نقش یک دستیار مجازی در یک شرکت

اگر شما هم مانند اکثر وبلاگ نویسان هستید، آیا همیشه فکر کرده اید که باید به تنهایی این کار را انجام دهید؟ آیا این مورد شماست؟ و بله، بیشتر کارآفرینان به تنهایی شروع به کار می کنند یا یک دستیار مجازی استخدام می کنند.

در این مقاله، من به شما نشان می دهم که چرا دستیار مجازی برای تجارت شما مهم است. اما ابتدا، در اینجا یک دوره آموزشی وجود دارد که این کار را انجام خواهد داد موفقیت در کارآفرینی را ممکن می سازد.

دستیار مجازی چیست؟

دستیار مجازی (VA) کسی است که خدمات پشتیبانی را از یک مکان راه دور به سایر مشاغل ارائه می دهد.

این اصطلاح در دهه 1990 از امکان کار کردن به لطف پیشرفت های تکنولوژیکی متولد شد. دستیار مجازی شخصی است که برای انجام کارهای خسته کننده روزمره کسب و کار شما استخدام می شود.

ممکن است در شهر، ایالت یا کشور دیگری باشد. همچنین می‌تواند افرادی باشند که هفته‌ای یک بار به دفتر شما می‌آیند یا در یک فضای کاری ملاقات می‌کنند. واقعا به شما بستگی دارد.

مهمترین چیز این است که آنها از انجام وظایف مورد نیاز مشتری خود بدون مشکل مراقبت می کنند، یا به این دلیل که از انجام آن متنفرند یا به دلیل زمان زیادی که می گیرد.

دستیاران مجازی به ویژه مورد توجه کارآفرینان و کسب و کارهای آنلاین هستند. این شرکت‌ها به کمک نیاز دارند، اما نمی‌خواهند کارکنان را به‌صورت فیزیکی استخدام کنند. برای سرویس به شما، Finance de Demain به طور متوسط ​​با دو دستیار مجازی کار می کند.

کاری که یک دستیار مجازی انجام می دهد

در تئوری، یک دستیار مجازی می تواند هر کاری را انجام دهد که سایر کارکنان پشتیبانی انجام می دهند. با این حال، وظایف پشتیبانی مجازی به کارهای اداری محدود نمی شود. بسیاری از دستیاران مجازی ارائه می دهند خدمات بازاریابی، طراحی وب و دیگران

برخی از دستیاران مجازی در یک مجموعه مهارت خاص تخصص دارند. برای مثال، یک دستیار مجازی بازاریابی فقط کار بازاریابی را انجام می دهد. دستیاران مجازی دیگر وظایف مختلفی را انجام می دهند اما در یک صنعت خاص. برای مثال، دستیار مجازی برای شرکت های املاک و مستغلات.

اکثر دستیارهای مجازی کسب و کار دستیار مجازی خانگی خود را دارند. این به آنها اجازه می دهد تا درآمد بیشتری داشته باشند و کنترل بهتری بر وظایفی که انجام می دهند داشته باشند. با این حال، بسیاری از مشاغل کوچک دستیار مجازی را به عنوان بخشی از یک کار یا قرارداد استخدام می کنند.

در نهایت، بسیاری از VA از سایت های مستقل یا سایت های همکار برای یافتن پروژه های سریع و با زمان محدود استفاده می کنند.

چگونه یک دستیار مجازی می تواند برای کسب و کار شما مفید باشد؟

از آنجایی که واگذاری وظایفی که زمان و انرژی شما را مصرف می‌کنند، از انجام آن‌ها لذت نمی‌برید و شما را در چرخه حرکت از یک کار خسته‌کننده به کار دیگر نگه می‌دارند، VA به شما این امکان را می‌دهد که کنترل امور خود را دوباره به دست آورید.

رشد تیم به این معنی است که می توانید کارهای اساسی انجام دهید، روی استراتژی و تصویر بزرگ تمرکز کنید. می توانید رویاپردازی و برنامه ریزی را در مقیاس بزرگتر شروع کنید.

چگونه متوجه می شوید که برای استخدام یک دستیار مجازی آماده هستید؟

زمانی که شما آماده استخدام هستید برای همه متفاوت است و این تصمیم را بسیار دشوار می کند. ما توصیه می کنیم قبل از اینکه فکر کنید برای رفتن آماده هستید یک VA استخدام کنید.

دلیل این امر این است که اکثر مردم (از جمله خود من!) منتظر می مانند تا ما در حال حاضر در نقطه "دیوانگی" باشیم تا شروع به تفویض اختیار و درخواست کمک برای کسب و کار کنیم. بنابراین، اگر برای رشد کسب و کار خود آماده هستید و فکر می کنید آماده اید، به شدت توصیه می کنم که شروع به جستجوی دستیار مجازی خود کنید.

اگر زمانی که اوضاع کمی آرام‌تر است، فردی را به تیم بیاورید، برای هر دوی شما بسیار آسان‌تر خواهد بود، بنابراین در شلوغ‌ترین زمان‌ها همه چیز به آرامی پیش می‌رود.

در اینجا چند سوال وجود دارد که باید قبل از تصمیم گیری نهایی برای استخدام پاسخ دهید:

• آیا آماده هستید که کسب و کار خود را سریعتر از آنچه تاکنون بوده است رشد دهید؟
• آیا توانایی پرداخت هر ماه به کسی را دارید؟
• آیا برای شروع تفویض وظایف تعریف شده ای دارید؟

اگر به همه این سؤالات پاسخ مثبت داده اید، پس آماده هستید تا فرآیند استخدام VA را آغاز کنید.

چگونه یک VA استخدام کنیم؟

در حالی که کمک مجازی یک ایده عالی برای کسب و کار خانگی است، دریافت کمک مجازی برای صاحبان مشاغل خانگی برای به حداکثر رساندن درآمد و تسهیل رشد بسیار مهم است. به عنوان یک صاحب کسب و کار خانگی، زمانی فرا می رسد که انجام همه کارها غیرممکن است، حداقل به اندازه کافی خوب و مؤثر و کارآمد.

استخدام یک دستیار مجازی زمان شما را آزاد می کند تا بتوانید روی کار خود تمرکز کنید، روی کارهایی که بهترین نتایج تجاری را برای شما ایجاد می کند. علاوه بر این، بسیاری از دستیارهای مجازی بهتر از شما هستند در برخی وظایف

در دراز مدت، استخدام مشاغلی که صلاحیت انجام آنها را ندارید همیشه سریعتر و ارزانتر است.

مرحله اول استخدام یک دستیار مجازی این است که فهرستی از کارهایی که می خواهید برون سپاری کنید تهیه کنید. فهرست جامعی تهیه کنید و ابتدا فعالیت هایی را که می خواهید به آنها واگذار کنید، اولویت بندی کنید. برای مثال، مدیریت ایمیل وقت گیر و خسته کننده است، آن را در بالای لیست خود قرار دهید.

یا شاید مسائل فناوری زمان زیادی را از شما می گیرد، می توانید مدیریت وب سایت خود را برون سپاری کنید. یا حساب های شرکت خود را به روز نگه دارید.

گام بعدی در حال کشف کردن است که چه کسی را استخدام کند. راه های زیادی برای استخدام دستیار مجازی وجود دارد. شما می توانید از یک سرویس VA استفاده کنید که آنها را استخدام و آموزش می دهد و سپس بر اساس خدمات مورد نیاز شما یک نفر را به شما اختصاص می دهند.

آخرین گزینه این است که فردی را در شبکه خود استخدام کنید که دارای مرجع باشد. در حالی که می‌توانید به دنبال یک دستیار مجازی آگهی ارسال کنید، یافتن دستیار مجازی که قبلاً دارای اعتبار باشد، باعث صرفه‌جویی در وقت و سردرد شما می‌شود.

فهرست خدماتی که دستیاران مجازی می توانند ارائه دهند

نوشتن خلاق

• پست های وبلاگ بنویسید
• کتاب الکترونیکی، کتاب، خبرنامه، قیف ایمیل و غیره بنویسید.
• رونوشت های صوتی یا تصویری را بنویسید یا ویرایش کنید.
• پست های رسانه های اجتماعی را برای فیس بوک، توییتر یا اینستاگرام بنویسید.
• ویرایش و بازنگری پست های وبلاگ، کتاب ها، وب سایت ها، خبرنامه ها، دستور العمل ها و غیره.
• ایمیل هایی را برای بازاریابی ایمیلی خود آماده کنید
• ایجاد توضیحات محصول برای فروشگاه های آنلاین (فروشگاه / مدیر محصول)
• گردآوری / ویرایش توصیفات.
• و غیره ...

مدیر / مدیریت

• خدمات مشتری از طریق ایمیل، چت یا تلفن.
• پیگیر باشید و به ایمیل ها پاسخ دهید.
• سازماندهی صندوق های پستی
• نظرات وبلاگ را مدیریت کنید
• پشتیبانی وبینار زنده
• مدیریت تقویم
• ارائه های پاورپوینت ایجاد کنید
• مدیریت تدارکات و لوازم
• مصاحبه ترتیب دهید
• به تماس های تلفنی پاسخ دهید
• استفاده مجدد از محتوا (مثال: تبدیل یک ویدیو به یک پست وبلاگ نوشته شده یا یک پست وبلاگ به یک پست رسانه اجتماعی)
• گزارش جلسات ویدئو کنفرانس را بنویسید
• تقویم های سرمقاله وبلاگ را مدیریت کنید
• وظایف پذیرش مشتری مانند پاسخ به ایمیل ها و ارسال فاکتورها و قراردادها
• پیگیری مشتریان بالقوه / مشتریان فعلی
• ارائه میهمانان
• مقدمات سفر را فراهم کنید
• تهیه فرم ها
• ایجاد رزومه
• استخدام و آموزش اعضای جدید تیم
• Traduction
• طوفان فکری برای پست های وبلاگ، محصولات و غیره

NB: وظایف اداری از جمله خدماتی است که بیشترین تقاضا را دارد. کمک به صاحبان مشاغل در انجام این وظایف روزانه، زمان آنها را برای کسب درآمد بیشتر آزاد می کند. خیلی گرانبها!

طراحی گرافیک

• ایجاد گرافیک برای پست های وبلاگ
• ویرایش عکس
• ایجاد اسلاید برای وبینارها یا کارگاه ها.
• طراحی کارت ویزیت، بروشور، لوگو، منو، تابلو و ....
• جستجوی تصویر برای پست های وبلاگ، کتاب ها، رسانه های اجتماعی و غیره.
• ایجاد راهنماهای سبک برند.
• طراحی کتاب های الکترونیکی یا فایل های PDF برای اشتراک در خبرنامه

NB: Canva چندین قالب دارد و اگر به دنبال ایجاد گرافیک هستید، استفاده از آن آسان است.

شبکه های اجتماعی

• برنامه ریزی به روز رسانی رسانه های اجتماعی
• ایجاد و مدیریت اکانت پینترست
• پین های تبلیغاتی را ایجاد و مدیریت کنید
• مدیریت گروه های فیس بوک
• ایجاد و مدیریت گروه های لینکدین
• ایجاد نظرسنجی در شبکه های اجتماعی
• برنامه های انتشار را تنظیم کنید.
• ایجاد و مدیریت پست در اینستاگرام.
• به پیام های رسانه های اجتماعی پاسخ دهید.

حسابداری

• مدیریت پرداخت و صورتحساب.
• پردازش سفارشات و برگرداندن
• مدیریت مجموعه
• مدیریت حقوق و دستمزد
• صورتحساب و فاکتورها.

چگونه از این لیست خدمات دستیار مجازی استفاده کنیم؟

همانطور که می بینید، خدمات زیادی وجود دارد که می توانید به عنوان دستیار مجازی ارائه دهید.

بسته به نوع خدماتی که به آن علاقه دارید، می توانید مجموعه ای از خدمات مرتبط را ترکیب کرده و به عنوان مجموعه ای از خدمات بفروشید: صورتحساب در هر پروژه یا به عنوان یک سرویس ماهانه مداوم.

اگر چیزی پیدا کردید که علاقه شما را برانگیخت، بیشتر تحقیق کنید. اگر پس از تحقیقات خود همچنان علاقه مند هستید، دریابید که چگونه می توانید مهارت های لازم را کسب کنید، اگر قبلاً آنها را ندارید.

می‌توانید از ویدیوهای یوتیوب، کتاب‌های آمازون یا دوره‌هایی که آنلاین پیدا می‌کنید، بیاموزید.

و به یاد داشته باشید، فقط به این دلیل که شما با سرویسی مانند VA شروع به کار می کنید به این معنی نیست که تا پایان عمر خود در ارائه آن خدمات معطل خواهید ماند. شما می توانید خدمات اضافی را ارتقا دهید یا اضافه کنید.

مهارت های مورد نیاز برای دستیار مجازی بودن

بسیاری از مهارت های مورد نیاز برای دستیار مجازی بودن با مهارت های لازم برای دستیار اداری یا منشی یکسان است. برای مثال، شما باید مهارت های سازمانی برتر داشته باشید. همچنین باید رفتار تلفنی دلپذیر و مهارت در استفاده از فناوری های جدید داشته باشید.

به عنوان یک VA، شما همچنین به مهارت های خاصی برای خوداشتغالی نیاز خواهید داشت. برای مثال، شما باید بتوانید چند کار را انجام دهید، به خصوص اگر با چندین مشتری دستکاری می کنید.

شما باید بتوانید روی کار، در محیط خانه خود تمرکز کنید. شما همچنین به تجهیزات مناسب در دفتر کار خانگی خود نیاز دارید.

برخی از مشاغل دستیار مجازی نیاز به مهارت های بیشتری دارند، از جمله طراحی وب سایت، برنامه ریزی رویداد، حسابداری و موارد دیگر.

می توانید مشاغل Virtual Assistance را که به مهارت های خاص شما نیاز دارند جستجو کنید. علاوه بر مهارت‌های خاص، کارفرمایان اغلب به دنبال کاندیداهایی با آموزش و/یا تجربه اداری در برخی از ظرفیت‌های اداری هستند.

ویژگی های ضروری یک دستیار مجازی

قابلیت اطمینان

این یکی از مهمترین آنها است زیرا متأسفانه به نظر می رسد رایج ترین باشد. بسیاری از مشتریان به من گفته اند که از VAهایی که پیشرفت خود را گزارش نکرده اند یا فقط ارائه نکرده اند ناامید شده اند.

این کاملا غیرقابل توجیه است و نه تنها نام بدی به صنعت کمک مجازی می‌دهد، بلکه دستیار مجازی بعدی که نامیده می‌شود باید شک و تردید مشتری را در مورد اثربخشی استفاده از این نوع خدمات تحمل کند.

حرفه ای بودن در این صنعت بسیار مهم است، بنابراین اگر مشتری با شما تماس گرفت، باید با او تماس بگیرید. اگر ایمیلی دریافت کردید، باید پاسخ دهید! لازم نیست فوراً باشد، اما حداقل باید روز بعد باشد.

مهارت های ارتباطی خوب

از اولین نقطه، باید مشتری را از پیشرفت کار خود مطلع کنید، بنابراین تعیین کنید که چگونه و چه زمانی آنها را در زمان تبدیل شدن به مشتری و قبل از شروع هر کار جدید به روز کنید.

اگر مشتری مجبور است دائماً شما را برای به‌روزرسانی تعقیب کند، پس کارتان را درست انجام نمی‌دهید.

مدیریت زمان

تحقیقات ظاهرا می گوید که شما باید فقط روی یک چیز تمرکز کنید و آن برای انجام چند کار ناکارآمد است. البته، شما باید روی کار مورد نظر تمرکز کنید، اما همچنین با چندین مشتری کار خواهید کرد. که فکر می کنند یکی از مهم ترین مشتریان شما هستند.

احتمالاً در یک روز کارهای زیادی برای انجام دادن دارید، پس از قبل برنامه ریزی کنید. زمانی که کارآمدترین کارها را دارید برنامه ریزی کنید. از یک تقویم Google استفاده کنید و موارد شخصی را با یک رنگ و موارد کاری را با رنگ دیگر علامت بزنید.

اگر می‌دانید که صبح بهتر می‌نویسید، سعی کنید جلسات را برای اواخر بعد از ظهر برنامه‌ریزی کنید. شما همچنین می توانید تمام وظایف کاری خود را در تقویم خود (از جمله زمان برنامه ریزی) قرار دهید تا به طور واقع بینانه بدانید که آیا برای انجام همه کارها وقت دارید یا خیر.

منبع

اغلب ایمیل‌هایی دریافت می‌کنید که از شما سؤالات فنی می‌پرسند، که آنها به راحتی می‌توانند با استفاده از Google آن‌ها را پیدا کنند، یا می‌پرسند هزینه خدمات شما چقدر است، در حالی که حتی به خود زحمت بازدید از وب‌سایت و/یا شبکه‌های اجتماعی شما را نداده‌اند.

از شما خواسته می شود کارهای زیادی را انجام دهید که قبلا هرگز انجام نداده اید و فقط باید نحوه انجام آن را بیابید. از VA انتظار می رود راه حل هایی ارائه دهند و مشکلات مشتری را حل کنند.

اگر توانایی حل یک مشکل را نداشته باشید و بفهمید که چگونه کاری را انجام دهید، آنگاه یک VA خوب نخواهید بود.

دستیار مجازی یودا نیست، بنابراین غیرواقعی است که فرض کنیم او قادر به انجام همه این کارها خواهد بود. اما باید بدانید که چگونه تحقیق کنید تا خودتان اطلاعات را پیدا کنید. تا زمانی که با مشتری خود در مورد میزان مهارت های خود صادق باشید، خوب خواهید بود.

مشتریان همچنین از شما انتظار ندارند که همه چیز را بدانید. به آنها بگویید که قبلاً این کار خاص را انجام نداده اید. اما شما خوشحال هستید که چگونه می دانید و به آن باز می گردید.

باید به آموزش ادامه دهید، جایی که می توانید ویدیوهای YouTube را تماشا کنید، مهارت های خود را با سایر VA تجارت کنید، در انجمن های VA سؤال بپرسید و به طور کلی شرکت کنید.

سعی کنید از آنچه در حال حرکت و تغییر است، چه در صنعت خود و چه در دنیای فناوری، به روز باشید. در مورد چیزهایی که می خواهید بیشتر بدانید تصمیم بگیرید، سپس تحقیق کنید.

مدیریت انتظارات و ایجاد اعتماد

نه تنها باید بدانید که چه کاری انجام می دهید، بلکه باید مطمئن شوید که مشتری می داند چه کاری انجام می دهد. اغلب مشتری هرگز با یک دستیار مجازی کار نکرده است، بنابراین اگر ندانند چه کاری می توانند انجام دهند و چگونه کار می کند، به طور جدی در توانایی شما برای کمک به آنها تردید خواهند کرد.

یک مشتری جدید احتمالاً به دنبال شما خواهد بود تا او را در این فرآیند راهنمایی کنید، بنابراین باید بدانید و توضیح دهید که چگونه کار می کنید. این بیشتر با تجربه همراه است، اما لیست جدید سوالات یا نقش آفرینی خود را تمرین کنید. و حتی برای پیمانکاری که می شناسید کار داوطلبانه انجام دهید، بنابراین می توانید یک گواهینامه دریافت کنید و آن را امتحان کنید، اگر این شما را نگران می کند.

به تنهایی کار کن

به نظر می رسد احساس تنهایی برای فریلنسرها بسیار رایج است، که من را شگفت زده می کند زیرا من کاملاً از کار کردن به تنهایی خوشحالم و هرگز فکر نمی کردم که برخی افراد حسرت حضور دیگران را در کنار هم داشته باشند.

مطمئناً گاهی اوقات از فضاهای کار مشترک استفاده می کنم و گاهی اوقات در کافه ها کار می کنم، اما تنها بودن در تمام هفته چیزی است که باید در نظر داشته باشید.

اگر تجربه ای در زمینه کمک مجازی دارید، پس فراموش نکنید که برای من نظر بگذارید. با این حال، من نمی توانم شما را بدون ارائه این آموزش عالی در مورد امور مالی شخصی رها کنم.