Τα στάδια ενός σχεδίου έργου που διασφαλίζουν την επιτυχία του έργου

Ένα σχέδιο έργου είναι το αποκορύφωμα του προσεκτικού σχεδιασμού από έναν διαχειριστή έργου. Είναι το κύριο έγγραφο που καθοδηγεί την πρόοδο ενός έργου. Αυτός είναι ο οδηγός του διαχειριστή έργου.

Αν και τα σχέδια έργου διαφέρουν από εταιρεία σε εταιρεία, υπάρχουν δέκα βήματα που πρέπει οπωσδήποτε να περιλαμβάνονται σε ένα σχέδιο έργου για να αποφευχθεί η σύγχυση και ο αναγκαστικός αυτοσχεδιασμός κατά τη φάση εκτέλεσης του έργου.

Σε αυτό το άρθρο, Σας δίνω τις συμβουλές μου για να σας βοηθήσω να γράψετε καλά το σχέδιο του έργου σας. Εάν θέλετε να εκτελέσετε με επιτυχία το έργο σας, το σχέδιο του έργου σας πρέπει οπωσδήποτε να περιλαμβάνει τα ακόλουθα στοιχεία:

1. Στόχοι του έργου

Οι στόχοι του έργου ορίζονται στον χάρτη του έργου. Ωστόσο, θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνονται στο σχέδιο του έργου για να εξηγηθούν περαιτέρω οι στόχοι του έργου. Ωστόσο, ο διαχειριστής έργου επιλέγει να ενσωματώσει στόχους στο σχέδιο του έργου, το σημαντικό είναι να διατηρείται μια σαφής σύνδεση μεταξύ το καταστατικό του έργου – το πρώτο βασικό έγγραφο ενός έργου – και το δεύτερο βασικό έγγραφο του έργου, το σχέδιο έργου του.

2. Πεδίο εφαρμογής έργου

Όπως και οι στόχοι του έργου, το πεδίο εφαρμογής ορίζεται στον χάρτη και πρέπει να βελτιωθεί περαιτέρω στο σχέδιο του έργου από τον διαχειριστή του έργου. Καθορίζοντας το πεδίο εφαρμογής, ο διαχειριστής έργου μπορεί να αρχίσει να δείχνει πώς θα μοιάζει ο στόχος του έργου.

Εάν το πεδίο εφαρμογής δεν έχει καθοριστεί, μπορεί να επεκταθεί σε όλο το έργο. Αυτό οδηγεί σε υπερβάσεις κόστους και χαμένες προθεσμίες.

Άρθρο για ανάγνωση: Πώς να διευθύνετε μια ευημερούσα επιχείρηση;

Για παράδειγμα, εάν οδηγείτε μια ομάδα μάρκετινγκ στη δημιουργία ενός φυλλαδίου για τη σειρά προϊόντων μιας εταιρείας, θα πρέπει να αναφέρετε τον αριθμό των σελίδων και να δώσετε παραδείγματα για το πώς θα φαίνεται το τελικό προϊόν.

Για ορισμένα μέλη της ομάδας, ένα φυλλάδιο μπορεί να σημαίνει δύο σελίδες, ενώ άλλα μπορεί να θεωρούν επαρκείς δέκα σελίδες. Ο καθορισμός του εύρους μπορεί να οδηγήσει ολόκληρη την ομάδα στην ίδια σελίδα από την αρχή.

3. Ορόσημα και κύρια παραδοτέα

Τα κύρια επιτεύγματα ενός έργου ονομάζονται ορόσημα και τα κύρια προϊόντα εργασίας ονομάζονται κύρια παραδοτέα. Και οι δύο αντιπροσωπεύουν τα κύρια συστατικά της εργασίας σε ένα έργο. Ένα σχέδιο έργου θα πρέπει να προσδιορίζει αυτά τα στοιχεία, να τα ορίζει και να ορίζει χρονοδιαγράμματα για την ολοκλήρωσή τους.

Εάν ένας οργανισμός αναλαμβάνει ένα έργο για την ανάπτυξη νέου λογισμικού, τα κύρια παραδοτέα μπορεί να είναι η τελική λίστα των επιχειρηματικών απαιτήσεων και ο τρόπος εφαρμογής τους.

Στη συνέχεια, το έργο θα μπορούσε να έχει ορόσημα για την ολοκλήρωση του σχεδιασμού, τη δοκιμή συστήματος, τη δοκιμή αποδοχής από τον χρήστη και την ημερομηνία ανάπτυξης λογισμικού. Αυτά τα ορόσημα συνδέονται με προϊόντα εργασίας, αλλά σχετίζονται περισσότερο με τις διαδικασίες παρά με τα ίδια τα προϊόντα.

Άρθρο για ανάγνωση: Η θέση του ψηφιακού μάρκετινγκ στις επιχειρήσεις

Τα ορόσημα και οι χρόνοι παράδοσης κλειδιών δεν χρειάζεται να είναι ακριβείς ημερομηνίες, αλλά όσο πιο συγκεκριμένοι τόσο το καλύτερο. Οι ακριβείς ημερομηνίες βοηθούν τους διαχειριστές έργων να αναλύουν τις δομές εργασίας με μεγαλύτερη ακρίβεια.

Σε αυτό το στάδιο του σχεδίου, θα δημιουργήσετε ορόσημα, ώστε να μπορείτε να πάρετε μεγάλα ή υψηλού επιπέδου παραδοτέα και να τα χωρίσετε σε μικρότερα παραδοτέα, τα οποία μπορούν να περιγραφούν στο επόμενο στάδιο.

4. Η Δομή Ανάλυσης Εργασίας

Μια δομή ανάλυσης εργασίας σπάει τα ορόσημα και τα κύρια παραδοτέα ενός έργου σε μικρότερα κομμάτια, έτσι ώστε να μπορεί να ανατεθεί σε ένα άτομο η ευθύνη για κάθε πτυχή.

Κατά την ανάπτυξη αυτής της δομής, ο διαχειριστής έργου λαμβάνει υπόψη πολλούς παράγοντες, όπως τα δυνατά και αδύνατα σημεία των μελών της ομάδας έργου, τις αλληλεξαρτήσεις μεταξύ των εργασιών, τους διαθέσιμους πόρους και τη συνολική προθεσμία του έργου.

Οι διαχειριστές έργων είναι τελικά υπεύθυνοι για την επιτυχία του έργου, αλλά δεν μπορούν να κάνουν τη δουλειά μόνοι τους. Η δομή ανάλυσης είναι ένα εργαλείο που χρησιμοποιεί ο διαχειριστής έργου για να διασφαλίσει τη λογοδοσία για το έργο.

Άρθρο για ανάγνωση: Εδώ είναι 14 συμβουλές για να πλουτίσετε γρήγορα

Αυτό το εργαλείο λέει επίσης στους ενδιαφερόμενους του έργου ποιος είναι υπεύθυνος για τι. Εάν ο διαχειριστής έργου ενδιαφέρεται για μια εργασία, ξέρει ακριβώς ποιον να συναντήσει σχετικά με αυτήν την ανησυχία.

5. Ο επενδυτικός προϋπολογισμός

Ο προϋπολογισμός ενός έργου δείχνει πόσα χρήματα διατίθενται για την ολοκλήρωση του έργου. Ο διαχειριστής του έργου είναι υπεύθυνος για την κατάλληλη κατανομή αυτών των πόρων.

Για ένα έργο που έχει προμηθευτές, ο υπεύθυνος έργου διασφαλίζει ότι τα παραδοτέα ολοκληρώνονται σύμφωνα με τους όρους της σύμβασης, δίνοντας ιδιαίτερη προσοχή στην ποιότητα. Ορισμένοι προϋπολογισμοί έργων συνδέονται με το σχέδιο ανθρώπινων πόρων.

Είναι σημαντικό να καθορίσετε το κόστος κάθε βήματος εξετάζοντας τον απαιτούμενο χρόνο και το κόστος της εργασίας που απαιτείται για την ολοκλήρωση των εργασιών. Το κόστος του έργου σχετίζεται με τη διάρκεια του έργου, η οποία εξαρτάται από το αντικείμενο του έργου. Το πεδίο εφαρμογής, τα ορόσημα, τα καθήκοντα και ο προϋπολογισμός πρέπει να είναι ευθυγραμμισμένα και ρεαλιστικά.

6. Το σχέδιο ανθρώπινου δυναμικού

Το σχέδιο ανθρώπινου δυναμικού δείχνει πώς θα στελεχωθεί το έργο. Καθορίζει ποιος θα είναι μέρος της ομάδας του έργου και πόσο καιρό κάθε άτομο πρέπει να δεσμευτεί.

Κατά την ανάπτυξη αυτού του σχεδίου, ο διαχειριστής έργου διαπραγματεύεται με τα μέλη της ομάδας και τους προϊσταμένους τους πόσο χρόνο μπορεί να αφιερώσει κάθε μέλος της ομάδας στο έργο. Εάν απαιτείται πρόσθετο προσωπικό για διαβούλευση σχετικά με το έργο, αλλά είναι μέρος της ομάδας του έργου, αυτό τεκμηριώνεται επίσης στο σχέδιο στελέχωσης. Και πάλι, ζητείται η γνώμη των αρμόδιων προϊσταμένων.

7. Το σχέδιο διαχείρισης κινδύνου

Πολλά πράγματα μπορεί να πάνε στραβά κατά την εκτέλεση ενός έργου. Αν και είναι δύσκολο να προβλέψουμε κάθε πιθανή καταστροφή ή μικρό περιστατικό, πολλές παγίδες μπορούν να προβλεφθούν. Στο σχέδιο διαχείρισης κινδύνου, ο διαχειριστής έργου προσδιορίζει όλους τους κινδύνους του έργου. Καθορίζει επίσης την πιθανότητα να συμβούν αυτά τα σενάρια και τις στρατηγικές για τον μετριασμό τους.

Κατά τη διαμόρφωση αυτού του σχεδίου, ο διαχειριστής του έργου μπορεί να ζητήσει τη συμβολή του χορηγού του έργου ή της ομάδας του έργου του.

Εφαρμόζονται στρατηγικές μετριασμού για κινδύνους που είναι πιθανό να προκύψουν ή που συνδέονται με υψηλό κόστος. Κίνδυνοι που είναι απίθανο να προκύψουν και αυτοί που έχουν χαμηλό κόστος σημειώνονται στο σχέδιο, ακόμη και αν δεν έχουν στρατηγικές μετριασμού.

8. Το σχέδιο επικοινωνίας

Ένα σχέδιο επικοινωνίας περιγράφει πώς ένα έργο θα κοινοποιηθεί σε διάφορα ακροατήρια. Όπως και η δομή ανάλυσης εργασίας, ένα σχέδιο επικοινωνίας αναθέτει την ευθύνη για την ολοκλήρωση κάθε στοιχείου σε ένα μέλος της ομάδας έργου.

Σε αυτό το βήμα, είναι σημαντικό να περιγράψουμε πώς θα κοινοποιηθούν και θα επιλυθούν τα ζητήματα εντός της ομάδας. Θα πρέπει επίσης να προσδιορίζεται η συχνότητα επικοινωνίας με την ομάδα και τα ενδιαφερόμενα μέρη. Κάθε μήνυμα έχει ένα κοινό-στόχο. Βοηθά τους διαχειριστές έργων να διασφαλίσουν ότι οι σωστές πληροφορίες έρχονται στα σωστά άτομα τη σωστή στιγμή.

Άρθρο για ανάγνωση: 1 οικονομικές συμβουλές για νεόνυμφους

9. Το Σχέδιο Διαχείρισης Ενδιαφερομένων

Ένα σχέδιο διαχείρισης ενδιαφερομένων προσδιορίζει τον τρόπο με τον οποίο θα χρησιμοποιηθούν τα ενδιαφερόμενα μέρη στο έργο. Μερικές φορές οι ενδιαφερόμενοι πρέπει απλώς να λαμβάνουν πληροφορίες. Αυτό μπορεί να ληφθεί υπόψη στο σχέδιο επικοινωνίας.

10. Το σχέδιο διαχείρισης της αλλαγής

Ένα σχέδιο διαχείρισης αλλαγών δημιουργεί ένα πλαίσιο για την πραγματοποίηση αλλαγών στο έργο. Αν και οι διαχειριστές έργου τείνουν να θέλουν να αποφύγουν τις αλλαγές στο έργο, μερικές φορές είναι αναπόφευκτες.

Το σχέδιο διαχείρισης αλλαγών παρέχει πρωτόκολλα και διαδικασίες για την πραγματοποίηση αλλαγών. Είναι σημαντικό για τη λογοδοσία και τη διαφάνεια οι χορηγοί έργου, οι διαχειριστές έργων και τα μέλη της ομάδας έργου να ακολουθούν το σχέδιο διαχείρισης αλλαγών.

Συνοψίζοντας….

Το σχέδιο έργου είναι ένα σημαντικό έγγραφο για την επιτυχία του έργου. Λειτουργεί ως πυξίδα στη διεξαγωγή του έργου, από την αρχή μέχρι το τέλος. Ως εκ τούτου, απαιτεί την ενεργό συμμετοχή όλων των ενδιαφερομένων, προκειμένου να συμφωνηθούν τα διάφορα σημεία. Είναι επίσης σημαντικό να αφιερώσετε όλο τον απαραίτητο χρόνο για να το ορίσετε.

Ο κύριος κίνδυνος ενός κακώς καθορισμένου σχεδίου είναι να εκτεθείτε σε διαφωνίες που πρέπει να επιλυθούν σε σημεία διαφωνίας που δεν έχουν πλαισιωθεί.

Σας προσκαλώ να μοιραστείτε τις απόψεις και τις εμπειρίες σας στα σχόλια.