چگونه برنامه ارتباطی یک پروژه را تهیه کنیم؟

برنامه های ارتباطی برای پروژه های شما مهم هستند. ارتباط موثر اعم از داخلی و خارجی است برای موفقیت پروژه ضروری است. داشتن یک طرح ارتباطی پروژه که در آن ذینفعان چه کسانی هستند، و همچنین زمان و نحوه دسترسی به آنها ضروری است. با این حال، داشتن یک خوب است استراتژی ارتباطی می تواند برای شما بسیار مفید باشد این مقاله شامل موارد زیر است:

• مزایای طرح های ارتباطی پروژه
• چه چیزی در یک برنامه ارتباطی گنجانده شود
• چگونه یک برنامه ارتباطی بنویسیم
• و نحوه استفاده از طرح ارتباطی در طول پروژه

اما قبل از شروع، می خواهم در مورد این آموزش برتر به شما بگویم که شخصاً به من این امکان را می دهد که نرخ تبدیل خود را در سایت های خود افزایش دهم. فقط اینجا کلیک کنید، این یک پیوند وابسته است.

مزایای طرح های ارتباطی پروژه

در هسته خود، طرح های ارتباطی پروژه، ارتباطات موثر را تسهیل می کند. آنها پروژه های شما را روان اجرا می کنند و به شما کمک می کنند از شکست پروژه جلوگیری کنید. سایر مزایای عمده شامل تنظیم و مدیریت انتظارات، مدیریت بهتر ذینفعان و کمک به فرآیند برنامه ریزی پروژه است.

انتظارات را تنظیم و مدیریت کنید

ارتباطات پروژه یک خیابان دو طرفه است. دقیقاً مانند برنامه ریزی پروژه، انتظارات باید تعیین شوند و تیم پروژه و ذینفعان مشتری باید مسئولیت برقراری ارتباط را بر عهده بگیرند.

در حالی که یک پروژه بدون برنامه پروژه شروع نمی شود، طرح های ارتباطی پروژه به راحتی قابل بحث نیستند، اما باید باشند.

با اجازه دادن به مشتری در اوایل فرآیند پروژه که باید انتظارش را داشته باشد، شما لحن را برای کل پروژه تنظیم می کنید، که از فرآیند پیشنهاد پروژه شروع می شود.

همچنین برای آنها مفید است که از قبل بدانند چه چیزی از آنها نیاز دارید تا در زمان فرا رسیدن زمان آماده شوند.

مدیریت ذینفعان و مشتریان

در طول یک پروژه، ارتباط موفق در مورد همسویی با اهداف و نقاط عطف، و متعاقب آن همسویی مجدد با آنها با تغییر پروژه ها، برای خرید سهامداران و شفافیت در وضعیت پروژه ضروری است.

ارتباطات کلیدی برای حفظ رابطه خوب با مشتری است، و یک طرح ارتباطی پروژه می تواند به شما کمک کند تا درک مشترک از آنچه اتفاق می افتد و آنچه باید در طول پروژه شما اتفاق بیفتد را حفظ کنید.

برنامه ریزی پروژه

یک طرح ارتباطی مدیریت پروژه مشخص می کند که چگونه اطلاعات حیاتی در طول پروژه، توسط چه کسی و هر چند وقت یکبار ارائه می شود. با تکمیل برنامه ریزی پروژه، باید برنامه ریزی ارتباطات را نیز تکمیل کنید.

همه پروژه‌ها یکسان ایجاد نمی‌شوند، و به همین دلیل، یک طرح ارتباطی پروژه برای پروژه شما منحصر به فرد است، به همین دلیل است که هنگام ایجاد طرح پروژه پس از راه‌اندازی، مهم است که در مورد آن فکر کنید.

پروژه‌های بزرگ نیازهای ارتباطی متفاوتی نسبت به پروژه‌های کوچک دارند و همین امر در مورد پروژه‌هایی با تیم‌های ذینفع در مقابل یک مخاطب پروژه صدق می‌کند.

پروژه های دارای اهداف، بودجه، ضرب‌الاجل‌های مختلف و حتی تحویل‌های متفاوت، همگی به ارتباطاتی متناسب با آن نیازها نیاز دارند، و این چیزی است که هنگام ایجاد یک طرح ارتباطی پروژه باید در نظر داشت.

چه چیزی در برنامه های ارتباطی گنجانده شود

در حالی که مشخصات طرح ارتباطات شما بسته به نوع و محدوده پروژه متفاوت است، چند عنصر کلیدی باید در هر طرح ارتباطی پروژه ای که ایجاد می کنید گنجانده شود:

سهام داران کلیدی

تمام ذینفعان کلیدی، از جمله مخاطب اصلی مشتری خود را یادداشت کنید. اطلاعات تماس مانند شماره تلفن و ایمیل را وارد کنید تا هر کسی که به طرح ارتباطی دسترسی دارد بتواند این اطلاعات را پیدا کند.

اعضای تیم

اعضای کلیدی تیم پروژه خود و نقش آنها را در نظر بگیرید. این برای افراد تازه کار یا ناآشنا با این پروژه مفید است. اعضای تیم خود را که در برقراری ارتباط با نتایج، رهبری بحث های استراتژیک، یا نحوه مدیریت مکالمات فنی بین ذینفعان و تیم خود دخیل هستند، فهرست کنید.

روش های ارتباطی

روش های ارتباطی اصلی و کانال های مختلفی را که برای تماس با ذینفعان استفاده خواهید کرد، شرح دهید. از ایمیل، تماس های تلفنی، جلسات حضوری، جلسات ویدیویی، رسانه های اجتماعی یا هر چیز دیگری استفاده کنید. یادداشت‌هایی را در مورد کانال‌های ذینفع ترجیحی اضافه کنید.

نوع ارتباط

انواع ارتباطات، نحوه به اشتراک گذاشتن آن ارتباط، مواردی که شامل خواهد شد و با چه کسانی این ارتباط خواهد بود را شامل شود. برای مثال، می توانید گزارش وضعیت هفتگی را به مشتری ارائه دهید.

در نظر بگیرید که چگونه این را ارائه می دهید، به چه کسانی ارائه می شود، و چه اطلاعاتی باید در گزارش گنجانده شود.

سبک های ارتباطی

این می تواند توسط ذینفعان و روش های ارتباطی تجزیه شود. آیا یک ذینفع خاص فقط ارتباط رسمی را ترجیح می دهد یا می توانید کمی راحت تر از آن استفاده کنید؟

تقویم جلسات

در حالی که می‌توانید در طول پروژه آن را در صورت نیاز تنظیم کنید، داشتن ایده اولیه درباره اینکه چند وقت یکبار با سهامداران ملاقات خواهید کرد مفید است.

بسته به محدوده پروژه، می توانید مشخص کنید که چند وقت یکبار برای مشتری ایمیل ارسال می کنید. همچنین جلسات تیم داخلی را در تقویم جلسات خود قرار دهید.

پیامهای کلیدی

برای هر ذینفع، پیام یا اطلاعات کلیدی را که باید در طول پروژه به آنها ابلاغ شود، تعیین کنید. این همچنین شامل هر گونه اطلاعات یا بازخوردی است که از آنها نیاز دارید.

اهداف ارتباطی

یک برنامه ارتباطی که شامل اهداف ارتباطی است می تواند به شما کمک کند تا بر اساس آنچه می خواهید به دست آورید تصمیم بگیرید.

چگونه طرح ارتباطی پروژه خود را بنویسید

1. تنظیمات خود را درک کنید

طرح ارتباطی پروژه نیازی به رسمی بودن ندارد اما حداقل باید برای مرجع خود نوشته شود. گرامر را در نظر بگیرید، نه به این دلیل که می خواهید هوشمندانه به نظر برسید، بلکه به این دلیل که می خواهید واضح و درک باشید.

ابزارهای نوشتن می توانند به شما کمک کنند تا بدون صرف زمان زیاد با این موضوع مقابله کنید. با این ترتیب، می توانید با اطمینان شروع به تولید محتوای خود کنید.

ابتدا به شما اجازه می دهد بنشینید و پارامترهای پروژه را تنظیم کنید. اینها شامل اندازه پروژه، اطلاعات شرکت مشتری، تحویل پروژه ها، برنامه زمان بندی و تیم پروژه است.

فکر سبک های ارتباطی تیم شما و مشتری شما:

• ارتباطات تا کنون چقدر موفق بوده است؟
• آیا مشتری شما ترجیحی برای برقراری ارتباط نشان داده است: آیا وقتی سؤالی دارند با تلفن تماس می گیرند یا ایمیل محور هستند؟
• ملاقات حضوری داشتید یا از طریق ویدیو؟
• تیم شما هر چند وقت یکبار به طور مستقیم با شما در یک پروژه تعامل دارد؟ آیا زمینه مکتوب را به جلسات ترجیح می دهند؟

هنگامی که تیم و مشتریانی که با آنها کار می کنید را درک کردید، می توانید این را در برنامه عملیاتی ارتباطات اعمال کنید.

2. اهداف و ذینفعان خود را مشخص کنید

محصولات تحویلی پروژه و ذینفعان کلیدی پروژه را فهرست کنید. در مرحله بعد، اهداف پروژه خود را به آن لیست اضافه کنید: به این فکر کنید که ارتباط موفق پروژه، نه تنها با مشتری، بلکه با تیم شما چیست.

این لیست تصمیمات ارتباطی را راهنمایی می کند.

3. یک برنامه ارتباطی تهیه کنید

اکنون وقت آن است که برنامه ریزی کنیم. رویکرد خود را به ارتباطاتی که در طول پروژه خود خواهید داشت، تعریف کنید. با دانستن اهداف پروژه خود، در نظر بگیرید که چقدر با ذینفعان مشتری خود ارتباط برقرار می کنید، چگونه این کار را انجام خواهید داد و این ارتباطات شامل چه مواردی می شود.

ممکن است تصمیم بگیرید از روش‌های متعددی استفاده کنید، مانند چک‌های تلفنی هفتگی برای به‌روزرسانی برنامه زمان‌بندی و پیشرفت بودجه، و همچنین ایمیل‌های روزانه برای سؤالات در جریان و جلسات حضوری کمتر برای ارائه به‌روزرسانی‌ها. نقاط عطف اصلی پروژه

هر تصمیمی که می گیرید، معیارها و اهداف خود را در ذهن داشته باشید. اینها باید به شما کمک کنند تا انواع ارتباطاتی را که برای پروژه شما سودمندتر هستند و اینکه ارتباطات شما باید چقدر دقیق یا عمیق باشد را شناسایی کنید.

نحوه استفاده از طرح ارتباطی پروژه

1. آن را با تیم خود به اشتراک بگذارید

به اشتراک گذاشتن طرح با تیم خود، آنها را از آهنگ ارتباط شما مطلع می کند، که بر کار و تاریخ تحویل آنها تأثیر می گذارد، اما همچنین زمینه بیشتری را در مورد نحوه ارتباط شما و با چه کسی به آنها می دهد.

به اشتراک گذاری این اطلاعات به این معنی است که تیم شما می تواند به شما در اجرای طرح ارتباطی کمک کند.

2. در مسیر خود بمانید

مطمئن شوید که تیم شما برنامه ارتباطی شما را می شناسد و درک می کند تا مشتری شما اطلاعات ثابت و معناداری را در طول پروژه به آنها تحویل دهد.

همه جلسات کلیدی پروژه را به محض تنظیم برنامه رزرو کنید و یادآورهایی را برای اعلام حضورهای منظم و حتی ایمیل های پروژه به تقویم خود اضافه کنید تا در مسیر کارهای مهمی که در برنامه خود تنظیم کرده اید، بمانید.

اگر در هر زمانی از برنامه ارتباطی خود دور شدید و بازگشت به آن برایتان سخت بود، در رویکردی که تعیین کرده اید تجدید نظر کنید:

• آیا همچنان با اهداف پروژه شما مطابقت دارد؟
• آیا از زمان شروع پروژه، اهداف یا ذینفعان به هیچ وجه تغییر کرده اند؟
• آیا در این مرحله راه‌های مؤثرتری برای انتقال اطلاعات پروژه وجود دارد؟

برنامه ارتباطی = موفقیت

داشتن یک طرح ارتباطی پروژه، ابزارهایی را برای برقراری ارتباط موثر در اختیار شما قرار می دهد. یک طرح همچنین می تواند به شما امکان ارزیابی مجدد رویکرد خود را بدهد و در صورت لزوم نیازهای مشتری شما.

مهم نیست که طرح ارتباطی پروژه شما چقدر رسمی یا غیررسمی باشد، می تواند تفاوت بین یک پروژه بسیار موفق و موثر و پروژه ای باشد که بدون داشتن یک برنامه محکم متوقف می شود.

به آن به عنوان راه دیگری برای تعیین و بررسی انتظارات در طول یک پروژه فکر کنید. به آن به عنوان راهی برای اطمینان از ارتباط معنادار و موفق با سهولت فکر کنید.

شما چی فکر میکنید ؟

یک طرح ارتباطی پروژه چقدر برای موفقیت یک پروژه ضروری است؟ آیا فکر می کنید مدیران پروژه باید همیشه یک برنامه ارتباطی برای پروژه ها صرف نظر از اندازه آنها بنویسند؟ نظرات خود را با گذاشتن یک نظر به من بگویید!

با این حال، اگر می خواهید کنترل امور مالی شخصی خود را در مدت شش ماه در دست بگیرید، این راهنما را به شدت توصیه می کنم.

برای ما کامنت بگذارید