O papel dun asistente virtual nunha empresa

Se es como a maioría dos blogueiros, sempre pensaches que tiñas que ir só? Este é o teu caso? E si, a maioría dos emprendedores comezan pola súa conta ou contratan un asistente virtual.

Neste artigo, móstroche por que un asistente virtual é importante para a túa empresa. Pero primeiro, aquí tes un curso de formación que o fará fai posible ter éxito no emprendemento.

Que é un asistente virtual?

Un asistente virtual (VA) é alguén que ofrece servizos de apoio a outras empresas desde unha localización remota.

O termo naceu nos anos 1990 da posibilidade de traballar de xeito virtual grazas ás melloras tecnolóxicas. Un asistente virtual é aquel que é contratado para realizar as tediosas tarefas do día a día da túa empresa.

Pode estar noutra cidade, estado ou país. Tamén pode ser xente que veña á túa oficina ou se reúna nun espazo de coworking unha vez por semana. Realmente depende de ti.

O máis importante é que se encarguen de realizar sen problema as tarefas que precisa o seu cliente, xa sexa porque odia facelo ou porque leva demasiado tempo.

Os asistentes virtuais son especialmente demandados por emprendedores e empresas en liña. Estas empresas necesitan axuda pero non queren contratar persoalmente persoal. Para servirte, Finance de Demain traballa cunha media de dous asistentes virtuais.

Que fai un asistente virtual

En teoría, un asistente virtual pode facer todo o que fai calquera outro persoal de apoio. Non obstante, as tarefas de soporte virtual non se limitan ao traballo de oficina. Moitos asistentes virtuais ofrecen servizos de mercadotecnia, deseño web e outros.

Algúns asistentes virtuais están especializados nun conxunto de habilidades específicos. Por exemplo, un asistente virtual de mercadotecnia só funciona de mercadotecnia. Outros asistentes virtuais realizan unha variedade de tarefas pero nun sector específico. Por exemplo, un asistente virtual para empresas inmobiliarias.

A maioría dos asistentes virtuais teñen o seu propio negocio de asistentes virtuais na casa. Isto permítelles gañar máis e ter un mellor control sobre as tarefas que realizan. Non obstante, moitas pequenas empresas contratan asistentes virtuais como parte dun traballo ou contrato.

Finalmente, moitos VA usan sitios autónomos ou sitios de coworking para atopar proxectos rápidos e de tempo limitado.

Como pode beneficiar a túa empresa un asistente virtual?

Porque delegando tarefas que che consumen tempo e enerxía, que non che gustan de facer e que te manteñen no ciclo de pasar dunha tarefa tediosa a outra, un VA permitirache recuperar o control dos teus asuntos.

Facer crecer o teu equipo significa que podes facer un traballo esencial, centrarte na estratexia e no panorama xeral. Podes comezar a soñar e planificar a maior escala.

Como sabes cando estás listo para contratar un asistente virtual?

Cando estarás listo para contratar é diferente para todos, o que dificulta moito a decisión. Recomendamos contratar un VA antes de que penses que estás listo para ir.

A razón disto é que a maioría da xente (incluído eu!) agarda ata que esteamos xa nun punto de "loucura" para comezar a delegar e pedir axuda co negocio. Entón, se estás preparado para facer crecer o teu negocio e cres que estás preparado, recoméndoche encarecidamente que comeces a buscar o teu asistente virtual.

Serás moito máis doado para os dous se incorporas a alguén ao equipo cando as cousas están un pouco máis tranquilas, para que as cousas funcionen sen problemas cando chegan aos momentos de maior actividade.

Aquí tes algunhas preguntas para responder antes de tomar a decisión final de contratación:

• Estás preparado para facer crecer o teu negocio máis rápido do que ata agora?
• Podes pagar a alguén cada mes?
• Tes tarefas definidas para comezar a delegar?

Se respondeches si a todas estas preguntas, entón estás preparado para comezar o proceso de contratación de VA.

Como contratar un VA?

Aínda que a asistencia virtual é unha excelente idea de negocio na casa, obter axuda virtual é fundamental para que os propietarios de empresas na casa maximicen os seus ingresos e faciliten o crecemento. Como propietario dun negocio doméstico, chega un momento no que é imposible facer todo, polo menos o suficientemente ben como para ser eficaz e eficiente.

Contratar un asistente virtual liberarache tempo para que te concentres no teu traballo, nas tarefas que che produzan os mellores resultados comerciais. Ademais, moitos os asistentes virtuais son mellores ca ti nalgunhas tarefas.

A longo prazo, sempre é máis rápido e máis barato contratar traballos para os que non estás cualificado.

O primeiro paso da contratación dun asistente virtual é facer unha lista das tarefas que quere externalizar. Fai unha lista completa, priorizando as actividades que queres delegar primeiro. Por exemplo, A xestión do correo electrónico leva moito tempo e tediosa, colócao na parte superior da túa lista.

Ou quizais os problemas tecnolóxicos lle ocupen demasiado tempo, pode terceirizar a xestión do seu sitio web. Ou mantén actualizadas as contas da túa empresa.

O seguinte paso está a descubrir a quen contratar. Hai moitas formas de contratar un asistente virtual. Podes usar un servizo de VA que os contrate e adestra e, a continuación, asígnache unha persoa en función dos servizos que necesites.

A última opción é contratar a alguén da túa rede que teña referencias. Aínda que podes publicar un anuncio buscando un asistente virtual, atopar un que xa teña credenciais de confianza aforrarache tempo e dores de cabeza.

Lista de servizos que poden ofrecer os asistentes virtuais

escritura creativa

• Escribe entradas no blog
• Escribe libros electrónicos, libros, boletíns, embudos de correo electrónico, etc.
• Escribir ou editar transcricións de audio ou vídeo.
• Escribe publicacións en redes sociais para Facebook, Twitter ou Instagram.
• Edición e revisión de publicacións de blogs, libros, sitios web, boletíns, receitas, etc.
• Prepare correos electrónicos para o seu marketing por correo electrónico
• Creación de descricións de produtos para tendas en liña (tenda/xestor de produto)
• Recopilación/edición de testemuños.
• Etc ...

Administrador/Xestión

• Atención ao cliente por correo electrónico, chat ou teléfono.
• Fai un seguimento e responde aos correos electrónicos.
• Organizar caixas de correo
• Xestionar comentarios do blog.
• Soporte de seminarios web en directo
• Xestión do calendario
• Crea presentacións en PowerPoint
• Xestión de subministracións e subministracións
• Organizar entrevistas
• Responder chamadas telefónicas
• Reutilizar contido (Exemplo: converter un vídeo nunha publicación escrita dun blog ou unha publicación de blog nunha publicación de redes sociais)
• Redactar actas das reunións de videoconferencia
• Xestionar calendarios editoriais do blog
• Tarefas de incorporación de clientes, como responder a correos electrónicos e enviar facturas e contratos
• Seguimento de clientes potenciais/clientes actuais
• Presentación dos invitados
• Facer arranxos de viaxe
• Elaboración de formularios
• Retomar a creación
• Contratación e formación de novos membros do equipo
• Traduction
• Reflexiona sobre artigos de blog, produtos, etc.

NB: As tarefas administrativas están entre os servizos máis demandados. Axudar aos propietarios de empresas con estas tarefas diarias libera o seu tempo para gañar máis cartos. Moi precioso!

Deseño gráfico

• Creación de gráficos para publicacións do blog
• Edición de fotos
• Creación de diapositivas para webinars ou obradoiros.
• Deseño de tarxetas de visita, flyers, logotipos, menús, sinalización, etc.
• Busca de imaxes para publicacións de blogs, libros, redes sociais, etc.
• Creación de guías de estilo de marca.
• Deseño de libros electrónicos ou arquivos PDF para subscricións de boletíns

NB: Canva ten toneladas de modelos e é fácil de usar se queres crear gráficos.

Redes sociais

• Programación de actualizacións de redes sociais.
• Creación e xestión da conta de Pinterest
• Crea e xestiona pins promocionados
• Xestionar grupos de Facebook
• Creación e xestión de grupos de LinkedIn
• Crear enquisas de redes sociais
• Axustar os horarios de publicación.
• Creación e xestión de publicacións en Instagram.
• Responde ás mensaxes das redes sociais.

Contabilidade

• Xestión de pagamentos e facturación.
• Procesamento de pedidos e devolucións.
• Xestión de recadación
• Xestión de nóminas
• Facturación e facturas.

Como usar esta lista de servizos de asistentes virtuais?

Como podes ver, hai moitos servizos que podes ofrecer como Asistente Virtual.

Segundo o tipo de servizo que che interese, podes combinar un paquete de servizos relacionados e vendelo como un paquete de servizos: facturado por proxecto ou como un servizo mensual en curso.

Se atopas algo que despierte o teu interese, investiga máis. Se despois da túa investigación aínda estás interesado, descubre como podes adquirir as habilidades necesarias se aínda non as tes.

Podes aprender de vídeos de YouTube, libros en Amazon ou cursos que atopes en liña.

E recorda, só porque esteas comezando cun servizo como VA non significa que estarás atascado ofrecendo ese servizo durante o resto da túa vida. Podes actualizar ou engadir servizos adicionais.

Habilidades necesarias para ser un asistente virtual

Moitas das habilidades necesarias para ser asistente virtual son as mesmas que as necesarias para ser asistente administrativo ou secretario. Por exemplo, debes ter habilidades organizativas superiores. Tamén debes ter un comportamento telefónico agradable e habilidades no uso das novas tecnoloxías.

Como VA, tamén necesitará habilidades específicas para o traballo por conta propia. Por exemplo, deberías poder realizar varias tarefas, especialmente se estás facendo malabarismos con varios clientes.

Debes poder concentrarte no traballo, no teu ambiente doméstico. Tamén necesitas o equipo axeitado na túa oficina na casa.

Algúns traballos de asistente virtual requiren habilidades adicionais, incluíndo deseño web, planificación de eventos, contabilidade e moito máis.

Podes buscar traballos de Asistencia Virtual que requiran as túas habilidades particulares. Ademais de habilidades específicas, os empresarios adoitan buscar candidatos con formación e/ou experiencia de oficina nalgunha capacidade administrativa.

As calidades esenciais dun asistente virtual

Fiabilidade

Este é un dos máis importantes porque, por desgraza, parece ser o máis común. Moitos clientes dixéronme que estaban decepcionados cos VA que non informaron do seu progreso ou simplemente non o fixeron.

Isto é totalmente inescusable e non só dá mala fama á industria da asistencia virtual, senón que o próximo asistente virtual chamado debe soportar as sospeitas e dúbidas do cliente sobre a eficacia do uso deste tipo de servizos. .

A profesionalidade é primordial neste sector, polo que se un cliente che chama, deberías chamalo de volta. Se recibe un correo electrónico, debe responder! Non ten que ser inmediatamente, pero polo menos ten que ser ao día seguinte.

Boas habilidades comunicativas

Desde o primeiro punto, debes informar ao cliente do avance do teu traballo, polo que establece como e cando actualizalos cando se faga cliente, e antes de comezar cada nova tarefa.

Se un cliente ten que perseguirche constantemente para obter actualizacións, entón non estás facendo ben o teu traballo.

Xestión do tempo

A investigación aparentemente di que só debes centrarte nunha cousa e que é ineficiente para a multitarea. Por suposto, tes que centrarte na tarefa, pero tamén traballarás con varios clientes; que pensan que son o seu único e máis importante cliente.

Probablemente teñas moito que facer nun día, así que planifica con antelación. Programe tarefas cando sexa máis eficiente. Usa un calendario de Google e marca os elementos persoais dunha cor e os de traballo doutra.

Se sabes que escribes mellor pola mañá, proba a programar reunións para a última hora da tarde. Tamén podes encaixar todas as túas tarefas de traballo no teu calendario (incluído o tempo de planificación) para saber de forma realista se tes tempo para facelo todo.

Recurso

A miúdo recibirás correos electrónicos con preguntas técnicas, que poderían atopar facilmente usando Google, ou preguntando canto custan os teus servizos, cando nin sequera se molestaron en visitar o teu sitio web e/ou as túas redes sociais.

Pedirás que fagas moitas cousas que nunca fixeras antes e só tes que descubrir como facelo. Espérase que os VA proporcionen solucións e resolvan os problemas dos clientes.

Se non tes a capacidade de resolver un problema e descubrir como facer algo, entón non serás un bo VA.

O asistente virtual non é Yoda, polo que non é realista asumir que poderá facelo todo. Pero hai que saber investigar para atopar a información por conta propia. Sempre que sexas honesto co teu cliente sobre o alcance das túas habilidades, estarás ben.

Os clientes tampouco esperan que o saibas todo. Dilles que nunca fixeches este traballo en particular antes; pero estás feliz de descubrir como e volver a el.

Deberías seguir adestrando, onde podes ver vídeos de YouTube, intercambiar habilidades con outros VA, facer preguntas nos foros de VA e, en xeral, participar.

Tenta estar ao día do que se está movendo e cambiando, tanto no teu sector como no mundo tecnolóxico. Decide sobre as cousas que queres saber máis e despois investiga.

Xestionar as expectativas e xerar confianza

Non só tes que saber o que estás facendo, senón que tamén tes que asegurarte de que o cliente sabe o que está a facer. Moitas veces un cliente nunca traballou cun asistente virtual, polo que se non sabe o que pode facer e como funciona todo, dubidará seriamente da túa capacidade para axudalo.

É probable que un novo cliente te busque para guialo durante o proceso, polo que debes saber e explicar como traballas. Isto vén principalmente coa experiencia, pero practica a túa nova lista de preguntas ou xogo de roles; e mesmo traballo voluntario para un contratista que coñeces, para que poidas obter un testemuño e probalo, se iso che preocupa.

Traballar só

Parece que é bastante común que os autónomos se sintan sós, o que me sorprende porque estou completamente feliz traballando só e nunca pensei que algunhas persoas botarían de menos ter a outras persoas.

Claro, ás veces uso espazos de coworking e outras traballo en cafés, pero estar só toda a semana é algo a ter en conta.

Se tes algunha experiencia en asistencia virtual, non esquezas deixarme un comentario. Non obstante, non podo deixarche sen presentar esta formación premium sobre finanzas persoais.