Projektiplaani etapid

Un projekti plaan on projektijuhi põhjaliku planeerimise kulminatsioon. See on peamine dokument, mis juhib projekti edenemist. See on projektijuhi juhend.

Kuigi projektiplaanid on ettevõteteti erinevad, on projektiplaanis kümme sammu, mis peavad kindlasti olema projekti elluviimise etapis segaduste ja sunnitud improvisatsiooni vältimiseks. Selles artiklis Toon teieni oma nõuanded, mis aitavad teil oma projektiplaani hästi kirjutada. Kui soovite oma projekti edukalt ellu viia, peab teie projektiplaan kindlasti sisaldama teatud elemente.

1. Projektiplaani eesmärgid

Projekti eesmärgid on määratletud projekti põhikirjas. Kuid need tuleks lisada ka projektiplaani, et selgitada projekti eesmärke. Olenemata sellest, kuidas projektijuht otsustab eesmärgid projektiplaani integreerida, on oluline säilitada selge seos projekti harta - projekti esimene põhidokument - ja projekti teine ​​põhidokument, selle projektiplaan.

2. Projekti ulatus

Sarnaselt projekti eesmärkidele on ulatus määratletud hartas ja projektijuht peab seda projektiplaanis täiendavalt täpsustama. Määrates ulatuse, saab projektijuht hakata näitama, kuidas see välja näeb projekti eesmärk. Kui ulatust pole määratletud, võib see ulatuda kogu projekti vältel. See toob kaasa kulude ületamise ja tähtaegadest kinnipidamise.

Näiteks kui juhite turundusmeeskonda ettevõtte tootesarja brošüüri loomisel, peaksite märkima lehekülgede arvu ja esitama näiteid, kuidas valmis toode välja näeb. Mõne meeskonnaliikme jaoks võib brošüür tähendada kahte lehekülge, samas kui teised võivad pidada piisavaks kümmet lehekülge. Ulatuse määratlemine võib hoida kogu meeskonna algusest peale samal lehel.

3. Vahe-eesmärgid ja peamised tulemused

Projekti suuremaid saavutusi nimetatakse verstapostideks ja suuremaid töötooteid nimetatakse suurteks tulemusteks. Nad mõlemad esindavad projekti kallal töötamise peamisi komponente. Projektiplaanis tuleb need elemendid kindlaks määrata, määratleda ja määrata nende täitmise tähtajad. Kui organisatsioon tegeleb uue tarkvara arendamise projektiga, võib peamisteks tulemusteks olla ärinõuete lõplik loetelu ja nende rakendamine.

Seejärel võivad projektil olla verstapostid projekteerimise, süsteemi testimise, kasutajate aktsepteerimise testimise ja tarkvara juurutamise kuupäeva jaoks. Need verstapostid on seotud töötoodetega, kuid need puudutavad rohkem protsesse kui tooteid endid. Vertapostid ja peamised tarneajad ei pea olema täpsed kuupäevad, kuid mida täpsemad need on, seda parem. Konkreetsed kuupäevad aitavad projektijuhtidel tööstruktuure täpsemalt lahti murda.

Selles plaani etapis loote verstapostid, et saaksite võtta suuri või kõrgetasemelisi tulemusi ja jagada need väiksemateks tulemusteks, mida saab kirjeldada järgmises etapis.

4. Tööjaotuse struktuur

Tööde jaotusstruktuur jagab projekti verstapostid ja peamised tulemused väiksemateks tükkideks, nii et iga tahu eest saab määrata ühele inimesele vastutuse. Selle struktuuri väljatöötamisel võtab projektijuht arvesse paljusid tegureid, nagu projektimeeskonna liikmete tugevad ja nõrgad küljed, ülesannete vastastikused sõltuvused, olemasolevad ressursid ja projekti üldine tähtaeg.

Projektijuhid vastutavad lõppkokkuvõttes projekti õnnestumise eest, kuid nad ei saa seda tööd üksi teha. Jaotusstruktuur on tööriist, mida projektijuht kasutab projekti eest vastutuse tagamiseks.

See tööriist ütleb ka projekti sidusrühmadele, kes mille eest vastutab. Kui projektijuht on ülesande pärast mures, teab ta täpselt, kellega selle murega kohtuda.

Artikkel, mida lugeda: Siin on 14 näpunäidet kiireks rikkaks saamiseks

5. Investeeringute eelarve

Projekti eelarve näitab, kui palju raha on projekti lõpuleviimiseks eraldatud. Nende ressursside asjakohase jaotamise eest vastutab projektijuht. Projekti puhul, millel on tarnijad, tagab projektijuht, et väljundid täidetakse vastavalt lepingutingimustele, pöörates erilist tähelepanu kvaliteedile. Mõned projekti eelarved on seotud personaliplaaniga.

Oluline on määrata iga sammu maksumus, võttes arvesse ülesannete täitmiseks kuluvat aega ja tööjõukulusid. Projekti maksumus on seotud projekti kestusega, mis taandub projekti ulatusele. Ulatus, vahe-eesmärgid, ülesanded ja eelarve peaksid olema kooskõlas ja realistlikud.

6. Personaliplaan

Personaliplaanis on näha, kuidas projekti personali komplekteeritakse. See määrab, kes projektimeeskonda kuuluvad ja kui kaua iga inimene peab pühenduma.

Selle plaani väljatöötamisel peab projektijuht meeskonnaliikmete ja nende juhendajatega läbirääkimisi, kui palju aega iga meeskonnaliige saab projektile pühendada. Kui projektiga konsulteerimiseks on vaja täiendavaid töötajaid, kuid nad on osa projektimeeskonnast, dokumenteeritakse see ka personaliplaanis. Kontrollige oma projekti kulusid.

7. Riskijuhtimisplaan

Projekti elluviimisel võivad paljud asjad valesti minna. Kuigi iga võimalikku katastroofi või väiksemat intsidenti on raske ette näha, võib ette näha palju lõkse. Riskijuhtimisplaanis tuvastab projektijuht kõik projekti riskid. See määrab ka nende stsenaariumide esinemise tõenäosuse ja strateegiad nende leevendamiseks.

Selle plaani koostamiseks võib projektijuht küsida sisendit projekti sponsorilt või tema projektimeeskonnalt. Leevendusstrateegiad võetakse kasutusele riskide jaoks, mis tõenäoliselt ilmnevad või millega kaasnevad suured kulud. Ebatõenäolised riskid ja madalate kuludega riskid on plaanis ära märgitud, isegi kui neil pole leevendusstrateegiaid.

8. Kommunikatsiooniplaan

Kommunikatsiooniplaan kirjeldab, kuidas projektist erinevatele sihtrühmadele edastatakse. Sarnaselt tööjaotuse struktuuriga määrab kommunikatsiooniplaan vastutuse iga komponendi täitmise eest projektimeeskonna liikmele.

Selles etapis on oluline kirjeldada, kuidas meeskonnas probleemidest teavitatakse ja neid lahendatakse. Samuti tuleb täpsustada meeskonna ja huvirühmadega suhtlemise sagedust. Igal sõnumil on sihtrühm. See aitab projektijuhtidel tagada, et õige teave jõuaks õigel ajal õigete inimesteni.

9. Sidusrühmade juhtimiskava

Sidusrühmade juhtimiskavas määratakse kindlaks, kuidas sidusrühmi projektis kasutatakse. Mõnikord peavad sidusrühmad lihtsalt teavet saama. Seda saab kommunikatsiooniplaanis arvestada.

10. Muudatuste juhtimise plaan

Muudatuste juhtimise plaan loob raamistiku projektis muudatuste tegemiseks. Kuigi projektijuhid kipuvad projektimuudatusi vältida, on need mõnikord vältimatud. Muudatuste haldamise plaan sisaldab protokolle ja protsesse muudatuste tegemiseks. Vastutuse ja läbipaistvuse tagamiseks on oluline, et projekti sponsorid, projektijuhid ja projektimeeskonna liikmed järgiksid muudatuste juhtimisplaani.

Kokkuvõttes….

Projektiplaan on oluline dokument projekti õnnestumiseks. See toimib kompassina projekti läbiviimisel algusest lõpuni. Seetõttu nõuab see kõigi sidusrühmade aktiivset osalust, et erinevates punktides kokku leppida. Samuti on oluline võtta selle määratlemiseks kogu vajalik aeg.

Halvasti määratletud plaani peamine oht seisneb selles, et me puutume kokku vaidlustega, mida tuleb lahendada lahkarvamuste kohta, mida ei ole määratletud. Kutsun teid üles jagama oma arvamusi ja kogemusi kommentaarides.