As etapas dun plan de proxecto que garanten o éxito do proxecto

Un plan de proxecto é a culminación dunha planificación coidadosa por parte dun xestor de proxecto. É o documento principal que guía o avance dun proxecto. Esta é a guía do director do proxecto.

Aínda que os plans do proxecto difiren dunha empresa a outra, hai dez pasos que absolutamente deben estar nun plan de proxecto para evitar confusións e improvisacións forzadas durante a fase de execución do proxecto.

Neste artigo, Tráioche os meus consellos para axudarche a redactar ben o teu plan de proxecto. Se desexa executar con éxito o seu proxecto, o seu plan de proxecto debe incluír absolutamente os seguintes elementos:

1. Obxectivos do proxecto

Os obxectivos do proxecto están definidos na carta do proxecto. Non obstante, tamén deben incluírse no plan do proxecto para explicar máis detalladamente os obxectivos do proxecto. Non obstante, un director de proxecto opta por incorporar obxectivos ao plan do proxecto, o importante é manter un vínculo claro entre eles a carta do proxecto – o primeiro documento clave dun proxecto – e o segundo documento clave do proxecto, o seu plan de proxecto.

2. Ámbito do proxecto

Do mesmo xeito que os obxectivos do proxecto, o alcance defínese na carta e debe ser perfeccionado aínda máis no plan do proxecto polo director do proxecto. Ao definir o alcance, o director do proxecto pode comezar a mostrar como será o obxectivo do proxecto.

Se o alcance non está definido, pode estenderse ao longo do proxecto. Isto leva a sobrecostos e prazos incumplidos.

Artigo para ler: Como dirixir un negocio próspero?

Por exemplo, se estás dirixindo un equipo de márketing para crear un folleto para a liña de produtos dunha empresa, debes indicar o número de páxinas e proporcionar exemplos de como se verá o produto acabado.

Para algúns membros do equipo, un folleto pode significar dúas páxinas, mentres que outros poden considerar dez páxinas adecuadas. Definir o alcance pode poñer a todo o equipo na mesma páxina desde o principio.

3. Fitos e principais entregas

Os principais logros dun proxecto chámanse fitos e os principais produtos de traballo chámanse principais entregas. Ambos representan os principais compoñentes do traballo nun proxecto. Un plan de proxecto debe identificar estes elementos, definilos e establecer prazos para a súa realización.

Se unha organización está a levar a cabo un proxecto para desenvolver novo software, os principais resultados poden ser a lista final de requisitos empresariais e como implementalos.

Entón, o proxecto podería ter fitos para a finalización do deseño, as probas do sistema, as probas de aceptación dos usuarios e a data de implantación do software. Estes fitos están asociados a produtos de traballo, pero están máis relacionados cos procesos que cos propios produtos.

Artigo para ler: O lugar do marketing dixital na empresa

Os fitos e os prazos de entrega das claves non teñen que ser datas exactas, pero canto máis específicos mellor. As datas precisas axudan aos xestores de proxectos a desglosar as estruturas de traballo con máis precisión.

Nesta fase do plan, creará fitos para que poida tomar entregas grandes ou de alto nivel e dividilas en entregas máis pequenas, que se poden describir na seguinte etapa.

4. A estrutura de desglose do traballo

Unha estrutura de desglose do traballo divide os fitos e os principais resultados dun proxecto en anacos máis pequenos para que se lle atribúa a unha persoa a responsabilidade de cada faceta.

Ao desenvolver esta estrutura, o director do proxecto ten en conta moitos factores como os puntos fortes e débiles dos membros do equipo do proxecto, as interdependencias entre tarefas, os recursos dispoñibles e o prazo global do proxecto.

Os xestores do proxecto son os responsables en última instancia do éxito do proxecto, pero non poden facer o traballo sós. A estrutura de descomposición é unha ferramenta que utiliza o director do proxecto para garantir a responsabilidade do proxecto.

Artigo para ler: Aquí tes 14 consellos rápidos para facerte rico

Esta ferramenta tamén indica aos interesados ​​do proxecto quen é o responsable de que. Se o director do proxecto está preocupado por unha tarefa, sabe exactamente a quen atoparse sobre esta preocupación.

5. O orzamento de investimento

O orzamento dun proxecto mostra cantos cartos se destinan a completar o proxecto. O director do proxecto é responsable da asignación adecuada destes recursos.

Para un proxecto que conta con provedores, o director do proxecto garante que os entregables se completen segundo os termos do contrato, prestando especial atención á calidade. Algúns orzamentos dos proxectos están vinculados ao plan de recursos humanos.

É importante establecer o custo de cada paso observando o tempo necesario e o custo da man de obra necesaria para completar as tarefas. O custo do proxecto está relacionado coa duración do proxecto, que se reduce ao alcance do proxecto. O alcance, os fitos, as tarefas e o orzamento deben ser aliñados e realistas.

6. O plan de recursos humanos

O plan de recursos humanos indica como se dotará o persoal do proxecto. Define quen formará parte do equipo do proxecto e canto tempo debe comprometerse cada persoa.

Ao desenvolver este plan, o xestor do proxecto negocia cos membros do equipo e os seus supervisores o tempo que cada membro do equipo pode dedicar ao proxecto. Se se necesita persoal adicional para consultar sobre o proxecto pero forma parte do equipo do proxecto, isto tamén se documenta no plan de persoal. De novo, consúltanse os supervisores correspondentes.

7. O plan de xestión de riscos

Moitas cousas poden saír mal ao executar un proxecto. Aínda que é difícil prever todos os posibles desastres ou incidentes menores, pódense prever moitas trampas. No plan de xestión de riscos, o director do proxecto identifica todos os riscos do proxecto. Tamén determina a probabilidade de que se produzan estes escenarios e as estratexias para mitigalos.

Ao formular este plan, o xestor do proxecto pode buscar a aportación do patrocinador do proxecto ou do seu equipo de proxecto.

Ponse en marcha estratexias de mitigación dos riscos que é probable que se produzan ou que teñan elevados custos asociados. Os riscos que é improbable que se produzan e os que teñen custos baixos indícanse no plan, aínda que non teñan estratexias de mitigación.

8. O plan de comunicación

Un plan de comunicación describe como se comunicará un proxecto a varios públicos. Do mesmo xeito que a estrutura de descomposición do traballo, un plan de comunicacións atribúe a responsabilidade de completar cada compoñente a un membro do equipo do proxecto.

Neste paso, é importante describir como se comunicarán e resolverán os problemas dentro do equipo. Tamén se debe especificar a frecuencia de comunicación co equipo e as partes interesadas. Cada mensaxe ten un público obxectivo. Axuda aos xestores de proxectos a garantir que a información correcta chegue ás persoas adecuadas no momento adecuado.

Artigo para ler: 1 consellos financeiros para recén casados

9. O Plan de xestión dos grupos de interese

Un plan de xestión de partes interesadas identifica como se utilizarán as partes interesadas no proxecto. Ás veces, os interesados ​​só precisan recibir información. Isto pódese ter en conta no plan de comunicación.

10. O plan de xestión do cambio

Un plan de xestión de cambios establece un marco para facer cambios no proxecto. Aínda que os xestores de proxectos tenden a querer evitar cambios no proxecto, ás veces son inevitables.

O plan de xestión de cambios proporciona protocolos e procesos para realizar cambios. É esencial para a responsabilidade e a transparencia que os patrocinadores do proxecto, os xestores do proxecto e os membros do equipo do proxecto sigan o plan de xestión do cambio.

En resumo….

O plan do proxecto é un documento importante para o éxito do proxecto. Serve de compás na realización do proxecto, de principio a fin. Por iso, esixe a participación activa de todos os axentes implicados para consensuar os distintos puntos. Tamén é importante dedicar todo o tempo necesario para definilo.

O principal risco dun plan mal definido é que estea exposto a disputas por resolver sobre puntos de desacordo que non foron enmarcados.

Convídote a compartir as túas opinións e experiencias nos comentarios.