Nola egin proiektu baten komunikazio plana?

Komunikazio-planak garrantzitsuak dira zure proiektuetarako. Komunikazio eraginkorra, barne zein kanpokoa, da ezinbestekoa da proiektuaren arrakasta lortzeko. Ezinbestekoa da proiektuaren komunikazio-plan bat edukitzea, interesatuak nortzuk diren zehazten duena, baita haiengana noiz eta nola iritsi. Hala ere, ondo pasatzea komunikazio estrategia oso erabilgarria izan daiteke zuretzat. Artikulu honek:

• Proiektuaren komunikazio planen onurak
• Komunikazio plan batean zer sartu
• Komunikazio plana nola idatzi
• Eta nola erabili komunikazio plan bat proiektu osoan zehar

Baina hasi baino lehen, nire webguneetan nire bihurketa-tasak handitzeko aukera eman didan premium prestakuntza honi buruz esan nahiko nuke. Egin klik hemen, afiliatu esteka bat da.

Proiektuaren Komunikazio Planen Abantailak

Oinarrian, proiektuen komunikazio planek komunikazio eraginkorra errazten dute. Zure proiektuak ondo funtzionatuko dituzte eta proiektuaren porrota saihesten lagunduko dizute. Beste onura nagusi batzuk itxaropenak ezartzea eta kudeatzea, interesdunen kudeaketa hobea eta proiektuaren plangintza prozesuan laguntzea dira.

Itxaropenak ezarri eta kudeatu

Proiektuaren komunikazioak bi noranzkoak dira. Proiektuaren plangintzaren antzera, itxaropenak ezarri behar dira eta proiektuko taldeak eta bezeroen eragileek komunikazioa ondo joan dadin ardura hartu behar dute.

Proiektu bat proiektu-plan bat ezarri gabe hasten ez den arren, proiektuaren komunikazio-planak ez dira hain erraz eztabaidatzen, baina hala beharko lukete.

Bezeroari proiektuaren prozesuaren hasieran zer espero behar duen jakitera emanez, proiektu osoaren doinua ezartzen duzu, proiektuaren proposamenaren prozesutik hasita.

Era berean, lagungarria da aldez aurretik jakitea haietatik zer beharko duzun, momentua iristen denean prestatu ahal izateko.

Interesdunen eta bezeroen kudeaketa

Proiektu batean zehar, helburuekin eta mugarriekin lerrokatzeari buruzko komunikazio arrakastatsua eta proiektuak aldatzen diren heinean hauekin berregokitzea ezinbestekoa da interes-taldeen onarpenerako eta proiektuaren egoeraren gardentasuna lortzeko.

Komunikazioa funtsezkoa da bezeroarekin harreman on bat mantentzeko, eta proiektuaren komunikazio-plan batek zure proiektuan zehar gertatzen ari denari eta gertatu behar denari buruzko ulermen partekatu hori mantentzen lagun zaitzake.

Proiektuaren plangintza

Proiektuak kudeatzeko komunikazio-planak proiektu osoan informazio kritikoa nola emango den definitzen du, nork eta zenbat aldiz. Proiektuaren plangintza amaitzen duzun heinean, komunikazioen plangintza ere osatu beharko zenuke.

Proiektu guztiak ez dira berdinak sortzen, eta, horregatik, proiektuaren komunikazio-plana zure proiekturako berezia da, horregatik garrantzitsua da hausnartzea zure proiektu-plana abian jarri ondoren sortzean.

Proiektu handiek komunikazio-behar desberdinak dituzte proiektu txikiek baino, eta gauza bera gertatzen da interes taldeekin egindako proiektuekin eta proiektuko kontaktu bakar batekin.

Helburuak, aurrekontuak, proiektuak epe ezberdinek eta baita entrega ezberdinek ere behar horietara egokitutako komunikazioa eskatzen dute, eta hori kontuan izan behar da proiektuaren komunikazio-plan bat sortzean.

Zer sartu Komunikazio Planetan

Zure komunikazio-planaren zehaztasunak proiektuaren motaren eta irismenaren arabera aldatuko diren arren, funtsezko elementu batzuk sartu behar dira sortzen duzun proiektuaren komunikazio-plan guztietan:

Interesdun nagusiak

Idatzi interes-talde nagusi guztiak, zure bezero-harreman nagusia barne. Sartu harremanetarako informazioa, hala nola, telefono-zenbakiak eta posta elektronikoak, komunikazio-planera sartzen den edonork informazio hori aurki dezan.

Taldeko kideak

Sartu zure proiektuko taldekide nagusiak eta haien rolak. Hau erabilgarria da proiektua ezagutzen ez duen edonorentzat. Zerrendatu zure taldeko kideak bidalketak komunikatzen, eztabaida estrategikoak gidatzen edo interesdunen eta zure taldearen arteko elkarrizketa teknikoak nola kudeatuko dituzun.

Komunikazio-metodoak

Deskribatu komunikazio-metodo nagusiak eta interes-taldeekin harremanetan jartzeko erabiliko dituzun kanal desberdinak. Erabili posta elektronikoa, telefono deiak, aurrez aurreko bilerak, bideo bilerak, sare sozialak edo beste edozein. Sartu nahiago diren interesdunen kanalei buruzko oharrak.

komunikazio mota

Sartu komunikazio motak, komunikazio hori nola partekatuko den, zer sartuko den eta komunikazio hori norekin izango den. Esate baterako, astero egoera-txostenak eman diezazkiokezu bezeroari.

Kontuan hartu nola emango duzun hori, nori emango zaion eta zer informazio sartu behar den txostenean.

Komunikazio estiloak

Hau interes-taldeen eta komunikazio-metodoen arabera banatu daiteke. Interes-talde jakin batek nahiago al du komunikazio formala soilik, edo apur bat axolagabe hartu dezakezu?

Bileren egutegia

Proiektuan zehar behar den moduan doi dezakezun arren, lagungarria da interesdunekin zenbat maiztasunarekin elkartuko zaren hasierako ideia bat izatea.

Proiektuaren esparruaren arabera, bezeroari mezu elektronikoak zenbat aldiz bidaliko dizkiozun ere adierazi dezakezu. Era berean, sartu talde barruko bilerak zure bileren egutegian.

Funtsezko mezuak

Eragile bakoitzarentzat, proiektuan zehar helarazi beharko zaien mezu edo informazio gakoa zehaztu. Honek haiengandik behar duzun informazio edo iritzia ere barne hartzen du.

Komunikazio helburuak

Komunikazio-helburuak biltzen dituen komunikazio-plan batek lortzen saiatzen ari zarenaren arabera erabakiak hartzen lagun zaitzake.

Nola idatzi zure proiektuaren komunikazio-plana

1. Ulertu zure ezarpenak

Proiektuaren komunikazio plana ez du zertan formala izan. Baina gutxienez zure erreferentziarako idatzi behar da. Kontuan hartu gramatika, ez adimentsua izan nahi duzulako, baizik eta argia eta ulertua izan nahi duzulako.

Idazteko tresnek horri aurre egiten lagunduko dizute denbora gehiegi hartu gabe. Hori horrela, konfiantzaz zure edukia sortzen has zaitezke.

Lehenik eta behin, eseri eta proiektuaren parametroak ezartzen uzten dizu. Horien artean, proiektuaren tamaina, bezeroaren enpresaren informazioa, proiektuaren entregagarriak, ordutegia eta proiektuaren taldea.

Pentsa komunikazio estiloak zure taldearen eta zure bezeroarena:

• Zenbateko arrakasta izan dute komunikazioek orain arte?
• Zure bezeroak komunikaziorako lehentasunik adierazi al du: galderaren bat dutenean deitzeko joera al dute edo posta elektronikoan oinarritzen dira?
• Pertsonalki edo bideo bidez ezagutu al zara?
• Zenbat aldiz elkarreragiten du zure taldeak zuzenean zurekin proiektu batean? Testuinguru idatzia nahiago al dute bilerak baino?

Lan egiten duzun taldea eta bezeroak ulertzen dituzunean, hau komunikazio-ekintza-plan batean aplika dezakezu.

2. Definitu zure helburuak eta zure interes-taldeak

Zerrendatu zure proiektuaren entregagarriak eta proiektuaren interes-talde nagusiak. Ondoren, gehitu zure proiektuaren helburuak zerrenda horretara: pentsatu zer den proiektuaren komunikazio arrakastatsua, ez bakarrik zure bezeroarekin, baita zure taldearekin ere.

Zerrenda honek komunikazio erabakiak gidatuko ditu.

3. Komunikazio plana egin

orain plana egiteko garaia da. Definitu zure proiektuan zehar izango dituzun komunikazioen ikuspegia. Zure proiektuaren helburuak ezagututa, kontuan hartu zenbat maiztasunez komunikatuko zaren zure bezeroen interes-taldeekin, nola egingo duzun eta zer barne hartuko duten komunikazio horiek.

Ikuspegi anitz erabiltzea erabaki dezakezu, hala nola, asteko telefono-sarrerak egutegia eta aurrekontuaren aurrerapena eguneratzeko, baita eguneroko galderak egiteko eguneroko mezu elektronikoak eta presentzia gutxiagoko bilerak eguneratzeak aurkezteko. proiektua.

Erabakitzen duzuna edozein dela ere, kontuan izan zure neurriak eta helburuak. Hauek zure proiekturako onuragarrienak izango diren komunikazio motak eta zure komunikazioak zein zehatzak edo sakonak izan behar duten identifikatzen lagunduko dizute.

Nola erabili proiektuaren komunikazio-plana

1. Partekatu zure taldearekin

Plana zure taldearekin partekatzeak zure komunikazio-kadentziaren berri emango dio, eta horrek bere lanean eta entrega-egunean eragiten du, baina testuinguru gehiago emango dio nola komunikatuko zaren eta norekin.

Informazio hau partekatzeak esan nahi du zure taldeak komunikazio-plana ezartzen lagun zaitzake.

2. Bidean jarraitu

Ziurtatu zure taldeak zure komunikazio plana ezagutzen eta ulertzen duela, zure bezeroak proiektuan zehar helarazitako informazio koherentea eta esanguratsua jasotzeko.

Erreserbatu proiektuko bilera garrantzitsu guztiak plan bat ezarri bezain laster eta gehitu abisuak zure egutegian ohiko check-inetarako eta baita proiektuen mezu elektronikoak egiteko, planean ezarri dituzun gauza garrantzitsuekin jarraitzeko.

Edozein momentutan zure komunikazio-planetik aldentzen bazara eta horretara itzultzea zaila egiten bazaizu, birplanteatu ezarri duzun ikuspegia:

• Zure proiektuaren helburuekin bat dator oraindik?
• Helburuak edo eragileak nolabait aldatu al dira proiektua hasi zenetik?
• Fase honetan proiektuaren informazioa komunikatzeko modu eraginkorragoak al daude?

Komunikazio Plana = Arrakasta

Proiektuaren komunikazio-plan bat edukitzeak eraginkortasunez komunikatzeko tresnak ematen dizkizu. Plan batek zure ikuspegia berriro ebaluatzeko aukera ere eman dezake eta zure bezeroaren beharrak behar izanez gero.

Zure proiektuaren komunikazio-plana formala edo informala izan arren, oso arrakastatsua eta eraginkorra den proiektu baten eta plan sendorik ezarri gabe gelditzen denaren arteko aldea izan daiteke.

Pentsa ezazu proiektu batean zehar itxaropenak ezartzeko eta egiaztatzeko beste modu bat dela. Pentsa ezazu komunikazio esanguratsua eta arrakastatsua erraztasunez ziurtatzeko modu bat dela.

Zer uste duzu ?

Zein funtsezkoa da proiektu baten komunikazio-plana proiektu baten arrakasta lortzeko? Uste duzu proiektuen arduradunek beti idatzi beharko luketela proiektuetarako komunikazio plan bat, haien tamaina edozein dela ere? Jakin iezadazu zure pentsamenduak iruzkin bat utziz!

Hala ere, sei hilabetetan zure finantza pertsonalak kontrolatu nahi badituzu, gida hau gomendatzen dizut.

Utzi iruzkin bat