Proiektuaren arrakasta ziurtatzen duten proiektu-plan baten faseak

Proiektu-plana proiektuaren kudeatzaile batek plangintza zainduaren amaiera da. Proiektu baten aurrerapena gidatzen duen dokumentu nagusia da. Hau proiektuaren zuzendariaren gida da.

Proiektuen planak enpresa batetik bestera desberdinak diren arren, proiektuaren plan batean ezinbestean egon behar diren hamar urrats daude proiektuaren exekuzio fasean nahasmena eta behartutako inprobisazioa ekiditeko.

Artikulu honetan, Nire aholkuak ekartzen dizkizut zure proiektuaren plana ondo idazten laguntzeko. Zure proiektua arrakastaz exekutatu nahi baduzu, zure proiektuaren planak honako elementu hauek izan behar ditu erabat:

1. Proiektuaren helburuak

Proiektuaren helburuak proiektuaren gutunean zehazten dira. Hala ere, proiektuaren planean ere sartu behar dira proiektuaren helburuak gehiago azaltzeko. Hala ere, proiektuaren kudeatzaileak proiektuaren planean helburuak txertatzea aukeratzen du, garrantzitsuena arteko lotura argia mantentzea da proiektuaren gutuna – proiektu baten lehen dokumentu gakoa – eta proiektuaren bigarren dokumentu gakoa, bere proiektuaren plana.

2. Proiektuaren Eremua

Proiektuaren helburuak bezala, irismena gutunean zehazten da eta proiektuaren planean gehiago hobetu behar du proiektuaren zuzendariak. Eremua zehaztuz, proiektuaren kudeatzailea nolakoa izango den erakusten has daiteke proiektuaren helburua.

Eremua zehazten ez bada, proiektu osoan zehar heda daiteke. Horrek kostuak gainditzea eta epeak galtzea dakar.

Irakurri beharreko artikulua: Nola zuzendu negozio oparo bat?

Adibidez, enpresa baten produktu-lerrorako liburuxka bat sortzeko marketin-talde bat zuzentzen ari bazara, orrialde kopurua zerrendatu beharko zenuke eta amaitutako produktua nola izango den jakiteko adibideak eman.

Taldekide batzuentzat, liburuxka batek bi orrialde izan ditzake, eta beste batzuek hamar orrialde egokiak izan ditzakete. Esparrua definitzeak talde osoa orri berean jar dezake hasieratik.

3. Mugarriak eta entrega nagusiak

Proiektu baten lorpen nagusiei mugarri deitzen zaie eta lan produktu nagusiei entrega nagusiak. Biek proiektu batean lan egiteko osagai nagusiak adierazten dituzte. Proiektu-plan batek elementu horiek identifikatu behar ditu, definitu eta betetzeko epeak ezarri.

Erakunde bat software berria garatzeko proiektu bat burutzen ari bada, produktu nagusiak negozio-eskakizunen azken zerrenda eta horiek ezartzeko modua izan daitezke.

Ondoren, proiektuak mugarriak izan ditzake diseinua amaitzeko, sistemaren probak, erabiltzaileak onartzeko probak eta softwarea zabaltzeko data. Mugarri horiek lan-produktuekin lotuta daude, baina prozesuekin erlazionatzen dira produktuekin baino.

Irakurri beharreko artikulua: Marketing digitalaren lekua negozioan

Mugarriak eta gakoen entrega-denborak ez dira zertan data zehatzak izan, baina zenbat eta zehatzagoak hobe. Data zehatzek proiektuaren kudeatzaileek lan-egiturak zehaztasun handiagoz hausten laguntzen diete.

Planaren fase honetan, mugarriak sortuko dituzu, maila handiko entrega handiak edo goi-mailakoak hartu eta entregatu txikiagoetan banatu ahal izateko, hurrengo fasean deskriba daitezkeenak.

4. Lanaren Banaketaren Egitura

Lanaren banaketa-egitura batek proiektu baten mugarriak eta entrega nagusiak zati txikiagotan zatitzen ditu, pertsona bati alderdi bakoitzaren ardura eslei dezan.

Egitura hori garatzerakoan, proiektuaren arduradunak faktore asko hartzen ditu kontuan, hala nola, proiektuko taldekideen indarguneak eta ahuleziak, zereginen arteko elkarrekiko mendekotasunak, eskuragarri dauden baliabideak eta proiektuaren epe orokorra.

Proiektuaren arduradunak dira azken finean proiektuaren arrakastaren erantzule, baina ezin dute lana bakarrik egin. Matxura egitura proiektuaren kudeatzaileak proiektuaren erantzukizuna bermatzeko erabiltzen duen tresna da.

Irakurri beharreko artikulua: Hona hemen aberasteko 14 aholku azkar

Tresna honek proiektuko eragileei ere esaten die nor den zeren arduraduna. Proiektuaren kudeatzailea zeregin bati buruz kezkatuta badago, zehatz-mehatz daki norekin bildu behar duen kezka horri buruz.

5. Inbertsioen aurrekontua

Proiektu baten aurrekontuak erakusten du zenbat diru bideratzen den proiektua burutzeko. Proiektuaren arduraduna da baliabide horien esleipen egokiaz.

Hornitzaileak dituen proiektu batean, proiektuaren arduradunak ziurtatzen du entregagaiak kontratuaren baldintzen arabera betetzen direla, kalitateari arreta berezia jarriz. Proiektuen aurrekontu batzuk giza baliabideen planarekin lotuta daude.

Garrantzitsua da urrats bakoitzaren kostua ezartzea zereginak betetzeko behar den denbora eta eskulanaren kostua aztertuz. Proiektuaren kostua proiektuaren iraupenarekin lotuta dago, eta proiektuaren irismenari dagokio. Eremua, mugarriak, zereginak eta aurrekontua lerrokatuta eta errealistak izan behar dira.

6. Giza baliabideen plana

Giza baliabideen planak proiektuari langileak nola emango zaizkion erakusten du. Bertan zehazten da nor izango den proiektuaren taldean eta zenbat denboraz konpromisoa hartu behar duen pertsona bakoitzak.

Plan hau garatzean, proiektuaren zuzendariak taldekideekin eta haien arduradunekin negoziatzen du taldekide bakoitzak proiektuari zenbat denbora eskaini diezaiokeen. Proiektuari buruzko kontsultak egiteko langile gehigarriak behar badira, baina proiektuaren taldeko partaide badira, langileen planean ere dokumentatuta dago hori. Berriz ere, arduradun egokiak kontsultatzen dira.

7. Arriskuak kudeatzeko plana

Gauza asko oker egon daitezke proiektu bat exekutatzen denean. Hondamendi edo gertakari txiki guztiak aurreikustea zaila den arren, zoritxar asko aurreikus daitezke. Arriskuak kudeatzeko planean, proiektuaren kudeatzaileak proiektuaren arrisku guztiak identifikatzen ditu. Eszenatoki horiek gertatzeko probabilitatea eta horiek arintzeko estrategiak ere zehazten ditu.

Plan hau formulatzean, proiektuaren kudeatzaileak proiektuaren babeslearen edo bere proiektu-taldearen ekarpena eskatu ahal izango du.

Gerta daitezkeen edo horiekin lotutako kostu handiak dituzten arriskuak arintzeko estrategiak ezartzen dira. Nekez gertatuko diren arriskuak eta kostu txikiak dituztenak jasotzen dira planean, arintzeko estrategiarik ez badute ere.

8. Komunikazio plana

Komunikazio-plan batek proiektu bat hainbat publikori nola komunikatuko den deskribatzen du. Lanaren banaketa-egituraren antzera, komunikazio-plan batek osagai bakoitza osatzeko ardura proiektuko taldeko kide bati esleitzen dio.

Urrats honetan, garrantzitsua da taldean arazoak nola jakinarazi eta konponduko diren deskribatzea. Taldearekin eta interes-taldeekin komunikatzeko maiztasuna ere zehaztu behar da. Mezu bakoitzak xede-publiko bat du. Proiektu-kudeatzaileek informazio egokia une egokian pertsona egokietara iristen dela ziurtatzen laguntzen die.

Irakurri beharreko artikulua: 1 finantza aholku ezkonberrientzat

9. Interesdunen Kudeaketa Plana

Interesdunen kudeaketa-planak identifikatzen du nola erabiliko diren parte-hartzaileak proiektuan. Batzuetan, interesdunek informazioa jasotzea besterik ez dute behar. Komunikazio-planean kontuan hartu daiteke hori.

10. Aldaketak kudeatzeko plana

Aldaketak kudeatzeko planak proiektuan aldaketak egiteko esparru bat ezartzen du. Proiektu-kudeatzaileek proiektuan aldaketak saihestu nahi izan ohi dituzten arren, batzuetan saihestezinak dira.

Aldaketak kudeatzeko planak aldaketak egiteko protokoloak eta prozesuak eskaintzen ditu. Erantzukizunerako eta gardentasunerako ezinbestekoa da proiektuen babesleek, proiektuko arduradunek eta proiektuko taldekideek aldaketak kudeatzeko plana jarraitzea.

Laburbilduz….

Proiektuaren plana dokumentu garrantzitsua da proiektuaren arrakastarako. Iparrorratza gisa balio du proiektuaren garapenean, hasieratik amaierara. Beraz, eragile guztien parte-hartze aktiboa eskatzen du hainbat puntu adosteko. Era berean, garrantzitsua da definitzeko behar den denbora guztia hartzea.

Gaizki definitutako plan baten arrisku nagusia da planteatu ez diren desadostasun puntuetan ebatzi beharreko gatazkak egotea.

Zure iritziak eta esperientziak iruzkinetan partekatzera gonbidatzen zaitut.