کنترل هزینه های پروژه برای سودآوری بیشتر

کنترل هزینه نقش حیاتی در هر استراتژی مالی ایفا می کند. هنگامی که در حال پیگیری امور مالی پروژه خود هستید، چگونه بودجه خود را حفظ می کنید؟ درست مانند ایجاد یک بودجه شخصی، چندین گزینه در دسترس شما است: طبقه بندی هزینه ها، تعیین گران ترین اقلام و یافتن راه حل برای محدود کردن هزینه ها در هر منطقه. پس از انجام تمام این اقدامات، شما قادر خواهید بود بودجه را کنترل کنید، برای تجزیه و تحلیل سودآوری شما و افزایش سود

اصول اولیه کنترل هزینه برای همه بودجه ها، چه شرکتی و چه شخصی، یکسان است. در این مقاله، Finance de Demain Consulting مفهوم کنترل هزینه و نحوه تناسب آن با یک سیستم مدیریت هزینه بزرگتر را توضیح می دهد.

کنترل هزینه چیست؟

کنترل هزینه یک اصل برای شناسایی و کاهش هزینه ها با هدف افزایش سود شرکت است. می تواند در سطح پروژه یا در سطح کل شرکت انجام شود.

در این مورد، ما بر روی اعمال فرآیند کنترل هزینه در چارچوب یک پروژه یا گروهی از پروژه ها تمرکز خواهیم کرد.

به عنوان یک مدیر پروژه، کنترل هزینه به شما کمک می کند تا بر برنامه مدیریت منابع خود نظارت داشته باشید و به بیش از حد بودجه واکنش نشان دهید.

اگر از بودجه پروژه خود صرف نظر کنید، یک ابزار گزارش دهی نیز می تواند مفید باشد. فرض کنید طراح مستقلی که برای یک پروژه جدید استخدام کرده اید، ویرایش تصاویر بسیار بیشتر از حد انتظار طول کشیده است.

پس از شناسایی این هزینه اضافی، ممکن است تصمیم بگیرید که یک طراح داخلی را برای پروژه بعدی خود استخدام کنید تا هزینه ها را کاهش داده و کارایی را به دست آورید.

چگونه کنترل هزینه ها می تواند تفاوت ایجاد کند؟

آیا تیم شما در برآورده کردن محدوده یا بودجه پروژه شکست خورده است؟ اینجاست که کنترل هزینه اهمیت پیدا می کند. حتی اگر در بودجه هستید، کنترل هزینه ها می تواند به کاهش بیشتر آن و افزایش درآمد در طول مسیر کمک کند.

این فرآیند بینشی را در مورد هزینه‌های کلی شرکت ارائه می‌کند: گران‌ترین مناطق را برجسته می‌کند و هزینه‌ها را در هر یک از این حوزه‌ها بیشتر شناسایی می‌کند.

به عنوان اولین گام، کنترل هزینه را می توان با هدف کاهش هزینه ها در این مقیاس و در نتیجه افزایش بالقوه سود شرکت در پروژه اعمال کرد.

تکنیک های کنترل هزینه چیست؟

در ابتدا، کنترل هزینه ممکن است در سطوح بالاتر کسب و کار رخ دهد، اما اغلب در سطح پروژه انجام می شود. در این سطح است که می توانید هزینه های واقعی هر پروژه را ارزیابی کرده و آنها را به طور موثر مدیریت کنید.

در اینجا پنج مرحله برای کنترل بهتر هزینه های یک پروژه وجود دارد:

1. بودجه خود را برنامه ریزی کنید

ابتدا باید بودجه خود را برنامه ریزی کنید تا بتوانید برآورد هزینه دقیق و تخصیص موثر منابع را بدست آورید. توسعه یک طرح دقیق پروژه، واریانس هزینه را کاهش می دهد، که تفاوت بین بودجه اصلی و هزینه های واقعی است.

در برنامه بودجه خود بگنجانید:

• تعداد اعضای تیم مورد نیاز برای پروژه
• برآورد زمان مورد نیاز برای تکمیل پروژه
• مواد مورد نیاز برای پروژه

هنگام محاسبه زمان و مواد مورد نیاز برای پروژه، کمی در بودجه خود کوتاهی کنید. موارد غیرمنتظره غیرمعمول نیست و ممکن است لازم باشد جدول زمانی پروژه را تمدید کنید یا منابع اضافی را درخواست کنید.

2. نظارت بر تمام هزینه ها

مرحله دوم در کنترل هزینه پروژه، نظارت بر پیشرفت هزینه های پروژه است. در صورت مشاهده تغییرات هزینه در زمان واقعی، می توانید اقدامات اصلاحی را راحت تر انجام دهید.

در پایان پروژه، خیلی دیر می شود، پول خرج می شود. در این مرحله، تنها کاری که باید انجام دهید این است که از آن درس بگیرید تا از تکرار این وضعیت در آینده جلوگیری کنید.

برای نظارت موثر بر هزینه های خود در طول یک پروژه، نقاط عطف پروژه را تعیین کنید. در هر نقطه عطف، می توانید هزینه های خود را تجزیه و تحلیل کنید و اطمینان حاصل کنید که محدوده پروژه رعایت می شود. و اگر در یک نقطه عطف معین متوجه افزایش هزینه‌ها شدید، می‌توانید راه‌حلی برای کاهش آنها در مراحل بعدی پروژه بیابید.

3. از سیستم های کنترل تغییر استفاده کنید

تعیین اهداف روشن در مرحله برنامه ریزی پروژه ضروری است. برای اطمینان از دستیابی به این اهداف، ممکن است یک فرآیند کنترل تغییر ضروری باشد.

کنترل تغییر مجموعه ای از مراحل است که بر تمامی تغییرات ایجاد شده توسط ذینفعان در طول یک پروژه حاکم است. این به شما امکان می دهد با آماده کردن شما برای تغییرات به محض ظاهر شدن آنها و در نتیجه تطبیق پروژه بر اساس آن، از جابجایی اهداف جلوگیری کنید.

4. مراحل یک فرآیند کنترل

بتونه کاری

فرآیند کنترل تغییر زمانی آغاز می شود که یک ذینفع درخواست تغییر در پروژه را داشته باشد. درخواست می تواند متفاوت باشد: می تواند تمدید مهلت ها یا تحویل پروژه های جدید باشد.

ارزیابی

مدیر پروژه یا رئیس بخش، درخواست اطلاعات اولیه، مانند منابع مورد نیاز، تأثیر درخواست، و گیرندگان درخواست را اسکن می کند. پس از ارزیابی اولیه، درخواست تغییر به مرحله تجزیه و تحلیل منتقل می شود.

تحلیل و بررسی

در مرحله تجزیه و تحلیل، مدیر پروژه مربوطه درخواست را تایید یا رد می کند. در برخی موارد، ممکن است یک کمیته کنترل تغییرات برای کنترل تصویب تغییرات ایجاد شود. مدیر پروژه درخواست را تأیید یا رد می کند و به تیم اطلاع می دهد.

بسته به اندازه پروژه، مدیر پروژه همچنین ممکن است تغییرات را در گزارش تغییرات ثبت کند تا اطمینان حاصل شود که همه سهامداران پروژه اطلاعات را دریافت می کنند.

پیاده سازی

اجرای یک تغییر بسته به مرحله پروژه می تواند متفاوت باشد، اما به طور کلی شامل به روز رسانی جدول زمانی و محصولات تحویلی و همچنین اطلاع رسانی به تیم پروژه است.

شما باید محدوده پروژه را ارزیابی کنید و بررسی کنید که تغییر جدول زمانی تاثیر عمده ای بر اهداف برنامه ریزی شده نخواهد داشت.

حصار

پس از مستندسازی، انتشار و اجرای درخواست، می توانید به مرحله بسته شدن بروید. توصیه می شود که یک برنامه رسمی بسته بندی داشته باشید تا همه اعضای تیم بتوانند در آینده به این اطلاعات دسترسی داشته باشند و به آنها مراجعه کنند.

با بررسی موثر تغییرات در پروژه های خود، کنترل هزینه باید به طور طبیعی انجام شود.

پیش بینی دقیق بودجه و موفقیت یک پروژه مستلزم حفظ مدیریت با وجدان از ابتدا تا انتها است. اتفاقات پیش بینی نشده در این مسیر اجتناب ناپذیر است، اما ایجاد سیستم های خاص به محافظت در برابر این انحرافات کمک می کند.

4. زمان خود را مدیریت کنید

مدیریت زمان بخشی جدایی ناپذیر از کنترل هزینه است: زمانی که کل مدت یک پروژه افزایش می یابد، هزینه کل پروژه نیز افزایش می یابد. برای اینکه از بودجه تخصیص داده شده تجاوز نکنید، قبل از هر چیز باید به برنامه زمانبندی پروژه احترام بگذارید.

استراتژی‌های مدیریت زمان را برای افزایش بهره‌وری اتخاذ کنید و به اعضای تیم کمک کنید کار را در زمان مقرر در بودجه انجام دهند.

در اینجا چند نکته برای مدیریت زمان آورده شده است:

تایم باکس

Timeboxing یک استراتژی مدیریت زمان هدف گرا است که شامل تکمیل وظایف در یک " بلوک زمان '.

مثلا، اگر نیاز به نوشتن یک پست وبلاگ دارید، می توانید یک بلوک دو ساعته برای ترسیم آن ایجاد کنید. سپس، پس از یک استراحت، می توانید به یک بلوک دیگر سه ساعته برگردید تا اولین پیش نویس را تهیه کنید.

مسدود کردن زمان

مسدود کردن زمان مشابه جعبه زمانی است، اما به جای تعیین زمان مشخص برای هر کار جداگانه، دوره‌های خاصی از تقویم خود را برای کارهای مرتبط مسدود می‌کنید.

روش پومودورو

تکنیک Pomodoro مانند تایم باکس و مسدود کردن زمان به شما کمک می کند کارهای خود را در مدت زمان کوتاهی انجام دهید و بین جلسات کاری استراحت کنید.

مثلا25 دقیقه کار کنید، سپس چهار بار پنج دقیقه استراحت کنید. سپس پس از چهارمین جلسه کاری، استراحت طولانی تری داشته باشید 20 یا 30 دقیقهs.

وزغ را ببلع

Sبر اساس نقل قول معروف مارک تواین: "اگر مجبورید یک وزغ را قورت دهید، بهتر است این کار را اول صبح انجام دهید." استراتژی مدیریت زمان "قورباغه را بخور" از این کلمات الهام گرفته شده است و شما را تشویق می کند که قبل از کار بر روی کارهای کم اهمیت یا کمتر فوری، ابتدا از کارهای مهم یا پیچیده مراقبت کنید.

اصل پارتو

هنوز به نام قانون 80-20 این اصل بر یک قاعده اساسی استوار است: ما 20٪ از زمان خود را برای انجام 80٪ از کار اختصاص می دهیم. به طور مشخص، توانایی پردازش این 80٪ از وظایف به اندازه کافی سریع، بنابراین زمان بیشتری را در طول روز کاری برای مراقبت از 20٪ باقیمانده که 80٪ از زمان را از ما می گیرد، به ما می دهد.

انجام کارها (GTD)

اختراع شده توسط دیوید آلن در اوایل دهه 2000، روش " انجام کارها » یا «انجام کارها» به زبان فرانسوی، توصیه می کند فهرستی از کارهای برنامه ریزی شده را از قبل به صورت کتبی تهیه کنید. هنگامی که از این ملاحظات رها شوید، به جای تکیه بر ابزارهای مدیریت کار، قادر خواهید بود بدون اینکه بفهمید چه کاری باید انجام دهید، اقدام کنید.

ممکن است تمرکز بر بهره وری به عنوان بخشی از کنترل هزینه ها غیر منطقی به نظر برسد، اما عملکرد پروژه سنگ بنای جریان نقدی است.

اگر تیم شما سازنده نباشد، ضرب‌الاجل‌های پروژه را رعایت نمی‌کنید، و عدم رعایت ضرب‌الاجل‌ها باعث ایجاد هزینه‌های اضافی می‌شود. به طور منطقی، اگر پروژه شما هزینه بیشتری داشته باشد، جریان نقدی شرکت شما کاهش می یابد. 

5. ارزش کسب شده را دنبال کنید

ردیابی ارزش کسب شده می تواند به شما در پیش بینی نتیجه مالی یک پروژه کمک کند. این روش کنترل هزینه نیازمند دانش حسابداری بهای تمام شده است. این می تواند به شما کمک کند شروع هزینه های متغیر را تشخیص دهید و بنابراین از تغییرات در پروژه های آینده جلوگیری کنید.

ارزش کسب شده مقدار وظایفی است که واقعاً در یک پروژه انجام شده است. برای ردیابی ارزش به دست آمده و دیدن اینکه آیا طبق برنامه عمل می کنید، باید درصد وظایف تکمیل شده را در بودجه پروژه ضرب کنید.

مراحل ردیابی ارزش کسب شده

برای ردیابی ارزش کسب شده، این مراحل را دنبال کنید:

مرحله 1: میزان تکمیل هر کار را به صورت درصد تعیین کنید.

مرحله 2: مقدار برنامه ریزی شده را تنظیم کنید (ارزش برنامه ریزی شده یا PV) یا هزینه بودجه کار برنامه ریزی شده. این بودجه مجاز برای انجام کار برنامه ریزی شده است.

مرحله 3: ارزش به دست آمده را تعیین کنید (Earned Value یا EV) یا هزینه بودجه کار انجام شده. این مقدار کار در واقع انجام شده است.

مرحله 4: تعیین هزینه واقعی (هزینه واقعی یا AC) که نشان دهنده هزینه واقعی کار انجام شده است. اینها هزینه های مربوط به کارهایی است که قبلاً انجام شده است.

مرحله 5: محاسبه واریانس هزینه (واریانس هزینه یا CV) با کم کردن ارزش به دست آمده از هزینه واقعی (CV = EV – AC).

مرحله 6: نتایج را جمع آوری کنید.

برای سه مرحله اول، باید اطلاعات هزینه پروژه خود را جمع آوری کنید، در حالی که برای سه مرحله آخر، باید محاسبات و تجزیه و تحلیل را انجام دهید. واریانس هزینه نشان دهنده وضعیت هزینه پروژه شما است.

هنگامی که هزینه ها را کنترل می کنید، CV شما معیاری است که تعیین می کند آیا پروژه شما در مسیر بودجه قرار دارد یا خیر. آ CV منفی به این معنی است که پروژه بیش از بودجه است.

آیا باید هزینه ها را کنترل کنید یا هزینه ها را مدیریت کنید؟

معمولاً کنترل هزینه را با مدیریت هزینه اشتباه می گیرند. این دو اصطلاح متمایز هستند که باید به درستی تعریف و درک شوند. کنترل هزینه یک فرآیند فرعی در سیستم بزرگتر مدیریت هزینه است.

در حالی که کنترل هزینه در مورد شناسایی هزینه ها و کاهش آنها برای افزایش سود است، مدیریت هزینه فرآیند کلی برآورد، بودجه بندی و کنترل هزینه های یک پروژه است.

شرکت شما احتمالاً کارمندان زیادی درگیر مدیریت هزینه دارد. بسته به اندازه تیم شما، افراد مختلفی ممکن است روی برنامه ریزی منابع و بودجه بندی کار کنند.

برای کنترل موثر هزینه، تیم ها باید هزینه ها را در سطوح مختلف کسب و کار نظارت کنند تا به هر بخش از بودجه کسب و کار توجه کافی داشته باشند و آن را به طور کامل تجزیه و تحلیل کنند.

از کنترل هزینه برای پیگیری و کاهش هزینه های پروژه خود استفاده کنید

ردیابی داده های هزینه برای کاهش هزینه های پروژه یک فرآیند خسته کننده است، اما مدیریت هزینه تأثیر مستقیمی بر سودآوری دارد.

به منظور مدیریت موثر هزینه ها، یک داشبورد قابل تنظیم ایجاد کنید تا تمام اطلاعات در دسترس شما باشد. این اتوماسیون به شما این امکان را می دهد که بین مدیریت پروژه و کنترل هزینه، همه در یک مکان دستکاری کنید.

برای ما کامنت بگذارید اما قبل از رفتن، اینجاست رباتی که به شما امکان می دهد با معاملات EUR/USD به راحتی درآمد کسب کنید.