Kuidas koostada projekti kommunikatsiooniplaani?

Suhtlusplaanid on teie projektide jaoks olulised. Tõhus suhtlus, nii sisemine kui väline, on projekti õnnestumiseks hädavajalik. Oluline on omada projekti kommunikatsiooniplaani, milles on välja toodud, kes on sidusrühmad ning millal ja kuidas nendeni jõuda. Siiski, millel on hea suhtlusstrateegia võib teile väga kasulik olla. See artikkel hõlmab järgmist:

• Projekti kommunikatsiooniplaanide eelised
• Mida lisada suhtlusplaani
• Kuidas koostada suhtlusplaani
• Ja kuidas kasutada kommunikatsiooniplaani kogu projekti vältel

Kuid enne alustamist tahaksin teile rääkida sellest esmaklassilisest koolitusest, mis on isiklikult võimaldanud mul oma saitidel oma konversioonimäärasid tõsta. Lihtsalt klõpsake siin, see on sidusettevõtte link.

Projekti kommunikatsiooniplaanide eelised

Projekti kommunikatsiooniplaanid hõlbustavad sisuliselt tõhusat suhtlust. Need muudavad teie projektid sujuvaks ja aitavad teil vältida projekti ebaõnnestumist. Muud suuremad eelised hõlmavad ootuste seadmist ja haldamist, sidusrühmade paremat haldamist ja abistamist projekti planeerimise protsessis.

Seadke ja hallake ootusi

Projekti kommunikatsioonid on kahesuunalised. Sarnaselt projekti planeerimisele tuleb seada ootused ning projektimeeskond ja kliendi sidusrühmad peavad võtma vastutuse, et suhtlus sujuks.

Kuigi projekt ei alga ilma projektiplaanita, ei ole projekti kommunikatsiooniplaanide üle nii lihtne arutada, kuid see peaks olema.

Andes kliendile projektiprotsessi alguses teada, mida oodata, määrate tooni kogu projektile, alustades projektiettepaneku protsessist.

Samuti on neil kasulik teada, mida te neilt vajate, et nad saaksid õigel ajal ette valmistuda.

Sidusrühmade ja klientide juhtimine

Kogu projekti vältel on edukas suhtlus eesmärkide ja vahe-eesmärkidega vastavusseviimise kohta ning sellele järgnev vastavusseviimine projekti muutudes oluline sidusrühmade osalemise ja projekti oleku läbipaistvuse jaoks.

Suhtlemine on kliendiga heade suhete hoidmisel võtmetähtsusega ning projekti kommunikatsiooniplaan aitab teil kogu projekti vältel säilitada ühist arusaama sellest, mis toimub ja mis peaks toimuma.

Projekti planeerimine

Projektijuhtimise kommunikatsiooniplaan määratleb, kuidas kriitilist teavet kogu projekti jooksul edastatakse, kes ja kui sageli edastatakse. Projekti planeerimise lõpetamisel peaksite lõpetama ka kommunikatsiooni planeerimise.

Kõik projektid ei ole võrdsed ja seetõttu on projekti kommunikatsiooniplaan teie projekti jaoks ainulaadne, mistõttu on oluline projekti käivitamise järgselt koostades sellele mõelda.

Suurtel projektidel on erinevad kommunikatsioonivajadused kui väikestel projektidel ja sama kehtib ka projektide kohta, kus on sidusrühmade meeskondi või ühe projektikontakti.

Projektid, millel on eesmärgid, eelarved, erinevad tähtajad ja isegi erinevad tulemused nõuavad neile vajadustele kohandatud suhtlust ja seda tuleb projekti kommunikatsiooniplaani koostamisel meeles pidada.

Mida lisada suhtlusplaanidesse

Kuigi teie kommunikatsiooniplaani eripärad varieeruvad olenevalt projekti tüübist ja ulatusest, tuleks igasse loodud projekti kommunikatsiooniplaani lisada mõned põhielemendid.

Peamised sidusrühmad

Kirjutage üles kõik peamised sidusrühmad, sealhulgas oma esmane kliendikontakt. Lisage kontaktteave, nagu telefoninumbrid ja e-posti aadressid, et igaüks, kes suhtlusplaanile ligi pääseb, leiaks selle teabe.

Meeskonna liikmed

Lisage oma projekti peamised meeskonnaliikmed ja nende rollid. See on mugav kõigile, kes on projektiga uued või pole sellega tuttavad. Loetlege oma meeskonna liikmed, kes on seotud tulemuste edastamisega, strateegiliste arutelude juhtimisega või sellega, kuidas saate sidusrühmade ja meeskonna vahelisi tehnilisi vestlusi hallata.

Suhtlemismeetodid

Kirjeldage peamisi suhtlusviise ja erinevaid kanaleid, mida kasutate sidusrühmadega ühenduse võtmiseks. Kasutage meili, telefonikõnesid, näost näkku kohtumisi, videokoosolekuid, sotsiaalmeediat või muud. Lisage märkused eelistatud sidusrühmade kanalite kohta.

suhtluse tüüp

Kaasake suhtlustüübid, kuidas seda suhtlust jagatakse, mis kaasatakse ja kellega see suhtlus toimub. Näiteks, saate kliendile iganädalasi olekuaruandeid esitada.

Mõelge, kuidas te seda esitate, kellele see edastatakse ja millist teavet tuleks aruandesse lisada.

Suhtlemisstiilid

Seda saab jagada sidusrühmade ja suhtlusmeetodite järgi. Kas teatud huvirühm eelistab ainult formaalset suhtlust või võib seda võtta veidi vabamalt?

Koosolekute kalender

Kuigi saate seda kogu projekti jooksul vastavalt vajadusele kohandada, on kasulik omada esialgne ettekujutus selle kohta, kui sageli sidusrühmadega kohtute.

Olenevalt projekti ulatusest saate märkida ka selle, kui sageli kliendile e-kirju saadate. Kaasake oma koosolekute kalendrisse ka meeskonnasisesed koosolekud.

Võtmesõnumid

Määrake iga sidusrühma jaoks põhisõnum või teave, mida tuleb neile kogu projekti jooksul edastada. See hõlmab ka teavet või tagasisidet, mida neilt vajate.

Suhtlemise eesmärgid

Kommunikatsiooniplaan, mis sisaldab suhtluseesmärke, võib aidata teil teha otsuseid selle põhjal, mida proovite saavutada.

Kuidas koostada oma projekti kommunikatsiooniplaan

1. Mõistke oma seadeid

Projekti kommunikatsiooniplaan ei pea olema formaalne. Kuid see peaks olema vähemalt teie enda jaoks kirjutatud. Kaaluge grammatikat mitte sellepärast, et soovite kõlada targana, vaid sellepärast, et soovite olla selge ja arusaadav.

Kirjutamistööriistad aitavad teil sellega toime tulla ilma liiga palju aega võtmata. Kui see on korras, võite julgelt sisu loomist alustada.

Esiteks võimaldab see maha istuda ja projekti parameetreid määrata. Nende hulka kuuluvad projekti suurus, kliendiettevõtte teave, projekti tulemused, ajakava ja projektimeeskond.

Mõtle suhtlemisstiilid teie ja teie kliendi meeskonnast:

• Kui edukas on suhtlus seni olnud?
• Kas teie klient on teatanud, et eelistab suhtlust: kas ta kipub küsimuste korral helistama või on ta meilikeskne?
• Kas kohtusite isiklikult või video kaudu?
• Kui sageli teie meeskond teiega projekti raames otse suhtleb? Kas nad eelistavad kirjalikku konteksti koosolekutele?

Kui mõistate meeskonda ja kliente, kellega koos töötate, saate seda suhtluse tegevuskavas rakendada.

2. Määratlege oma eesmärgid ja sidusrühmad

Loetlege oma projekti tulemused ja projekti peamised sidusrühmad. Järgmisena lisage oma projekti eesmärgid sellesse loendisse: mõelge, mis on edukas projektisuhtlus mitte ainult oma kliendiga, vaid ka oma meeskonnaga.

See nimekiri juhib suhtlusotsuseid.

3. Koostage suhtlusplaan

nüüd on aeg plaan teha. Määratlege oma lähenemine suhtlusele, mida saate kogu projekti vältel kasutada. Teades oma projekti eesmärke, mõelge, kui sageli suhtlete oma klientide sidusrühmadega, kuidas te seda teete ja mida see suhtlus hõlmab.

Võite otsustada kasutada mitut lähenemisviisi, näiteks iganädalast telefoni teel registreerimist ajakava ja eelarve edenemise värskendamiseks, samuti igapäevaseid e-kirju käigupealt puudutavate küsimuste jaoks ja harvemaid isiklikke kohtumisi värskenduste tutvustamiseks. projekt.

Ükskõik, mille otsustate, pidage meeles oma mõõdikuid ja eesmärke. Need peaksid aitama teil tuvastada teie projekti jaoks kõige kasulikumad suhtlustüübid ja kui üksikasjalik või põhjalik peaks teie suhtlus olema.

Kuidas kasutada projekti kommunikatsiooniplaani

1. Jagage seda oma meeskonnaga

Plaani oma meeskonnaga jagades teavitate neid teie suhtlussagedusest, mis mõjutab nende tööd ja tarnekuupäevi, kuid annab neile ka rohkem konteksti selle kohta, kuidas te suhtlete ja kellega.

Selle teabe jagamine tähendab, et teie meeskond saab aidata teil suhtlusplaani ellu viia.

2. Püsi rajal

Veenduge, et teie meeskond teaks ja mõistaks teie suhtlusplaani, et teie klient saaks kogu projekti jooksul talle edastatud ühtset ja sisukat teavet.

Broneerige kõik olulisemad projektikoosolekud kohe, kui teil on plaan paigas, ja lisage oma kalendrisse meeldetuletused regulaarsete registreerimiste ja isegi projekti e-kirjade kohta, et püsiksite oma plaanis seatud oluliste asjadega kursis.

Kui kaldute mingil hetkel oma suhtlusplaanist kõrvale ja teil on raske selle juurde tagasi pöörduda, kaaluge oma seatud lähenemisviisi uuesti:

• Kas see vastab endiselt teie projekti eesmärkidele?
• Kas eesmärgid või huvirühmad on pärast projekti algust kuidagi muutunud?
• Kas selles etapis on projektiteabe edastamiseks tõhusamaid viise?

Suhtlusplaan = edu

Projekti kommunikatsiooniplaani olemasolu annab teile vahendid tõhusaks suhtlemiseks. Plaan võib samuti võimaldada teil oma lähenemisviisi ümber hinnata ja vajadusel teie kliendi vajadusi.

Olenemata sellest, kui ametlik või mitteametlik on teie projekti kommunikatsiooniplaan, võib see erineda väga edukast ja tõhusast projektist, mis lihtsalt seiskub ilma kindla plaanita.

Mõelge sellele kui veel ühele võimalusele ootuste seadmiseks ja kontrollimiseks kogu projekti vältel. Mõelge sellele kui viisile, kuidas tagada hõlpsalt sisukas ja edukas suhtlus.

Mida sa arvad ?

Kui oluline on projekti kommunikatsiooniplaan projekti õnnestumiseks? Kas teie arvates peaksid projektijuhid alati koostama projektide kommunikatsiooniplaani, olenemata nende suurusest? Andke mulle oma mõtetest teada, jättes kommentaari!

Kui soovite aga kuue kuuga oma isiklikud rahaasjad kontrolli alla saada, soovitan seda juhendit soojalt.

Jäta meile kommentaar