Como facer o plan de comunicación dun proxecto?

Os plans de comunicación son importantes para os teus proxectos. A comunicación eficaz, tanto interna como externa, é fundamental para o éxito do proxecto. É fundamental ter un plan de comunicación do proxecto que indique quen son os interesados, así como cando e como chegar a eles. Con todo, pasando ben estratexia de comunicación pode ser moi útil para ti. Este artigo abrangue:

• Os beneficios dos plans de comunicación do proxecto
• Que incluír nun plan de comunicación
• Como escribir un plan de comunicación
• E como utilizar un plan de comunicación ao longo do proxecto

Pero antes de comezar, gustaríame falarche deste adestramento premium que me permitiu persoalmente aumentar as miñas taxas de conversión nos meus sitios. Só fai clic aquí, é unha ligazón de afiliado.

Beneficios dos Plans de Comunicación do Proxecto

Na súa base, os plans de comunicación do proxecto facilitan unha comunicación eficaz. Farán que os teus proxectos funcionen sen problemas e axúdanche a evitar o fracaso do proxecto. Outros beneficios importantes inclúen establecer e xestionar expectativas, unha mellor xestión das partes interesadas e axudar co proceso de planificación do proxecto.

Establece e xestiona as expectativas

As comunicacións do proxecto son de dobre sentido. Do mesmo xeito que a planificación do proxecto, hai que establecer expectativas e o equipo do proxecto e as partes interesadas do cliente deben asumir a responsabilidade de que a comunicación funcione sen problemas.

Aínda que un proxecto non comeza sen un plan de proxecto establecido, os plans de comunicación do proxecto non se discuten tan facilmente, pero deberían facelo.

Ao informar ao cliente no inicio do proceso do proxecto que esperar, estableces o ton para todo o proxecto, comezando polo proceso de proposta de proxecto.

Tamén é útil que saiban de antemán o que necesitarán deles para que poidan estar preparados cando chegue o momento.

Xestión de clientes e grupos de interese

Ao longo dun proxecto, a comunicación exitosa sobre o aliñamento cos obxectivos e fitos, e a posterior realiñación destes a medida que os proxectos cambian, é esencial para a aceptación das partes interesadas e a transparencia sobre o estado do proxecto.

A comunicación é fundamental para manter unha boa relación co cliente, e un plan de comunicación do proxecto pode axudarche a manter esa comprensión compartida do que está a suceder e do que debería suceder ao longo do teu proxecto.

Planificación de proxectos

Un plan de comunicación da xestión do proxecto define como se proporcionará a información crítica ao longo do proxecto, quen e con que frecuencia. Ao completar a planificación do proxecto, tamén debe completar a planificación das comunicacións.

Non todos os proxectos se crean iguais e, por iso, un plan de comunicacións do proxecto é exclusivo do teu proxecto, polo que é importante pensar niso ao crear o teu plan de proxecto despois do lanzamento.

Os proxectos grandes teñen necesidades de comunicación diferentes que os proxectos pequenos, e o mesmo ocorre cos proxectos con equipos de partes interesadas fronte a un único contacto do proxecto.

Proxectos con obxectivos, orzamentos, diferentes prazos e incluso diferentes entregas requiren unha comunicación adaptada a esas necesidades, e iso é algo que hai que ter en conta ao crear un plan de comunicación do proxecto.

Que incluír nos plans de comunicación

Aínda que os detalles específicos do seu plan de comunicacións variarán dependendo do tipo e alcance do proxecto, deberían incluírse algúns elementos clave en cada plan de comunicacións do proxecto que cree:

Principais partes interesadas

Anote todas as partes interesadas clave, incluído o contacto principal do cliente. Inclúe información de contacto, como números de teléfono e correos electrónicos, para que calquera persoa que acceda ao plan de comunicación poida atopar esta información.

Membros do equipo

Inclúe os membros clave do equipo do teu proxecto e as súas funcións. Isto é útil para calquera persoa nova ou que non estea familiarizada co proxecto. Enumere os membros do seu equipo implicados na comunicación de entregas, liderando discusións estratéxicas ou como xestionará as conversacións técnicas entre as partes interesadas e o seu equipo.

Métodos de comunicación

Describe os principais métodos de comunicación e as diferentes canles que utilizarás para contactar cos interesados. Use o correo electrónico, as chamadas telefónicas, as reunións cara a cara, as reunións de vídeo, as redes sociais ou calquera outro. Incluír notas sobre as canles de interesados ​​preferidas.

tipo de comunicación

Inclúe os tipos de comunicación, como se compartirá esa comunicación, que se incluirá e con quen será esa comunicación. Por exemplo, pode proporcionar informes de estado semanais ao cliente.

Considere como o proporcionará, a quen se lle proporcionará e que información debe incluírse no informe.

Estilos de comunicación

Isto pódese desglosar por partes interesadas e métodos de comunicación. Un determinado interesado prefire só a comunicación formal, ou podes tomala un pouco máis casualmente?

Calendario de reunións

Aínda que pode axustar isto segundo sexa necesario ao longo do proxecto, é útil ter unha idea inicial da frecuencia con que se reunirá coas partes interesadas.

Dependendo do alcance do proxecto, tamén pode indicar con que frecuencia enviará correos electrónicos ao cliente. Inclúa tamén as reunións internas do equipo no calendario de reunións.

Mensaxes clave

Para cada parte interesada, determine a mensaxe ou información clave que terá que ser comunicada ao longo do proxecto. Isto tamén inclúe calquera información ou comentarios que necesites deles.

Obxectivos da comunicación

Un plan de comunicación que inclúa obxectivos de comunicación pode axudarche a tomar decisións en función do que estás a conseguir.

Como escribir o teu propio plan de comunicación do proxecto

1. Comprenda a súa configuración

Un plan de comunicación do proxecto non precisa ser formal. Pero polo menos debería estar escrito para a súa propia referencia. Considera a gramática, non porque queiras parecer intelixente, senón porque queres ser claro e entendido.

As ferramentas de escritura poden axudarche a xestionar isto sen levar moito tempo. Con isto en orde, podes comezar a crear o teu contido con confianza.

En primeiro lugar, permíteche sentar e configurar os parámetros do proxecto. Estes inclúen o tamaño do proxecto, a información da empresa do cliente, os resultados do proxecto, a programación e o equipo do proxecto.

Pensa estilos de comunicación do teu equipo e do teu cliente:

• Que éxito tiveron as comunicacións ata agora?
• O seu cliente indicou unha preferencia pola comunicación: adoitan chamar cando teñen unha pregunta ou están centrados no correo electrónico?
• Coñeceches persoalmente ou por vídeo?
• Con que frecuencia o teu equipo interactúa directamente contigo nun proxecto? Prefiren o contexto escrito ás reunións?

Unha vez que entendas o equipo e os clientes cos que traballas, podes aplicalo a un plan de acción de comunicacións.

2. Define os teus obxectivos e as túas partes interesadas

Enumere os resultados do proxecto e os principais interesados ​​do proxecto. A continuación, engade os obxectivos do teu proxecto a esa lista: pensa en que é a comunicación exitosa do proxecto, non só co teu cliente, senón tamén co teu equipo.

Esta lista guiará as decisións de comunicación.

3. Facer un plan de comunicación

agora é hora de facer o plan. Define o teu enfoque das comunicacións que terás ao longo do teu proxecto. Coñecendo os obxectivos do seu proxecto, considere con que frecuencia se comunicará coas partes interesadas dos seus clientes, como o fará e que incluirán esas comunicacións.

Pode decidir utilizar varios enfoques, como rexistros telefónicos semanais para actualizar a programación e o progreso do orzamento, así como correos electrónicos diarios para preguntas sobre a marcha e reunións presenciais menos frecuentes para presentar actualizacións. proxecto.

Sexa o que decidas, ten en conta as túas métricas e obxectivos. Estes deberían axudarche a identificar os tipos de comunicacións que serán máis beneficiosas para o teu proxecto e o detallado ou profundo que deberían ser as túas comunicacións.

Como utilizar un plan de comunicación do proxecto

1. Compárteo co teu equipo

Compartir o plan co teu equipo informaralles da túa cadencia de comunicación, o que afecta o seu traballo e as datas de entrega, pero tamén lles dará máis contexto sobre como te comunicarás e con quen.

Compartir esta información significa que o teu equipo pode axudarche a implementar o plan de comunicación.

2. Mantéñase no camiño

Asegúrate de que o teu equipo coñeza e entenda o teu plan de comunicación para que o teu cliente reciba información consistente e significativa que se lle entrega ao longo do proxecto.

Reserva todas as reunións clave do proxecto en canto teñas un plan en marcha e engade recordatorios ao teu calendario para facer check-in regulares e mesmo correos electrónicos do proxecto para manterte ao tanto das cousas importantes que definiches no teu plan.

Se nalgún momento te afastas do teu plan de comunicacións e che resulta difícil volver a el, reconsidera o enfoque que estableceches:

• Segue a corresponder cos obxectivos do teu proxecto?
• Os obxectivos ou as partes interesadas cambiaron dalgún xeito desde o inicio do proxecto?
• Existen formas máis eficaces de comunicar a información do proxecto nesta fase?

Plan de comunicación = Éxito

Ter un plan de comunicación do proxecto dáche as ferramentas para comunicarte de forma eficaz. Un plan tamén pode permitirche reavaliar o teu enfoque e as necesidades do seu cliente se é necesario.

Non importa o quão formal ou informal pode ser o seu plan de comunicación do proxecto, pode ser a diferenza entre un proxecto moi exitoso e eficaz e un que só se para sen un plan sólido no lugar.

Pense nel como outra forma de establecer e comprobar as expectativas ao longo dun proxecto. Pense nel como unha forma de garantir unha comunicación significativa e exitosa con facilidade.

Que opinas?

Que tan esencial é un plan de comunicación do proxecto para o éxito dun proxecto? Cres que os xestores de proxectos deben escribir sempre un plan de comunicación para os proxectos, independentemente do seu tamaño? Déixame saber os teus pensamentos deixando un comentario!

Non obstante, se queres tomar o control das túas finanzas persoais en seis meses, recoméndoche esta guía.

Déixanos un comentario