مراحل یک طرح پروژه که موفقیت پروژه را تضمین می کند

طرح پروژه نقطه اوج برنامه ریزی دقیق توسط مدیر پروژه است. این سند اصلی است که پیشرفت یک پروژه را راهنمایی می کند. این راهنمای مدیر پروژه است.

اگرچه برنامه های پروژه از شرکتی به شرکت دیگر متفاوت است، اما ده مرحله وجود دارد که قطعاً باید در برنامه پروژه باشد تا از سردرگمی و بداهه گویی اجباری در مرحله اجرای پروژه جلوگیری شود.

در این مقاله، من توصیه هایم را به شما می آورم تا به شما کمک کنم تا برنامه پروژه خود را به خوبی بنویسید. اگر می خواهید پروژه خود را با موفقیت اجرا کنید، برنامه پروژه شما باید کاملاً شامل عناصر زیر باشد:

1. اهداف پروژه

اهداف پروژه در منشور پروژه تعریف شده است. با این حال، آنها همچنین باید در برنامه پروژه گنجانده شوند تا اهداف پروژه را بیشتر توضیح دهند. هر چند مدیر پروژه تصمیم بگیرد که اهداف را در طرح پروژه بگنجاند، مهم این است که ارتباط واضحی بین منشور پروژه – اولین سند کلیدی یک پروژه – و دومین سند کلیدی پروژه، طرح پروژه آن.

2. محدوده پروژه

مانند اهداف پروژه، محدوده در منشور تعریف شده است و باید توسط مدیر پروژه در برنامه پروژه اصلاح شود. با تعریف محدوده، مدیر پروژه می تواند شروع به نشان دادن آن کند که چگونه به نظر می رسد هدف پروژه.

اگر محدوده تعریف نشده باشد، می تواند در کل پروژه گسترش یابد. این منجر به افزایش هزینه ها و از دست رفتن مهلت های زمانی می شود.

مقاله برای خواندن: چگونه یک کسب و کار پررونق راه اندازی کنیم؟

به عنوان مثال، اگر شما رهبری یک تیم بازاریابی را برای ایجاد بروشور برای خط تولید یک شرکت دارید، باید تعداد صفحات را فهرست کنید و نمونه هایی از ظاهر محصول نهایی ارائه دهید.

برای برخی از اعضای تیم، بروشور ممکن است به معنای دو صفحه باشد، در حالی که برخی دیگر ممکن است ده صفحه را کافی در نظر بگیرند. تعریف دامنه می تواند کل تیم را از ابتدا در یک صفحه قرار دهد.

3. نقاط عطف و قابل تحویل اصلی

دستاوردهای اصلی یک پروژه را مایل استون و محصولات اصلی کار را تحویل‌پذیرهای اصلی می‌نامند. هر دوی آنها مؤلفه های اصلی کار بر روی یک پروژه را نشان می دهند. یک طرح پروژه باید این عناصر را شناسایی کند، آنها را تعریف کند و زمانبندی برای تکمیل آنها تعیین کند.

اگر سازمانی پروژه ای را برای توسعه نرم افزار جدید انجام می دهد، نتایج اصلی می تواند فهرست نهایی الزامات تجاری و نحوه پیاده سازی آنها باشد.

سپس پروژه می تواند نقاط عطفی برای تکمیل طراحی، تست سیستم، تست پذیرش کاربر و تاریخ استقرار نرم افزار داشته باشد. این نقاط عطف با محصولات کاری مرتبط هستند، اما بیشتر به فرآیندها مربوط می شوند تا خود محصولات.

مقاله برای خواندن: جایگاه دیجیتال مارکتینگ در تجارت

نقاط عطف و زمان تحویل کلیدها نباید تاریخ دقیقی داشته باشند، اما هر چه مشخص تر باشد بهتر است. تاریخ های دقیق به مدیران پروژه کمک می کند تا ساختارهای کاری را با دقت بیشتری تجزیه کنند.

در این مرحله از طرح، نقاط عطفی ایجاد می کنید تا بتوانید تحویلی های بزرگ یا سطح بالا را بردارید و آن ها را به تحویل های کوچکتر تقسیم کنید که در مرحله بعد قابل توضیح است.

4. ساختار شکست کار

یک ساختار شکست کار، نقاط عطف و محصولات اصلی یک پروژه را به قطعات کوچکتر تقسیم می کند، به طوری که می توان مسئولیت هر جنبه را به یک نفر اختصاص داد.

هنگام توسعه این ساختار، مدیر پروژه عوامل بسیاری مانند نقاط قوت و ضعف اعضای تیم پروژه، وابستگی متقابل بین وظایف، منابع موجود و مهلت کلی پروژه را در نظر می گیرد.

مدیران پروژه در نهایت مسئول موفقیت پروژه هستند، اما نمی توانند به تنهایی کار را انجام دهند. ساختار شکست ابزاری است که مدیر پروژه برای اطمینان از مسئولیت پذیری پروژه از آن استفاده می کند.

مقاله برای خواندن: در اینجا 14 نکته برای ثروتمند شدن سریع آورده شده است

این ابزار همچنین به ذینفعان پروژه می گوید که چه کسی مسئول چه چیزی است. اگر مدیر پروژه نگران کاری باشد، دقیقاً می داند که در مورد این نگرانی با چه کسی ملاقات کند.

5. بودجه سرمایه گذاری

بودجه یک پروژه نشان می دهد که چقدر پول برای تکمیل پروژه اختصاص داده شده است. مدیر پروژه مسئول تخصیص مناسب این منابع است.

برای پروژه ای که تامین کنندگان دارد، مدیر پروژه با توجه ویژه به کیفیت، اطمینان حاصل می کند که محصولات تحویلی طبق شرایط قرارداد تکمیل می شوند. برخی از بودجه های پروژه با طرح منابع انسانی مرتبط است.

تعیین هزینه هر مرحله با نگاه کردن به زمان مورد نیاز و هزینه نیروی کار مورد نیاز برای تکمیل وظایف مهم است. هزینه پروژه مربوط به مدت زمان پروژه است که به محدوده پروژه برمی گردد. محدوده، نقاط عطف، وظایف و بودجه باید همسو و واقع بینانه باشد.

6. طرح منابع انسانی

طرح منابع انسانی نشان می دهد که پروژه چگونه پرسنل خواهد شد. این تعریف می کند که چه کسی بخشی از تیم پروژه خواهد بود و هر فرد چه مدت باید متعهد شود.

هنگام تدوین این طرح، مدیر پروژه با اعضای تیم و سرپرستان آنها مذاکره می کند که هر یک از اعضای تیم چقدر می توانند به پروژه اختصاص دهند. اگر برای مشاوره در مورد پروژه به پرسنل اضافی نیاز است اما بخشی از تیم پروژه هستند، این موضوع در طرح کارکنان نیز مستند شده است. مجدداً با ناظران مناسب مشورت می شود.

7. طرح مدیریت ریسک

هنگام اجرای یک پروژه، بسیاری از چیزها ممکن است اشتباه پیش بروند. اگرچه پیش بینی هر فاجعه احتمالی یا حادثه جزئی دشوار است، اما بسیاری از دام ها را می توان پیش بینی کرد. در طرح مدیریت ریسک، مدیر پروژه تمامی ریسک های پروژه را شناسایی می کند. همچنین احتمال وقوع این سناریوها و راهبردهای کاهش آنها را تعیین می کند.

در تدوین این طرح، مدیر پروژه ممکن است از اسپانسر پروژه یا تیم پروژه آنها نظر بخواهد.

استراتژی‌های کاهش خطراتی که احتمال وقوع دارند یا هزینه‌های بالایی در ارتباط با آن‌ها دارند، به کار گرفته می‌شوند. خطراتی که بعید به وقوع می پیوندند و آنهایی که هزینه پایینی دارند، حتی اگر راهبردهای کاهشی نداشته باشند، در برنامه ذکر شده است.

8. طرح ارتباطی

یک طرح ارتباطی توضیح می دهد که چگونه یک پروژه به مخاطبان مختلف ابلاغ می شود. بسیار شبیه ساختار شکست کار، یک برنامه ارتباطی مسئولیت تکمیل هر جزء را به یکی از اعضای تیم پروژه محول می کند.

در این مرحله، توصیف نحوه ارتباط و حل مسائل در تیم مهم است. فرکانس ارتباط با تیم و ذینفعان نیز باید مشخص شود. هر پیامی یک مخاطب هدف دارد. این به مدیران پروژه کمک می کند تا اطمینان حاصل کنند که اطلاعات درست در زمان مناسب به افراد مناسب می رسد.

مقاله برای خواندن: 1 نکته مالی برای تازه ازدواج کرده ها

9. طرح مدیریت ذینفعان

طرح مدیریت ذینفعان نحوه استفاده از ذینفعان در پروژه را مشخص می کند. گاهی اوقات ذینفعان فقط نیاز به دریافت اطلاعات دارند. این را می توان در طرح ارتباطی در نظر گرفت.

10. برنامه مدیریت تغییر

برنامه مدیریت تغییر چارچوبی را برای ایجاد تغییرات در پروژه ایجاد می کند. اگرچه مدیران پروژه تمایل دارند از تغییرات در پروژه اجتناب کنند، اما گاهی اوقات آنها اجتناب ناپذیر هستند.

برنامه مدیریت تغییر پروتکل ها و فرآیندهایی را برای ایجاد تغییرات فراهم می کند. برای پاسخگویی و شفافیت ضروری است که حامیان پروژه، مدیران پروژه و اعضای تیم پروژه از برنامه مدیریت تغییر پیروی کنند.

به طور خلاصه….

طرح پروژه سند مهمی برای موفقیت پروژه است. این به عنوان یک قطب نما در اجرای پروژه، از ابتدا تا انتها عمل می کند. لذا مستلزم مشارکت فعال تمامی ذینفعان جهت توافق بر سر نکات مختلف است. همچنین مهم است که تمام زمان لازم را برای تعریف آن صرف کنید.

خطر اصلی یک برنامه نامشخص این است که شما در معرض اختلافاتی قرار می گیرید که باید در مورد نقاط اختلافی که در چارچوب آنها تنظیم نشده است، حل و فصل شوند.

از شما دعوت می کنم نظرات و تجربیات خود را در نظرات به اشتراک بگذارید.