Kuinka järjestän virtuaalisen varainkeruutapahtuman?

Järjestäminen a virtuaalinen varainkeruutapahtuma on todellinen haaste, varsinkin kun olemme siirtyneet fyysisestä tilasta virtuaalitilaan. Kaikenkokoisille voittoa tavoittelemattomille järjestöille virtuaalisesta varainhankinnasta on nopeasti tullut suuri trendi. Virtuaaliosallistumisen tarve on nyt tullut selväksi monille yrityksille. Nykyään organisaatioilla on aina oltava mahdollisuus käyttää virtuaalisia ja online-valintoja, jotta he voivat tavoittaa luovuttajat siellä, missä he ovat.

Jotta järjestöt voivat olla yhteydessä lahjoittajiin ja jatkaa varainhankintaa epävarmuudesta huolimatta, tapahtumien ja kampanjoiden järjestäminen verkossa on tullut välttämättömäksi.

Virtuaalisen varainkeruutapahtuman järjestäminen voi olla erittäin hankalaa, jos sitä ei tehdä oikein ja johdonmukaisesti. Tämän varmistamiseksi sinun tulee noudattaa seuraavia vaiheita, joita voidaan kutsua helpoksi oppaaksi tällaisen tapahtuman järjestämiseen:

Luo varainhankintaluettelo ja tee varasuunnitelma

Un virtuaalinen varainkeruutapahtuma Vaatii ehdottomasti varainhankintaluettelon, ja pääsuunnitelman lisäksi pitäisi olla myös varasuunnitelma siltä varalta, että se epäonnistuu. Tee luettelo tärkeimmistä lahjoittajista, joiden odotat olevan läsnä.

Luettava artikkeli: Mitä on inbound-markkinointi?

Muista ottaa ensin yhteyttä näihin tukijoihin ja antaa heille VIP-tiedot tapahtumasta, kuten luettelo kaikista virtuaalitapahtuman artisteista, postilaatikon tiedot ja yksityiskohdat muita sisäpiiritietoja.

Vie luovuttajien tiedot ja lähetä heille päivitykset. Ilmoita heille tapahtumasta ja auta heitä tekemään nopea ja helppo lahjoitus, kun olet laatinut listan lahjoittajista, jotka ovat merkittäviä virtuaalitapahtuman osallistujia ja ovat suostuneet osallistumaan.

Tuoreiden ja omaperäisten ideoiden sisällyttäminen ei ole mahdotonta, vaikka pitäytyisikin päästrategiassa ja siitä, mitä seuraajat tietävät. Sinun on siis oltava valmis improvisoimaan.

Valitse kuvauspaikka

Kuvauspaikalla on erittäin tärkeä rooli. Voit esimerkiksi tallentaa ennakkoon varainhankinnan esittelyn sekä tiedot keräyksen tarkoituksesta ja vuosikertomuksen päivitykset.

Kutsu yhteisön jäseniä, hallituksen jäseniä, työntekijöitä ja lahjoittajia keskustelemaan siitä, mikä motivoi heitä antamaan, mitä he tekevät ja miten organisaatio on vaikuttanut heihin.

Määritä tämän virtuaalisen varainkeruutapahtuman tarkoitus

tavoite: Vieraiden houkuttelemiseksi a virtuaalinen varainkeruu, sinun on kerrottava ihanteistasi. Joten riippumatta siitä, ovatko he tukeneet asiaa pitkään tai auttamassa varainkeruussa ensimmäistä kertaa, heidän tulee tietää tarkalleen, mitä se edustaa, mitä sillä saavutetaan ja miksi juuri tuo asia valittiin.

Budjetti: Laadi järjestelmällinen budjetti. Käytä paikkaan, ruokaan ja muihin tavanomaisiin välttämättömyyksiin säästetyt rahat videokuvaajan, videoeditorin palkkaamiseen ja kuvaamiseen valitun tilan sisustamiseen.

varainhankinnan tavoite. Aseta erityinen varainhankintatavoite, jonka eteen henkilökunta ja hallitus voivat työskennellä. Tämä auttaa säilyttämään keskittymisen ja parantamaan avunantajien sitoutumista.

Luettava artikkeli: Kuinka löytää toimittaja verkkokauppaasi?

Käytä lämpömittaria tai muuta varainkeruutavoitteen mittauslaitetta tapahtuman aikana pitääksesi osallistujat ajan tasalla siitä, kuinka paljon he ovat auttaneet keräämään.

Kalenteri:virtuaalisella varainkeruutapahtumalla on oltava aikataulu. Jos suunnitellaan tunnin mittaista tapahtumaa, tee minuuttikohtainen reittisuunnitelma aktiviteeteista, mukaan lukien kuka puhuu milloin, livemusiikkiesityksiä ja järjestelmällinen aikataulu koko tapahtumalle.

Les online-neuvottelualustoille vaativat usein tiukan aikataulun noudattamista, muuten tapahtuma voi epäonnistua kokonaan. Siksi on syytä kiinnittää huomiota ajalliseen näkökulmaan.

Valitse keräykseen sopiva suoratoistopalvelu

On kuitenkin tarpeen hillitä budjettia ja valita niistä parhaat alustat online-kokous. Tämä mahdollistaa päätavoitteen saavuttamisen, eikä puutteista ole puhuttavaa. Käytä alustaa, kuten Mixhubbia, joka tekee valmiiksi tallennettujen videoiden upottamisesta helppoa.

Mainosta tapahtumaa käyttämällä innovatiivisia digitaalisia ominaisuuksia ja yllätyksiä.

Mainosta sitä kaikilla alustoilla ennen tapahtumaa. Ohjaa ihmiset aina suojatulle aloitussivulle lahjoituksia varten. Tee juhlasta erityinen lisäämällä muutama odottamaton elementti. Harkitse varainhankinnan antamista jollekin varhaisessa vaiheessa, jos hän maksaa hieman enemmän.

Harkitse suurimmille kannattajille yksityisen virtuaalisen maistelun tarjoamista kokin kanssa, jos virtuaaliseen varainkeruutapahtumaan liittyy suklaata tai ruokaa täynnä olevia herkkupusseja. Kaikki tapahtumaan ilmoittautuneet tai virtuaaliliput ostavat saavat linkin virtuaaliseen valokuvakoppiin.

Henkilöille, jotka ovat valmiita isännöimään pienen 10 hengen kokoontumisen, tarjoa juhlalaatikoita tai cocktail laatikossa.

Tarjoa päivityksiä ja anna ihmisille pääsy varainkeruutietoihin.

Muista kertoa faneille onnistuneen virtuaalisen varainkeruutapahtuman jälkeen jakamalla päivityksiä. Tässä on joitain käsitteitä:

1. Julkaise tuloksets varainhankinnasta uutiskirjeessä.
2. Mainosta sosiaalisessa mediassa.
3. Lisää video tapahtumasta varainkeruun verkkosivustolla tai lataa se YouTubeen. Ihmiset voivat katsoa sen ensimmäistä kertaa, jos he missasivat sen, ja he voivat jatkaa antamista.
4. Lähetä kiitoskirjeitä vapaaehtoisille ja osallistujille. Kerro heille, kuinka paljon rahaa on kerätty ja mihin se käytetään.
5. Yritä kerätä palautetta mukana olevat ihmiset. Tällä tavalla voit parantaa taitoja ja kykyjä, joita tarvitaan toisen tämäntyyppisen tapahtuman järjestämiseen.
6. Yritä saada asiantuntija-apua ja kirjoita ne vakavasti muistiin ennen tapahtumaa ja jopa sen jälkeen. Tämän tekniikan avulla voit tarvittaessa ryhtyä korjaaviin toimiin.

Yhteenveto

Virtuaalisen varainkeruutapahtuman järjestämiseen liittyy monia huomioitavia tekijöitä. Jos puhumme lipunmyynnistä, miksi käyttää samaa perinteistä menetelmää tapahtumatietojen ja lippujen hallintaan, kun tapahtuma tapahtuu verkossa? Sinun on luotava online-lippulomakkeet ja lisättävä lipputasoja hinnoittelusuunnitelman perusteella.

Luettava artikkeli: 10 askelta viestintästrategian hallitsemiseksi

Osallistujien mukavuuden vuoksi kaikkien lipputasojen tulee sisältää verovähennyskelpoiset summat. Tämäntyyppinen lomake helpottaa myös tapahtuman markkinointia, koska sinun tarvitsee vain lähettää linkki ja rohkaista ihmisiä ostamaan lippuja.