Τι είναι ο χάρτης έργου και ποιος ο ρόλος του;

Ο χάρτης έργου είναι ένα επίσημο έγγραφο που περιγράφει τον επιχειρηματικό σκοπό του έργου σας και, όταν εγκριθεί, ξεκινά το έργο. Δημιουργείται σύμφωνα με την επιχειρηματική υπόθεση για το έργο όπως περιγράφεται από τον ιδιοκτήτη του έργου. Είναι ένα κρίσιμο μέρος της διαδικασίας έναρξης ενός επενδυτικού σχεδίου. Έτσι, ο σκοπός του χάρτη του έργου σας είναι να τεκμηριώσει τους στόχους, τους στόχους και την επιχειρηματική υπόθεση για το έργο.

Μόλις δημιουργηθεί, ο χάρτης του έργου λειτουργεί ως ένα είδος σύμβασης μεταξύ του ιδιοκτήτη του έργου και του διαχειριστή του έργου. Δίνει μια επισκόπηση των προσδοκιών υψηλού επιπέδου και εξουσιοδοτεί τον διαχειριστή του έργου να κινητοποιήσει πόρους για να επιτύχει τα σωστά αποτελέσματα.

Ουάου, ακούγεται πολύ περίπλοκο; Μην ανησυχείς, Finance de Demain Consulting σας παρουσιάζει όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε. Αλλά πριν ξεκινήσετε, εδώ είναι μια εκπαίδευση που σας ενημερώνει πώς ξεκινήστε τις συναλλαγές με συναλλαγές που κερδίζουν.

Allons-y

Τι είναι ένας χάρτης έργου στη διαχείριση έργου;

Όπως αναφέρθηκε παραπάνω, ο χάρτης του έργου σας εξυπηρετεί τρεις κύριες λειτουργίες:

1. Καθορίζει τους βασικούς στόχους, τους στόχους και το σκοπό της εργασίας (τα οποία τελικά θα τροφοδοτηθούν στο σχέδιο του έργου σας).

2. Αυτό δημιουργεί μια κοινή κατανόηση των στόχων, των στόχων και των αναγκών σε πόρους του έργου, προτού αρχίσετε να σκάβετε όλο και βαθύτερα σε αυτά.

3. Αυτό σας επιτρέπει να παρουσιάσετε όλα τα παραπάνω στους ενδιαφερόμενους φορείς του έργου για να κερδίσετε buy-in, επένδυση και άδεια για να προχωρήσετε.

Αλλά δεν χρησιμοποιείται μόνο στη φάση της έναρξης. Ο χάρτης του έργου σας είναι κάτι στο οποίο μπορείτε να επανέλθετε καθ' όλη τη διάρκεια του κύκλου ζωής του έργου σας για να διασφαλίσετε ότι η εργασία σας ευθυγραμμίζεται με τους βασικούς στόχους και στόχους που έχετε θέσει σε συμφωνία με τον χορηγό του έργου ή/και τους βασικούς ενδιαφερόμενους φορείς.

Γιατί είναι σημαντικός ένας χάρτης έργου; ?

Εκτός από την εκπλήρωση αυτών των βασικών λειτουργιών, υπάρχουν μερικά άλλα πλεονεκτήματα από την κατοχή ενός χάρτη έργου.

Είναι ξεκάθαρος ο στόχος του έργου;

Επειδή ένας χάρτης έργου αναφέρει ρητά την επιχειρηματική υπόθεση για το έργο, σημαίνει ότι όλοι γνωρίζουν πώς το έργο συμβάλλει στους γενικούς στρατηγικούς στόχους της εταιρείας.

Αυτό διασφαλίζει ότι το έργο σας δεν σημειώνει απλώς αυθαίρετα πλαίσια, αλλά κάνει στην πραγματικότητα κάτι που θα επηρεάσει τους συνολικούς επιχειρηματικούς στόχους.

Σας βοηθά να προσδιορίσετε τα ενδιαφερόμενα μέρη σας

Ο χάρτης του έργου διαδραματίζει πολύ σημαντικό ρόλο στη διαμόρφωση του συνολικού σχεδίου διαχείρισης του έργου σας, αλλά ένας από τους τομείς όπου είναι ιδιαίτερα χρήσιμος είναι να σας βοηθήσει να εντοπίσετε βασικούς ενδιαφερόμενους φορείς του έργου – από την αρχή.

Μόλις ολοκληρωθεί ο χάρτης του έργου σας, μπορείτε να ξεκινήσετε την ανάλυση των ενδιαφερομένων, πράγμα που σημαίνει ότι μπορείτε να αρχίσετε να εμπλέκετε βασικούς ενδιαφερόμενους φορείς παράλληλα με τη δημιουργία του σχεδίου του έργου σας.

Δίνει εξουσία στον διαχειριστή του έργου

Εντάξει, εντάξει, «δώσε» οτιδήποτε μπορεί να αρχίσει να ακούγεται κάπως μεσαιωνικό. Αλλά είτε δωρίζετε, κληροδοτείτε, προικίζετε ή χορηγείτε, ο χάρτης του έργου σας δίνει επίσημα στον διαχειριστή του έργου σας εξουσία για το έργο.

Αυτό σημαίνει ότι έχουν τη δύναμη να σχεδιάζουν και να ελέγχουν το έργο και καθορίζει τον ρόλο τους έναντι της υπόλοιπης ομάδας του έργου και των ενδιαφερόμενων μερών.

Είναι το βόρειο αστέρι σου

Εντάξει, το έχουμε αναφερθεί στο παρελθόν, αλλά αξίζει να το επαναλάβουμε. Ενώ το σχέδιο του έργου σας είναι εξαιρετικό για να δείτε εάν είστε σε καλό δρόμο με τις εργασίες και τις προθεσμίες, μερικές φορές όλες αυτές οι μικρές λεπτομέρειες μπορεί να σας αποσπούν περισσότερο την προσοχή.

Ο χάρτης του έργου σας, από την άλλη πλευρά, είναι η απόλυτη ουσία του έργου σας. Επομένως, εάν δεν είστε βέβαιοι εάν κάτι σας οδηγεί στη σωστή κατεύθυνση ή σας εκτροχιάζει, η χάρτα του έργου σας βοηθά εσάς και την ομάδα σας να περιορίσετε τον θόρυβο και να επαναξιολογήσετε εάν η εργασία που κάνετε ανταποκρίνεται στις ανάγκες σας.

Τι περιλαμβάνει ένας χάρτης έργου;

Λοιπόν, τι συμβαίνει στην πραγματικότητα στον χάρτη του έργου; Ο χάρτης του έργου σας είναι μια επισκόπηση υψηλού επιπέδου, αλλά μπορεί ακόμα να καλύψει πολύ έδαφος. Ακολουθούν ορισμένα στοιχεία καταστατικού έργου που θα πρέπει να εξετάσετε το ενδεχόμενο να συμπεριλάβετε στο έγγραφο χάρτη του έργου σας:

Ο στόχος του έργου σας

Γιατί το κάνεις; Ποιοι είναι οι στόχοι και οι στόχοι; Προσπαθήστε να το συνοψίσετε σε μια συνοπτική δήλωση στόχου. Και ξεκαθαρίστε! Συγκρίνετε τα ακόλουθα:

Μια κακή δήλωση σκοπού: «Θέλουμε αυτό το έργο να αυξήσει τα έσοδα.

Μια καλύτερη δήλωση σκοπού: "Αυτό το έργο στοχεύει να παραδώσει ένα νέο προϊόν στην αγορά X σε χρόνο Y για να αυξήσει τον κύκλο εργασιών μας κατά Z% εντός 2 ετών."

Βεβαιωθείτε ότι καταλαβαίνετε τι κάνετε και γιατί, γιατί μια καλή δήλωση στόχου μπορεί να δώσει τον τόνο για οτιδήποτε άλλο. (Καμία πίεση !)

Πώς μοιάζει η επιτυχία

Τι ελπίζετε να πετύχετε με αυτό το έργο; Τώρα είναι η κατάλληλη στιγμή να αρχίσετε να σκέφτεστε για μετρήσιμους KPI, ώστε να μπορείτε να δημιουργήσετε ένα σχέδιο έργου που να πληροί συγκεκριμένα τα κριτήριά σας για επιτυχία.

Οι παίκτες-κλειδιά

Μπορεί να μην γνωρίζετε ακόμα όλους τους εμπλεκόμενους, αλλά θα πρέπει να γνωρίζετε αρκετά για να ξεκινήσετε: χορηγός έργου, διαχειριστής έργου και οποιοιδήποτε άλλοι βασικοί ενδιαφερόμενοι. Τώρα είναι η κατάλληλη στιγμή να τα απαριθμήσετε και τους συγκεκριμένους ρόλους τους στο έργο.

Οι κίνδυνοι που έχετε εντοπίσει

Και πάλι, θα ανακαλύψετε περισσότερα καθώς ολοκληρώνετε το σχέδιο του έργου σας, αλλά αυτό είναι ένα καλό μέρος για να αναγνωρίσετε κινδύνους υψηλού επιπέδου που γνωρίζετε ήδη από την αρχή.

Βασικά παραδοτέα

Τι πραγματικά χρειάζεται να παραδώσετε ως μέρος αυτού του έργου;

Επισκόπηση πόρων υψηλού επιπέδου

Εάν έχουν ήδη εκχωρηθεί προεγκεκριμένοι πόροι σε αυτό το έργο, σημειώστε το στον χάρτη του έργου σας, ώστε να γνωρίζετε με τι εργάζεστε. Ένα συνοπτικό ημερολόγιο υψηλού επιπέδου. Μπορείτε να σκάψετε πιο βαθιά αργότερα, αλλά είναι χρήσιμο να ορίσετε ένα χρονοδιάγραμμα βάσης για το έργο σας, καθώς και να χαράξετε βασικά ορόσημα στην πορεία.

Πώς να δημιουργήσετε ένα καταστατικό έργου;

Τώρα ας μάθουμε πώς να δημιουργήσουμε έναν χάρτη έργου. Όποια στοιχεία κι αν αποφασίσετε να συμπεριλάβετε ή να εξαιρέσετε από την παραπάνω λίστα, ακολουθούν ορισμένες γενικές συμβουλές που πρέπει να έχετε υπόψη κατά τη σύνταξη της.

Εξοικειωθείτε με το πώς το κάνει ο οργανισμός σας

Αξιοποιήστε στο έπακρο όλα τα υπάρχοντα περιουσιακά στοιχεία της οργανωτικής διαδικασίας που έχετε. Υπάρχουν παραδείγματα προηγούμενων καταστατικών έργων από τα οποία μπορείτε να μάθετε; Το τμήμα σας διαθέτει πρότυπο χάρτη έργου;

Τα παραδείγματα και τα πρότυπα μπορούν πραγματικά να σας βοηθήσουν να κατανοήσετε πώς γίνονται τα πράγματα – και τι είναι σημαντικό για τον οργανισμό σας – ώστε να μπορείτε να ακολουθήσετε το παράδειγμά σας και να ξεκινήσετε με το σωστό πόδι.

Γράψτε το σε βασική, κατανοητή γλώσσα

Όταν γράφετε τον χάρτη του έργου σας και υποστηρίζετε τη σημασία του έργου σας, μπορεί να είναι δελεαστικό να χρησιμοποιείτε φανταχτερές λέξεις και περίπλοκη ορολογία για να κάνετε τα πράγματα να φαίνονται πιο εντυπωσιακά. Αλλά πραγματικά, όσο πιο απλή είναι η γλώσσα, τόσο το καλύτερο, ειδικά όταν πρόκειται για τον χάρτη του έργου σας.

Βουρτσίστε το χνούδι

Κόψτε τις άγριες δηλώσεις που δεν σημαίνουν τίποτα ή ισχύουν για το έργο σας. Πείτε το ευθέως, χωρίς ορολογία, ώστε όλοι να μπορούν να διαβάσουν τον χάρτη του έργου σας, να κατανοήσουν τον σκοπό του έργου και να ξέρουν γιατί έχει σημασία.

Αυτό έχει το πρόσθετο πλεονέκτημα ότι αφαιρεί την ασάφεια και δεν αφήνει περιθώρια για ερμηνείες, κάτι που είναι ιδιαίτερα σημαντικό στη διαχείριση έργου όπου η καλή και σαφής επικοινωνία είναι πρωταρχικής σημασίας.

Αν δεν μπορείς να το κάνεις αυτό; Συνεχίστε να εργάζεστε και να μειώνετε τα πράγματα μέχρι να μπορέσετε. Είναι πιο δύσκολο από όσο φαίνεται, αλλά σε αναγκάζει να αποστάξεις αυτό που πραγματικά προσπαθείς να κάνεις στην πιο αγνή, πιο ισχυρή ουσία του.

Κρατήστε πρόχειρο τον χάρτη του σχεδίου και του έργου σας

Εντάξει, ίσως όχι πιο κοντά. Αλλά για να λειτουργήσει πραγματικά ο χάρτης του έργου σας, δεν μπορεί απλώς να είναι κρυμμένος σε ένα μεταφορικό συρτάρι. Θα πρέπει να το φυλάξετε σε ένα κεντρικό μέρος όπου εσείς, οι χορηγοί του έργου σας και η ομάδα του έργου σας μπορείτε όλοι να ανατρέξετε σε αυτό όταν το χρειάζεστε.

Αφήστε μας ένα σχόλιο. Αλλά πριν φύγετε, ορίστε ένα ρομπότ που σας επιτρέπει να κερδίζετε πολύ εύκολα με συναλλαγές EUR/USD.