પ્રોજેક્ટ યોજનાના તબક્કાઓ

Un પ્રોજેક્ટ યોજના પ્રોજેક્ટ મેનેજર દ્વારા ઝીણવટભરી આયોજનની પરાકાષ્ઠા છે. તે મુખ્ય દસ્તાવેજ છે જે પ્રોજેક્ટની પ્રગતિને માર્ગદર્શન આપે છે. આ પ્રોજેક્ટ મેનેજરની માર્ગદર્શિકા છે.

જો કે પ્રોજેક્ટ યોજનાઓ કંપનીથી કંપનીમાં અલગ-અલગ હોય છે, પ્રોજેક્ટ અમલીકરણના તબક્કા દરમિયાન મૂંઝવણ અને બળજબરીથી ઇમ્પ્રૂવાઇઝેશન ટાળવા માટે પ્રોજેક્ટ પ્લાનમાં દસ પગલાંઓ હોવા જોઈએ. આ લેખમાં, તમારા પ્રોજેક્ટ પ્લાનને સારી રીતે લખવામાં તમારી મદદ કરવા માટે હું તમને મારી સલાહ લઈને આવ્યો છું. જો તમે તમારા પ્રોજેક્ટને સફળતાપૂર્વક એક્ઝિક્યુટ કરવા માંગો છો, તો તમારા પ્રોજેક્ટ પ્લાનમાં ચોક્કસ ઘટકોનો સમાવેશ થવો જોઈએ.

1. પ્રોજેક્ટ યોજનાના ઉદ્દેશ્યો

પ્રોજેક્ટના ઉદ્દેશ્યો પ્રોજેક્ટ ચાર્ટરમાં વ્યાખ્યાયિત કરવામાં આવ્યા છે. જો કે, પ્રોજેક્ટના ઉદ્દેશ્યોને વધુ સમજાવવા માટે તેમને પ્રોજેક્ટ પ્લાનમાં પણ સામેલ કરવા જોઈએ. પ્રોજેક્ટ મેનેજર પ્રોજેક્ટ પ્લાનમાં ઉદ્દેશોને કેવી રીતે એકીકૃત કરવાનું પસંદ કરે છે તે ધ્યાનમાં લીધા વિના, મહત્વની બાબત એ છે કે વચ્ચે સ્પષ્ટ જોડાણ જાળવવું પ્રોજેક્ટ ચાર્ટર - પ્રોજેક્ટનો પ્રથમ મુખ્ય દસ્તાવેજ - અને પ્રોજેક્ટનો બીજો મુખ્ય દસ્તાવેજ, તેનો પ્રોજેક્ટ પ્લાન.

2. પ્રોજેક્ટ સ્કોપ

પ્રોજેક્ટના ઉદ્દેશ્યોની જેમ, અવકાશ ચાર્ટરમાં વ્યાખ્યાયિત કરવામાં આવ્યો છે અને પ્રોજેક્ટ મેનેજર દ્વારા પ્રોજેક્ટ પ્લાનમાં વધુ રિફાઇન થવો જોઈએ. અવકાશ વ્યાખ્યાયિત કરીને, પ્રોજેક્ટ મેનેજર તે કેવો દેખાશે તે બતાવવાનું શરૂ કરી શકે છે પ્રોજેક્ટનો ઉદ્દેશ્ય. જો અવકાશ નિર્ધારિત ન હોય, તો તે સમગ્ર પ્રોજેક્ટમાં વિસ્તરી શકે છે. આનાથી ખર્ચમાં વધારો થાય છે અને સમયમર્યાદા ચૂકી જાય છે.

ઉદાહરણ તરીકે, જો તમે કંપનીની પ્રોડક્ટ લાઇન માટે બ્રોશર બનાવવા માટે માર્કેટિંગ ટીમનું નેતૃત્વ કરી રહ્યાં હોવ, તો તમારે પેજની સંખ્યા દર્શાવવી જોઈએ અને તૈયાર ઉત્પાદન કેવું દેખાશે તેના ઉદાહરણો આપવા જોઈએ. કેટલાક ટીમના સભ્યો માટે, બ્રોશરનો અર્થ બે પાના હોઈ શકે છે, જ્યારે અન્ય લોકો દસ પાનાને પૂરતા ગણી શકે છે. વ્યાખ્યાયિત અવકાશ શરૂઆતથી જ સમગ્ર ટીમને એક જ પૃષ્ઠ પર રાખી શકે છે.

3. માઇલસ્ટોન્સ અને મુખ્ય ડિલિવરેબલ્સ

પ્રોજેક્ટની મુખ્ય સિદ્ધિઓને માઇલસ્ટોન્સ કહેવામાં આવે છે અને મુખ્ય કાર્ય ઉત્પાદનોને મુખ્ય ડિલિવરેબલ કહેવામાં આવે છે. તેઓ બંને પ્રોજેક્ટ પર કામ કરવાના મુખ્ય ઘટકોનું પ્રતિનિધિત્વ કરે છે. પ્રોજેક્ટ પ્લાનમાં આ તત્વોને ઓળખવા, તેમને વ્યાખ્યાયિત કરવા અને તેમની પૂર્ણતા માટે સમયમર્યાદા નક્કી કરવી આવશ્યક છે. જો કોઈ સંસ્થા નવા સૉફ્ટવેર વિકસાવવા માટે કોઈ પ્રોજેક્ટ હાથ ધરી રહી હોય, તો મુખ્ય ડિલિવરેબલ્સ બિઝનેસ આવશ્યકતાઓની અંતિમ સૂચિ અને તેનો અમલ કેવી રીતે કરવો તે હોઈ શકે છે.

પછી પ્રોજેક્ટમાં ડિઝાઇન પૂર્ણતા, સિસ્ટમ પરીક્ષણ, વપરાશકર્તા સ્વીકૃતિ પરીક્ષણ અને સૉફ્ટવેર જમાવટ તારીખ માટે સીમાચિહ્નો હોઈ શકે છે. આ સીમાચિહ્નો કામના ઉત્પાદનો સાથે સંકળાયેલા છે, પરંતુ તે ઉત્પાદનો કરતાં પ્રક્રિયાઓ વિશે વધુ છે. માઇલસ્ટોન્સ અને કી ડિલિવરી સમય ચોક્કસ તારીખો હોવા જરૂરી નથી, પરંતુ વધુ ચોક્કસ તેટલું સારું. ચોક્કસ તારીખો પ્રોજેક્ટ મેનેજરોને કાર્ય માળખાને વધુ ચોક્કસ રીતે તોડી પાડવામાં મદદ કરે છે.

યોજનાના આ તબક્કામાં, તમે માઈલસ્ટોન બનાવશો જેથી કરીને તમે મોટા અથવા ઉચ્ચ-સ્તરના ડિલિવરેબલ્સ લઈ શકો અને તેને નાના ડિલિવરેબલ્સમાં વિભાજિત કરી શકો, જેનું વર્ણન આગળના પગલામાં કરી શકાય છે.

4. વર્ક બ્રેકડાઉન સ્ટ્રક્ચર

વર્ક બ્રેકડાઉન સ્ટ્રક્ચર પ્રોજેક્ટના સીમાચિહ્નો અને મુખ્ય ડિલિવરેબલ્સને નાના ટુકડાઓમાં તોડી નાખે છે જેથી કરીને દરેક પાસા માટે એક વ્યક્તિને જવાબદારી સોંપી શકાય. આ માળખું વિકસાવતી વખતે, પ્રોજેક્ટ મેનેજર પ્રોજેક્ટ ટીમના સભ્યોની શક્તિઓ અને નબળાઈઓ, કાર્યો વચ્ચે પરસ્પર નિર્ભરતા, ઉપલબ્ધ સંસાધનો અને પ્રોજેક્ટની એકંદર સમયમર્યાદા જેવા ઘણા પરિબળોને ધ્યાનમાં લે છે.

પ્રોજેક્ટ મેનેજરો આખરે પ્રોજેક્ટની સફળતા માટે જવાબદાર છે, પરંતુ તેઓ એકલા કામ કરી શકતા નથી. બ્રેકડાઉન સ્ટ્રક્ચર એ એક સાધન છે જેનો ઉપયોગ પ્રોજેક્ટ મેનેજર પ્રોજેક્ટ માટે જવાબદારી સુનિશ્ચિત કરવા માટે કરે છે.

આ સાધન પ્રોજેક્ટના હિતધારકોને પણ જણાવે છે કે કોણ શું માટે જવાબદાર છે. જો પ્રોજેક્ટ મેનેજર કોઈ કાર્ય વિશે ચિંતિત હોય, તો તે બરાબર જાણે છે કે આ ચિંતા વિશે કોને મળવું.

વાંચવા માટેનો લેખ: અહીં 14 ઝડપથી સમૃદ્ધ-ધનવાન બનવાની ટિપ્સ છે

5. રોકાણનું બજેટ

પ્રોજેક્ટનું બજેટ દર્શાવે છે કે પ્રોજેક્ટ પૂર્ણ કરવા માટે કેટલા નાણાં ફાળવવામાં આવ્યા છે. આ સંસાધનોના યોગ્ય વિતરણ માટે પ્રોજેક્ટ મેનેજર જવાબદાર છે. સપ્લાયર્સ ધરાવતા પ્રોજેક્ટ માટે, પ્રોજેક્ટ મેનેજર ખાતરી કરે છે કે ગુણવત્તા પર વિશેષ ધ્યાન આપીને, કોન્ટ્રાક્ટની શરતો અનુસાર ડિલિવરેબલ્સ પૂર્ણ થાય છે. કેટલાક પ્રોજેક્ટ બજેટ માનવ સંસાધન યોજના સાથે જોડાયેલા છે.

કાર્યોને પૂર્ણ કરવા માટે જરૂરી સમય અને શ્રમના ખર્ચને જોઈને દરેક પગલાનો ખર્ચ કરવો મહત્વપૂર્ણ છે. પ્રોજેક્ટ ખર્ચ પ્રોજેક્ટ અવધિ સાથે સંબંધિત છે, જે પ્રોજેક્ટના અવકાશમાં આવે છે. અવકાશ, સીમાચિહ્નો, કાર્યો અને બજેટ સંરેખિત અને વાસ્તવિક હોવા જોઈએ.

6. માનવ સંસાધન યોજના

માનવ સંસાધન યોજના બતાવે છે કે પ્રોજેક્ટમાં સ્ટાફ કેવી રીતે રાખવામાં આવશે. તે વ્યાખ્યાયિત કરે છે કે પ્રોજેક્ટ ટીમનો ભાગ કોણ હશે અને દરેક વ્યક્તિએ કેટલા સમય સુધી પ્રતિબદ્ધ થવું જોઈએ.

આ યોજના વિકસાવતી વખતે, પ્રોજેક્ટ મેનેજર ટીમના સભ્યો અને તેમના સુપરવાઈઝર સાથે વાટાઘાટો કરે છે કે દરેક ટીમના સભ્ય પ્રોજેક્ટ માટે કેટલો સમય ફાળવી શકે છે. જો પ્રોજેક્ટ પર પરામર્શ કરવા માટે વધારાના સ્ટાફની જરૂર હોય પરંતુ પ્રોજેક્ટ ટીમનો ભાગ હોય, તો તે સ્ટાફિંગ પ્લાનમાં પણ દસ્તાવેજીકૃત છે. તમારા પ્રોજેક્ટ ખર્ચને નિયંત્રિત કરો.

7. જોખમ વ્યવસ્થાપન યોજના

પ્રોજેક્ટ એક્ઝિક્યુટ કરતી વખતે ઘણી બધી બાબતો ખોટી થઈ શકે છે. જો કે દરેક સંભવિત દુર્ઘટના અથવા નાની ઘટનાની આગાહી કરવી મુશ્કેલ છે, પરંતુ ઘણી મુશ્કેલીઓનું અનુમાન લગાવી શકાય છે. જોખમ વ્યવસ્થાપન યોજનામાં, પ્રોજેક્ટ મેનેજર તમામ પ્રોજેક્ટ જોખમોને ઓળખે છે. તે આ દૃશ્યો થવાની સંભાવના અને તેને ઘટાડવા માટેની વ્યૂહરચના પણ નક્કી કરે છે.

આ યોજના ઘડવા માટે, પ્રોજેક્ટ મેનેજર પ્રોજેક્ટ સ્પોન્સર અથવા તેની પ્રોજેક્ટ ટીમ પાસેથી ઇનપુટ માંગી શકે છે. જે જોખમો થવાની સંભાવના હોય અથવા તેની સાથે ઊંચા ખર્ચો હોય તેવા જોખમો માટે શમન વ્યૂહરચનાઓ મૂકવામાં આવે છે. જોખમો જે થવાની સંભાવના નથી અને જેની કિંમત ઓછી છે તે યોજનામાં નોંધવામાં આવે છે, પછી ભલે તેમની પાસે શમન વ્યૂહરચના ન હોય.

8. સંચાર યોજના

સંચાર યોજના વર્ણવે છે કે કેવી રીતે પ્રોજેક્ટનો વિવિધ પ્રેક્ષકોને સંચાર કરવામાં આવશે. વર્ક બ્રેકડાઉન સ્ટ્રક્ચરની જેમ, કોમ્યુનિકેશન પ્લાન પ્રોજેક્ટ ટીમના સભ્યને દરેક ઘટકને પૂર્ણ કરવાની જવાબદારી સોંપે છે.

આ પગલામાં, ટીમની અંદર સમસ્યાઓ કેવી રીતે સંચાર કરવામાં આવશે અને ઉકેલવામાં આવશે તેનું વર્ણન કરવું મહત્વપૂર્ણ છે. ટીમ અને હિસ્સેદારો સાથે વાતચીતની આવર્તન પણ સ્પષ્ટ કરવી આવશ્યક છે. દરેક સંદેશામાં લક્ષ્ય પ્રેક્ષકો હોય છે. તે પ્રોજેક્ટ મેનેજર્સને એ સુનિશ્ચિત કરવામાં મદદ કરે છે કે યોગ્ય માહિતી યોગ્ય સમયે યોગ્ય લોકો સુધી પહોંચે.

9. સ્ટેકહોલ્ડર મેનેજમેન્ટ પ્લાન

સ્ટેકહોલ્ડર મેનેજમેન્ટ પ્લાન એ ઓળખે છે કે પ્રોજેક્ટમાં કેવી રીતે હિતધારકોનો ઉપયોગ કરવામાં આવશે. કેટલીકવાર હિતધારકોને માત્ર માહિતી પ્રાપ્ત કરવાની જરૂર હોય છે. સંચાર યોજનામાં આને ધ્યાનમાં લઈ શકાય છે.

10. ચેન્જ મેનેજમેન્ટ પ્લાન

પરિવર્તન વ્યવસ્થાપન યોજના પ્રોજેક્ટમાં ફેરફારો કરવા માટે એક માળખું સ્થાપિત કરે છે. જોકે પ્રોજેક્ટ મેનેજરો પ્રોજેક્ટ ફેરફારોને ટાળવા માંગે છે, કેટલીકવાર તે અનિવાર્ય હોય છે. પરિવર્તન વ્યવસ્થાપન યોજના ફેરફારો કરવા માટે પ્રોટોકોલ અને પ્રક્રિયાઓ પ્રદાન કરે છે. જવાબદારી અને પારદર્શિતા માટે તે જરૂરી છે કે પ્રોજેક્ટના પ્રાયોજકો, પ્રોજેક્ટ મેનેજરો અને પ્રોજેક્ટ ટીમના સભ્યો ચેન્જ મેનેજમેન્ટ પ્લાનને અનુસરે.

સારમાં….

પ્રોજેક્ટ પ્લાન પ્રોજેક્ટની સફળતા માટે એક મહત્વપૂર્ણ દસ્તાવેજ છે. તે શરૂઆતથી અંત સુધી પ્રોજેક્ટના સંચાલનમાં હોકાયંત્ર તરીકે કામ કરે છે. તેથી, વિવિધ મુદ્દાઓ પર સંમત થવા માટે તેમાં તમામ હિતધારકોની સક્રિય ભાગીદારીની જરૂર છે. તેને વ્યાખ્યાયિત કરવા માટે જરૂરી તમામ સમય લેવો પણ મહત્વપૂર્ણ છે.

નબળી રીતે વ્યાખ્યાયિત યોજનાનું મોટું જોખમ એ છે કે આપણે આપણી જાતને અસંમતિના મુદ્દાઓ પર ઉકેલવા માટેના વિવાદો માટે ખુલ્લા પાડીએ છીએ જે ઘડવામાં આવ્યા નથી. હું તમને ટિપ્પણીઓમાં તમારા મંતવ્યો અને અનુભવો શેર કરવા માટે આમંત્રિત કરું છું.