περιλαμβάνει ενημέρωση του χρονοδιαγράμματος και των παραδοτέων, καθώς και ενημέρωση της ομάδας του έργου.

Θα πρέπει να αξιολογήσετε το εύρος του έργου και να επαληθεύσετε ότι η αλλαγή του χρονοδιαγράμματος δεν θα έχει σημαντικό αντίκτυπο στους προγραμματισμένους στόχους.

Το φράχτη

Μετά την τεκμηρίωση, τη διάδοση και την υλοποίηση του αιτήματος, μπορείτε να προχωρήσετε στη φάση κλεισίματος. Συνιστάται να έχετε καταρτίσει ένα επίσημο σχέδιο κλεισίματος, ώστε όλα τα μέλη της ομάδας να έχουν πρόσβαση και να αναφέρονται σε αυτές τις πληροφορίες στο μέλλον.

Με την αποτελεσματική αναθεώρηση των αλλαγών στα έργα σας, ο έλεγχος του κόστους θα πρέπει να είναι φυσικός.

Η ακριβής πρόβλεψη του προϋπολογισμού και της επιτυχίας ενός έργου περιλαμβάνει τη διατήρηση της ευσυνείδητης διαχείρισης από την αρχή μέχρι το τέλος. Τα απρόβλεπτα γεγονότα στην πορεία είναι αναπόφευκτα, αλλά η καθιέρωση ορισμένων συστημάτων βοηθά στην προστασία από αυτές τις αποκλίσεις.

4. Διαχειριστείτε το χρόνο σας

Η διαχείριση χρόνου είναι αναπόσπαστο μέρος του ελέγχου κόστους: όταν αυξάνεται η συνολική διάρκεια ενός έργου, αυξάνεται και το συνολικό κόστος του έργου. Για να μην υπερβείτε τον προϋπολογισμό που έχει διατεθεί, πρέπει πάνω απ' όλα να τηρείτε το χρονοδιάγραμμα του έργου.

Υιοθετήστε στρατηγικές διαχείρισης χρόνου για να αυξήσετε την παραγωγικότητα και να βοηθήσετε τα μέλη της ομάδας να ολοκληρώσουν την εργασία εγκαίρως εντός του προϋπολογισμού.

Ακολουθούν ορισμένες συμβουλές διαχείρισης χρόνου:

Timeboxing

Το Timeboxing είναι μια στρατηγική διαχείρισης χρόνου προσανατολισμένη στο στόχο που περιλαμβάνει την ολοκλήρωση εργασιών μέσα σε ένα " μπλοκ του χρόνου ».

για παράδειγμα, εάν χρειάζεται να γράψετε μια ανάρτηση ιστολογίου, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα μπλοκ δύο ωρών για να το περιγράψετε. Στη συνέχεια, μετά από ένα διάλειμμα, μπορείτε να επιστρέψετε σε ένα άλλο μπλοκ τριών ωρών για να κάνετε ένα πρώτο σχέδιο.

Μπλοκάρισμα χρόνου

Ο αποκλεισμός χρόνου είναι παρόμοιος με το timebox, αλλά αντί να ορίσετε ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα για κάθε μεμονωμένη εργασία, θα αποκλείσετε συγκεκριμένες περιόδους του ημερολογίου σας για σχετική εργασία.

Η μέθοδος Pomodoro

Όπως το timebox και το time blocking, η τεχνική Pomodoro σάς βοηθά να ολοκληρώσετε τις εργασίες σας σε σύντομο χρονικό διάστημα και να κάνετε διαλείμματα μεταξύ των συνεδριών εργασίας.

για παράδειγμα, δουλέψτε για 25 λεπτά και μετά κάντε ένα διάλειμμα πέντε λεπτών τέσσερις φορές. Στη συνέχεια, μετά την τέταρτη συνεδρία εργασίας, κάντε ένα μεγαλύτερο διάλειμμα από 20 ή 30 λεπτάs.

κατάπιε τον βάτραχο

SΣύμφωνα με ένα διάσημο απόφθεγμα του Μαρκ Τουέιν: «Αν πρέπει να καταπιείς έναν βάτραχο, καλύτερα να το κάνεις το πρώτο πράγμα το πρωί». Η στρατηγική διαχείρισης χρόνου Το "eat the frog" εμπνέεται από αυτές τις λέξεις και σας ενθαρρύνει να αναλάβετε σημαντικές ή σύνθετες εργασίες πρώτα πριν ασχοληθείτε με λιγότερο σημαντικές ή λιγότερο επείγουσες.

Η αρχή Pareto

Ακόμα ονομάζεται το Κανόνας 80-20 Αυτή η αρχή βασίζεται σε έναν θεμελιώδη κανόνα: αφιερώνουμε το 20% του χρόνου μας για να ολοκληρώσουμε το 80% της εργασίας. Συγκεκριμένα, το να μπορούμε να διεκπεραιώσουμε αυτά το 80% των εργασιών αρκετά γρήγορα, μας αφήνει περισσότερο χρόνο κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας για να φροντίσουμε το υπόλοιπο 20% που θα μας πάρει το 80% του χρόνου.

Ολοκληρώνοντας τα πράγματα (GTD)

Εφευρέθηκε από David Allen στις αρχές της δεκαετίας του 2000, η ​​μέθοδος « Getting Things Done » ή «Getting things done» στα γαλλικά, συνιστά να συντάσσετε εκ των προτέρων μια λίστα με τις προγραμματισμένες εργασίες γραπτώς. Μόλις απαλλαγείτε από αυτές τις σκέψεις, αντί να βασίζεστε σε εργαλεία διαχείρισης εργασίας, θα μπορείτε να αναλάβετε δράση χωρίς να χρειάζεται να καταλάβετε τι να κάνετε.

Μπορεί να φαίνεται αντιφατικό να εστιάσουμε στην παραγωγικότητα ως μέρος του ελέγχου του κόστους, αλλά η απόδοση του έργου είναι ο ακρογωνιαίος λίθος των ταμειακών ροών.

Εάν η ομάδα σας δεν είναι παραγωγική, δεν θα τηρήσετε τις προθεσμίες του έργου και η μη τήρηση των προθεσμιών δημιουργεί πρόσθετο κόστος. Λογικά, εάν το έργο σας κοστίζει περισσότερο, οι ταμειακές ροές της εταιρείας σας μειώνονται. 

5. Παρακολουθήστε τη κερδισμένη αξία

Η παρακολούθηση της κερδισμένης αξίας σας μπορεί να σας βοηθήσει να προβλέψετε το οικονομικό αποτέλεσμα ενός έργου. Αυτή η μέθοδος ελέγχου κόστους απαιτεί γνώση της λογιστικής κόστους. Μπορεί να σας βοηθήσει να εντοπίσετε την έναρξη του μεταβλητού κόστους και επομένως να αποτρέψετε αποκλίσεις σε μελλοντικά έργα.

Η κερδισμένη αξία είναι ο αριθμός των εργασιών που όντως ολοκληρώθηκαν σε ένα έργο. Για να παρακολουθήσετε την αξία που έχετε κερδίσει και να δείτε εάν είστε εντός προγράμματος, πρέπει να πολλαπλασιάσετε το ποσοστό των εργασιών που ολοκληρώθηκαν με τον προϋπολογισμό του έργου.

Βήματα για την παρακολούθηση της κερδισμένης αξίας

Για να παρακολουθήσετε την κερδισμένη αξία, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Βήμα 1: προσδιορίστε το βαθμό ολοκλήρωσης κάθε εργασίας ως ποσοστό.

Βήμα 2: ορίστε την προγραμματισμένη τιμή (Προγραμματισμένη Αξία ή Φ/Β) ή το προϋπολογισμένο κόστος της προγραμματισμένης εργασίας. Αυτός είναι ο προϋπολογισμός που είναι εξουσιοδοτημένος για την ολοκλήρωση του προγραμματισμένου έργου.

Βήμα 3: προσδιορίστε την κερδισμένη αξία (Εarned Value ή EV), ή το προϋπολογισμένο κόστος της εργασίας που εκτελέστηκε. Αυτός είναι ο όγκος της εργασίας που πραγματικά ολοκληρώθηκε.

Βήμα 4: καθορίστε το πραγματικό κόστος (Πραγματικό κόστος ή AC), το οποίο αντιπροσωπεύει το πραγματικό κόστος της εργασίας που εκτελείται. Πρόκειται για δαπάνες που σχετίζονται με εργασίες που έχουν ήδη πραγματοποιηθεί.

Βήμα 5: υπολογίστε τις αποκλίσεις κόστους (Διακύμανση κόστους ή βιογραφικό) αφαιρώντας την κερδισμένη αξία από το πραγματικό κόστος (CV = EV – AC).

Βήμα 6: συγκεντρώνουν τα αποτελέσματα.

Για τα τρία πρώτα βήματα, πρέπει να συλλέξετε πληροφορίες κόστους για το έργο σας, ενώ για τα τρία τελευταία, πρέπει να εκτελέσετε υπολογισμούς και αναλύσεις. Οι αποκλίσεις κόστους αντιπροσωπεύουν την κατάσταση κόστους του έργου σας.

Όταν ελέγχετε το κόστος, το βιογραφικό σας είναι η μέτρηση που καθορίζει εάν το έργο σας είναι σε καλό δρόμο με τον προϋπολογισμό. ΕΝΑ Αρνητικό βιογραφικό σημαίνει ότι το έργο έχει υπερβεί τον προϋπολογισμό.

Πρέπει να ελέγχετε το κόστος ή να διαχειρίζεστε το κόστος;

Είναι σύνηθες να συγχέουμε τον έλεγχο κόστους με τη διαχείριση κόστους. Πρόκειται για δύο διακριτούς όρους που πρέπει να οριστούν και να κατανοηθούν σωστά. Ο έλεγχος κόστους είναι μια υποδιεργασία στο ευρύτερο σύστημα διαχείρισης κόστους.

Ενώ ο έλεγχος κόστους αφορά τον προσδιορισμό των δαπανών και τη μείωσή τους για αύξηση των κερδών, η διαχείριση κόστους είναι η συνολική διαδικασία εκτίμησης, κατάρτισης προϋπολογισμού και ελέγχου του κόστους ενός έργου.

Η εταιρεία σας πιθανώς έχει πολλούς υπαλλήλους που εμπλέκονται στη διαχείριση κόστους. Ανάλογα με το μέγεθος της ομάδας σας, διαφορετικά άτομα μπορεί να εργαστούν στον προγραμματισμό πόρων και τον προϋπολογισμό.

Για αποτελεσματικό έλεγχο του κόστους, οι ομάδες πρέπει να παρακολουθούν τις δαπάνες σε διαφορετικά επίπεδα της επιχείρησης για να δίνουν αρκετή προσοχή σε κάθε μέρος του προϋπολογισμού της επιχείρησης και να το αναλύουν διεξοδικά.

Χρησιμοποιήστε τον έλεγχο κόστους για να παρακολουθείτε και να μειώσετε τα έξοδα του έργου σας

Η παρακολούθηση των δεδομένων κόστους για τη μείωση των δαπανών του έργου είναι μια κουραστική διαδικασία, αλλά η διαχείριση κόστους έχει άμεσο αντίκτυπο στην κερδοφορία.

Για να διαχειριστείτε αποτελεσματικά το κόστος, δημιουργήστε έναν προσαρμόσιμο πίνακα ελέγχου για να έχετε όλες τις πληροφορίες στα χέρια σας. Αυτός ο αυτοματισμός θα σας επιτρέψει να κάνετε ταχυδακτυλουργία μεταξύ διαχείρισης έργου και ελέγχου κόστους, όλα σε ένα μέρος.

Αφήστε μας ένα σχόλιο. Αλλά πριν φύγετε, ορίστε ένα ρομπότ που σας επιτρέπει να κερδίζετε πολύ εύκολα με συναλλαγές EUR/USD.