¿Cómo organizo un evento virtual de recaudación de fondos?

La organización de un evento virtual de recaudación de fondos es un auténtico reto, sobre todo porque hemos pasado del modo físico al modo virtual. Para las organizaciones sin fines de lucro de todos los tamaños, la recaudación de fondos virtual se ha convertido rápidamente en una gran tendencia. La necesidad de participación virtual ahora se ha hecho evidente para muchas empresas. Hoy en día, las organizaciones siempre deben tener acceso a opciones virtuales y en línea para llegar a los donantes dondequiera que estén.

Para que las organizaciones sin fines de lucro puedan conectarse con los donantes y continuar recaudando fondos a pesar de la incertidumbre, se ha vuelto esencial organizar eventos y campañas en línea.

Organizar un evento virtual de recaudación de fondos puede ser muy complicado si no se hace de manera correcta y constante. Para garantizar esto, se deben seguir los siguientes pasos, que pueden denominarse una guía fácil para organizar un evento de este tipo:

Crear la lista de recaudación de fondos y tener un plan de respaldo

Un evento virtual de recaudación de fondos Requiere estrictamente una lista de recaudación de fondos y, además del plan principal, también debe haber un plan de respaldo en caso de que falle. Haga una lista de los principales donantes que espera que estén presentes.

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Asegúrate de ponerte en contacto primero con estos patrocinadores y proporciónales detalles VIP sobre el evento, como una lista de todos los artistas en el evento virtual, información de la bandeja de entrada y otros detalles internos.

Exporte la información de los donantes y envíeles actualizaciones. Infórmeles sobre el evento y ayúdelos a hacer una donación rápida y fácil después de haber compilado una lista de donantes que son asistentes importantes del evento virtual y han aceptado asistir.

No es imposible incorporar ideas frescas y originales aunque uno se ciña a la estrategia principal y lo que saben los seguidores. Así que tienes que estar listo para improvisar.

Seleccionar lugar de rodaje

El lugar de rodaje juega un papel muy importante. Por ejemplo, puede pregrabar la introducción de la recaudación de fondos, así como información sobre el propósito de la recaudación de fondos y actualizaciones del informe anual.

Invite a miembros de la comunidad, miembros de la junta, empleados y donantes a hablar sobre lo que los motiva a dar, lo que hacen y cómo la organización los ha influenciado.

Especifique el propósito de este evento virtual de recaudación de fondos

objetivo: Para atraer invitados a un recaudación de fondos virtual, tienes que comunicar tus ideales. Entonces, ya sea que hayan estado apoyando la causa durante mucho tiempo o que estén ayudando a recaudar fondos por primera vez, deben saber exactamente qué representa, qué logra y por qué se eligió esa causa en particular. .

El presupuesto : Establecer un presupuesto sistemático. Use el dinero ahorrado en locaciones, comida y otras necesidades normales para contratar a un videógrafo, editor de video y decorar el espacio elegido para filmar.

objetivo de recaudación de fondos. Establezca una meta específica de recaudación de fondos en la que el personal y la junta puedan trabajar. Esto ayudará a mantener el enfoque y mejorar la participación de los donantes.

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Use un termómetro u otro tipo de dispositivo de medición de objetivos de recaudación de fondos durante el evento para mantener informados a los asistentes sobre cuánto han ayudado a recaudar.

Calendario: ElEl evento virtual de recaudación de fondos debe tener un horario. Haga un itinerario de actividades minuto a minuto si se planea un evento de una hora, que incluya quién hablará cuándo, presentaciones musicales en vivo y un cronograma sistemático para todo el evento.

En las plataformas de conferencias en línea a menudo requieren el cumplimiento de un horario estricto, de lo contrario, el evento podría ser un completo fracaso. Por lo tanto, es necesario prestar atención al aspecto temporal.

Elija el servicio de transmisión adecuado para la recopilación

Sin embargo, es necesario moderar el presupuesto y elegir entre los mejores plataformas reunión en línea. Esto permite lograr el objetivo principal y no hay fallas de las que hablar. Usa una plataforma, como Mixhubb, que facilite la inserción de videos pregrabados.

Promocione el evento utilizando funciones digitales innovadoras y sorpresas.

Antes del evento, promociónalo en todas las plataformas. Dirija siempre a las personas a la página de destino segura para las donaciones. Haz que la celebración sea especial agregando algunos elementos inesperados. Considere darle a alguien acceso anticipado a la recaudación de fondos si paga un poco más.

Considere ofrecer a los mayores seguidores una degustación virtual privada con el chef si la recaudación de fondos virtual incluye bolsas de golosinas llenas de chocolate o comida. Cualquiera que se registre para el evento o compre boletos virtuales recibirá un enlace a una cabina de fotos virtual.

Para las personas que están dispuestas a organizar una pequeña reunión de 10 o más personas, proporcione cajas para fiestas o un cóctel en una caja.

Proporcione actualizaciones y dé acceso a las personas a la información de la recaudación de fondos.

No olvide informar a los fanáticos después de un exitoso evento virtual de recaudación de fondos compartiendo actualizaciones. Aquí hay algunos conceptos:

1. Publicar los resultadoss de recaudación de fondos en un boletín.
2. Publicidad en las redes sociales.
3. Añadir un vídeo del evento en el sitio web de la recaudación de fondos o subirlo a YouTube. Las personas pueden verlo por primera vez si se lo perdieron, y pueden seguir dando.
4. Envíe cartas de agradecimiento a los voluntarios y participantes. Hágales saber cuánto dinero se ha recaudado y para qué se utilizará.
5. probar recopilar comentarios personas involucradas. De esta manera te permite mejorar las habilidades y destrezas requeridas para organizar otro evento de este tipo.
6. Trate de obtener asesoramiento de expertos y anótelos seriamente antes e incluso después del evento. Esta técnica le permite tomar medidas correctivas cuando sea necesario.

Conclusión

Organizar un evento virtual de recaudación de fondos implica muchos factores a considerar. Si hablamos de venta de entradas, ¿por qué utilizar el mismo método convencional para gestionar la información del evento y las entradas cuando el evento se realiza online? Debe crear formularios de emisión de boletos en línea y agregar niveles de boletos según el plan de precios.

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Para comodidad de los asistentes, todos los niveles de boletos deben incluir montos deducibles de impuestos. Este tipo de formulario también facilita la comercialización del evento porque solo tiene que publicar el enlace y alentar a las personas a comprar boletos.