Que é unha carta de proxecto e cal é o seu papel?

A carta do proxecto é un documento formal que describe o propósito comercial do seu proxecto e, cando se aproba, inicia o proxecto. Créase de acordo co caso de negocio para o proxecto descrito polo propietario do proxecto. É unha parte crucial do proceso de inicio dun proxecto de investimento. Polo tanto, o propósito da carta do proxecto é documentar os obxectivos, obxectivos e caso de negocio do proxecto.

Unha vez creada, a carta do proxecto serve como unha especie de contrato entre o propietario do proxecto e o director do proxecto. Ofrece unha visión xeral das expectativas de alto nivel e autoriza ao director do proxecto a mobilizar recursos para obter os resultados correctos.

Vaia, soa demasiado complexo? Non te preocupes, Finance de Demain Consulting preséntache todo o que necesitas saber. Pero antes de comezar, aquí tes un adestramento que che permite saber como comezar a negociar con operacións gañadoras.

Imos

Para que serve unha carta de proxecto na xestión de proxectos?

Como se mencionou anteriormente, a carta do proxecto cumpre tres funcións principais:

1. Define os obxectivos básicos, obxectivos e finalidade do traballo (todos os cales se incorporarán ao seu plan de proxecto).

2. Isto crea unha comprensión común dos obxectivos, obxectivos e necesidades de recursos do proxecto, antes de comezar a afondar cada vez máis neles.

3. Isto permítelle presentar todo o anterior ás partes interesadas do proxecto para obter a compra, o investimento e o permiso para seguir adiante.

Pero non só se usa na fase de iniciación. A carta do proxecto é algo ao que podes volver ao longo do ciclo de vida do teu proxecto para garantir que o teu traballo se aliña cos obxectivos e obxectivos fundamentais que estableceches de acordo co patrocinador do proxecto e/ou as partes interesadas clave.

Por que é importante unha carta de proxecto? ?

Ademais de cumprir estas funcións principais, hai algúns outros beneficios de ter unha carta de proxecto.

Está claro o obxectivo do proxecto?

Debido a que unha carta do proxecto establece explícitamente o caso de negocio do proxecto, significa que todos saben como o proxecto contribúe aos obxectivos estratéxicos xerais da empresa.

Isto garante que o teu proxecto non só marca caixas arbitrarias, senón que está a facer algo que afectará aos obxectivos comerciais xerais.

Axúdache a identificar as túas partes interesadas

A carta do proxecto xoga un papel moi importante na formulación do seu plan xeral de xestión do proxecto, pero unha das áreas onde é particularmente útil é para axudarche a identificar as partes interesadas do proxecto, desde o principio.

Tan pronto como se complete a carta do proxecto, pode comezar a facer a súa análise de partes interesadas, o que significa que pode comezar a implicar as partes interesadas clave xunto coa creación do seu plan de proxecto.

Dá autoridade ao director do proxecto

Vale, ben, "dar" calquera cousa pode comezar a soar un pouco medieval. Pero tanto se regalas, legas, dotes ou concedes, a carta do proxecto outorga formalmente ao teu xestor de proxecto autoridade sobre o proxecto.

Isto significa que teñen o poder de planificar e controlar o proxecto, e establece o seu papel fronte ao resto do equipo do proxecto e as partes interesadas.

É a túa estrela polar

Vale, xa aludimos a isto antes, pero paga a pena repetilo. Aínda que o teu plan de proxecto é excelente para ver se estás no camiño das tarefas e dos prazos, ás veces todos eses detalles minuciosos poden ser máis unha distracción.

A súa carta de proxecto, por outra banda, é a esencia absoluta do seu proxecto. Polo tanto, se algunha vez non estás seguro de se algo te está apuntando na dirección correcta ou te está descarrilando, a carta do teu proxecto axúdache a ti e ao teu equipo a evitar o ruído e a reavaliar se o traballo que estás a realizar se adapta ás túas necesidades.

Que se inclúe nunha carta de proxecto?

Entón, que ocorre realmente na carta do proxecto? A carta do proxecto é unha visión xeral de alto nivel, pero aínda pode cubrir moito terreo. Aquí tes algúns elementos da carta do proxecto que debes considerar incluír no documento da carta do proxecto:

O obxectivo do teu proxecto

Por que o fas? Cales son as metas e obxectivos? Intente resumilo nunha declaración de obxectivos concisa. E deixalo claro! Compare o seguinte:

Unha mala declaración de propósitos: "Queremos que este proxecto aumente os ingresos.

Unha mellor declaración de propósitos: "Este proxecto ten como obxectivo entregar un novo produto ao mercado X no tempo Y para aumentar a nosa facturación nun Z% dentro de 2 anos".

Asegúrate de entender o que estás facendo e por que, porque unha boa declaración de obxectivos pode marcar o ton para todo o demais. (Sen presión!)

Como se ve o éxito

Que esperas conseguir con este proxecto? Agora é un bo momento para comezar a pensar en KPI medibles para que poida crear un plan de proxecto que cumpra concretamente os seus criterios de éxito.

Os xogadores clave

Quizais aínda non coñezas a todos os implicados, pero deberías saber o suficiente para comezar: patrocinador do proxecto, xestor do proxecto e calquera outro interesado clave. Agora é un bo momento para enumeralos e os seus roles específicos dentro do proxecto.

Os riscos que identificaches

Unha vez máis, descubrirás máis a medida que desarrolles o teu plan de proxecto, pero este é un bo lugar para recoñecer os riscos de alto nivel que xa coñeces desde o principio.

Entregables clave

O que realmente precisas entregar como parte deste proxecto?

Visión xeral dos recursos de alto nivel

Se xa están asignados recursos aprobados previamente a este proxecto, anote isto na carta do proxecto para saber con que estás a traballar. Un calendario resumo de alto nivel. Podes afondar máis tarde, pero é útil establecer unha liña de tempo de referencia para o teu proxecto, así como trazar fitos clave ao longo do camiño.

Como crear unha carta de proxecto?

Agora imos aprender a crear unha carta de proxecto. Sexa cal sexan os elementos que decidas incluír ou excluír da lista anterior, aquí tes algúns consellos xerais que debes ter en conta ao redactalo.

Familiarízate con como fai a túa organización

Aproveita ao máximo todos os activos do proceso organizativo existentes que tes. Hai algún exemplo de cartas de proxectos anteriores dos que poidas aprender? O teu departamento ten un modelo de carta de proxecto?

Os exemplos e os modelos poden axudarche realmente a ter unha idea de como se fan as cousas, e do que é importante para a túa organización, para que poidas seguir o exemplo e comezar co bo pé.

Escríbeo nunha linguaxe básica e fácil de entender

Ao escribir a carta do proxecto e defender a importancia do seu proxecto, pode ser tentador usar palabras elegantes e terminoloxía complicada para que as cousas parezan máis impresionantes. Pero realmente, canto máis sinxelo sexa o idioma, mellor, especialmente cando se trata da carta do teu proxecto.

Cepillo a pelusa

Recorta declaracións salvaxes que non signifiquen nada ou aplícanse ao teu proxecto. Dígoo con claridade, sen xerga, para que todos poidan ler a carta do proxecto, comprender o propósito do proxecto e saber por que é importante.

Isto ten a vantaxe adicional de eliminar a ambigüidade e non deixar espazo para a interpretación, o que é especialmente importante na xestión de proxectos onde é primordial unha boa e clara comunicación.

Se non podes facelo? Segue traballando e recortando cousas ata que poidas. É máis difícil do que parece, pero obrígache a destilar o que realmente estás intentando facer ata a súa esencia máis pura e poderosa.

Ten a man o teu plan e a carta do proxecto

Vale, quizais non máis preto. Pero para que a carta do proxecto funcione realmente, non se pode gardar nun caixón metafórico. Debes mantelo nun lugar central onde ti, os teus patrocinadores do proxecto e o equipo do teu proxecto poidas consultar a el cando o necesites.

Déixanos un comentario. Pero antes de marchar, aquí está un robot que che permite gañar moi facilmente co comercio EUR/USD.