¿Cómo hacer el plan de comunicación de un proyecto?

Los planes de comunicación son importantes para tus proyectos. La comunicación efectiva, tanto interna como externa, es esencial para el éxito del proyecto. Es esencial contar con un plan de comunicaciones del proyecto que describa quiénes son las partes interesadas, así como cuándo y cómo llegar a ellas. Sin embargo, tener un buen estrategia de comunicación puede resultarte muy útil. Este artículo cubre:

• Los beneficios de los planes de comunicación del proyecto
• Qué incluir en un plan de comunicación
• Cómo escribir un plan de comunicación.
• Y cómo utilizar un plan de comunicación a lo largo del proyecto

Pero antes de comenzar, me gustaría contarles sobre esta capacitación premium que personalmente me ha permitido aumentar mis tasas de conversión en mis sitios. Simplemente haga clic aquí, es un enlace de afiliado.

Beneficios de los planes de comunicación del proyecto

En esencia, los planes de comunicación del proyecto facilitan una comunicación eficaz. Harán que sus proyectos funcionen sin problemas y lo ayudarán a evitar el fracaso del proyecto. Otros beneficios importantes incluyen el establecimiento y la gestión de expectativas, una mejor gestión de las partes interesadas y la asistencia en el proceso de planificación del proyecto.

Establecer y gestionar las expectativas

Las comunicaciones del proyecto son una calle de doble sentido. Al igual que la planificación de proyectos, se deben establecer expectativas y el equipo del proyecto y las partes interesadas del cliente deben asumir la responsabilidad de que la comunicación se desarrolle sin problemas.

Si bien un proyecto no comienza sin un plan de proyecto establecido, los planes de comunicación del proyecto no se discuten tan fácilmente, pero deberían serlo.

Al informar al cliente al principio del proceso del proyecto qué esperar, establece el tono para todo el proyecto, comenzando con el proceso de propuesta del proyecto.

También es útil para ellos saber de antemano lo que necesitarás de ellos para que puedan estar preparados cuando llegue el momento.

Gestión de stakeholders y clientes

A lo largo de un proyecto, la comunicación exitosa sobre la alineación con los objetivos e hitos, y la posterior realineación de estos a medida que cambian los proyectos, es esencial para la aceptación de las partes interesadas y la transparencia sobre el estado del proyecto.

La comunicación es clave para mantener una buena relación con el cliente, y un plan de comunicación del proyecto puede ayudarlo a mantener esa comprensión compartida de lo que está sucediendo y lo que debería estar sucediendo a lo largo de su proyecto.

Planificacion de proyecto

Un plan de comunicación de gestión de proyectos define cómo se proporcionará información crítica a lo largo del proyecto, por quién y con qué frecuencia. A medida que completa la planificación del proyecto, también debe completar la planificación de las comunicaciones.

No todos los proyectos se crean de la misma manera y, por esta razón, un plan de comunicaciones del proyecto es único para su proyecto, por lo que es importante pensar en ello al crear su plan de proyecto posterior al lanzamiento.

Los proyectos grandes tienen diferentes necesidades de comunicación que los proyectos pequeños, y lo mismo ocurre con los proyectos con equipos de partes interesadas versus un solo contacto de proyecto.

Proyectos con objetivos, presupuestos, diferentes plazos e incluso diferentes entregables requieren una comunicación adaptada a esas necesidades, y eso es algo que se debe tener en cuenta al crear un plan de comunicación del proyecto.

Qué incluir en los planes de comunicación

Si bien los detalles de su plan de comunicaciones variarán según el tipo y el alcance del proyecto, se deben incluir algunos elementos clave en cada plan de comunicaciones del proyecto que cree:

Partes interesadas clave

Anote todas las partes interesadas clave, incluido su contacto principal con el cliente. Incluya información de contacto como números de teléfono y correos electrónicos, para que cualquier persona que acceda al plan de comunicación pueda encontrar esta información.

Miembros del equipo

Incluya a los miembros clave del equipo de su proyecto y sus roles. Esto es útil para cualquier persona nueva o que no esté familiarizada con el proyecto. Enumere a los miembros de su equipo involucrados en la comunicación de entregables, liderando discusiones estratégicas o cómo manejará las conversaciones técnicas entre las partes interesadas y su equipo.

Métodos de comunicación

Describa los principales métodos de comunicación y los diferentes canales que utilizará para contactar a las partes interesadas. Utilice el correo electrónico, las llamadas telefónicas, las reuniones presenciales, las videoconferencias, las redes sociales o cualquier otro. Incluya notas sobre los canales preferidos de las partes interesadas.

Tipo de comunicación

Incluya los tipos de comunicación, cómo se compartirá esa comunicación, qué se incluirá y con quién será esa comunicación. Por ejemplo, puede proporcionar informes de estado semanales al cliente.

Considere cómo proporcionará esto, a quién se lo proporcionará y qué información debe incluirse en el informe.

Estilos de comunicación

Esto se puede desglosar por partes interesadas y métodos de comunicación. ¿Cierta parte interesada prefiere solo la comunicación formal, o puede tomárselo un poco más a la ligera?

Calendario de reuniones

Si bien puede ajustar esto según sea necesario a lo largo del proyecto, es útil tener una idea inicial de la frecuencia con la que se reunirá con las partes interesadas.

Dependiendo del alcance del proyecto, también puedes indicar con qué frecuencia enviarás correos electrónicos al cliente. Incluya también reuniones internas del equipo en su calendario de reuniones.

Mensajes clave

Para cada parte interesada, determine el mensaje clave o la información que será necesario comunicarles a lo largo del proyecto. Esto también incluye cualquier información o comentario que necesite de ellos.

Objetivos de comunicación

Un plan de comunicación que incluya objetivos de comunicación puede ayudarlo a tomar decisiones basadas en lo que está tratando de lograr.

Cómo escribir su propio plan de comunicación del proyecto

1. Comprenda su configuración

Un plan de comunicación del proyecto. No es necesario que sea formal. Pero al menos debería escribirse para su propia referencia. Considere la gramática, no porque quiera parecer inteligente, sino porque quiere ser claro y comprendido.

Las herramientas de escritura pueden ayudarlo a lidiar con esto sin tomar demasiado tiempo. Con eso en orden, puede comenzar a crear su contenido con confianza.

Primero, te permite sentarte y establecer los parámetros del proyecto. Estos incluyen el tamaño del proyecto, la información de la empresa cliente, los entregables del proyecto, el cronograma y el equipo del proyecto.

Pensar estilos de comunicación de tu equipo y el de tu cliente:

• ¿Qué tan exitosas han sido las comunicaciones hasta ahora?
• ¿Ha indicado su cliente una preferencia por la comunicación: tienden a llamar por teléfono cuando tienen una pregunta o se centran en el correo electrónico?
• ¿Se conocieron en persona o por video?
• ¿Con qué frecuencia su equipo interactúa directamente con usted en un proyecto? ¿Prefieren el contexto escrito a las reuniones?

Una vez que comprenda el equipo y los clientes con los que trabaja, puede aplicar esto a un plan de acción de comunicaciones.

2. Define tus objetivos y tus stakeholders

Enumere los entregables de su proyecto y las partes interesadas clave del proyecto. A continuación, agregue los objetivos de su proyecto a esa lista: piense en qué es una comunicación exitosa del proyecto, no solo con su cliente, sino también con su equipo.

Esta lista guiará las decisiones de comunicación.

3. Haz un plan de comunicación

Ahora, es hora de hacer el plan. Defina su enfoque de las comunicaciones que tendrá a lo largo de su proyecto. Conociendo los objetivos de su proyecto, considere con qué frecuencia se comunicará con las partes interesadas de sus clientes, cómo lo hará y qué incluirán esas comunicaciones.

Puede decidir utilizar varios enfoques, como controles telefónicos semanales para actualizar el cronograma y el progreso del presupuesto, así como correos electrónicos diarios para preguntas sobre la marcha y reuniones en persona menos frecuentes para presentar actualizaciones. proyecto.

Decidas lo que decidas, ten en cuenta tus métricas y objetivos. Estos deberían ayudarle a identificar los tipos de comunicaciones que serán más beneficiosas para su proyecto y qué tan detalladas o profundas deben ser sus comunicaciones.

Cómo utilizar un plan de comunicación del proyecto

1. Compártelo con tu equipo

Compartir el plan con su equipo les informará sobre su cadencia de comunicación, lo que afecta su trabajo y las fechas de entrega, pero también les dará más contexto sobre cómo se comunicará y con quién.

Compartir esta información significa que su equipo puede ayudarlo a implementar el plan de comunicación.

2. Mantente en el camino

Asegúrese de que su equipo conozca y comprenda su plan de comunicación para que su cliente reciba información consistente y significativa durante todo el proyecto.

Reserve todas las reuniones clave del proyecto tan pronto como tenga un plan establecido y agregue recordatorios a su calendario para controles regulares e incluso correos electrónicos del proyecto para mantenerse al día con las cosas importantes que ha establecido en su plan.

Si en algún momento se desvía de su plan de comunicaciones y le resulta difícil volver a él, reconsidere el enfoque que ha establecido:

• ¿Sigue correspondiendo a los objetivos de su proyecto?
• ¿Han cambiado los objetivos o las partes interesadas de alguna manera desde el inicio del proyecto?
• ¿Existen formas más efectivas de comunicar la información del proyecto en esta etapa?

Plan de Comunicación = Éxito

Tener un plan de comunicación del proyecto le brinda las herramientas para comunicarse de manera efectiva. Un plan también puede permitirle reevaluar su enfoque y las necesidades de su cliente si es necesario.

No importa cuán formal o informal sea el plan de comunicaciones de su proyecto, puede ser la diferencia entre un proyecto muy exitoso y efectivo y uno que simplemente se estanca sin un plan sólido establecido.

Piense en ello como otra forma de establecer y verificar las expectativas a lo largo de un proyecto. Piense en ello como una forma de garantizar una comunicación significativa y exitosa con facilidad.

Qué piensas ?

¿Qué tan esencial es un plan de comunicación del proyecto para el éxito de un proyecto? ¿Crees que los gerentes de proyecto siempre deben escribir un plan de comunicación para los proyectos, independientemente de su tamaño? ¡Déjame saber tus pensamientos dejando un comentario!

Sin embargo, si desea tomar el control de sus finanzas personales en seis meses, le recomiendo esta guía.

déjanos un comentario