Kiel fari la komunikadoplanon de projekto?

Komunikaj planoj estas gravaj por viaj projektoj. Efika komunikado, kaj interna kaj ekstera, estas esenca por la sukceso de la projekto. Estas esence havi projektan komunikadplanon skizantan kiuj estas la koncernatoj, same kiel kiam kaj kiel atingi ilin. Tamen, havante bonan komunikada strategio povas esti tre utila al vi. Ĉi tiu artikolo kovras:

• La avantaĝoj de projektaj komunikadplanoj
• Kion inkludi en komunika plano
• Kiel verki komunikadoplanon
• Kaj kiel uzi komunikadplanon dum la tuta projekto

Sed antaŭ ol komenci, mi ŝatus rakonti al vi pri ĉi tiu supera trejnado, kiu persone permesis al mi pliigi miajn konvertiĝajn indicojn en miaj retejoj. Simple klaku ĉi tie, ĝi estas filia ligilo.

Avantaĝoj de Projektaj Komunikaj Planoj

Ĉefe, projektaj komunikadplanoj faciligas efikan komunikadon. Ili faros viajn projektojn glate funkcii kaj helpos vin eviti projektan fiaskon. Aliaj gravaj avantaĝoj inkluzivas starigi kaj administri atendojn, pli bonan administradon de koncernatoj kaj helpi kun la projektplanadprocezo.

Fiksu kaj administru atendojn

Projektaj komunikadoj estas dudirekta strato. Tre kiel projektplanado, atendoj devas esti fiksitaj kaj la projektteamo kaj klientaj koncernatoj devas preni respondecon por ke komunikado iru glate.

Dum projekto ne komenciĝas sen projekta plano, projektaj komunikadoplanoj ne estas tiel facile diskutataj, sed ili devus esti.

Lasante al la kliento scii frue en la projektprocezo kion atendi, vi fiksas la tonon por la tuta projekto, komencante kun la projektprocezo.

Ankaŭ estas utile por ili scii anticipe, kion vi bezonos de ili, por ke ili estu pretaj kiam venos la tempo.

Administrado de koncernatoj kaj klientoj

Laŭlonge de projekto, sukcesa komunikado pri vicigo al celoj kaj mejloŝtonoj, kaj posta harmoniigo al ĉi tiuj dum projektoj ŝanĝiĝas, estas esenca por akcepto de koncernatoj kaj travidebleco pri la statuso de la projekto.

Komunikado estas ŝlosilo por konservi bonan rilaton kun la kliento, kaj projekta komunika plano povas helpi vin konservi tiun komunan komprenon pri tio, kio okazas kaj kio devus okazi dum via projekto.

Projektplanado

Projekta administradkomunika plano difinas kiom kritikaj informoj estos provizitaj tra la projekto, de kiu kaj kiom ofte. Dum vi kompletigas la projektan planadon, vi ankaŭ devus kompletigi la komunikadan planadon.

Ne ĉiuj projektoj estas kreitaj egalaj, kaj tial projekta komunika plano estas unika al via projekto, tial gravas pensi pri ĝi kiam vi kreas vian projektplanon post lanĉo.

Grandaj projektoj havas malsamajn komunikajn bezonojn ol malgrandaj projektoj, kaj same validas por projektoj kun teamoj de koncernatoj kontraŭ ununura projekta kontakto.

Projektoj kun celoj, buĝetoj, malsamaj limdatoj kaj eĉ malsamaj liveroj ĉiuj postulas komunikadon adaptitan al tiuj bezonoj, kaj tio estas io por konservi en menso kiam kreas projektan komunikadplanon.

Kion Inkluzivi en Komunikaj Planoj

Dum la specifaĵoj de via komunika plano varias depende de la tipo kaj amplekso de la projekto, kelkaj ŝlosilaj elementoj devus esti inkluzivitaj en ĉiu projekta komunika plano, kiun vi kreas:

Ŝlosilaj koncernatoj

Notu ĉiujn ĉefajn koncernatojn, inkluzive de via ĉefa klienta kontakto. Inkluzivu kontaktinformojn kiel telefonnumerojn kaj retpoŝtojn, por ke ĉiu, kiu aliras la komunikadplanon, povu trovi ĉi tiujn informojn.

Membroj de la teamo

Inkluzivi la ĉefajn teamajn membrojn de via projekto kaj iliajn rolojn. Ĉi tio estas oportuna por iu ajn nova aŭ nekonanta la projekton. Listigu la membrojn de via teamo implikitaj en komunikado de liveroj, gvidado de strategiaj diskutoj aŭ kiel vi administros teknikajn konversaciojn inter koncernatoj kaj via teamo.

Komunikaj metodoj

Priskribu la ĉefajn komunikajn metodojn kaj la malsamajn kanalojn, kiujn vi uzos por kontakti koncernatojn. Uzu retpoŝton, telefonvokojn, vizaĝ-al-vizaĝajn kunvenojn, videokunvenojn, sociajn amaskomunikilarojn aŭ ajnan alian. Inkluzivi notojn pri preferataj koncernataj kanaloj.

speco de komunikado

Inkluzivi la specojn de komunikado, kiel tiu komunikado estos dividita, kio estos inkluzivita, kaj kun kiu tiu komunikado estos. Ekzemple, vi povas provizi semajnajn statusajn raportojn al la kliento.

Konsideru kiel vi provizos ĉi tion, al kiu ĝi estos provizita, kaj kiaj informoj estu inkluzivitaj en la raporto.

Stiloj de komunikado

Ĉi tio povas esti malkonstruita de koncernatoj kaj komunikadmetodoj. Ĉu certa koncernato preferas nur formalan komunikadon, aŭ ĉu vi povas preni ĝin iom pli senĝene?

Kalendaro de kunvenoj

Dum vi povas ĝustigi ĉi tion laŭbezone dum la tuta projekto, estas utile havi komencan ideon pri kiom ofte vi renkontiĝos kun koncernatoj.

Depende de la amplekso de la projekto, vi ankaŭ povas indiki kiom ofte vi sendos retpoŝtojn al la kliento. Ankaŭ inkluzivu internajn teamkunvenojn en via kunveno-kalendaro.

Ŝlosilaj mesaĝoj

Por ĉiu koncernato, determinu la ŝlosilan mesaĝon aŭ informojn, kiuj devos esti komunikitaj al ili dum la tuta projekto. Ĉi tio ankaŭ inkluzivas ajnajn informojn aŭ komentojn, kiujn vi bezonos de ili.

Komunikaj celoj

Komunika plano, kiu inkluzivas komunikajn celojn, povas helpi vin fari decidojn surbaze de tio, kion vi provas atingi.

Kiel Verki Vian Propran Projektan Komunikan Planon

1. Komprenu viajn agordojn

Projekta komunika plano ne bezonas esti formala. Sed ĝi devus almenaŭ esti skribita por via propra referenco. Konsideru gramatikon, ne ĉar vi volas soni inteligenta, sed ĉar vi volas esti klara kaj komprenata.

Skribaj iloj povas helpi vin trakti ĉi tion sen preni tro da tempo. Kun tio en ordo, vi povas komenci krei vian enhavon kun konfido.

Unue, ĝi ebligas vin sidiĝi kaj agordi la projektajn parametrojn. Ĉi tiuj inkluzivas la projektan grandecon, klientfirmaajn informojn, projektajn liverojn, horaron kaj projektan teamon.

Pensu komunikadstiloj de via teamo kaj tiu de via kliento:

• Kiom sukcesaj komunikadoj estis ĝis nun?
• Ĉu via kliento indikis preferon por komunikado: ĉu ili emas telefoni kiam ili havas demandon aŭ ĉu ili estas retpoŝtaj?
• Ĉu vi renkontis persone aŭ per video?
• Kiom ofte via teamo interagas rekte kun vi en projekto? Ĉu ili preferas la skriban kuntekston ol kunvenojn?

Post kiam vi komprenas la teamon kaj klientojn, kun kiuj vi laboras, vi povas apliki ĉi tion al komunika agadplano.

2. Difinu viajn celojn kaj viajn koncernatojn

Listigu viajn projektajn liveraĵojn kaj ĉefajn projektajn koncernatojn. Poste, aldonu viajn projektcelojn al tiu listo: Pensu pri kio sukcesa projekta komunikado estas, ne nur kun via kliento, sed ankaŭ kun via teamo.

Ĉi tiu listo gvidos komunikajn decidojn.

3. Faru komunikadoplanon

nun estas tempo fari la planon. Difinu vian aliron al la komunikadoj, kiujn vi havos dum via projekto. Konante viajn projektajn celojn, konsideru kiom ofte vi komunikados kun viaj klientaj koncernatoj, kiel vi faros ĝin, kaj kion tiuj komunikadoj inkluzivos.

Vi povas decidi uzi plurajn alirojn, kiel semajnajn telefonajn enregistrojn por ĝisdatigi la horaron kaj buĝetan progreson, kaj ankaŭ ĉiutagajn retpoŝtojn por tujaj demandoj kaj malpli oftaj personaj renkontiĝoj por prezenti ĝisdatigojn. projekto.

Kion ajn vi decidas, memoru viajn metrikojn kaj celojn. Ĉi tiuj devus helpi vin identigi la tipojn de komunikadoj kiuj estos plej utilaj al via projekto kaj kiom detalaj aŭ profundaj devus esti viaj komunikadoj.

Kiel uzi projekton pri komunikado

1. Kunhavigu ĝin kun via teamo

Kunhavigi la planon kun via teamo informos ilin pri via komunika kadenco, kiu influas ilian laboron kaj liverajn datojn, sed ankaŭ donos al ili pli da kunteksto pri kiel vi komunikados kaj kun kiu.

Kunhavigi ĉi tiujn informojn signifas, ke via teamo povas helpi vin efektivigi la komunikadoplanon.

2. Restu survoje

Certigu, ke via teamo konas kaj komprenas vian komunikadplanon, por ke via kliento ricevu konsekvencajn kaj signifajn informojn transdonitajn al ili dum la tuta projekto.

Rezervu ĉiujn ŝlosilajn projektajn kunvenojn tuj kiam vi havas planon kaj aldonu memorigilojn al via kalendaro por regulaj enskriboj kaj eĉ projektaj retpoŝtoj, por ke vi restu survoje kun la gravaj aferoj, kiujn vi fiksis en via plano.

Se iam vi devias de via komunika plano kaj malfacilas reveni al ĝi, rekonsideru la aliron, kiun vi fiksis:

• Ĉu ĝi ankoraŭ respondas al la celoj de via projekto?
• Ĉu la celoj aŭ koncernatoj iel ŝanĝiĝis ekde la komenco de la projekto?
• Ĉu ekzistas pli efikaj manieroj komuniki projektajn informojn en ĉi tiu etapo?

Communication Plan = Sukceso

Havi projektan komunikadplanon donas al vi la ilojn por efike komuniki. Plano ankaŭ povas permesi al vi retaksi vian aliron kaj la bezonoj de via kliento se necese.

Kiom ajn formala aŭ neformala povas esti via projekta komunika plano, ĝi povas esti la diferenco inter tre sukcesa kaj efika projekto kaj unu kiu nur haltas sen solida plano.

Pensu pri ĝi kiel alia maniero agordi kaj kontroli atendojn tra projekto. Pensu pri ĝi kiel maniero certigi senchavan kaj sukcesan komunikadon facile.

Kion vi pensas ?

Kiom esenca estas projekta komunikadoplano por la sukceso de projekto? Ĉu vi pensas, ke projektestroj ĉiam devas skribi komunikadplanon por projektoj, sendepende de ilia grandeco? Sciigu al mi viajn pensojn lasante komenton!

Tamen, se vi volas regi viajn personajn financojn en ses monatoj, mi tre rekomendas ĉi tiun gvidilon.

Lasu al ni komenton