Miten projektin viestintäsuunnitelma tehdään?

Viestintäsuunnitelmat ovat tärkeitä projekteillesi. Tehokas viestintä, sekä sisäinen että ulkoinen, on olennaista hankkeen onnistumiselle. On tärkeää, että projektilla on viestintäsuunnitelma, jossa kerrotaan, keitä sidosryhmät ovat, sekä milloin ja miten heidät tavoittaa. Kuitenkin, joilla on hyvä viestintästrategia voi olla sinulle erittäin hyödyllistä. Tämä artikkeli kattaa:

• Projektin viestintäsuunnitelmien edut
• Mitä tulee sisällyttää viestintäsuunnitelmaan
• Kuinka kirjoittaa viestintäsuunnitelma
• Ja kuinka käyttää viestintäsuunnitelmaa koko projektin ajan

Mutta ennen kuin aloitan, haluaisin kertoa sinulle tästä korkealuokkaisesta koulutuksesta, jonka ansiosta olen henkilökohtaisesti pystynyt nostamaan tulosprosenttejani sivustoillani. Napsauta vain tästä, se on affiliate-linkki.

Projektiviestintäsuunnitelmien edut

Pohjimmiltaan projektiviestintäsuunnitelmat mahdollistavat tehokkaan viestinnän. Niiden avulla projektisi etenevät sujuvasti ja auttavat sinua välttämään projektin epäonnistumisen. Muita merkittäviä etuja ovat odotusten asettaminen ja hallinta, parempi sidosryhmien hallinta ja avustaminen projektin suunnitteluprosessissa.

Aseta ja hallitse odotuksia

Hankeviestintä on kaksisuuntainen katu. Aivan kuten projektin suunnittelussa, odotuksia on asetettava ja projektitiimin ja asiakkaan sidosryhmien on otettava vastuu siitä, että viestintä sujuu sujuvasti.

Vaikka projekti ei käynnisty ilman projektisuunnitelmaa, projektin viestintäsuunnitelmista ei keskustella yhtä helposti, mutta niiden pitäisi olla.

Ilmoittamalla asiakkaalle projektiprosessin varhaisessa vaiheessa, mitä odottaa, annat sävyn koko projektille, alkaen projektiehdotusprosessista.

Heidän on myös hyödyllistä tietää etukäteen, mitä tarvitset heiltä, ​​jotta he voivat valmistautua, kun sen aika koittaa.

Sidosryhmä- ja asiakashallinta

Koko projektin ajan onnistunut viestintä tavoitteiden ja virstanpylväiden mukauttamisesta ja sitä seuraavasta uudelleensuuntautumisesta projektin muuttuessa on välttämätöntä sidosryhmien osallistumisen ja projektin tilan läpinäkyvyyden kannalta.

Viestintä on avainasemassa hyvän suhteen ylläpitämisessä asiakkaan kanssa, ja projektin viestintäsuunnitelma voi auttaa sinua ylläpitämään yhteistä ymmärrystä siitä, mitä tapahtuu ja mitä pitäisi tapahtua koko projektin ajan.

Hankesuunnittelu

Projektinhallinnan viestintäsuunnitelma määrittelee, kuinka kriittistä tietoa tarjotaan koko projektin ajan, kuka toimittaa ja kuinka usein. Projektisuunnittelua tehdessäsi sinun tulee myös suorittaa viestintäsuunnittelu.

Kaikki projektit eivät ole samanarvoisia, ja tästä syystä projektin viestintäsuunnitelma on ainutlaatuinen projektillesi, minkä vuoksi on tärkeää miettiä sitä, kun luot projektisuunnitelmaa julkaisun jälkeen.

Suurissa projekteissa on erilaiset viestintätarpeet kuin pienissä projekteissa, ja sama pätee projekteihin, joissa on sidosryhmiä tai yksi projektikontakti.

Projektit, joissa on tavoitteet, budjetit, erilaiset määräajat ja jopa erilaiset suoritteet edellyttävät näihin tarpeisiin räätälöityä viestintää, ja tämä on hyvä pitää mielessä projektin viestintäsuunnitelmaa laadittaessa.

Mitä sisällyttää viestintäsuunnitelmiin

Vaikka viestintäsuunnitelmasi yksityiskohdat vaihtelevat projektin tyypistä ja laajuudesta riippuen, jokaiseen luomaasi projektiviestintäsuunnitelmaan tulisi sisällyttää muutamia avainelementtejä:

Pääosakkeenomistajat

Kirjoita muistiin kaikki keskeiset sidosryhmät, mukaan lukien ensisijainen asiakaskontaktisi. Liitä mukaan yhteystiedot, kuten puhelinnumerot ja sähköpostiosoitteet, jotta jokainen viestintäsuunnitelmaa käyttävä voi löytää nämä tiedot.

Joukkueen jäsenet

Ota mukaan projektisi keskeiset tiimin jäsenet ja heidän roolinsa. Tämä on kätevä kaikille uusille tai tuntemattomille projektiin. Luettele tiimisi jäsenet, jotka osallistuvat tulosten viestimiseen, strategisten keskustelujen johtamiseen tai kuinka hallitset sidosryhmien ja tiimisi välisiä teknisiä keskusteluja.

Viestintämenetelmät

Kuvaile tärkeimmät viestintätavat ja eri kanavat, joilla aiot ottaa yhteyttä sidosryhmiin. Käytä sähköpostia, puheluita, kasvokkain tapaamisia, videokokouksia, sosiaalista mediaa tai mitä tahansa muuta. Sisällytä muistiinpanoja suosituista sidosryhmien kanavista.

Viestintätyyppi

Sisällytä viestinnän tyypit, kuinka viestintä jaetaan, mitä se sisältää ja kenen kanssa viestintä tapahtuu. Esimerkiksi, voit toimittaa viikoittaisia ​​tilaraportteja asiakkaalle.

Mieti, kuinka aiot toimittaa tämän, kenelle se toimitetaan ja mitä tietoja raporttiin tulisi sisällyttää.

Viestintätyylit

Tämä voidaan jakaa sidosryhmien ja viestintämenetelmien mukaan. Pitääkö jokin sidosryhmä mieluummin vain muodollista viestintää, vai voiko sitä ottaa hieman rennommin?

Réunions-kalenteri

Vaikka voit säätää tätä tarpeen mukaan koko projektin ajan, on hyödyllistä saada alustava käsitys siitä, kuinka usein tapaat sidosryhmiä.

Projektin laajuudesta riippuen voit myös ilmoittaa kuinka usein lähetät sähköpostia asiakkaalle. Sisällytä myös sisäiset tiimikokoukset kokouskalenteriisi.

Avainviestit

Määritä kullekin sidosryhmälle keskeinen viesti tai tiedot, jotka on välitettävä heille koko projektin ajan. Tämä sisältää myös heiltä tarvitsemasi tiedot tai palautteen.

Viestinnän tavoitteet

Viestintäsuunnitelma, joka sisältää viestintätavoitteet, voi auttaa sinua tekemään päätöksiä sen perusteella, mitä yrität saavuttaa.

Kuinka kirjoittaa oma projektiviestintäsuunnitelmasi

1. Ymmärrä asetuksesi

Projektin viestintäsuunnitelma ei tarvitse olla muodollinen. Mutta se pitäisi ainakin kirjoittaa omaksi viitteeksi. Harkitse kielioppia, älä siksi, että haluat kuulostaa älykkäältä, vaan siksi, että haluat olla selkeä ja ymmärrettävä.

Kirjoitustyökalut voivat auttaa sinua käsittelemään tätä ilman liikaa aikaa. Kun tämä on kunnossa, voit aloittaa sisällön luomisen luottavaisin mielin.

Ensinnäkin sen avulla voit istua alas ja asettaa projektin parametrit. Näitä ovat projektin koko, asiakasyrityksen tiedot, projektin suoritukset, aikataulu ja projektitiimi.

Ajatella viestintätyylejä tiimisi ja asiakkaasi:

• Kuinka onnistunutta viestintä on tähän mennessä ollut?
• Onko asiakkaasi ilmoittanut haluavansa kommunikoida: soittavatko he yleensä, kun heillä on kysyttävää vai ovatko he sähköpostikeskeisiä?
• Tapasitteko henkilökohtaisesti vai videon kautta?
• Kuinka usein tiimisi on suoraan vuorovaikutuksessa kanssasi projektissa? Ovatko he mieluummin kirjallisen kontekstin kuin kokoukset?

Kun ymmärrät tiimin ja asiakkaita, joiden kanssa työskentelet, voit soveltaa tätä viestinnän toimintasuunnitelmaan.

2. Määrittele tavoitteesi ja sidosryhmäsi

Listaa projektisi tuotokset ja tärkeimmät sidosryhmät. Lisää seuraavaksi projektisi tavoitteet tähän luetteloon: Mieti, mitä onnistunut projektiviestintä on, ei vain asiakkaasi, vaan myös tiimisi kanssa.

Tämä luettelo ohjaa viestintäpäätöksiä.

3. Tee viestintäsuunnitelma

nyt on aika tehdä suunnitelma. Määrittele lähestymistapasi viestintään, jota käytät koko projektin ajan. Kun tiedät projektisi tavoitteet, mieti, kuinka usein kommunikoit asiakkaidesi sidosryhmien kanssa, miten teet sen ja mitä viestit sisältävät.

Voit päättää käyttää useita tapoja, kuten viikoittaisia ​​puhelinsisäänkirjautumisia aikataulun ja budjetin edistymisen päivittämiseen, sekä päivittäisiä sähköposteja lennossa oleville kysymyksille ja harvempia henkilökohtaisia ​​tapaamisia päivitysten esittämiseksi. hanke.

Mitä tahansa päätätkin, pidä mittasi ja tavoitteesi mielessäsi. Niiden pitäisi auttaa sinua tunnistamaan kommunikaatiotyypit, joista on eniten hyötyä projektillesi ja kuinka yksityiskohtaista tai syvällistä viestintäsi tulisi olla.

Kuinka käyttää projektin viestintäsuunnitelmaa

1. Jaa se tiimisi kanssa

Suunnitelman jakaminen tiimisi kanssa kertoo heille viestintätahdistasi, mikä vaikuttaa heidän työhönsä ja toimituspäiviinsä, mutta antaa heille myös enemmän kontekstia siitä, kuinka kommunikoit ja kenen kanssa.

Näiden tietojen jakaminen tarkoittaa, että tiimisi voi auttaa sinua viestintäsuunnitelman toteuttamisessa.

2. Pysy raiteilla

Varmista, että tiimisi tietää ja ymmärtää viestintäsuunnitelmasi, jotta asiakkaasi saa johdonmukaista ja merkityksellistä tietoa, joka toimitetaan hänelle koko projektin ajan.

Varaa kaikki tärkeimmät projektikokoukset heti, kun sinulla on suunnitelma, ja lisää kalenteriisi muistutuksia säännöllisistä sisäänkirjautumisista ja jopa projektisähköposteista, jotta pysyt ajan tasalla suunnitelmassasi määrittämiesi tärkeiden asioiden kanssa.

Jos jossain vaiheessa poikkeat viestintäsuunnitelmastasi ja sinun on vaikea palata siihen, harkitse uudelleen valitsemaasi lähestymistapaa:

• Vastaako se edelleen hankkeesi tavoitteita?
• Ovatko tavoitteet tai sidosryhmät muuttuneet millään tavalla projektin alkamisen jälkeen?
• Onko olemassa tehokkaampia tapoja kommunikoida projektitietoja tässä vaiheessa?

Viestintäsuunnitelma = menestys

Projektin viestintäsuunnitelma antaa sinulle työkalut tehokkaaseen viestintään. Suunnitelman avulla voit myös arvioida lähestymistapaasi uudelleen ja tarvittaessa asiakkaasi tarpeisiin.

Riippumatta siitä, kuinka muodollinen tai epävirallinen projektisi viestintäsuunnitelma on, se voi olla ero erittäin onnistuneen ja tehokkaan hankkeen ja sellaisen projektin välillä, joka vain horjuu ilman vankkaa suunnitelmaa.

Ajattele sitä toisena tapana asettaa ja tarkistaa odotuksia projektin aikana. Ajattele sitä keinona varmistaa mielekäs ja onnistunut viestintä helposti.

Mitä mieltä sinä olet ?

Kuinka tärkeä projektin viestintäsuunnitelma on projektin onnistumiselle? Pitäisikö projektipäälliköiden mielestäsi aina kirjoittaa viestintäsuunnitelma projekteille niiden koosta riippumatta? Kerro mielipiteesi jättämällä kommentti!

Jos kuitenkin haluat hallita henkilökohtaista taloutesi kuudessa kuukaudessa, suosittelen tätä opasta.

Jätä meille kommentti