Kontrolatu proiektuaren kostuak errentagarritasun handiagoa lortzeko

Kostuen kontrolak funtsezko zeregina du edozein finantza estrategiatan. Nola mantentzen duzu aurrekontua zure proiektuaren finantzen jarraipena egiten ari zarenean? Aurrekontu pertsonala garatzea bezala, hainbat aukera dituzu eskura: gastuak sailkatu, partidarik garestienak zehaztu eta arlo bakoitzean gastuak mugatzeko irtenbideak bilatu. Ekintza hauek guztiak amaitu ondoren, aurrekontua kontrolatu ahal izango duzu, zure errentagarritasuna aztertzeko eta irabaziak handitu.

Kostuen kontrolaren oinarrizko printzipioak berdinak dira aurrekontu guztietan, korporatiboa edo pertsonala izan. Artikulu honetan, Finance de Demain Consulting Kostuen kontrolaren kontzeptua eta kostuak kudeatzeko sistema handiago batean nola sartzen den azaltzen du.

Zer da kostuen kontrola?

Kostuen kontrola enpresaren irabaziak handitzera zuzendutako gastuak identifikatu eta murrizteko printzipioa da. Proiektu mailan edo enpresa mailan gauzatu daiteke.

Kasu honetan, kostuak kontrolatzeko prozesuaren aplikazioan zentratuko gara proiektu edo proiektu talde baten esparruan.

Proiektu-kudeatzaile gisa, kostuen kontrolak zure baliabideak kudeatzeko plana kontrolatzeko eta aurrekontuen gainditzeen aurrean erreakzionatzeko balioko dizu.

Zure proiektuaren aurrekontua gainditzen baduzu, txostenak egiteko tresna bat ere erabilgarria izan daiteke. Demagun proiektu berri baterako kontratatu duzun freelance diseinatzaileak uste baino askoz gehiago behar izan duela irudiak editatzeko.

Kostu gehigarri hori identifikatu ondoren, zure hurrengo proiekturako barneko diseinatzaile bat kontratatzea erabaki dezakezu kostuak murrizteko eta eraginkortasuna lortzeko.

Nola eragin dezake kostuak kontrolatzeak aldea?

Zure taldeak ez du betetzen proiektuaren esparrua edo aurrekontua? Hemen kostuen kontrola garrantzitsua bihurtzen da. Nahiz eta aurrekontua izan, kostuak kontrolatzeak gehiago murrizten eta bidean diru-sarrerak handitzen lagunduko dizu.

Prozesu honek konpainiaren gastu orokorrari buruzko informazioa ematen du: arlorik garestienak nabarmentzen ditu eta arlo horietako bakoitzean gastua gehiago identifikatzen du.

Lehen urrats gisa, proiektuari kostuen kontrola aplika dakioke, eskala horretan kostuak murrizteko eta, horrela, enpresaren irabaziak handitzeko helburuarekin.

Zer dira kostuak kontrolatzeko teknikak?

Hasieran, kostuen kontrola negozioaren maila altuagoetan gerta daiteke, baina askotan proiektuaren mailan gertatzen da. Maila honetan proiektu bakoitzeko benetako kostuak ebaluatu eta eraginkortasunez kudeatu ditzakezu.

Hona hemen proiektu baten kostuak hobeto kontrolatzeko jarraitu beharreko bost urratsak:

1. Planifikatu zure aurrekontua

Lehenik eta behin, zure aurrekontua planifikatu behar duzu kostuen estimazio zehatza lortzeko eta baliabideak modu eraginkorrean esleitzeko. Proiektuaren plan zehatza garatzeak kostuen aldakuntzak murriztuko ditu, hau da, zure jatorrizko aurrekontuaren eta benetako gastuen arteko aldea.

Sartu zure aurrekontu-planean:

• Proiekturako beharrezkoa den taldekideen kopurua
• Proiektua burutzeko behar den denboraren estimazioa
• Proiekturako beharrezkoak diren materialak

Proiekturako beharrezkoak diren denbora eta materialak kalkulatzerakoan, mantendu zure aurrekontuan altxatu. Ezustekoa ez da arraroa eta baliteke proiektuaren kronograma luzatu edo baliabide gehigarriak eskatu behar izatea.

2. Gastu guztiak kontrolatu

Proiektuaren kostuen kontrolaren bigarren urratsa proiektuaren gastuen aurrerapena kontrolatzea da. Ekintza zuzentzaileak errazago hartu ahal izango dituzu kostuen aldakuntzak denbora errealean nabaritzen badituzu.

Proiektua amaitzean, berandu izango da, dirua gastatuko da. Puntu honetan, hortik ikasi besterik ez duzu egin behar etorkizunean egoera hau berriro gerta ez dadin.

Proiektu batean zehar zure gastuak modu eraginkorrean kontrolatzeko, ezarri proiektuaren mugarriak. Mugarri bakoitzean, zure gastuak azter ditzakezu eta proiektuaren esparrua errespetatzen dela ziurtatu. Eta mugarri jakin batean kostuak gainditzea nabaritzen baduzu, aurrerago proiektuan murrizteko irtenbide bat aurki dezakezu.

3. Aldaketak kontrolatzeko sistemak erabiltzea

Ezinbestekoa da proiektuaren plangintza fasean helburu argiak finkatzea. Helburu horiek lortzen dituzula ziurtatzeko, baliteke aldaketak kontrolatzeko prozesu bat beharrezkoa izatea.

Aldaketen kontrola proiektu batean parte hartzen duten eragileek egindako aldaketa guztiak arautzen dituzten urratsen multzoa da. Helburuen noraeza saihesteko aukera ematen du, aldaketak agertu bezain laster prestatuz, eta horrela proiektua horren arabera egokituz.

4. Kontrol-prozesu baten faseak

inprimatzea

Aldaketak kontrolatzeko prozesua interesdun batek proiektuan aldaketa bat eskatzen duenean hasten da. Eskaera alda daiteke: epeen luzapena edo proiektuen entrega berriak izan daitezke.

Ebaluazioa

Proiektu-zuzendariak edo saileko buruak oinarrizko informazioa eskaneatzen du, hala nola behar diren baliabideak, eskaeraren eragina eta eskaeraren hartzaileak. Hasierako ebaluazioaren ondoren, aldaketa-eskaera azterketa fasera pasatzen da.

Analisia

Azterketa-fasean, dagokion proiektu-zuzendariak eskaera onartu edo baztertzen du. Zenbait kasutan, aldaketak kontrolatzeko batzorde bat eratu daiteke aldaketen onarpena kontrolatzeko. Proiektuaren arduradunak eskaera onartu edo ukatzen du, eta taldeari jakinaraziko dio.

Proiektuaren tamainaren arabera, proiektuaren kudeatzaileak aldaketa erregistro batean ere erregistratu dezake, proiektuko eragile guztiek informazioa jasotzen dutela ziurtatzeko.

Ezarpena

Aldaketa bat ezartzeak proiektuaren fasearen arabera alda daiteke, baina, oro har, denbora-lerroa eta entregagarriak eguneratzea dakar, baita proiektuaren taldeari jakinaraztea ere.

Proiektuaren irismena ebaluatu eta denbora-lerroa aldatzeak aurreikusitako helburuetan eragin handirik izango ez duela egiaztatu behar duzu.

Hesia

Eskaera dokumentatu, zabaldu eta gauzatu ondoren, itxiera fasera pasa zaitezke. Gomendagarria da itxiera-plan formal bat izatea, taldekide guztiek etorkizunean informazio hori atzitu eta erreferentzia izan dezaten.

Zure proiektuen aldaketak eraginkortasunez berrikusiz, kostuen kontrola modu naturalean etorri beharko litzateke.

Proiektu baten aurrekontua eta arrakasta zehatz-mehatz aurreikusteak kudeaketa arduratsua mantentzea dakar hasieratik amaierara. Bidean ezusteko gertaerak saihestezinak dira, baina zenbait sistema ezartzeak desbiderapen horietatik babesten laguntzen du.

4. Kudeatu zure denbora

Denboraren kudeaketa kostuen kontrolaren zati bat da: proiektu baten iraupen osoa handitzen denean, proiektuaren kostu osoa ere handitzen da. Esleitutako aurrekontua ez gainditzeko, batez ere proiektuaren egutegia errespetatu behar da.

Hartu denbora kudeatzeko estrategiak produktibitatea areagotzeko eta taldekideei lana garaiz burutzen laguntzeko aurrekontuaren barruan.

Hona hemen denbora kudeatzeko aholku batzuk:

Timeboxing

Timeboxing-a helburuetara bideratutako denbora kudeatzeko estrategia bat da, eta zereginak betetzea dakar denbora blokea '.

Adibidez, blogeko mezu bat idatzi behar baduzu, bi orduko bloke bat sor dezakezu eskema egiteko. Ondoren, atsedenaldi baten ondoren, hiru orduko beste bloke batera joan zaitezke lehen zirriborro bat egiteko.

Denbora blokeatzea

Denbora-blokeatzea timeboxing-aren antzekoa da, baina zeregin bakoitzari denbora-kopuru jakin bat ezarri beharrean, zure egutegiko aldi zehatzak blokeatu egingo dituzu erlazionatutako lanetarako.

Pomodoro metodoa

Timeboxing eta denbora blokeatzea bezala, Pomodoro teknikak zure zereginak denbora laburrean betetzen eta lan saioen artean atsedenak hartzen laguntzen dizu.

Adibidez, 25 minutuz lan egin, gero bost minutuko atsedenaldia lau aldiz hartu. Gero, laugarren lan saioaren ostean, atseden luzeagoa hartu 20 edo 30 minutus.

apoa irentsi

SMark Twainen aipu ospetsu baten arabera: "Apo bat irentsi behar baduzu, hobe duzu goizean goiz egitea". Denbora kudeatzeko estrategia "Eat the frog" hitz hauetan inspiratzen da eta zeregin garrantzitsuak edo konplexuak lehenbailehen zaintzera animatzen zaitu, hain garrantzitsuak edo hain premiatsuak ez direnak landu aurretik.

Paretoren printzipioa

Oraindik ere deitua 80-20 araua Printzipio hau oinarrizko arau batean oinarritzen da: gure denboraren % 20 lanaren % 80 burutzera bideratzen dugu. Zehazki, zereginen %80 horiek nahikoa azkar prozesatu ahal izateak, beraz, denbora gehiago uzten digu gure lanaldian zehar gainerako %20az arduratzeko, denboraren %80 hartuko diguna.

Gauzak egiten (GTD)

-k asmatua David Allen 2000ko hamarkadaren hasieran, metodoa " Gauzak egitea » edo "Gauzak burutzea" frantsesez, aurretik aurreikusitako zereginen zerrenda idatziz egitea gomendatzen du. Behin gogoeta horietatik libre, lana kudeatzeko tresnetan fidatu beharrean, ekintzak egiteko gai izango zara zer egin asmatu beharrik gabe.

Intuitiboa dirudi produktibitatean zentratzea kostuen kontrolaren parte gisa, baina proiektuaren errendimendua da kutxa-fluxuaren oinarria.

Zure taldea produktiboa ez bada, ez dituzu proiektuaren epeak beteko, eta epeak ez betetzeak kostu gehigarriak sortzen ditu. Logikoa denez, zure proiektua gehiago kostatzen bada, zure enpresaren diru-fluxua gutxitzen da. 

5. Jarraitu irabazitako balioa

Irabazitako balioa jarraitzeak proiektu baten finantza-emaitza aurreikusten lagun zaitzake. Kostuak kontrolatzeko metodo honek kostuen kontabilitatearen ezagutza eskatzen du. Kostu aldakorrak agertzea detektatzen lagunduko dizu eta, beraz, etorkizuneko proiektuetan aldakuntzak saihesten lagunduko dizu.

Irabazitako balioa proiektu batean benetan burututako zereginen kopurua da. Irabazitako balioa jarraitzeko eta egitaraua betetzen ari zaren ikusteko, proiektuaren aurrekontuarekin egindako zereginen ehunekoa biderkatu behar duzu.

Irabazitako balioa jarraitzeko urratsak

Irabazitako balioa jarraitzeko, jarraitu urrats hauek:

Urratsera 1: zehaztea zeregin bakoitzaren betetze-maila ehunekotan.

Urratsera 2: ezarri aurreikusitako balioa (Aurreikusitako balioa edo PV) edo aurreikusitako lanen aurrekontuko kostua. Hauxe da aurreikusitako lana burutzeko baimendutako aurrekontua.

Urratsera 3: lortutako balioa zehaztu (Earned Value edo EV), edo egindako lanen aurrekontuko kostua. Hau da benetan egindako lan kopurua.

Urratsera 4: benetako kostua ezarri (Benetako kostua edo AC), egindako lanaren benetako kostua adierazten duena. Jada egindako lanei dagozkien gastuak dira.

Urratsera 5: kostuen aldakuntzak kalkulatu (Kostuen aldakuntza edo CV) irabazitako balioa benetako kostuari kenduz (CV = EV – AC).

Urratsera 6: emaitzak bildu.

Lehenengo hiru urratsetarako, zure proiekturako kostuen informazioa bildu behar duzu, eta azken hiruretarako, berriz, kalkuluak eta analisiak egin behar dituzu. Kostuen aldakuntzak zure proiektuaren kostuaren egoera adierazten dute.

Kostuak kontrolatzen dituzunean, zure CV-a zure proiektua aurrekontuarekin bat datorren ala ez zehazten duen metrika da. A CV negatiboa proiektua aurrekontuaren gainetik dagoela esan nahi du.

Kostuak kontrolatu edo kostuak kudeatu behar dituzu?

Ohikoa da kostuen kontrola kostuen kudeaketarekin nahastea. Ondo definitu eta ulertu beharreko bi termino ezberdin dira. Kostuen kontrola kostuen kudeaketa sistema handiagoko azpiprozesu bat da.

Kostuen kontrola gastuak identifikatzea eta irabaziak handitzeko murriztea den arren, kostuen kudeaketa proiektu baten kostuak estimatzeko, aurrekontuak egiteko eta kontrolatzeko prozesu orokorra da.

Zure enpresak kostuen kudeaketan langile asko ditu ziurrenik. Zure taldearen tamainaren arabera, pertsona ezberdinek baliabideen plangintzan eta aurrekontuetan lan egin dezakete.

Kostuen kontrol eraginkorra lortzeko, taldeek negozioaren maila desberdinetako gastua kontrolatu behar dute, negozioaren aurrekontuaren zati bakoitzari arreta nahikoa emateko eta ondo aztertzeko.

Erabili kostuen kontrola zure proiektuaren gastuak jarraitzeko eta murrizteko

Proiektuen gastua murrizteko kostuen datuen jarraipena prozesu neketsua da, baina kostuen kudeaketak eragin zuzena du errentagarritasunean.

Kostuak modu eraginkorrean kudeatzeko, sortu panel pertsonalizatu bat informazio guztia eskura izateko. Automatizazio honek proiektuen kudeaketa eta kostuen kontrolaren artean malabarismoa egiteko aukera emango dizu, dena leku bakarrean.

Utzi iruzkin bat. Baina joan baino lehen, hona hemen EUR/USD merkataritzarekin oso erraz irabazteko aukera ematen duen robota.