Hoe meitsje it kommunikaasjeplan fan in projekt?

Kommunikaasjeplannen binne wichtich foar jo projekten. Effektive kommunikaasje, sawol ynterne as eksterne, is essensjeel foar it sukses fan it projekt. It is essensjeel om in projektkommunikaasjeplan te hawwen dy't beskriuwt wa't de belanghawwenden binne, lykas wannear en hoe se se kinne berikke. Lykwols, it hawwen fan in goede kommunikaasje strategy kin tige nuttich foar jo wêze. Dit artikel beslacht:

• De foardielen fan projektkommunikaasjeplannen
• Wat op te nimmen yn in kommunikaasjeplan
• Hoe skriuw ik in kommunikaasjeplan
• En hoe't jo in kommunikaasjeplan yn it heule projekt brûke

Mar foardat ik begjin soe ik jo graach fertelle oer dizze premium training dy't my persoanlik tastien hat om myn konverzje tariven op myn siden te ferheegjen. Klik hjir mar, it is in affiliate keppeling.

Foardielen fan Project Communication Plans

Yn har kearn fasilitearje projektkommunikaasjeplannen effektive kommunikaasje. Se sille jo projekten soepel meitsje en jo helpe om projektfalen te foarkommen. Oare grutte foardielen omfetsje it ynstellen en behearen fan ferwachtingen, better behear fan belanghawwenden, en assistearjen by it projektplanningsproses.

Stel en beheare ferwachtings

Projektkommunikaasje is in twarjochting. Lykas projektplanning, moatte ferwachtingen ynsteld wurde en moatte it projektteam en belanghawwenden fan kliïnten ferantwurdlikens nimme foar kommunikaasje om soepel te gean.

Wylst in projekt net begjint sûnder in projektplan yn plak, projektkommunikaasjeplannen wurde net sa maklik besprutsen, mar se moatte wêze.

Troch de kliïnt betiid yn it projektproses te litten witte wat te ferwachtsjen, sette jo de toan foar it heule projekt, begjinnend mei it projektfoarstelproses.

It is ek nuttich foar har om fan tefoaren te witten wat jo fan har nedich binne, sadat se kinne wurde taret as de tiid komt.

Stakeholder en klant behear

Troch in projekt is suksesfolle kommunikaasje oer ôfstimming mei doelen en mylpealen, en dêropfolgjende weryndieling nei dizze as projekten feroarje, essensjeel foar ynkeap fan belanghawwenden en transparânsje oer de status fan it projekt.

Kommunikaasje is de kaai foar it behâld fan in goede relaasje mei de klant, en in projektkommunikaasjeplan kin jo helpe om dat dielde begryp te behâlden fan wat der bart en wat moat barre yn jo projekt.

Projekt planning

In kommunikaasjeplan foar projektbehear definiearret hoe krityske ynformaasje yn it heule projekt sil wurde levere, troch wa en hoe faak. As jo ​​​​de projektplanning foltôgje, moatte jo de kommunikaasjeplanning ek foltôgje.

Net alle projekten binne gelyk oanmakke, en om dizze reden is in projektkommunikaasjeplan unyk foar jo projekt, en dêrom is it wichtich om der oer nei te tinken by it meitsjen fan jo projektplan nei de lansearring.

Grutte projekten hawwe oare kommunikaasjebehoeften as lytse projekten, en itselde jildt foar projekten mei teams fan belanghawwenden tsjin ien projektkontakt.

Projekten mei doelen, budzjetten, Ferskillende deadlines en sels ferskillende leveringen fereaskje allegear kommunikaasje ôfstimd op dy behoeften, en dat is wat om yn gedachten te hâlden by it meitsjen fan in projektkommunikaasjeplan.

Wat op te nimmen yn kommunikaasjeplannen

Wylst de spesifikaasjes fan jo kommunikaasjeplan sille ferskille ôfhinklik fan it type en omfang fan it projekt, moatte in pear wichtige eleminten opnommen wurde yn elk projektkommunikaasjeplan dat jo meitsje:

Key stakeholders

Skriuw alle wichtige belanghawwenden op, ynklusyf jo primêre klantkontakt. Nim kontaktynformaasje op lykas telefoannûmers en e-mails, sadat elkenien dy't tagong hat ta it kommunikaasjeplan dizze ynformaasje kin fine.

Leden fan it team

Omfetsje de wichtichste teamleden fan jo projekt en har rollen. Dit is handich foar elkenien dy't nij of net bekend is mei it projekt. List de leden fan jo team belutsen by it kommunisearjen fan leveringen, liedende strategyske diskusjes, of hoe't jo technyske petearen sille beheare tusken belanghawwenden en jo team.

Kommunikaasje metoaden

Beskriuw de wichtichste kommunikaasjemetoaden en de ferskate kanalen dy't jo sille brûke om kontakt op te nimmen mei belanghawwenden. Brûk e-post, tillefoantsjes, face-to-face gearkomsten, fideogearkomsten, sosjale media of in oar. Notysjes opnimme oer foarkommende stakeholderkanalen.

soarte fan kommunikaasje

Omfetsje de soarten kommunikaasje, hoe't dy kommunikaasje dield wurde sil, wat sil opnommen wurde, en mei wa't dy kommunikaasje sil wêze. Bygelyks, jo kinne wyklikse statusrapporten leverje oan de klant.

Tink oan hoe't jo dit sille leverje, oan wa't it sil wurde levere en hokker ynformaasje yn it rapport opnommen wurde moat.

Kommunikaasje stilen

Dit kin ôfbrutsen wurde troch belanghawwenden en kommunikaasjemetoaden. Hat in bepaalde belanghawwende leaver allinich formele kommunikaasje, of kinne jo it in bytsje mear tafallich nimme?

Kalinder fan gearkomsten

Wylst jo dit kinne oanpasse as nedich yn it heule projekt, is it nuttich om in earste idee te hawwen fan hoe faak jo mei belanghawwenden sille moetsje.

Ofhinklik fan 'e omfang fan it projekt kinne jo ek oanjaan hoe faak jo e-mails nei de kliïnt stjoere. Befette ek ynterne teamgearkomsten yn jo gearkomstekalinder.

Key berjochten

Bepale foar elke belanghawwende it kaaiberjocht as ynformaasje dy't har yn it heule projekt moatte wurde kommunisearre. Dit omfettet ek alle ynformaasje of feedback dy't jo fan har nedich binne.

Kommunikaasjedoelen

In kommunikaasjeplan dat kommunikaasjedoelen omfettet kin jo helpe besluten te nimmen op basis fan wat jo besykje te berikken.

Hoe kinne jo jo eigen projektkommunikaasjeplan skriuwe

1. Begryp jo ynstellings

In projektkommunikaasjeplan hoecht net formeel te wêzen. Mar it moat op syn minst skreaun wurde foar jo eigen referinsje. Tink oan grammatika, net om't jo tûk wolle klinke, mar om't jo dúdlik en begrepen wolle wêze.

Skriuwynstruminten kinne jo helpe om dit te behanneljen sûnder te folle tiid te nimmen. Mei dat yn oarder kinne jo begjinne mei it meitsjen fan jo ynhâld mei fertrouwen.

Earst lit it jo sitte en de projektparameters ynstelle. Dizze omfetsje de projektgrutte, klantbedriuwynformaasje, projektleveringen, skema en projektteam.

Tinke kommunikaasje stilen fan jo team en dat fan jo klant:

• Hoe suksesfol binne kommunikaasje oant no ta?
• Hat jo kliïnt in foarkar oanjûn foar kommunikaasje: hawwe se de neiging om te beljen as se in fraach hawwe of binne se e-mail-sintraal?
• Hawwe jo moete persoanlik of fia fideo?
• Hoe faak ynteraksje jo team direkt mei jo op in projekt? Hawwe se leaver de skriftlike kontekst boppe gearkomsten?

Sadree't jo it team en de kliïnten wêrmei jo wurkje, begripe, kinne jo dit tapasse op in kommunikaasje-aksjeplan.

2. Definearje jo doelen en jo belanghawwenden

List jo projektleveringen en wichtige projektbelanghebbenden. Foegje dan jo projektdoelen ta oan dy list: Tink oer wat suksesfolle projektkommunikaasje is, net allinich mei jo kliïnt, mar ek mei jo team.

Dizze list sil besluten oer kommunikaasje liede.

3. Meitsje in kommunikaasjeplan

no it is tiid om it plan te meitsjen. Definiearje jo oanpak foar de kommunikaasje dy't jo sille hawwe yn jo projekt. Kennis fan jo projektdoelen, beskôgje hoe faak jo sille kommunisearje mei jo klantbelanghebbenden, hoe't jo it sille dwaan, en wat dy kommunikaasje sil befetsje.

Jo kinne beslute om meardere oanpakken te brûken, lykas wyklikse telefoanyske check-ins om it skema en de foarútgong fan 'e budzjet te aktualisearjen, lykas deistige e-mails foar fragen ûnderweis en minder faak persoanlike gearkomsten om updates te presintearjen. projekt.

Wat jo ek beslute, hâld jo metriken en doelen yn gedachten. Dizze moatte jo helpe om de soarten kommunikaasje te identifisearjen dy't it meast foardielich sille wêze foar jo projekt en hoe detaillearre as yngeand jo kommunikaasje moat wêze.

Hoe kinne jo in projektkommunikaasjeplan brûke

1. Diel it mei dyn ploech

It dielen fan it plan mei jo team sil har ynformearje oer jo kommunikaasjekadinsje, dy't ynfloed hat op har wurk- en leveringsdatums, mar jouwe se ek mear kontekst oer hoe't jo sille kommunisearje en mei wa.

It dielen fan dizze ynformaasje betsjut dat jo team jo kin helpe it kommunikaasjeplan út te fieren.

2. Bliuw op spoar

Soargje derfoar dat jo team jo kommunikaasjeplan ken en begrypt, sadat jo kliïnt konsekwint en sinfolle ynformaasje krijt troch it heule projekt.

Boek alle wichtige projektgearkomsten sa gau as jo in plan hawwe en foegje herinneringen ta oan jo kalinder foar reguliere check-ins en sels projekte-mails, sadat jo op koers bliuwe mei de wichtige dingen dy't jo yn jo plan hawwe ynsteld.

As jo ​​op in stuit ôfwike fan jo kommunikaasjeplan en it dreech fine om derop werom te kommen, besjoch dan de oanpak dy't jo ynsteld hawwe opnij:

• Komt it noch oerien mei de doelstellingen fan jo projekt?
• Binne de doelstellingen of belanghawwenden op ien of oare manier feroare sûnt it begjin fan it projekt?
• Binne d'r op dit stadium mear effektive manieren om projektynformaasje te kommunisearjen?

Kommunikaasje Plan = Sukses

In projektkommunikaasjeplan hawwe jout jo de ark om effektyf te kommunisearjen. In plan kin jo ek jo oanpak opnij beoardielje en de behoeften fan jo klant as it nedich is.

Hoe formeel of ynformeel jo projektkommunikaasjeplan ek kin wêze, it kin it ferskil wêze tusken in heul suksesfol en effektyf projekt en ien dat gewoan stoppet sûnder in solide plan yn plak.

Tink oan it as in oare manier om ferwachtings yn te stellen en te kontrolearjen yn in projekt. Tink oan it as in manier om sinfolle en suksesfolle kommunikaasje mei gemak te garandearjen.

Wat tinksto ?

Hoe essensjeel is in projektkommunikaasjeplan foar it sukses fan in projekt? Tinke jo dat projektmanagers altyd in kommunikaasjeplan moatte skriuwe foar projekten, nettsjinsteande har grutte? Lit my jo gedachten witte troch in reaksje efter te litten!

As jo ​​​​lykwols yn seis moannen kontrôle wolle oer jo persoanlike finânsjes, advisearje ik dizze hantlieding tige oan.

Lit ús in reaksje