Controlar os custos do proxecto para unha maior rendibilidade

O control de custos xoga un papel vital en calquera estratexia financeira. Como se mantén no orzamento cando estás facendo un seguimento das finanzas do teu proxecto? Do mesmo xeito que elaborar un orzamento persoal, hai varias opcións á súa disposición: clasificar gastos, determinar as partidas máis caras e buscar solucións para limitar os gastos en cada área. Despois de completar todas estas accións, poderás controlar o orzamento, para analizar a súa rendibilidade e aumentar os beneficios.

Os principios básicos do control de custos son os mesmos para todos os orzamentos, xa sexan corporativos ou persoais. Neste artigo, Finance de Demain Consulting Explica o concepto de control de custos e como encaixa nun sistema de xestión de custos máis amplo.

Que é o control de custos?

O control de custos é un principio de identificación e redución de gastos destinados a aumentar os beneficios da empresa. Pode levarse a cabo a nivel de proxecto ou a nivel de toda a empresa.

Neste caso, centrarémonos en aplicar o proceso de control de custos no marco dun proxecto ou grupo de proxectos.

Como xestor de proxectos, o control de custos serviralle para supervisar o seu plan de xestión de recursos e reaccionar ante os excesos de orzamento.

Se superas o orzamento do teu proxecto, unha ferramenta de informes tamén pode ser útil. Supoña que o deseñador autónomo que contratou para un novo proxecto tardou moito máis do esperado en editar as imaxes.

Despois de identificar este custo adicional, pode decidir contratar un deseñador interno para o seu próximo proxecto para reducir custos e gañar eficiencia.

Como pode marcar a diferenza o control dos custos?

O teu equipo non cumpre o alcance ou o orzamento do proxecto? Aquí é onde o control de custos se fai importante. Aínda que teñas un orzamento, controlar os custos pode axudarche a reducilo aínda máis e aumentar os ingresos ao longo do camiño.

Este proceso proporciona información sobre o gasto global da empresa: destaca as áreas máis caras e identifica aínda máis o gasto en cada unha destas áreas.

Como primeiro paso, pódese aplicar o control de custos ao proxecto co obxectivo de reducir os custos a esta escala e aumentar así potencialmente os beneficios da empresa.

Cales son as técnicas de control de custos?

Inicialmente, o control de custos pode ocorrer en niveis máis altos da empresa, pero moitas veces ten lugar a nivel de proxecto. É neste nivel onde podes avaliar os custos reais por proxecto e xestionalos de forma eficaz.

Estes son os cinco pasos a seguir para controlar mellor os custos dun proxecto:

1. Planifica o teu orzamento

En primeiro lugar, cómpre planificar o seu orzamento para obter unha estimación de custos detallada e asignar os recursos de forma eficaz. Desenvolver un plan detallado do proxecto reducirá as variacións de custos, que son a diferenza entre o seu orzamento orixinal e os gastos reais.

Incluír no seu plan orzamentario:

• Número de membros do equipo necesarios para o proxecto
• Unha estimación do tempo necesario para completar o proxecto
• Materiais necesarios para o proxecto

Ao calcular o tempo e os materiais necesarios para o proxecto, garde algo de soltura no seu orzamento. O inesperado non é raro e é posible que teñas que ampliar o prazo do proxecto ou solicitar recursos adicionais.

2. Supervisar todos os gastos

O segundo paso no control dos custos do proxecto é supervisar o progreso dos gastos do proxecto. Serás capaz de tomar medidas correctoras máis facilmente se observas variacións de custo en tempo real.

Ao final do proxecto, será demasiado tarde, o diñeiro será gastado. Neste punto, o único que tes que facer é aprender del para evitar que esta situación se repita no futuro.

Para supervisar eficazmente os teus gastos durante un proxecto, establece fitos do proxecto. En cada fito, podes analizar os teus gastos e garantir que se respecta o alcance do proxecto. E se algunha vez observas sobrecostos nun fito determinado, podes atopar unha solución para reducilos máis adiante no proxecto.

3. Utilizar sistemas de control de cambios

É fundamental establecer obxectivos claros durante a fase de planificación do proxecto. Para asegurarse de acadar estes obxectivos, pode ser necesario un proceso de control de cambios.

O control de cambios é un conxunto de pasos que rexen todos os cambios realizados polas partes interesadas durante un proxecto. Permíteche evitar a deriva de obxectivos preparándote para os cambios tan pronto como aparecen e adaptando así o proxecto en consecuencia.

4. As fases dun proceso de control

cebado

O proceso de control de cambios comeza cando un interesado solicita un cambio no proxecto. A solicitude pode variar: pode ser a ampliación de prazos ou os novos proxectos entregables.

Avaliación

O xefe de proxecto ou o xefe de departamento escanea a solicitude para obter información básica, como os recursos necesarios, o impacto da solicitude e os destinatarios da solicitude. Despois da avaliación inicial, a solicitude de cambio pasa á fase de análise.

Análise

Durante a fase de análise, o responsable do proxecto competente aproba ou rexeita a solicitude. Nalgúns casos, pódese crear un comité de control de cambios para controlar a aprobación dos cambios. O director do proxecto aproba ou denega a solicitude, e notifícao ao equipo.

Dependendo do tamaño do proxecto, o xestor do proxecto tamén pode rexistrar o cambio nun rexistro de cambios para garantir que todas as partes interesadas do proxecto reciban a información.

Implementación

Implementar un cambio pode variar dependendo da fase do proxecto, pero xeralmente implica actualizar o calendario e os entregables, así como informar ao equipo do proxecto.

Debe avaliar o alcance do proxecto e verificar que o cambio do calendario non terá grandes impactos nos obxectivos previstos.

Valado

Despois de documentar, difundir e executar a solicitude, pódese pasar á fase de peche. Recoméndase que teña un plan de peche formal establecido para que todos os membros do equipo poidan acceder e consultar esta información no futuro.

Ao revisar eficazmente os cambios nos teus proxectos, o control de custos debería ser natural.

Prever con precisión o orzamento e o éxito dun proxecto implica manter unha xestión concienzuda de principio a fin. Os imprevistos no camiño son inevitables, pero o establecemento de certos sistemas axuda a protexerse contra estas desviacións.

4. Xestiona o teu tempo

A xestión do tempo é unha parte integrante do control de custos: cando a duración total dun proxecto aumenta, o custo total do proxecto tamén aumenta. Para non superar o orzamento asignado, deberase sobre todo respectar o calendario do proxecto.

Adopta estratexias de xestión do tempo para aumentar a produtividade e axudar aos membros do equipo a completar o traballo a tempo dentro do orzamento.

Aquí tes algúns consellos de xestión do tempo:

Timeboxing

Timeboxing é unha estratexia de xestión do tempo orientada a obxectivos que implica completar tarefas dentro dun " bloque de tempo ».

por exemplo, se necesitas escribir unha publicación no blog, podes crear un bloque de dúas horas para delineala. Despois, despois dun descanso, podes volver a outro bloque de tres horas para facer un primeiro borrador.

Bloqueo de tempo

O bloqueo de tempo é semellante ao tempo, pero en lugar de establecer unha determinada cantidade de tempo para cada tarefa individual, bloquearás períodos específicos do teu calendario para o traballo relacionado.

O Método Pomodoro

Do mesmo xeito que o timebox e o bloqueo de tempo, a técnica Pomodoro axúdache a completar as túas tarefas nun curto espazo de tempo e a facer pausas entre sesións de traballo.

por exemplo, traballa durante 25 minutos, despois fai un descanso de cinco minutos catro veces. Despois, despois da cuarta sesión de traballo, fai unha pausa máis longa 20 ou 30 minutoss.

tragar o sapo

SSegundo unha famosa cita de Mark Twain: "Se tes que tragar un sapo, é mellor que o fagas a primeira hora da mañá". A estratexia de xestión do tempo "coma a ra" inspírase nestas palabras e anímate a ocuparte primeiro de tarefas importantes ou complexas antes de traballar noutras menos importantes ou menos urxentes.

Principio de Pareto

Aínda se chama o regra 80-20 Este principio baséase nunha regra fundamental: dedicamos o 20% do noso tempo a realizar o 80% do traballo. Concretamente, poder procesar este 80% das tarefas con suficiente rapidez déixanos, polo tanto, máis tempo durante a nosa xornada laboral para ocuparnos do 20% restante, o que nos levará o 80% do tempo.

Facendo as cousas (GTD)

Inventado por David Allen a principios dos anos 2000, o método " Cousas feitas » ou “Getting things done” en francés, recomenda facer previamente por escrito unha lista de tarefas planificadas. Unha vez libre destas consideracións, en lugar de depender das ferramentas de xestión do traballo, poderás actuar sen ter que descubrir que facer.

Pode parecer contraintuitivo centrarse na produtividade como parte do control de custos, pero o rendemento do proxecto é a pedra angular do fluxo de caixa.

Se o teu equipo non é produtivo, non cumprirás os prazos do proxecto e o incumprimento dos prazos xerará custos adicionais. Loxicamente, se o teu proxecto custa máis, o fluxo de caixa da túa empresa diminúe. 

5. Rastrexar o valor gañado

O seguimento do seu valor gañado pode axudarche a prever o resultado financeiro dun proxecto. Este método de control de custos require coñecementos de contabilidade de custos. Pode axudarche a detectar a aparición de custos variables e, polo tanto, evitar variacións en proxectos futuros.

O valor gañado é a cantidade de tarefas realmente completadas nun proxecto. Para facer un seguimento do valor gañado e ver se estás na programación, cómpre multiplicar a porcentaxe de tarefas completadas polo orzamento do proxecto.

Pasos para rastrexar o valor gañado

Para rastrexar o valor gañado, siga estes pasos:

1o paso: determinar o grao de realización de cada tarefa en porcentaxe.

2o paso: establecer o valor planificado (Valor planificado ou PV) ou o custo orzamentado da obra prevista. Este é o orzamento autorizado para realizar os traballos previstos.

3o paso: determinar o valor gañado (Evalor definido ou EV), ou o custo orzamentado dos traballos realizados. Esta é a cantidade de traballo que se realizou.

4o paso: establecer o custo real (Costo real ou AC), que representa o custo real do traballo realizado. Trátase de gastos relativos a traballos xa realizados.

5o paso: calcular as variacións de custo (Variación de custo ou CV) restando o valor gañado do custo real (CV = EV – AC).

6o paso: recompilar os resultados.

Para os tres primeiros pasos, cómpre recoller información de custos para o seu proxecto, mentres que para os tres últimos, cómpre realizar cálculos e análises. As variacións de custo representan o estado dos custos do seu proxecto.

Cando controlas os custos, o teu currículo é a métrica que determina se o teu proxecto está no camiño do orzamento. A CV negativo significa que o proxecto supera o orzamento.

¿Deberías controlar ou xestionar os custos?

É común confundir o control de custos coa xestión de custos. Son dous termos distintos que hai que definir e entender correctamente. O control de custos é un subproceso dentro do sistema máis amplo de xestión de custos.

Aínda que o control de custos consiste en identificar os gastos e reducilos para aumentar os beneficios, a xestión de custos é o proceso global de estimación, orzamento e control dos custos dun proxecto.

A túa empresa probablemente teña moitos empregados implicados na xestión de custos. Dependendo do tamaño do teu equipo, diferentes persoas poden traballar na planificación dos recursos e no orzamento.

Para un control eficaz dos custos, os equipos deben supervisar o gasto en diferentes niveis da empresa para prestar a suficiente atención a cada parte do orzamento empresarial e analizalo a fondo.

Use o control de custos para rastrexar e reducir os gastos do proxecto

O seguimento dos datos de custos para reducir o gasto do proxecto é un proceso tedioso, pero a xestión de custos ten un impacto directo na rendibilidade.

Para xestionar os custos de forma eficaz, crea un panel de control personalizable para ter toda a información ao teu alcance. Esta automatización permitirache facer malabares entre a xestión de proxectos e o control de custos, todo nun só lugar.

Déixanos un comentario. Pero antes de marchar, aquí está un robot que che permite gañar moi facilmente co comercio EUR/USD.